徐同振

摘 要：本文簡析當(dāng)前檔案管理方面的情況，分析新形勢背景下檔案管理方面的創(chuàng)新以及現(xiàn)代化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢背景;檔案管理;現(xiàn)代化

檔案管理工作是一項(xiàng)集服務(wù)性質(zhì)、政治性質(zhì)于一體的工作，它的意義在于對有用信息、歷史文件等的管理。管理工作人員需要以專業(yè)的技能、手段和極高的職業(yè)素養(yǎng)協(xié)同相關(guān)部門的有機(jī)配合才能將工作質(zhì)量提高，以此服務(wù)于企事業(yè)單位的運(yùn)營及發(fā)展。

一、檔案管理工作及現(xiàn)代化過程中的不足之處

目前我國檔案管理工作一直處在邊緣，民眾對其知之甚少。雖然自改革開放以來一直在進(jìn)行檔案管理制度的改革，但是目前還存在很多問題：首先是現(xiàn)行條例落后。由于我國的檔案管理制度不完善，對公眾查閱檔案的權(quán)限設(shè)置了非常嚴(yán)苛的限制條件。根據(jù)我國《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》中的規(guī)定，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化類檔案可隨時(shí)向社會開放。除上述四種類型的檔案之外，其他內(nèi)容無論是否涉密，必與核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等內(nèi)容有關(guān)，只要?dú)w入檔案，在三十年內(nèi)如果想借閱檔案需要提前申請復(fù)核，極大的增加了公眾的使用難度。檔案依據(jù)《保密法》根據(jù)檔案密級對其進(jìn)行分類歸檔，一般而言不能公開涉及國家機(jī)密或者個(gè)人隱私的檔案。但是隨著社會進(jìn)步，檔案歸類工作的深入，要求更細(xì)致的劃分依據(jù)。目前法規(guī)歸于國家機(jī)密所認(rèn)定的范圍和等級過于籠統(tǒng)，很多情況下工作人員都拿不定主意是否能將其公開或者應(yīng)該依法加密。所以，信息公開的工作會受到影響，對其正確性和效率都會下降。其次是對管理工作認(rèn)識不足。檔案工作并非簡單對某件事的記錄和總結(jié)過程，其實(shí)檔案的記錄有著明確且科學(xué)的模式和要求，在形成檔案后，對其收集、分類和管理的意識也不足。部分企業(yè)的管理人員對現(xiàn)代化管理的必要性認(rèn)識不足，且缺少高層的技術(shù)、資金支持，從而無法更新設(shè)備和技術(shù)，因此檔案仍然以傳統(tǒng)的人工整理分類記錄的方式管理，導(dǎo)致工作效率非常低。最后就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。隨著社會的進(jìn)步，檔案工作已不再局限于簡單的分類整理，而是向現(xiàn)代化邁進(jìn)，由此對檔案工作人員的自身專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求，不僅要具備迅速掌握學(xué)習(xí)新知識的能力，還要保證適應(yīng)單位發(fā)展需要、跟上時(shí)代形勢。但遺留下來的企事業(yè)單位檔案管理制度較為落后，專職檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致工作效率不高，管理不夠規(guī)范等。

二、檔案管理工作提高職能以及現(xiàn)代化的方法建議

（一）利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，信息化資源共享給人們帶來了較大的便利。通過一臺電腦網(wǎng)站的使用就可以對多個(gè)單位的人員信息進(jìn)行調(diào)用，減少了在多個(gè)單位之間奔波的時(shí)間，提高了工作效率，為使用者提供了較大的工作便利。因此，在未來的服務(wù)中要完善資源共享平臺，通過簡單的信息搜索就可以為使用者提供充足的服務(wù)。

（二）利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)促進(jìn)部門溝通

在企業(yè)的管理中，檔案管理部門和信息管理部門往往是獨(dú)立存在的，在信息資料的調(diào)用中就會存在人員之間的溝通問題，多個(gè)人員參與的現(xiàn)象降低了工作的效率，降低了信息的真實(shí)性?？梢岳矛F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對信息部門開放信息檢索的權(quán)利，而檔案管理部門在有檢索職能的同時(shí)還有建檔和綜合管理的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)各部門之間的銜接。

（三）電子信息的自動上傳管理

目前在單機(jī)上形成的電子信息的收集工作已成為檔案管理部門不容疏忽的工作。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息收集有很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成。因此，檔案管理可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)站上建立電子信息文件自動上傳的工作窗口，在最佳時(shí)機(jī)將其收集，并在檔案網(wǎng)站的服務(wù)器上歸檔。

三、檔案管理制度現(xiàn)代化的策略

（一）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳

在實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化中思維理念現(xiàn)代化是前提保證，管理者應(yīng)對檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動向及時(shí)關(guān)注，對上級號召主動響應(yīng)，從而起到良好的示范作用。另外需做好宣傳，使單位員工具有科學(xué)、合理的檔案管理觀念，并得到社會對檔案現(xiàn)代化管理的廣泛關(guān)注。同時(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)致力改變以往落后的工作模式及方法，加大資金投入，支持領(lǐng)先設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，在實(shí)踐中真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

在檔案管理中，除了具有先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)及領(lǐng)先的理論知識，最重要的是需要有高素質(zhì)的專門人才。他們可以對當(dāng)今發(fā)展動態(tài)準(zhǔn)確、及時(shí)把握，并可在實(shí)際工作中有效應(yīng)用儲備的理論知識，在工作中遇到困難時(shí)靈活處理，并與其他部門積極溝通協(xié)作，從而完成工作任務(wù)。因此單位要做好對檔案管理人才的培訓(xùn)，在引進(jìn)、培養(yǎng)人才時(shí)還應(yīng)注重分類培養(yǎng)人才，如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

企事業(yè)單位應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)方法和理論原制進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)現(xiàn)代化管理的開展，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)維護(hù)檔案安全及完整，嚴(yán)格遵守統(tǒng)一集中管理國家檔案原則[5]。這樣才能為檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。

結(jié)束語

檔案管理工作的現(xiàn)代化是企事業(yè)單位健康發(fā)展的必經(jīng)之路，有利于效率、質(zhì)量的提高，所以相關(guān)從業(yè)者今后要更多的去關(guān)注科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的落實(shí)。

（作者單位：山東省單縣人民醫(yī)院）