摘 要：檔案管理工作在不動(dòng)產(chǎn)登記中心中有著重要作用，檔案管理工作是將企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)信息進(jìn)行記錄。由于信息的價(jià)值，檔案的管理工作需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作。如今不動(dòng)產(chǎn)檔案管理正逐漸趨于現(xiàn)代化，因此有必要對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理的利用和保護(hù)問(wèn)題進(jìn)行研究。本文就對(duì)檔案的管理利用和問(wèn)題進(jìn)行探討。本文作者根據(jù)在登記中心多年以來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析和探討，希望企業(yè)能夠提高該部門(mén)的工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;利用;保護(hù)

如今隨著社會(huì)的逐漸發(fā)展，人們更加重視自己的財(cái)產(chǎn)問(wèn)題，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的管理會(huì)要求其產(chǎn)權(quán)規(guī)定明確，因此不動(dòng)產(chǎn)登記中心的相關(guān)信息管理就變得格外重要。隨著不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案信息逐漸增多，且民眾對(duì)檔案信息的需求量增加，需要對(duì)檔案的管理逐漸重視，并對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行好利用和保護(hù)，才能將不動(dòng)產(chǎn)的相關(guān)工作進(jìn)行的更加順利，也能夠滿(mǎn)足民眾的要求。但現(xiàn)今不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)于檔案管理的利用和保護(hù)仍存在許多問(wèn)題，在如今的信息技術(shù)發(fā)展下，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理也逐漸趨于電子管理，因此，工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，做好檔案管理的保護(hù)工作，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。面對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息量需求越來(lái)越大的新形勢(shì)，利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓檔案管理工作效率逐漸提高。不但要利用好檔案信息，也要對(duì)檔案信息做好保護(hù)工作。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理的特異性

由于不動(dòng)產(chǎn)登記中心信息管理的特殊性，因此其檔案管理也存在一定的特異性。首先不動(dòng)產(chǎn)登記中心往往是進(jìn)行房產(chǎn)登記，因此登記的資產(chǎn)數(shù)額較大。一般情況下進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記的都是對(duì)一些資金數(shù)額較大的大型資產(chǎn)所有權(quán)進(jìn)行管理，會(huì)到不動(dòng)產(chǎn)登記中心進(jìn)行所有權(quán)登記、所屬權(quán)變更以及轉(zhuǎn)讓等。其中形成的憑據(jù)以及文字合同等就需要登記中心進(jìn)行管理，這些文字和合同等都具有相應(yīng)的法律效應(yīng)，因此需要檔案中心進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保護(hù)。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的相關(guān)檔案管理中其記錄的相應(yīng)信息和數(shù)據(jù)是完全真實(shí)的，且這些信息擁有其自身的價(jià)值，能夠直接的反映出當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，其中包括經(jīng)濟(jì)、民眾需求等方面。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案也具有一定的社會(huì)性，也成為現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展中不可缺少的一部分。最后，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案也對(duì)于民眾有非常重要的作用，其檔案中存在錯(cuò)誤則直接會(huì)影響到民眾的自身利益。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案應(yīng)該具有權(quán)威性，要求該部門(mén)的工作必須認(rèn)真準(zhǔn)確，且工作流程具有規(guī)范性。這就要求檔案管理的工作人員必須具有良好的職業(yè)素養(yǎng)。

二、檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案信息更新不及時(shí)

近些年來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的非常快速，這也就會(huì)直接影響到不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的工作。由于房地產(chǎn)逐漸增多，且增長(zhǎng)速度過(guò)快，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的更新就遠(yuǎn)不及房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展速度，因此就會(huì)出現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案更新不及時(shí)的情況。由于房地產(chǎn)的發(fā)展過(guò)快，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息中記錄的有關(guān)房地產(chǎn)交易和變更等信息就無(wú)法及時(shí)跟上，致使不動(dòng)產(chǎn)登記中心中信息管理存在一定的問(wèn)題。不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)信息不能及時(shí)的保存，導(dǎo)致?lián)碛写罅康男畔⒍逊e，無(wú)法及時(shí)進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保存。而我國(guó)對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)的相關(guān)部門(mén)其職能規(guī)定不明確，使許多企業(yè)內(nèi)部的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的職責(zé)也沒(méi)有進(jìn)行明確，致使企業(yè)和該部門(mén)內(nèi)部之間缺乏溝通，檔案管理工作出現(xiàn)缺漏或錯(cuò)誤等情況，直接影響到不動(dòng)產(chǎn)登記中心的工作效率。

