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        規(guī)范運行程序提高辦文效率

        2020-10-21 18:30:45陳曉玲
        大東方 2020年3期

        陳曉玲

        摘 要:在進(jìn)入到二十一世紀(jì)之后,公司嚴(yán)格按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》作為工作指導(dǎo),通過規(guī)范運行程序進(jìn)一步提升辦公效率,并且使辦公室工作處理逐漸向著科學(xué)化、合理化、制度化的方向發(fā)展,進(jìn)一步促進(jìn)工作質(zhì)量的提升。

        關(guān)鍵詞:辦文效率;辦公室文員;規(guī)范運行程序

        一、制度上求“嚴(yán)”

        辦公室的工作質(zhì)量,是由其自身的內(nèi)部運行機(jī)制所決定的。針對此種情況,筆者發(fā)現(xiàn)通過規(guī)范運行程序,加強(qiáng)對內(nèi)部的制度管理,能夠進(jìn)一步提升辦公室公文處理的效率與質(zhì)量。首先需要對工作制度進(jìn)行完善。在進(jìn)入到新時期以來,筆者所在的辦公室積極貫徹落實《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》,除此之外還結(jié)合本單位的實際情況,對會議、文件的內(nèi)容以及形式進(jìn)行精簡,但是保證其內(nèi)容不變,除此之外還對領(lǐng)導(dǎo)同志的事務(wù)性活動進(jìn)行了規(guī)范通過一系列制度的確立,對公文模擬、公文審核等各個步驟進(jìn)行了精簡,并且對執(zhí)行程序進(jìn)行了更加嚴(yán)格的規(guī)定,將辦公室公文處理的工作納入到制度建設(shè)中來[1]。各項制度在進(jìn)行實時的過程中需要能夠做到實事求是、可操作性強(qiáng)、效率高等特點。其次是需要對辦文體制進(jìn)行改革,嚴(yán)格地實施歸口辦理。對于重大的辦文事項要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范,重大的辦文需要向直屬領(lǐng)導(dǎo)輕視,一般情況下都是按照相應(yīng)的程序來進(jìn)行辦理,并且需要保證自首文書二日之內(nèi)送達(dá)相對應(yīng)的部門或單位。禁止出現(xiàn)多頭呈送以及直接送達(dá)直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,對于報文過程中不符合相對應(yīng)程序以及操作規(guī)范的均不予以審批。最后一點是需要加強(qiáng)檢查督辦的力度,確保制定的各項制度能夠落實到實處。不定期組織檢查小組對各個單位、各個辦公室制度實時的情況進(jìn)行檢查,并且將檢查結(jié)果以報告的形式進(jìn)行匯報。對于違反規(guī)章制度的單位需要進(jìn)行通報批評,并且?guī)椭湟?guī)范運行程序,通過檢查力度的提升能夠進(jìn)一步促進(jìn)各項辦文制度的實施,提高了辦公室辦文的效率與質(zhì)量[2]。

        二、質(zhì)量上求“精”

        為了能夠進(jìn)一步減少相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱和修改公文的難度,應(yīng)當(dāng)對公文進(jìn)行內(nèi)容規(guī)范以及實施高效的運行程序,需要在公文質(zhì)量上進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān),詳細(xì)的操作包含以下幾點:首先需要加強(qiáng)辦公室人員隊伍素質(zhì)的培養(yǎng)。文件的質(zhì)量將會在很大程度上是由辦公室人才隊伍的素質(zhì)所決定的,這就要求文件的制作與發(fā)放人員擁有良好的政治素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)。在保證文秘寫作扎實,文風(fēng)樸素的同時,通過培訓(xùn),進(jìn)一步提高相關(guān)人員的寫作能力,進(jìn)一步優(yōu)化人員配置,為未來的文書寫作與傳送打下良好的基礎(chǔ)。除此之外還需要對文書的起草進(jìn)行嚴(yán)格的控制。公文起草工作將會直接決定公文自身最終的質(zhì)量,除此之外起草的大方向是否正確也會影響到整個辦公室的辦文效率,針對此種情況,筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)對公文的起草有著足夠的重視。對于一部分較為重要的文件,應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦公室的實際情況組建一個強(qiáng)有力的寫作小組,在對寫作目標(biāo)充分研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行起草;對于其他部門的文稿起草工作應(yīng)當(dāng)提供一定的幫助,派出優(yōu)秀的寫作人才幫助其進(jìn)行文稿的起草工作,通過不斷的練習(xí)來提升自身的起草能力。對于本部門內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)的一般公文,如果公文的質(zhì)量以及內(nèi)容不符合要求,需要進(jìn)行大規(guī)模更改,就需要將其退回重新擬定、寫作,指導(dǎo)其達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)線為止[3]。第三點則是要進(jìn)行嚴(yán)格的校準(zhǔn)。詳細(xì)的校準(zhǔn)內(nèi)容主要包含以下幾方面:首先是注重公文寫作的依據(jù)。在起草階段需要工作人員提供相關(guān)的起草依據(jù)。在進(jìn)行寫作之前需要掌握寫作的大方向,對于拿不準(zhǔn)的需要詢問領(lǐng)導(dǎo)的意見;對于貫徹上級會議指示以及文件精神的,都需要對會以所提供的文件進(jìn)行詳細(xì)的審核;除此之外在公文寫作的過程中涉及到相關(guān)法律條例的,應(yīng)當(dāng)積極的詢問相關(guān)的法律顧問與專家,要做到萬無一失,并且參考相關(guān)的文獻(xiàn)資料。

