摘 要：文章論述了事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化的必要性，分析實(shí)際工作中存在的弊端，并提出如何實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;電子化

一、引言

事業(yè)單位是我國(guó)的一類職能單位，具有社會(huì)服務(wù)性和公益性特點(diǎn)。作為重要的社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位承擔(dān)的工作項(xiàng)目很多，涵蓋教育、科技、文化等，也因此，單位的日常工作覆蓋范圍十分廣泛，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容十分豐富。而檔案資料是對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，是開展工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，因此要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，給檔案管理工作帶來(lái)新的變化，檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。

二、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

信息時(shí)代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來(lái)巨大的變化。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復(fù)雜的單位，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動(dòng)檔案資料的利用和開發(fā)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案資料的形成、存儲(chǔ)和管理，都需要借助互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。對(duì)事業(yè)單位也是如此，新時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應(yīng)這種要求，滿足新時(shí)期的要求。同時(shí)，事業(yè)單位檔案具備一定的保密性要求，而在信息化時(shí)代下，可能會(huì)出現(xiàn)資料遺失、泄露等問(wèn)題，帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。而且檔案的特殊性進(jìn)一步突出了資料保密的要求。利用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對(duì)檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)活動(dòng)開展的重要參考資料，也是衡量單位運(yùn)營(yíng)情況的主要指標(biāo)之一。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，開展的業(yè)務(wù)工作十分關(guān)鍵，而且需要各個(gè)部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序的進(jìn)行工作。而科學(xué)的檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。所以需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端

1.檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度大

在深入發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，事業(yè)單位面臨的發(fā)展壓力更大，特別是進(jìn)行體制改革之后，面臨更大的運(yùn)營(yíng)壓力。為了應(yīng)對(duì)這種壓力，事業(yè)單位需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，滿足新形勢(shì)下帶來(lái)的需求。但事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作，因?yàn)樽陨眢w制和業(yè)務(wù)范圍的改變，所以內(nèi)容十分多，覆蓋面廣泛，涉及到的領(lǐng)域很復(fù)雜，增加了管理難度。

2.更重視檔案保存，忽視檔案利用

事業(yè)單位更重視業(yè)務(wù)工作的開展，將檔案管理列為日常管理的一部分，其中對(duì)于檔案資料的采集，屬于重點(diǎn)內(nèi)容。事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中可能出現(xiàn)一些問(wèn)題，而各類檔案資料就是進(jìn)行證明的依據(jù)。但是從實(shí)際工作中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了對(duì)其的開發(fā)和利用，認(rèn)為將檔案資料保存好就是工作本職，沒(méi)有繼續(xù)思考如何進(jìn)行利用和創(chuàng)新，如何發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。事業(yè)單位開展現(xiàn)代化和電子化檔案管理，具體來(lái)說(shuō)有三重優(yōu)勢(shì)，提高各個(gè)部門的工作效率，方便職工和群眾等對(duì)信息進(jìn)行檢索，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。但實(shí)際上，部分單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化和電子化的重要性，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其對(duì)于檔案管理的優(yōu)勢(shì)和作用，所以不配合開展相應(yīng)的建設(shè)措施。還有就是單位更重視業(yè)務(wù)工作開展，檔案保存好就行，沒(méi)有考慮進(jìn)行信息化建設(shè)挖掘更深層的價(jià)值。

3.管理效率不高

隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容越來(lái)越廣泛，業(yè)務(wù)事項(xiàng)出現(xiàn)很大的變革，再加上簡(jiǎn)政放權(quán)等政策的提出和落實(shí)，使得整體的機(jī)構(gòu)組織和業(yè)務(wù)內(nèi)容出現(xiàn)很大變化，這意味著單位發(fā)展需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變。檔案分類、檔案載體都出現(xiàn)很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴(yán)格的制度進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案資料的保密性受到一定影響，同時(shí)電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問(wèn)題。同時(shí)也不注意對(duì)電子檔案資料的存儲(chǔ)，導(dǎo)致一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障問(wèn)題，檔案資料沒(méi)有及時(shí)保存，就帶來(lái)檔案信息丟失的問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。