2.檔案管理部門(mén)不獨(dú)立

在我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記企業(yè)中，企檔案管理部門(mén)都是與企業(yè)的相關(guān)管理部門(mén)中的附屬部門(mén)，并沒(méi)有將不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理部門(mén)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行設(shè)立，形成獨(dú)立的部門(mén)。這樣不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系存在問(wèn)題，其中包括硬件設(shè)施不齊全，比如計(jì)算機(jī)硬件、辦公室硬件設(shè)施等都無(wú)法跟得上其工作的需求。而對(duì)于軟件設(shè)施也沒(méi)有完全配置好，比如電子檔案的管理軟件沒(méi)有及時(shí)更新，導(dǎo)致工作效率偏低等等。檔案管理工作若沒(méi)有正規(guī)化的規(guī)定，沒(méi)有獨(dú)立的管理體系，自然就無(wú)法形成較高的工作效率。而面對(duì)現(xiàn)金檔案管理的工作量較大，檔案信息增多，其管理方式和部門(mén)設(shè)立也就無(wú)法讓檔案管理與保護(hù)工作正常進(jìn)行。許多不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作就無(wú)法正常進(jìn)行，也存在檔案管理存在缺漏，檔案利用效率不高等問(wèn)題。

3.檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

隨著現(xiàn)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷更新，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理也逐漸趨于電子化。電子化的檔案管理確實(shí)能夠有效的提升工作效率，使信息保存的時(shí)間更加長(zhǎng)久。但是由于不動(dòng)產(chǎn)電子檔案具有其特性，也有無(wú)法避免的區(qū)域性特征，當(dāng)?shù)卣畷?huì)格外看重不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理問(wèn)題。認(rèn)為其與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展，與民生都有直接的關(guān)系。但對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理，相關(guān)企業(yè)和部門(mén)卻都不加重視，沒(méi)有形成統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。而國(guó)家則對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理和區(qū)域性特點(diǎn)沒(méi)有實(shí)施特殊的管理，也沒(méi)有形成完善的工作體系，致使現(xiàn)今許多不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理缺乏有效性，同時(shí)也缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。

三、加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的利用和保護(hù)

1.加強(qiáng)檔案管理工作人員的保密意識(shí)

如今電子信息化也開(kāi)始逐漸利用在不動(dòng)產(chǎn)中心的檔案管理中，但信息管理下不動(dòng)產(chǎn)的檔案信息保密問(wèn)題仍應(yīng)該引起重視。雖然電子信息具有很大的優(yōu)勢(shì)，能夠幫助不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提升效率，也能夠讓信息更好地保存。但是計(jì)算機(jī)技術(shù)下也會(huì)存在信息安全的問(wèn)題，因此要求不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作人員擁有一定的保密意識(shí)。在使用和保存信息過(guò)程中，要注重信息的安全性。首先不動(dòng)產(chǎn)登記中心應(yīng)該要求員工逐漸加強(qiáng)保密意識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部要將不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理體系進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。從而使得檔案的管理流程逐漸變得新穎且合理，逐漸要求管理的步驟細(xì)化，這樣能夠全面的提高檔案管理的安全性，也能將工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)有所提升。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的管理人員應(yīng)該也逐漸重視紙質(zhì)版的檔案資料，也應(yīng)將紙質(zhì)版的檔案信息進(jìn)行管理，并建立系統(tǒng)化的工作流程，這樣有利于保證檔案管理的完整性。而對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理也需要分為四個(gè)步驟，首先應(yīng)嚴(yán)格審查檔案的準(zhǔn)確性，確認(rèn)內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整，需要工作人員查看檔案的頁(yè)碼是否齊全，頁(yè)碼的順序是否排列正確。其次應(yīng)對(duì)檔案封面進(jìn)行好信息標(biāo)記。對(duì)檔案的信息進(jìn)行了嚴(yán)格的審查之后，應(yīng)該立刻將信息進(jìn)行簡(jiǎn)化形成軟封面。根據(jù)檔案的內(nèi)容來(lái)調(diào)整單封面，需要工作人員編擬相應(yīng)的標(biāo)題，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單概括。再次應(yīng)將分類(lèi)好的檔案進(jìn)行封套、立卷。最后將檔案進(jìn)行擺放，最終入庫(kù)形成統(tǒng)一的管理。在此過(guò)程中工作人員應(yīng)該保證檔案信息的安全性，嚴(yán)謹(jǐn)其他工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查看，以免信息泄露。

