陳錦堅

摘 要：圖書館的檔案管理是圖書館日常工作的重要組成部分。近年來，隨著信息技術的發(fā)展，信息化建設開始滲入圖書館檔案管理工作中，給工作人員以及社會大眾帶來了極大的方便。本文對信息化建設在圖書館檔案管理中的重要作用、存在的問題以及相應的措施進行了簡要的分析和研究。

關鍵詞：信息化;圖書館;檔案管理

引言

檔案信息化建設是指運用信息技術，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，反思檔案管理的新形勢、新原則、新理論，建立網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理和服務的基本框架和方法，實現(xiàn)社會化檔案信息服務。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息管理具有很大的優(yōu)勢。圖書館只有充分利用現(xiàn)代信息技術，才能以新的理念、新的視角、新的手段、新的技術，朝著數(shù)字化、信息化的方向前進。

一、信息化建設在圖書館檔案管理中的重要作用

（一）提高工作效率

信息化檔案管理模式可以大大提高檔案的應用效率。隨著網(wǎng)絡信息技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡信息共享已經(jīng)在許多領域得到實現(xiàn)。信息建設和信息管理模式的實施，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的綜合管理，激活大量的檔案信息資源，為檔案管理打下基礎，最大限度地發(fā)揮檔案的應用價值。通過改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，利用信息技術的優(yōu)勢，提高檔案應用的效率。

（二）促進社會精神文明的建設

如果說校園是人們獲取知識的啟蒙之地，那么，圖書館就是人們增長課外知識的必選地之一，尤其是對于離開校園后的人們來說，圖書館更是他們獲取知識和信息的重要渠道之一，但互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展

降低了人們對圖書館的使用效率。如今，由于網(wǎng)絡信息來源廣泛多樣，社會大眾需要尋找的知識都可以從網(wǎng)絡中查詢，對圖書館產(chǎn)生了極大的影響。為適應社會的發(fā)展，科學技術的進步，圖書館開始加大信息技術在經(jīng)營管理上的投入和使用，為圖書資源和讀者搭建起一座溝通和學習橋梁，實現(xiàn)零距離、零空間的有效溝通，實現(xiàn)信息的交流和處理，有效地推進公共精神文明建設。

（三）永久保存，綠色環(huán)保

在傳統(tǒng)的管理中，人們如果需要查詢資料或者是獲取知識，就需要對資料或者書籍進行翻閱，在這樣的情況下，我們會發(fā)現(xiàn)，很多書籍出現(xiàn)了不同程度的破損，甚至有一些書籍的內容缺失，這就需要圖書館投入大量的人力和物力進行修補完善。針對這一現(xiàn)象，有一些珍貴的書籍就只能夠進行封存。隨著信息時代的來臨，這一現(xiàn)象得到了改善，圖書館可以將書籍錄入網(wǎng)絡，人們通過網(wǎng)絡查閱的方式，獲取相關知識和內容。這一模式，不僅滿足了社會大眾的需求，也對檔案資料起到了很好的保護作用。

（四）有效降低成本

在傳統(tǒng)的圖書館檔案管理過程中，整理書籍、收錄書籍、搜集書籍等等工作，都需要專門的工作人員負責，而且由于書籍種類繁多，需要大量的工作人員來從事這一些簡單而枯燥的工作，不僅浪費人力，工作效率十分低下。而在圖書館檔案管理中實行信息化管理，則可以很好地節(jié)約人力和提高效率，傳統(tǒng)模式下三個人才可以完成的事情，在信息化模式下，一個人則可以在較短的時間內完成。

二、信息化建設在圖書館檔案管理中存在的弊端

（一）管理體制不健全

現(xiàn)在圖書館對社會大眾的服務質量較以前有很大的提高，但是，對檔案管理的投入和建設卻還是很缺乏，尤其是管理方面。雖然很多圖書館已經(jīng)引入了信息化技術，但是圖書館管理人員的意識相對比較薄弱，很多管理人員仍然按照傳統(tǒng)的管理模式，沒有制定適應信息化技術管理模式的制度和措施，對于人員的管理更是松散。例如在書籍的擺放、各類資料的分類上，比較混亂，這也就導致有一些書籍的丟失。不健全的管理體制必然導致工作的混亂，信息化的技術管理也就很難獲得實效。

