謝國(guó)強(qiáng) 黃新榮 馬云 曾薩

摘要：檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)檔案治理的基石，對(duì)企業(yè)治理具有重要作用。文章在對(duì)檔案大數(shù)據(jù)研究總結(jié)的基礎(chǔ)上提出檔案數(shù)據(jù)觀的理念，指出檔案數(shù)據(jù)觀視域下企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的主要內(nèi)容，分析檔案數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理在管理理念、管理對(duì)象、工作流程等方面帶來的挑戰(zhàn)，提出通過治理理念創(chuàng)新、管理模式改革、技術(shù)手段升級(jí)、服務(wù)方式優(yōu)化、合作方式改進(jìn)對(duì)企業(yè)檔案治理進(jìn)行突破。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)觀；檔案數(shù)據(jù)治理；企業(yè)檔案治理

分類號(hào)：G270.9

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)競(jìng)相通過云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、智慧工程等技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行收集、處理和利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值，提高組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力[1]。檔案作為企業(yè)工作活動(dòng)的記錄，管理對(duì)象從傳統(tǒng)的文件檔案降維到數(shù)據(jù)，檔案大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)態(tài)等新概念不斷產(chǎn)生，有必要更新檔案觀念和檔案管理理論，提出檔案數(shù)據(jù)觀，以加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)治理，提高企業(yè)檔案創(chuàng)新能力。

一、檔案數(shù)據(jù)觀的提出

目前，檔案與數(shù)據(jù)有著密切關(guān)聯(lián)已經(jīng)是學(xué)界共識(shí)，提出檔案數(shù)據(jù)觀，有利于指導(dǎo)數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境中檔案治理工作。

檔案是人類在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，在不同時(shí)代有不同的表現(xiàn)形式，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的表現(xiàn)形式之一就是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)并非無邊界，只有在業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接產(chǎn)生、記錄了業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的數(shù)據(jù)，才能成為具有記錄性的數(shù)據(jù)即檔案。傳統(tǒng)的檔案以模擬的文字和實(shí)物載體來承載信息，信息時(shí)代承載記錄信息的形式和載體越來越多地表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)能夠處理的數(shù)據(jù)，具有記錄作用的數(shù)據(jù)就是檔案數(shù)據(jù)，檔案和數(shù)據(jù)之間是一種交叉關(guān)系，檔案數(shù)據(jù)即是以數(shù)據(jù)化形態(tài)表現(xiàn)出來的記錄信息。

隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)管理已經(jīng)從小數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)入以云計(jì)算、智能分析、物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的未來便是以數(shù)據(jù)為生產(chǎn)資料，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為手段，以大數(shù)據(jù)分析為生產(chǎn)力，在檔案數(shù)據(jù)觀的指導(dǎo)下挖掘數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理。因此，檔案數(shù)據(jù)觀實(shí)際上也是檔案大數(shù)據(jù)觀。

檔案數(shù)據(jù)觀重新定義了檔案和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，認(rèn)為凡是記錄數(shù)據(jù)，也是檔案，將數(shù)據(jù)納入檔案管理的范疇；檔案數(shù)據(jù)觀認(rèn)為信息時(shí)代，檔案管理的形態(tài)必將向數(shù)據(jù)管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案必須由實(shí)體變?yōu)閿?shù)字，進(jìn)一步變?yōu)閿?shù)據(jù)，才能方便利用和管理；檔案數(shù)據(jù)觀認(rèn)為檔案管理必須引進(jìn)數(shù)據(jù)管理和大數(shù)據(jù)治理的先進(jìn)技術(shù)和理念，才能勝任新時(shí)代記錄保存工作。

二、檔案數(shù)據(jù)觀下企業(yè)檔案治理的內(nèi)容

檔案數(shù)據(jù)觀倡導(dǎo)檔案管理向檔案治理方向轉(zhuǎn)變，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也提出加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力[2]。檔案數(shù)據(jù)觀指導(dǎo)的企業(yè)檔案治理，主要包括三方面內(nèi)容。

