張麗梅

隨著南通經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的高速發(fā)展，城市化進(jìn)程的不斷加快，白蟻預(yù)防工程量逐年增加。由此產(chǎn)生的白蟻防治檔案逐漸增多，檔案管理水平也面臨新的考驗(yàn)。規(guī)范白蟻防治檔案管理，對(duì)于保證預(yù)防工程質(zhì)量，促進(jìn)白蟻防治事業(yè)優(yōu)質(zhì)高效、規(guī)范發(fā)展尤為重要。目前，南通市白蟻防治管理中心收集整理的檔案涉及文書(shū)、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、設(shè)備、聲像、實(shí)物、電子、基建等。其中：文書(shū)檔案8142件、業(yè)務(wù)檔案2892件、會(huì)計(jì)檔案1307卷、設(shè)備檔案340卷、聲像檔案6冊(cè)（211張）、實(shí)物檔案182件、電子檔案13卷、基建檔案3卷，與檔案有關(guān)的圖書(shū)資料124本。中心建立了手檢和機(jī)檢檔案目錄，編制了檢索工具15本（盒），編寫(xiě)了檔案編研材料15種，基本實(shí)現(xiàn)了檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。檔案工作于2013年7月順利通過(guò)江蘇省三星級(jí)規(guī)范測(cè)評(píng)，2018年9月省三星級(jí)規(guī)范復(fù)查合格。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，健全檔案管理升級(jí)工作組織體系

近年來(lái)，中心嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，根據(jù)《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》的要求，重視人力、物力、資金投入，集中時(shí)間，認(rèn)真組織實(shí)施檔案目標(biāo)管理創(chuàng)建準(zhǔn)備工作。中心領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理升省三星級(jí)工作納入年度工作計(jì)劃重點(diǎn)內(nèi)容，將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，實(shí)行分級(jí)（分科室、分崗位）負(fù)責(zé)，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，切實(shí)做到了檔案工作有具體部署、有檢查督促，并結(jié)合單位實(shí)際情況提出了具體工作要求。按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行整理、立卷、裝盒、入柜。為確保檔案升級(jí)工作得到落實(shí)并有序進(jìn)行，經(jīng)多次召開(kāi)辦公會(huì)、升級(jí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)、檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員會(huì)研究部署，排出了檔案升級(jí)工作任務(wù)時(shí)間表。在市行業(yè)主管部門(mén)和業(yè)務(wù)主管局的精準(zhǔn)指導(dǎo)和幫助下，建立和完善了檔案管理分類方案和各種管理制度、歸檔范圍及保管期限表；調(diào)集有關(guān)人員協(xié)調(diào)一致，克服困難，通過(guò)全面細(xì)致的工作，對(duì)1990—2012年的檔案資料進(jìn)行了全范圍的收集和整理；從2013年開(kāi)始每年5月對(duì)上年度的檔案材料進(jìn)行整理、歸檔，做到統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格，使歷年來(lái)的檔案分類清楚、有序，組卷、保管期限劃分準(zhǔn)確，排列整齊，裝訂結(jié)實(shí)，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，卷內(nèi)目錄清晰無(wú)誤。

二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化水平

為了推動(dòng)檔案管理工作邁上新臺(tái)階，不斷提升檔案管理專業(yè)化水平，中心及時(shí)配備政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、熟悉電腦操作、又有秘書(shū)類工作經(jīng)驗(yàn)的同志從事檔案管理工作。堅(jiān)持業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度，定期組織中心檔案管理員及綜合科負(fù)責(zé)檔案工作的人員參加主管局以及市檔案局組織的檔案管理培訓(xùn)班，參加培訓(xùn)的人員均取得了檔案工作上崗資格證書(shū)。建立調(diào)研交流機(jī)制，組織本單位檔案管理工作人員到兄弟單位學(xué)習(xí)交流，邀請(qǐng)市檔案局領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理專家到中心現(xiàn)場(chǎng)授課。通過(guò)以上措施，大大提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提升檔案管理專業(yè)化水平。在此期間，還多次邀請(qǐng)市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員到中心指導(dǎo)檔案管理工作，傳授經(jīng)驗(yàn)，解決難題，保證了升級(jí)工作的有效開(kāi)展。同時(shí)，通過(guò)印發(fā)文件、會(huì)議傳達(dá)、試卷測(cè)試、知識(shí)競(jìng)賽等形式，使全體人員進(jìn)一步明晰檔案工作定位，把檔案管理制度和保密制度自覺(jué)運(yùn)用到本職工作當(dāng)中，使檔案工作更好地為單位的業(yè)務(wù)發(fā)展和規(guī)范化建設(shè)服務(wù)，提高工作效率和服務(wù)水平。為凝聚集體智慧，還采取書(shū)面意見(jiàn)的形式，征求大家對(duì)本單位檔案工作的意見(jiàn)和建議。

三、建章立制，規(guī)范檔案管理程序

深刻認(rèn)識(shí)和理解各種法律、法規(guī)是做好檔案工作的重要依據(jù)和準(zhǔn)則。中心始終把貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。每年在開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，結(jié)合工作實(shí)際穿插保密法律知識(shí)教育，讓每個(gè)人明確自己既是檔案管理者，也是保守國(guó)家秘密工作者。為把依法治檔落到實(shí)處，中心重新調(diào)整了《南通市白蟻防治管理中心檔案管理制度及相關(guān)職責(zé)》《各門(mén)類檔案總分類方案》，規(guī)定了檔案的立卷歸檔要求，分類方案，保管期限，保密、借閱、移交、鑒定、銷毀制度，明確了檔案室的職能和兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)，使檔案管理工作進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。同時(shí)，按照各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及制度的要求，嚴(yán)格辦事程序，健全各項(xiàng)手續(xù)，多年來(lái)沒(méi)有出現(xiàn)任何失密、泄密和丟失檔案的責(zé)任事故。