（二）軟件設施不完善

目前，很多圖書館已經(jīng)開始使用信息化技術管理檔案，開始實行圖書館檔案信息建設、館藏資源數(shù)字化、從紙質檔案管理向信息檔案管理轉變。然而實際的使用情況并不樂觀。由于現(xiàn)在在圖書館管理方面沒有一個統(tǒng)一的標準，圖書館與圖書館之間的信息沒有辦法實現(xiàn)共享，對共享資源造成了嚴重的浪費。還有一些圖書館沒有完善的計算機設備，雖然購買了計算機，但是相關的軟件或者程序并沒有植入進電腦，導致計算機成為一種擺設。信息化時代的網(wǎng)絡安全是一項非常重要的工作，但是現(xiàn)在的很多圖書館都不能很好地保證數(shù)字檔案的安全性和完整性。檔案的刪除或修改是經(jīng)常發(fā)生的，這給圖書館檔案信息管理帶來了很大的挑戰(zhàn)。

（三）工作人員業(yè)務能力薄弱

在傳統(tǒng)的圖書館管理工作中，工作人員基本就是進行重復簡單的整理、歸納、搜集等工作，但是進行信息化管理之后，對工作人員的業(yè)務能力就提出更高的要求，需要工作人員掌握基本的計算機技術，能夠很好地利用信息化技術管理檔案工作。但是我們發(fā)現(xiàn)，很多工作人員對計算機技術掌握得并不好，只能進行簡單的操作，使信息化技術在圖書管理中發(fā)揮不了最大的作用。

三、信息化建設在圖書館檔案管理中的建議

（一）傳統(tǒng)模式與信息化模式相融合

在圖書館檔案管理中實行信息化技術，并不是完全拋棄傳統(tǒng)的管理模式。在從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉變的過程中，要將兩者相結合，讓電子與檔案共存，使管理模式得到平穩(wěn)過渡。在這個轉變的過程中，首先需要工作人員對紙質檔案進行分類、歸納并匯總，然后再將其分類轉化為電子檔案，以便后續(xù)使用，在進行電子掃描時，一定小心保管，以免丟失。其次，工作人員要根據(jù)檔案的更新，實時更新電子檔案，保證電子檔案的有效性和實用性。第三，由于使用信息化技術以后，對紙質檔案的需求會變低，就需要工作人員對紙質檔案進行仔細的保存，確保資料的完善，尤其是對于珍貴的檔案資料，一定要進行完好封存。

（二）有效運用數(shù)字檔案技術

所謂數(shù)字檔案就是通過計算機對紙質內容進行掃描，采用動態(tài)或者靜態(tài)的方式將內容進行保存，文件數(shù)字化是保存文件的一種新型方式，可以有效地節(jié)約檔案存儲的空間。而且文件數(shù)字化之后，在找尋文件時，可以通過輸入關鍵字或者詞，快速準確地找到需要的資料。

數(shù)字檔案技術不但方便讀者查閱，還可以通過自由設定互動項目收集社會資源。同時，在信息化模式下，地方可以根據(jù)自身的需求，建立屬于具有本地方特色的數(shù)據(jù)庫，為外界了解本地的風土人情提供一個快捷方便的平臺。利用數(shù)字檔案技術可以增強圖書館檔案管理的具體效果，促使圖書館改變管理方式和方法，提高圖書館檔案管理的效率。

（三）提高工作人員的職業(yè)素質

圖書館工作人員作為檔案管理工作的主要成員，他們的專業(yè)能力以及信息化的綜合能力直接關系到檔案工作的效果和質量。因此，要提高圖書館檔案管理工作的成效，就一定要提高工作人員的綜合能力。首先，要提高工作人員改變工作模式的意識，讓他們體驗到信息化技術給工作帶來的方便和快捷。其次，要對工作人員進行信息化技術的培訓，讓他們能夠熟練地掌握相關的計算機技術，從而很好地從事管理服務工作。第三，要不斷引進高素質的專業(yè)人才，為檔案管理工作輸入新鮮血液，不斷完善圖書館的人才隊伍建設。

（四）加強安全管理

網(wǎng)絡作為一個開放、共享、公平的平臺，檔案工作在實行信息化技術管理之后，無疑將檔案信息放置在一個相對比較開放的環(huán)境中，而且隨著人類的不斷進步，人們的文化版權意識也在不斷提升，因此，圖書館在建立檔案管理信息化時，就一定要注意資料的安全性，保證資料不被入侵或者盜取。首先，要提高相關工作人員的職業(yè)素質，增強他們的安全意識，規(guī)范他們的行為能力。其次，文件管理人員在登錄平臺時，要進行身份驗證和輸密碼，平臺應該實行專人專管。第三，對于平臺的數(shù)據(jù)，一定要進行備份，這樣即使在文件丟失的情況下，還可以通過備份將其恢復。

結束語

在信息技術快速發(fā)展的當下，構建圖書館檔案管理信息化是時代的產(chǎn)物，也是一件刻不容緩的工作，需要每一位工作人員不斷學習信息技術的相關知識，提高自身的管理意識，以適應信息化時代下圖書館檔案管理工作的新模式和新方法。

參考文獻

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