1.對(duì)檔案數(shù)據(jù)的治理

一是保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性。運(yùn)用生命周期管理的理念對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行全程管理，利用元數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，數(shù)據(jù)篩查、數(shù)據(jù)處理等手段保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性。

二是保障數(shù)據(jù)的全面性。企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的記錄數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案館運(yùn)行中的監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、檔案用戶的服務(wù)記錄數(shù)據(jù)等亦是檔案數(shù)據(jù)，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子文件具有千絲萬縷的聯(lián)系，也是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的重要對(duì)象。

三是關(guān)注數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。檔案數(shù)字化基本完成了從實(shí)體管理到信息管理的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步的數(shù)據(jù)化更注重描述業(yè)務(wù)邏輯規(guī)則和管理規(guī)則，在海量的數(shù)據(jù)流中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。

四是重視數(shù)據(jù)的可用性。既要有聯(lián)通其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的能力，也要有融合交換所得的數(shù)據(jù)開展檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的能力，推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部整體信息系統(tǒng)互操作能力。

五是注重?cái)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。既要實(shí)時(shí)傳輸數(shù)據(jù)，通過主動(dòng)捕獲引擎、嵌入式工具集進(jìn)行智慧收集、監(jiān)督，也要實(shí)現(xiàn)各種類型歷史沿革數(shù)據(jù)永久在線，滿足對(duì)歷史數(shù)據(jù)的利用。

2.運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理

傳統(tǒng)的檔案管理重視業(yè)務(wù)留痕、證據(jù)保存，而檔案數(shù)據(jù)治理的核心是把數(shù)據(jù)變成資產(chǎn)，在原始記錄數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上，對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集，形成數(shù)據(jù)倉庫，建立數(shù)據(jù)模型，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，為企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支撐。原始數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)，只有擁有海量、全面、可靠的原始數(shù)據(jù)，才能在此基礎(chǔ)上構(gòu)建中間層數(shù)據(jù)、建立模型、發(fā)現(xiàn)關(guān)系，進(jìn)而影響決策。

運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理要求檔案部門盤活檔案庫存，構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，根據(jù)原始數(shù)據(jù)制定主數(shù)據(jù)庫，挖掘不同主題數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，深入到檔案文本內(nèi)知識(shí)單元挖掘，將檔案由實(shí)體管理上升到知識(shí)管理。圍繞主數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)、維護(hù)、分析等數(shù)據(jù)治理模塊，加速融入企業(yè)檔案治理環(huán)境。

3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理

檔案數(shù)據(jù)自產(chǎn)生起就呈現(xiàn)多源化、多平臺(tái)、多部門的特點(diǎn)，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理強(qiáng)調(diào)頂層視角，要確立法律層面的保障、基礎(chǔ)設(shè)施的投入等。從企業(yè)的角度，檔案部門、業(yè)務(wù)工作部門、信息技術(shù)部門、數(shù)據(jù)分析部門等主體共同完成檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的治理。建立檔案部門負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、密切配合，并支持企業(yè)、社會(huì)組織和個(gè)人依法設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展基金的多元治理[3]。數(shù)據(jù)管理協(xié)會(huì)（Data Management Association，DAMA）的治理框架中同樣包括基本的環(huán)境元素如角色和責(zé)任，支持性環(huán)境元素如實(shí)踐方法和技術(shù)工具共七個(gè)環(huán)境治理要素[4]。許多企業(yè)已經(jīng)探索在企業(yè)中設(shè)立首席數(shù)據(jù)治理官（Chief Date Officer，CDO）來應(yīng)對(duì)越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)治理環(huán)境[5]。

三、檔案數(shù)據(jù)觀對(duì)企業(yè)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

檔案數(shù)據(jù)觀不僅是把數(shù)據(jù)納入檔案管理的范圍，更是要引進(jìn)大數(shù)據(jù)治理的相關(guān)理念和技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行改造，檔案數(shù)據(jù)觀對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)如下：