4.信息化水平低

在互聯(lián)網(wǎng)普及趨勢(shì)下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理已經(jīng)朝向現(xiàn)代化和電子化方向發(fā)展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平較低的問(wèn)題比較突出，需要進(jìn)行處理。進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，需要有配套的計(jì)算機(jī)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行支撐，尤其是網(wǎng)絡(luò)的搭建和計(jì)算機(jī)軟件的使用，是這項(xiàng)工作的重點(diǎn)。但目前來(lái)說(shuō)，雖然事業(yè)單位有配備的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，也引進(jìn)部分軟件，但引進(jìn)的軟件普適性高，不太適用于事業(yè)單位的實(shí)際情況，或操作起來(lái)有一定難度，檔案管理人員短時(shí)間內(nèi)無(wú)法學(xué)會(huì)操作。再有就是，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理不僅需要在各個(gè)科室和部門中進(jìn)行溝通和合作，還需要與其他單位合作，所以要求信息共享，但目前的信息化建設(shè)情況無(wú)法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時(shí)獲取或存在遺失等問(wèn)題。另外就是電子化管理中突出的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，因?yàn)椴糠謫挝坏木W(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不太穩(wěn)定，容易出現(xiàn)斷網(wǎng)等問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)效果不強(qiáng)，個(gè)別情況可能受到病毒攻擊等;部分人員沒(méi)有建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫(kù)，而是與其他工作一起進(jìn)行，影響網(wǎng)絡(luò)信息安全。另外，現(xiàn)代化和電子化檔案管理要求管理人員有較高的信息化水平，但實(shí)際上大部分管理人員的信息水平較低，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用不太熟練，一般只能進(jìn)行簡(jiǎn)單操作，不能利用軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和處理，也不能對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，難以發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。

5.管理方法比較落后

單位進(jìn)行檔案管理不僅需要在各個(gè)部門中進(jìn)行溝通和合作，還需要與其他單位進(jìn)行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建設(shè)情況無(wú)法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時(shí)獲取或存在遺失等問(wèn)題。另外就是電子化管理中突出的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，因?yàn)椴糠謫挝坏木W(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)效果不強(qiáng)，可能受到病毒攻擊等;有的檔案管理人員沒(méi)有建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫(kù)，從而影響檔案資料的安全性。

6.不重視長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

很多單位已經(jīng)開始檔案管理的信息化建設(shè)，有一定的現(xiàn)代化和電子化水平，但是對(duì)于這項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃不足，只考慮到了短期發(fā)展。單位并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化和電子化建設(shè)對(duì)于檔案管理的意義和作用，所以更關(guān)注眼前利益，認(rèn)為使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理就是信息化管理，對(duì)于現(xiàn)代化和電子化的了解比較片面。部分單位在進(jìn)行檔案管理建設(shè)時(shí)，選擇的電子系統(tǒng)只有利于單位當(dāng)前的發(fā)展，沒(méi)有考慮未來(lái)發(fā)展的需求，也更加重視系統(tǒng)的功能，這些影響了檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

1.實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化保存

這是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的基礎(chǔ)和前提。因?yàn)檫^(guò)去事業(yè)單位以紙質(zhì)的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準(zhǔn)備專門的適宜的保存場(chǎng)所。因此要普及現(xiàn)代化和電子化管理，首先需要實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的無(wú)紙化保存。事業(yè)單位需要利用新的電子載體，將過(guò)去的紙質(zhì)檔案資料以及新出現(xiàn)的檔案資料，以數(shù)字化保存。事業(yè)單位將所有的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便進(jìn)行查閱和共享，提高了工作效率。

2.加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲(chǔ)存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風(fēng)的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨(dú)立性。引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)施，進(jìn)行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進(jìn)軟件落實(shí)檔案資料的動(dòng)態(tài)更新，隨時(shí)可以查閱到最新的資料，同時(shí)做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

3.優(yōu)化信息服務(wù)功能

事業(yè)單位落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，需要與多個(gè)部門和單位溝通合作，所以事業(yè)單位要積極與這些部門和單位溝通，建立相連的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，尤其是事業(yè)單位內(nèi)部，需要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，為每個(gè)部門開辟單獨(dú)的檔案模塊，并設(shè)置交互式交流模塊，推動(dòng)單位內(nèi)部檔案信息的溝通和傳輸;同時(shí)設(shè)置對(duì)外接入的端口，積極與其他業(yè)務(wù)單位相連，獲取全面的信息，比如對(duì)某位黨員干部的個(gè)人信息，需要與人社局的學(xué)籍檔案信息等相結(jié)合，統(tǒng)一全面的信息，提供個(gè)性化服務(wù)。積極借助微博、微信等新媒體技術(shù)，對(duì)黨員干部所有工作和活動(dòng)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)交流和資料收集，進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，保證檔案資料的實(shí)時(shí)更新，避免資料丟失和損毀。