2.不斷推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理對(duì)于維護(hù)民眾的合法利益，提升我國(guó)社會(huì)公信力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)管理現(xiàn)代化等方面都有積極作用。其體現(xiàn)著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)的管理工作的正規(guī)化和規(guī)范化，能夠?yàn)槲覈?guó)的不動(dòng)產(chǎn)信息提供權(quán)威的證據(jù)，有助于我國(guó)進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)。因此需要逐漸重視我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作，使其能夠在我國(guó)的發(fā)展中發(fā)揮出更重要的作用。因此不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理工作逐漸趨于數(shù)字化，提高其數(shù)字化的價(jià)值。首先應(yīng)當(dāng)要求不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理人員將相應(yīng)的紙質(zhì)版檔案內(nèi)容逐漸形成數(shù)字版檔案內(nèi)容，要求兩種形式的檔案內(nèi)容完全一致，從而建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣便于信息進(jìn)行保存。在不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部也應(yīng)將數(shù)字化的信息形成統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)。為保證網(wǎng)站的安全和檔案信息的安全，也應(yīng)將每種檔案進(jìn)行密碼設(shè)置，這樣有利于對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行保密。數(shù)字化檔案也應(yīng)格外注重密保工作，以免其他的網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)信息進(jìn)行盜取。其次要在管理中心內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字化的管理平臺(tái)建設(shè)，這樣能夠?qū)n案信息進(jìn)行整合，可以將不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行快速利用。對(duì)于收集的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、文字等等都能夠通過(guò)信息化技術(shù)建立統(tǒng)一方便的共享信息平臺(tái)。與傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)相比較也應(yīng)該進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，使檔案信息變得更加合理且具有優(yōu)勢(shì)。將電子信息進(jìn)行長(zhǎng)久保存，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案進(jìn)行長(zhǎng)期的保存后會(huì)有紙質(zhì)腐蝕或丟失的情況，信息化的檔案管理平臺(tái)可以完全避免這一缺點(diǎn)，使信息的保存期更長(zhǎng)，避免信息發(fā)生丟失的可能性。檔案中心建立信息化的管理平臺(tái)也能夠提高工作人員對(duì)檔案管理的工作效率，也能保證期信息不受紙質(zhì)版存放的約束，從而保證了信息的完整性和長(zhǎng)久性。也能夠大大的提高不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)于信息管理的效率，節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力。而當(dāng)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)需要密碼以及用戶(hù)名等一系列的驗(yàn)證才能夠進(jìn)入網(wǎng)站查看信息，因此可對(duì)大信息進(jìn)行很好的保存，大大的提升信息的安全性與傳統(tǒng)的信息平臺(tái)和紙質(zhì)版的檔案管理相比較，其具有著很高的安全性，能夠嚴(yán)格的做好保密工作。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行利用和保密，就應(yīng)先從檔案管理工作人員入手，國(guó)家和企業(yè)必須重視不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人才的綜合素質(zhì)。要求現(xiàn)今企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的員工進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)中應(yīng)涉及我國(guó)檔案法，我國(guó)房地產(chǎn)管理法以及其他的相關(guān)法律條例。要求工作人員能夠有足夠的法律意識(shí)來(lái)防止不動(dòng)產(chǎn)信息泄密，避免給不動(dòng)產(chǎn)登記中心帶來(lái)很大的損失。工作中也要依法保護(hù)自己的權(quán)益，做好工作流程，避免承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。培訓(xùn)中也應(yīng)將工作人員的相關(guān)能力進(jìn)行提升，比如檔案鑒別能力、工作執(zhí)行能力以及對(duì)檔案資源的利用和保密能力。而培訓(xùn)過(guò)程中也應(yīng)該逐漸加強(qiáng)工作人員的分析能力，要求員工能夠與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，貢獻(xiàn)出自己的力量，為現(xiàn)今的數(shù)字化檔案管理做出更多貢獻(xiàn)。