1.管理理念上原始性與模糊性形成沖突

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在理念方面講究保存檔案證據(jù)價(jià)值，注重保持檔案的原始性。檔案數(shù)據(jù)觀下，原始記錄性仍然有其價(jià)值所在，只是隨著企業(yè)工作中數(shù)據(jù)需求的增多，數(shù)據(jù)管理愈加復(fù)雜，海量數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的相關(guān)關(guān)系具有模糊性，不如因果關(guān)系一般直接明了[6]。這種模糊性表面上使得原有的分類秩序被打破，實(shí)則是對(duì)捕捉到的可能有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行精確地計(jì)算，進(jìn)而呈現(xiàn)出非一對(duì)一結(jié)果。比如搜索引擎頁面上最佳位置的廣告常常能激發(fā)用戶興趣，其實(shí)是通過用戶偏好、地理位置、歷史點(diǎn)擊計(jì)算得出。凱文·凱利在《必然》中提到一切皆可追蹤，但一切又在追蹤的基礎(chǔ)上進(jìn)行重混[7]，企業(yè)檔案的原始數(shù)據(jù)面臨的沖突正是如此，不同來源的原始數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)匯集，但更要注重構(gòu)建數(shù)據(jù)集進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)。未來以原始數(shù)據(jù)為底層，分析加工數(shù)據(jù)為中間層，可用數(shù)據(jù)為應(yīng)用層的檔案分層管理才是主流[8]。

2.管理對(duì)象上文件向數(shù)據(jù)單元的快速過渡造成矛盾

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的對(duì)象是文件，模擬態(tài)環(huán)境重在維持檔案文件實(shí)體的秩序，數(shù)字態(tài)環(huán)境重在對(duì)電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息的可信保存[9]。目前的企業(yè)檔案工作處于模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)轉(zhuǎn)化中，管理對(duì)象從模擬信號(hào)向數(shù)字信號(hào)變遷，再向大數(shù)據(jù)的管理單位——數(shù)據(jù)單元演化。外在表現(xiàn)雖是從文件到數(shù)據(jù)單元，內(nèi)在核心則從載體延伸到規(guī)則，關(guān)注業(yè)務(wù)流程本身的邏輯規(guī)則。多態(tài)并存帶來的沖突，以數(shù)據(jù)管理的不成熟性為主要矛盾，數(shù)據(jù)管理所需要的各類數(shù)據(jù)倉庫都是來自各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)記錄，沒有這些原始的數(shù)據(jù)記錄，數(shù)據(jù)分析就成了無源之水，但這些海量的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)在長(zhǎng)期保存時(shí)遇到許多新的模式，NoSQL、分布式存儲(chǔ)、云計(jì)算和邊緣計(jì)算等模式層出不窮，孰優(yōu)孰劣還在被驗(yàn)證、審核。更憂心的是，ZB級(jí)乃至不斷擴(kuò)容的數(shù)據(jù)量的存儲(chǔ)、引擎運(yùn)算能力和運(yùn)算速度的壓力、數(shù)據(jù)遷移等環(huán)節(jié)的安全問題尚未解決，精細(xì)化的管理如摸著石頭過河，在積攢經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中前進(jìn)。

3.工作流程上保持原貌對(duì)創(chuàng)新需求供給不足

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在工作流程方面注重保持檔案原貌，業(yè)務(wù)工作人員和檔案工作人員在收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)檔案外在形態(tài)的客觀性，重點(diǎn)發(fā)揮其憑證、參考、情感三個(gè)基本作用[10]，為解決實(shí)際問題、分享顯性知識(shí)案例、激發(fā)認(rèn)同情感等奠定了基礎(chǔ)。而檔案數(shù)據(jù)觀要求檔案工作和數(shù)據(jù)分析工作高度融合，檔案工作者既是檔案數(shù)據(jù)管理者，也是元數(shù)據(jù)的提供者，供給可靠、高質(zhì)量的原始數(shù)據(jù)將納入其責(zé)任范圍。檔案數(shù)據(jù)觀注重對(duì)數(shù)據(jù)全生命周期管理，檔案工作的重點(diǎn)從后端檔案保存拓展到前端業(yè)務(wù)部分，需要前端參與業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)流程制定，過程中保障數(shù)據(jù)真實(shí)，后端提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，進(jìn)行數(shù)據(jù)利用，創(chuàng)造數(shù)據(jù)新價(jià)值。創(chuàng)造檔案的數(shù)據(jù)新價(jià)值，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)完成數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮滿足多樣化需求模式，對(duì)后保管時(shí)代的企業(yè)檔案工作者提出了更多的要求。