        除此之外應(yīng)當(dāng)注重公文的實效性,主要是需要保證公文的內(nèi)容符合國家發(fā)展的大方向并且無任何漏洞的出現(xiàn),能夠切實可行的實現(xiàn)目標(biāo),語言的表示準(zhǔn)確、接地氣,文字順暢、無病句、錯字的出現(xiàn);格式一定要保證正確,主體要顯眼,使人能夠在閱讀公文的過程中能夠?qū)?nèi)容一目了然。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)校準(zhǔn)的質(zhì)量,減少校準(zhǔn)所使用的時間,在這個過程中力求做到三核對,在進(jìn)行公文送達(dá)之間進(jìn)行核對,在領(lǐng)導(dǎo)簽字之后進(jìn)行第二次核對,在進(jìn)行引發(fā)之前進(jìn)行第三次核對,通過嚴(yán)格的核對保證公文不會有任何問題的出現(xiàn),并且是其內(nèi)容符合工作的需求。最后一點是需要對簽發(fā)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。簽發(fā)文件是公文最為重要的一個環(huán)節(jié)。在對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公文簽發(fā)之前,文書以及擬稿人需要進(jìn)行核稿工作,相關(guān)辦公室的領(lǐng)導(dǎo)需要對公文進(jìn)行簽字核實;在進(jìn)行重要公文的簽發(fā)工作之前,辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要對公文進(jìn)行審核。但是在實際的簽發(fā)過程中有一部分的文書篇幅較長,為了進(jìn)一步減少領(lǐng)導(dǎo)閱讀與審批所使用的時間,在進(jìn)行文書寫作的過程中對重點內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記,方便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱讀,并且提升自身的辦文效率,減少寫作過程中出現(xiàn)的失誤[4]。更為重要的是,在文書簽送的過程中,應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)職位由低到高的順利依次進(jìn)行簽送,進(jìn)一步防止文件簽送成為了一種形式,謹(jǐn)防倒送的出現(xiàn)。

        三、結(jié)束語

        根據(jù)上文的論述,通過規(guī)范運行程序,能夠進(jìn)一步提升辦公室的辦文效率,不過在這個過程中還需要注意辦公室不積壓公文、不拖欠公文、不耽誤公文的簽送,實現(xiàn)各個辦文環(huán)節(jié)之間的有效銜接。每一份文件的寫作以及簽送,都會有相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理以及校準(zhǔn),并且需要對領(lǐng)導(dǎo)的工作方向有著詳細(xì)的了解,嚴(yán)抓文件起草以及寫作過程中的大方向,提高文稿寫作的質(zhì)量,減少文件寫作過程中出現(xiàn)的失誤,為此需要在保證公文質(zhì)量的前提條件下,進(jìn)一步提升工作的節(jié)奏,從而實現(xiàn)辦文效率的提升。

        參考文獻(xiàn)

        [1]郭百高,胡業(yè)飛,張業(yè)輝.規(guī)范運行程序,提高辦文效率[J].秘書工作(01):31-32.

        [2]蔣麗華.規(guī)范公文制發(fā)程序,提高公文辦理效率[J].秘書,2016,34(5):00221-00221.

        [3]張曉鵬.提高辦文效率的幾點嘗試[J].2004(1):29-.

        [4]劉龍軍,李麗娟.提高公文質(zhì)量,規(guī)范辦文程序[J].辦公室業(yè)務(wù)(23):15.

        (作者單位:龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司)

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