四、創(chuàng)新方法，不斷提高白蟻防治檔案質(zhì)量

南通地處長(zhǎng)江下游，濱江臨海，氣候濕潤(rùn)，屬于白蟻危害地區(qū)，每年的防治、滅治任務(wù)繁重，且一旦白蟻造成了危害，經(jīng)濟(jì)損失無(wú)法挽回，甚至?xí)l(fā)生重大安全事故。因此，必須不斷強(qiáng)化白蟻防治檔案綜合管理水平，更有效地保障城市房屋的住用安全和廣大城市居民的人身財(cái)產(chǎn)安全。

一是明確檔案歸檔流程。由白蟻預(yù)防和滅治項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)前期資料的收集，工程科負(fù)責(zé)工程施工和進(jìn)度統(tǒng)計(jì)，質(zhì)監(jiān)科負(fù)責(zé)從工程餌劑安裝組、工程質(zhì)量驗(yàn)收組、評(píng)價(jià)組中收集工程安裝資料，工程竣工后整理、立卷、建檔，交綜合科指定的保管人員保存。

二是加強(qiáng)檔案室建設(shè)。為確保白蟻防治工作檔案資料長(zhǎng)期保存，中心專門(mén)設(shè)置60m2檔案室，其中45m2檔案庫(kù)房用于存放保管所有檔案，并配置了檔案管理專用電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、裝訂縫紉機(jī)、碎紙機(jī)以及檔案管理軟件等，保證檔案工作規(guī)范有效安全。

三是檔案資料科學(xué)分類。根據(jù)白蟻防治工作的特點(diǎn)，建立了文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案和項(xiàng)目檔案的分類大綱，同時(shí)按照文件、資料的重要程度以及不同的歸檔時(shí)期進(jìn)行了分類，堅(jiān)持一事一卷。

四是合理利用檔案。為了使檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立健全了一系列檔案管理制度，重點(diǎn)建立完善了檔案利用（調(diào)閱）和保管制度，確保檔案管理水平逐年提高。

五、存在問(wèn)題及對(duì)策措施

中心在檔案目標(biāo)管理方面做了大量工作，檔案工作順利通過(guò)省三星級(jí)檢查，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案工作和其他工作的開(kāi)展，但仍存在一些不足，主要表現(xiàn)在：一是受辦公用房由市級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局統(tǒng)一分配的限制，檔案室規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理還存在著差距，制約著檔案管理工作的快速發(fā)展；二是案卷的數(shù)量由于體制編制等歷史原因還不十分完善，質(zhì)量上還需提升；三是檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能還有待進(jìn)一步提高；四是個(gè)別人員的檔案意識(shí)還不能適應(yīng)檔案工作的需要。

針對(duì)以上問(wèn)題，提出對(duì)策措施如下：

一是加快白蟻防治檔案信息化建設(shè)步伐。要重視白蟻防治業(yè)務(wù)工作的信息化建設(shè)，積極推進(jìn)白蟻防治大數(shù)據(jù)運(yùn)用。利用大數(shù)據(jù)建立白蟻防治信息系統(tǒng)，運(yùn)用信息化手段來(lái)分工受理、派件、施工、質(zhì)檢、歸檔、查詢等工作環(huán)節(jié)，落實(shí)責(zé)任到人。白蟻防治大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，使得系統(tǒng)管理所產(chǎn)生、存儲(chǔ)的信息直接交換成業(yè)務(wù)檔案原始數(shù)據(jù)，整理歸檔的途徑更加便捷、數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)，從而促進(jìn)白蟻防治檔案管理工作盡快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)手工管理向以計(jì)算機(jī)管理為主的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。

二是進(jìn)一步規(guī)范白蟻防治工作檔案。每項(xiàng)白蟻防治工程竣工后，要及時(shí)收集整理、編制序號(hào)、制作檢索表、掃描入庫(kù)，確保及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)記錄白蟻防治工作的全過(guò)程，為今后更好地研究分析白蟻防治工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三是加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)格成員的素質(zhì)提升。白蟻防治事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)、藥物的更新?lián)Q代、裝備的快速提升，對(duì)白蟻防治一線施工作業(yè)組人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化、知識(shí)更新提出了更高要求。每個(gè)施工作業(yè)組要配備一名既精通現(xiàn)場(chǎng)防治技術(shù)又熟悉資料管理的技術(shù)人員，使得每個(gè)白蟻防治項(xiàng)目從接件、方案擬定、現(xiàn)場(chǎng)施工到竣工，全套原始資料完備，從而實(shí)現(xiàn)施工、管理、整理、歸檔之間的無(wú)縫銜接。

四是建立白蟻防治工作特色卷宗。防治檔案不能一完工就立卷歸檔入庫(kù)，要做到精細(xì)化，完整記錄整個(gè)防治過(guò)程。工程施工情況有變化的應(yīng)及時(shí)做好變更記錄，對(duì)竣工后的工程要進(jìn)行復(fù)查回訪跟蹤記錄，保證工程檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地反映整個(gè)白蟻預(yù)防項(xiàng)目的情況，真正成為服務(wù)社會(huì)的“助推器”。