4.工作時(shí)效上歷史數(shù)據(jù)與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)側(cè)重不同

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理在工作時(shí)效方面偏重歷史數(shù)據(jù)的管理，通常在每年3—4月對(duì)上一年度的檔案進(jìn)行整理或在業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后跟進(jìn)整理。歷史數(shù)據(jù)的整理時(shí)間稍顯滯后，容易錯(cuò)過數(shù)據(jù)現(xiàn)行價(jià)值、半現(xiàn)行價(jià)值、非現(xiàn)行價(jià)值間的價(jià)值轉(zhuǎn)化機(jī)遇。檔案數(shù)據(jù)觀下，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)在自動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度情況、計(jì)算工作量和同步更新等方面的優(yōu)越性展現(xiàn)出來，但隨著企業(yè)業(yè)務(wù)工作范圍的擴(kuò)大，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的井噴，如果不能及時(shí)保存關(guān)鍵實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，歷史數(shù)據(jù)來源環(huán)境將會(huì)模糊，就會(huì)影響數(shù)據(jù)的完整性、可靠性，如果不將關(guān)鍵實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)歸檔，大量歷史數(shù)據(jù)的累積也會(huì)影響實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的效率。歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)都有其價(jià)值所在，都是企業(yè)數(shù)據(jù)資源池的重要組成部分，需對(duì)二者進(jìn)行分類治理，相互關(guān)聯(lián)，方能精準(zhǔn)服務(wù)于決策。

四、檔案數(shù)據(jù)觀下企業(yè)檔案治理的突破和轉(zhuǎn)變

檔案數(shù)據(jù)觀下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要資產(chǎn)，檔案部門實(shí)現(xiàn)多態(tài)化管理，由文檔中心、知識(shí)中心向數(shù)據(jù)中心轉(zhuǎn)變，需要在理念、模式、技術(shù)、服務(wù)等方面進(jìn)行突破。

1.治理理念創(chuàng)新

檔案數(shù)據(jù)觀將傳統(tǒng)的檔案拓展深入到數(shù)據(jù)顆粒單元，檔案數(shù)據(jù)體量、范圍、類型都隨之?dāng)U大，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理，應(yīng)樹立頂層治理理念，在頂層設(shè)計(jì)的框架下，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類治理。

建立檔案數(shù)據(jù)治理的頂層治理架構(gòu)，形成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理金字塔體制。檔案數(shù)據(jù)治理跨業(yè)務(wù)、跨部門、跨系統(tǒng)，需要跳出傳統(tǒng)檔案視野，站在企業(yè)全域的層次進(jìn)行統(tǒng)籌。明確各個(gè)部門檔案數(shù)據(jù)的治理責(zé)任，明確檔案數(shù)據(jù)的治理效力，并將檔案數(shù)據(jù)化納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃與績(jī)效考核。

針對(duì)檔案數(shù)據(jù)，分而治之。檔案數(shù)據(jù)可以形成多個(gè)分類：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)不同類型的檔案數(shù)據(jù)治理，各有側(cè)重，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)注重元數(shù)據(jù)規(guī)范，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)注重?cái)?shù)據(jù)規(guī)則，歷史數(shù)據(jù)側(cè)重盤活，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)側(cè)重系統(tǒng)對(duì)接。

根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際，明確檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)容，可以從管理層、業(yè)務(wù)層、技術(shù)層分層落實(shí)治理工作，管理層注重規(guī)則制定，業(yè)務(wù)層注重需求分析，圍繞職能主題從項(xiàng)目、參與人員、產(chǎn)品、制度等進(jìn)行多維分析，確定治理職責(zé)與范圍。技術(shù)層根據(jù)檔案數(shù)據(jù)生命周期，提供不同技術(shù)支持，如檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生階段，注重改變數(shù)據(jù)收集方式，檔案?jìng)鬏旊A段注重?cái)?shù)據(jù)安全。

