董春艷

摘 要：信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，給人們的工作和生活等方面帶來了深遠(yuǎn)的影響。如今互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)，發(fā)展的如火如荼。傳統(tǒng)行業(yè)紛紛借助新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。在此背景下。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理朝著電子化方向不斷發(fā)展，管理效率不斷提升。基于此，本文主要闡述了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，分析了當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理;電子化;優(yōu)勢(shì);面臨的挑戰(zhàn);措施

前言

會(huì)計(jì)檔案是指在歸檔范圍中單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，可以電子形式保存滿足一定條件的資料，進(jìn)而形成電子會(huì)計(jì)檔案。由此可見，會(huì)計(jì)檔案電子化管理是技術(shù)進(jìn)步的必然產(chǎn)物，是信息化背景下的必然選擇。企業(yè)只有在充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性和迫切性基礎(chǔ)之上，認(rèn)真剖析實(shí)際管理工作中存在問題，并不斷加以改進(jìn)，才能更好地降低管理成本、提升財(cái)務(wù)工作效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

1 會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1信息反饋的及時(shí)性

企業(yè)報(bào)銷單據(jù)、經(jīng)濟(jì)合同等原始憑證，記錄著企業(yè)費(fèi)用開支的用途及方向、支出金額的大小、使用部門及人員等信息。但由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案以紙質(zhì)載體為主體，所有這些信息均反映在紙質(zhì)憑證上，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的調(diào)取、分析往往存在時(shí)滯性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案以電子化形式生成和保存，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集和處理.可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)性。比如費(fèi)用報(bào)銷，被輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件后，實(shí)現(xiàn)在線審批與支付。通過軟件相關(guān)模塊對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計(jì)算與整理，形成的會(huì)計(jì)檔案以電子化形式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，確保了信息反饋的及時(shí)性，有利于為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供實(shí)時(shí)有效的會(huì)計(jì)信息。

1.2管理模式的高效性

會(huì)計(jì)檔案管理主要涉及立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式下.企業(yè)財(cái)會(huì)部門將各類會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)移交給檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔，檔案管理部門再根據(jù)需求進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的借閱和銷毀。會(huì)計(jì)檔案從生成到銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)，都依賴于人工操作.耗時(shí)耗力。會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式下，通過對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行前期設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)全流程的自動(dòng)化，減輕了相關(guān)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

1.3存儲(chǔ)環(huán)境的高要求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，要求做好溫度、濕度控制，以及防火、防濕、防霉、防蟲、防盜等工作。而企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理依賴計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)等，將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行在線或離線存儲(chǔ)，在傳統(tǒng)的存儲(chǔ)環(huán)境需求下，還需做好防磁和防靜電等工作。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案信息以電子化方式進(jìn)行存儲(chǔ)，還易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒傳播等人為因素的影響，這要求企業(yè)在存儲(chǔ)過程中，還需做好網(wǎng)絡(luò)安全隔離、異地備份等工作。

2 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案信息的規(guī)范性有待提高

現(xiàn)階段.由于新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)難免存在欠缺。在實(shí)際的管理過程中，標(biāo)準(zhǔn)操作流程及相關(guān)制度的欠缺、各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員能力水平的良莠不齊以及工作責(zé)任心的不到位等，容易導(dǎo)致原始會(huì)計(jì)信息在上傳和生成過程不規(guī)范，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。比如掃描的原始憑證圖像和命名不符合電子化要求，質(zhì)量得不到保證等。

2.2網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的安全性有待增強(qiáng)

會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，在企業(yè)會(huì)計(jì)信息采集、整理、傳輸和反饋等方面帶來了高效率。但電子化是以網(wǎng)絡(luò)為載體，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性，以及信息系統(tǒng)的脆弱性.使得會(huì)計(jì)檔案管理的安全隱患變的尤為突出。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，會(huì)計(jì)檔案電子化管理在實(shí)施過程中，會(huì)計(jì)檔案信息容易受到計(jì)算機(jī)病毒的危害、黑客的攻擊、人為的惡意修改或破壞。同時(shí)存儲(chǔ)系統(tǒng)自身的缺陷，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息丟失。

2.3檔案管理人員的綜合能力有待提升

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理涉及立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等多個(gè)流程，往往不是某一個(gè)部門或?qū)I(yè)能夠獨(dú)立完成的。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效實(shí)施，人的因素至關(guān)重要。但在現(xiàn)實(shí)丁作中，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理在人力資源的投入方面存在一定的不足。許多工作人員要么沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，要么知識(shí)體系較為陳舊，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在會(huì)計(jì)檔案管理方面的運(yùn)用.認(rèn)識(shí)不深刻、實(shí)際操作能力不強(qiáng)，難以滿足崗位的工作需求。

3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效措施

3.1加強(qiáng)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在生成過程中.涉及到不同的部門和人員，為了提升會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性和統(tǒng)一性，企業(yè)有必要加強(qiáng)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為此.企業(yè)可以從電子會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍的設(shè)定、電子圖文的格式與標(biāo)準(zhǔn)、上傳及傳輸?shù)炔僮鞯囊?guī)范流程等方面著手相關(guān)工作。在制定制度和設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的過程巾，企業(yè)應(yīng)綜合考慮財(cái)會(huì)、信息、檔案、采購(gòu)等有關(guān)部門的需求和意見.集思廣益做好前期建}殳工作。此外，企業(yè)還需做好監(jiān)督考核工作.提升制度及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的嚴(yán)肅性，確保紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)格式統(tǒng)一，內(nèi)容匹配而不失真。

3.2加大網(wǎng)絡(luò)安全軟硬件設(shè)施投入力度

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案反映企業(yè)一定時(shí)期的財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)狀況，涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，因此有必要加大網(wǎng)絡(luò)安全軟件和硬件設(shè)施的投入力度。在采購(gòu)環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求合理選擇軟硬什設(shè)施.并嚴(yán)格執(zhí)行試運(yùn)行檢查。在運(yùn)行環(huán)節(jié)，要配備專業(yè)的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)等關(guān)鍵設(shè)備的操作和維護(hù)，及時(shí)安裝和更新防火墻軟件和殺毒軟件等，做好數(shù)據(jù)備份工作。在會(huì)汁檔案信息生成、傳輸、復(fù)制等環(huán)節(jié)，要做好病毒監(jiān)測(cè)工作，并對(duì)不同級(jí)別的用戶實(shí)施不同的權(quán)限管理，防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)人為篡改。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員崗位能力匹配度

會(huì)計(jì)檔案電子化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。專業(yè)化的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍是重要保障。企業(yè)要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的綜合裹質(zhì)，著力培養(yǎng)懂財(cái)會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)、懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用、懂檔案管理工作的綜合型人才。根據(jù)國(guó)家政策環(huán)境變化，及企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理所面臨的新問題.有針對(duì)性的加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，并實(shí)施有效的激勵(lì)機(jī)制，提高他們主動(dòng)應(yīng)對(duì)新環(huán)境、學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù)的積極性，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化背景下會(huì)計(jì)檔案電子化是大趨勢(shì)，企業(yè)實(shí)施有效的會(huì)計(jì)檔案電子化管理，對(duì)降低企業(yè)管理成本、提升財(cái)務(wù)管理水平和效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在實(shí)際管理工作中，企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)、趨利避害，不斷克服主客觀因素帶來的不利影響，積極防范風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理邁上新臺(tái)階。

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（作者單位：泗水縣工業(yè)和信息化局）