4.完善管理制度建設(shè)

事業(yè)單位要聯(lián)系檔案工作實(shí)際，建立獨(dú)立的管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)單位的所有業(yè)務(wù)信息監(jiān)督、歸檔和管理;借助信息技術(shù)打造一體化的檔案管理系統(tǒng)，收集全面的檔案數(shù)據(jù)資料;將檔案資料的記錄和歸檔列為績(jī)效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與檔案管理人員的績(jī)效掛鉤，配合科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的積極性。單位還需要對(duì)檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時(shí)加強(qiáng)與其他部門的合作，保證檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范性和全面性。事業(yè)單位還需要對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時(shí)明確檔案信息管理的責(zé)任劃分，將責(zé)任落實(shí)到具體的工作人員，方便進(jìn)行績(jī)效考核和出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)追責(zé)。同時(shí)，因?yàn)闄n案內(nèi)容繁多，容易出錯(cuò)，而內(nèi)容的意義重大，所以要有專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案信息的收集和整理，并進(jìn)行編目和分類，同時(shí)加強(qiáng)與其他部門的合作，保證檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范性和全面性。對(duì)于檔案的管理，建立與之匹配的考核機(jī)制，定期評(píng)估管理成效，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的管理人員和部門進(jìn)行懲罰。尤其是在紀(jì)檢部門進(jìn)行檔案檢查時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)廉政問(wèn)題，需要先與檔案管理人員進(jìn)行合計(jì)，查看是否是檔案信息記錄時(shí)出錯(cuò)，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤操作。

5.提升檔案管理人員的專業(yè)水平

針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)際，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理要求，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用水平。對(duì)此，事業(yè)單位需要安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，避免出現(xiàn)兼職;重視提升管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理理論知識(shí)和技能的培訓(xùn)，重點(diǎn)在于利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)化思想素養(yǎng)的提升，指導(dǎo)管理人員建立科學(xué)的職業(yè)道德品質(zhì)，提升對(duì)工作的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí);強(qiáng)化對(duì)專業(yè)軟件的操作，進(jìn)行訓(xùn)練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會(huì)議，針對(duì)檔案工作進(jìn)行分析和評(píng)估，挖掘存在的問(wèn)題，思考電子化管理的途徑;針對(duì)這項(xiàng)工作建立科學(xué)的指標(biāo)，將之列入到績(jī)效考核中去，配合先進(jìn)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升工作人員的積極性;另外鼓勵(lì)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提出自己的意見(jiàn)和看法;強(qiáng)化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標(biāo)之一。

6.整合信息化檔案資源

事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的收集和整理，進(jìn)行科學(xué)的編目和分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和應(yīng)用。單位要對(duì)檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，盡量整合資源，提供先進(jìn)的條件進(jìn)行資源的挖掘和分析，發(fā)揮其潛在的價(jià)值。同時(shí)進(jìn)行集中管理，也可以避免檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞，保證資料的全面性，提升檔案管理效率。因?yàn)閱挝惶峁┑姆?wù)涉及到的對(duì)象比較廣泛，來(lái)自于天南海北各個(gè)地區(qū)，有的還是其他單位聯(lián)合服務(wù)的，所以有時(shí)需要從這些地區(qū)和其他單位調(diào)動(dòng)資料。所以整合檔案資源，一方面將分散在各個(gè)地區(qū)和其他單位的資源集中到一起，完善檔案部門落實(shí)基本功能的基礎(chǔ)條件，另一方面按照能夠最大限度地根據(jù)社會(huì)對(duì)于服務(wù)的要求，進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和整理加工。只有通過(guò)檔案資源整合，才能把檔案工作真正作為向單位提供利用價(jià)值和信息服務(wù)的工作。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展趨勢(shì)已成為時(shí)代發(fā)展下對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。在新的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。但是在這個(gè)過(guò)程中，需要保證適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的要求，能夠更好的推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

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（作者單位：高密市交通運(yùn)輸局）

作者簡(jiǎn)介：徐媛娟（1980-），女，山東濰坊人，2003年至今在高密市交通運(yùn)輸局從事檔案管理，先后擔(dān)任局綜合科、政工人事科科長(zhǎng)等職務(wù)，館員，2003年07月畢業(yè)于黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘與辦公自動(dòng)化專業(yè);2016年7月畢業(yè)于哈爾濱師范大學(xué)，漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)（函授），研究方向：推進(jìn)我市數(shù)字時(shí)代交通運(yùn)輸人事檔案管理及交通檔案現(xiàn)代化管理檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。