2.治理模式變革

檔案數(shù)據(jù)觀指導(dǎo)下的企業(yè)檔案治理，在治理模式上需要變革，建立多中心協(xié)同治理新模式，以檔案數(shù)據(jù)治理為契機(jī)，帶動(dòng)企業(yè)檔案治理。

在檔案數(shù)據(jù)治理方面實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)多層級(jí)協(xié)同架構(gòu)，以構(gòu)建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中心和區(qū)域分中心作為重點(diǎn)，建立“1+N+X”模式[11]。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，可以在總部建設(shè)云模式的數(shù)據(jù)中心，保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，完成平臺(tái)搭建、業(yè)務(wù)集成、規(guī)則構(gòu)建、數(shù)據(jù)管理等工作。要求檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)無縫嵌入日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在檔案管理平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一體化采集接口的基礎(chǔ)上，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。集團(tuán)二級(jí)和三級(jí)單位建立N個(gè)檔案數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)，銜接總部數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)云保存、云利用，如中石油數(shù)據(jù)中心，包括集團(tuán)級(jí)、區(qū)域級(jí)、公司級(jí)三個(gè)層級(jí)，橫跨兩地三中心，對(duì)接檔案系統(tǒng)在內(nèi)的多個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字檔案館在云平臺(tái)上進(jìn)行設(shè)計(jì)、開發(fā)、建設(shè)及應(yīng)用工作，統(tǒng)一由云平臺(tái)提供數(shù)據(jù)計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源[12]。小型企業(yè)由于生產(chǎn)、管理、銷售等業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，也逐漸將其業(yè)務(wù)系統(tǒng)云化，即采用SaaS模式對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。

以檔案數(shù)據(jù)治理為關(guān)鍵，借助檔案數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全局檔案治理變革。以檔案數(shù)據(jù)生命周期為切入，定義業(yè)務(wù)問題，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)路線圖，在組織藍(lán)圖的基礎(chǔ)上，建立檔案數(shù)據(jù)字典，利用元數(shù)據(jù)保障數(shù)據(jù)可用性，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)不同類型，定義度量指標(biāo)，建立主數(shù)據(jù)庫，劃分管理人，分階段實(shí)行檔案數(shù)據(jù)評(píng)估，保障不同部門任務(wù)重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)不同部門的數(shù)據(jù)協(xié)同。

3.技術(shù)手段升級(jí)

萬物互聯(lián)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)觀要求將云計(jì)算技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等與檔案相結(jié)合，完成從紙質(zhì)檔案、電子文件到檔案數(shù)據(jù)的降維治理。從節(jié)約治理成本的角度出發(fā)，大型集團(tuán)更宜采用云模式的檔案數(shù)據(jù)中心，將分布在本部和各級(jí)單位的計(jì)算機(jī)資源整合在“云”中形成一個(gè)整體，把硬件和軟件作為資源封裝為服務(wù)，通過網(wǎng)格計(jì)算、分布式計(jì)算、并行計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等技術(shù)，滿足員工直接通過網(wǎng)絡(luò)按自身需求訪問和使用。從克服企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的“信任危機(jī)”出發(fā)，彌補(bǔ)PKI/CA技術(shù)加密認(rèn)證的不足，探索基于區(qū)塊鏈平臺(tái)的檔案存證系統(tǒng)，借助Hyperledger（超級(jí)賬本）和Fabric創(chuàng)建開源、分布式賬本框架和代碼庫，搭建企業(yè)私有鏈達(dá)成各層級(jí)單位的協(xié)議[13]，如中國(guó)交通建設(shè)股份有限公司可以選擇北京、西安、武漢、成都、廣州五個(gè)節(jié)點(diǎn)搭建私有鏈，對(duì)電子檔案進(jìn)行存證與驗(yàn)證，則歸檔、借閱、利用等信息都能基于關(guān)鍵值進(jìn)行追溯。