4.優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案的開(kāi)發(fā)與利用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和生活方式的發(fā)展，社會(huì)也在不斷變化，不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作也應(yīng)該隨著社會(huì)的變化而逐漸改變。如今不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作形成了多樣化的特征，且總體趨勢(shì)向著智能化方向發(fā)展。由于現(xiàn)今社會(huì)進(jìn)程較快，民眾開(kāi)始對(duì)不動(dòng)產(chǎn)格外重視，因此不動(dòng)產(chǎn)的檔案管理就凸顯出了在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中的重要作用。不動(dòng)產(chǎn)登記中心也開(kāi)始不斷開(kāi)發(fā)檔案，提高管理效率。其內(nèi)部形成的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作制度也變得格外合理化透明化、規(guī)范化，這也是我國(guó)未來(lái)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。為滿(mǎn)足現(xiàn)今民眾以及社會(huì)發(fā)展的需求，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理應(yīng)該增加許多業(yè)務(wù)，從而提高不動(dòng)產(chǎn)信息管理效率，也可讓民眾和政府更加便捷地查看到相應(yīng)的信息。在不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理網(wǎng)站中可設(shè)置個(gè)性化服務(wù)，可以通過(guò)賬號(hào)和密碼登錄來(lái)查找相應(yīng)的信息，這樣便大大提高了檔案管理的安全性。在對(duì)檔案信息進(jìn)行編排和輸入時(shí)，也應(yīng)逐漸創(chuàng)新，使檔案的分類(lèi)更加明晰，使檔案的管理更加高效。這樣也便于信息查詢(xún)時(shí)，能夠讓民眾一目了然的查看的有用的信息。在不動(dòng)產(chǎn)檔案中心可以設(shè)置自助查詢(xún)窗口，這樣減少了不動(dòng)產(chǎn)登記中心的人力物力支出，可大大提高民眾的服務(wù)滿(mǎn)意度。

5.提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的隱私保護(hù)

要迎合現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理就應(yīng)該逐漸加強(qiáng)其隱私保護(hù)。但是僅憑不動(dòng)產(chǎn)登記中心中的一些規(guī)章制度來(lái)逐漸提高保護(hù)能力有些力不從心，因此還需要依靠國(guó)家相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的檔案進(jìn)行保護(hù)。只有社會(huì)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，國(guó)家設(shè)立相關(guān)法律法規(guī)，才能讓不動(dòng)產(chǎn)登記中心做好檔案管理工作。相應(yīng)的管理工作以及相關(guān)的不法行為才能夠受到約束，要求檔案管理真正做到有法可依，有法必依。不僅要求保障檔案信息的隱私，也要保證檔案管理工作的規(guī)范化和程序化。如果不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案信息外泄，則會(huì)直接影響到當(dāng)事人的信息安全。甚至?xí)o當(dāng)事人造成很大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響到我國(guó)的社會(huì)治安，也會(huì)影響到我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。相關(guān)的工作人員需要通過(guò)完整的工作體制進(jìn)行有部署的工作，也要求不動(dòng)產(chǎn)登記中心依靠法律法規(guī)來(lái)建立良好的工作體制，采取完善正確合適的保密措施，嚴(yán)禁其信息發(fā)生泄漏。除依靠我國(guó)的規(guī)章制度之外，不動(dòng)產(chǎn)登記中心還需要建立相應(yīng)的安全設(shè)置，以防不法分子通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站盜取信息。若不動(dòng)產(chǎn)登記中心的電子信息網(wǎng)發(fā)生攻擊或盜竊時(shí)，則應(yīng)該擁有相應(yīng)的安全保障進(jìn)行提醒，也應(yīng)該用法律手段來(lái)保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)登記中心的信息。

四、總結(jié)

不動(dòng)產(chǎn)登記中心應(yīng)該將相關(guān)檔案信息進(jìn)行好管理，迎合現(xiàn)今的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢(shì)，將電子檔案管理中的信息利用和信息保密做好完善。明確工作流程，增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，逐漸優(yōu)化檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用，要求檔案管理逐漸重視隱私保護(hù)，逐漸提高工作人員的整體素質(zhì)，依法進(jìn)行電子檔案管理的建設(shè)，這樣才能提高不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的價(jià)值，從而促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的有效利用。不動(dòng)產(chǎn)登記中心的檔案管理要有完備的保密體系，這樣才能促進(jìn)我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理更好的發(fā)展。為社會(huì)做出更多貢獻(xiàn)，為我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)提供新的力量。

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（作者單位：廣東省梅州興寧市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）

基金項(xiàng)目：大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的創(chuàng)新模式研究，課題編號(hào)：KJCX2288。

作者簡(jiǎn)介：羅宇（1979-），女，廣東興寧人，檔案管理館員，本科，研究方向：檔案管理的利用和保護(hù)。