檔案數(shù)據(jù)治理從大處落腳，利用先進(jìn)技術(shù)之外，也要著眼于細(xì)節(jié)，通過成熟的技術(shù)改善數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸出方式。如中石油研發(fā)基于安卓的井控信息處理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的手工收集數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成規(guī)范化的原始的電子數(shù)據(jù)。利用手機(jī)APP等技術(shù)，集成企業(yè)多方面業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)一站式數(shù)據(jù)處理[14]。在治理過程中，注重元數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，處理行政、業(yè)務(wù)、后勤各系統(tǒng)數(shù)據(jù)異構(gòu)化的矛盾，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自由流通。

4.服務(wù)方式優(yōu)化

檔案數(shù)據(jù)觀的精細(xì)化理念要求企業(yè)轉(zhuǎn)變粗放的服務(wù)方式，做到線上服務(wù)和線下服務(wù)結(jié)合，查詢服務(wù)和咨詢服務(wù)結(jié)合，文檔服務(wù)與數(shù)據(jù)服務(wù)結(jié)合。

為做好個(gè)性化、精準(zhǔn)化服務(wù)，以需求為引導(dǎo)，建立用戶基本信息、信息偏好、服務(wù)信息三個(gè)層次的系統(tǒng)用戶模型，收集用戶檔案數(shù)據(jù)使用的體驗(yàn)、建議與意見，針對(duì)不同應(yīng)用偏好，提供不同服務(wù)產(chǎn)品，不斷改進(jìn)用戶體驗(yàn)。

根據(jù)大量檔案數(shù)據(jù)與用戶數(shù)據(jù)，優(yōu)化線上服務(wù)方式，搭建具備智能語義分析、知識(shí)圖譜關(guān)聯(lián)、智能引導(dǎo)、自定義框計(jì)算等特色的智能檔案檢索平臺(tái)，分析預(yù)測(cè)檔案用戶需求。

服務(wù)成果則從文檔服務(wù)向智庫服務(wù)過渡，梳理項(xiàng)目檔案、政策文件、專家建議、專題檔案等文檔，借助機(jī)器學(xué)習(xí)、聚類分析、可視化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)文本內(nèi)知識(shí)挖掘，真正將歷史數(shù)據(jù)盤活，貫徹信息、知識(shí)、數(shù)據(jù)（IDK）原則，真正實(shí)現(xiàn)DIKW模型所描述的智慧狀態(tài)[15]，為企業(yè)決策提供智力支持，真正做到用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行治理。

5.合作方式改進(jìn)

檔案數(shù)據(jù)治理建立起來的檔案數(shù)據(jù)治理鏈條，搭建了企業(yè)業(yè)務(wù)部門溝通合作新橋梁，是企業(yè)全盤合作治理的過程。為提升檔案數(shù)據(jù)治理水平，企業(yè)需要主動(dòng)出擊，與企業(yè)以外的機(jī)構(gòu)展開多邊合作。與高校、科研機(jī)構(gòu)合作既可以開展企業(yè)檔案專項(xiàng)、專題研究，撰寫務(wù)實(shí)性論文，提升檔案部門整體學(xué)術(shù)水平，也可以同高校達(dá)成長(zhǎng)期協(xié)議，為學(xué)生提供參觀場(chǎng)所、實(shí)習(xí)基地、調(diào)研地點(diǎn)，在理論和實(shí)踐層面達(dá)成雙贏，實(shí)現(xiàn)檔案界產(chǎn)學(xué)研的成果轉(zhuǎn)換。和軟件公司合作則注重技術(shù)性業(yè)務(wù)，不斷改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、修復(fù)、交換技術(shù)，甚至對(duì)部分檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)歸檔進(jìn)行托管，節(jié)約企業(yè)在軟硬件設(shè)備投資的成本。

*本文系2017年中交第二公路工程局有限公司和西北大學(xué)檔案咨詢服務(wù)項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：201701）階段性研究成果。

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