趙志剛

摘 要：檔案基礎(chǔ)性工作是一個(gè)檔案收集、整理、保管、利用的全過(guò)程，各個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，前后銜接，只有從每一個(gè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)做起，一步一個(gè)腳印，才能為整個(gè)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;基礎(chǔ)性

檔案室是本單位保存、管理檔案的部門，是單位的重要組成部分，對(duì)單位的日常工作起著舉足輕重的作用。做好檔案室的工作，需要檔案工作者付出大量的勞動(dòng)。

一、檔案的接收、收集、整理

根據(jù)《檔案法》的要求，各職能部門負(fù)責(zé)歸檔材料的收集和整理，并定期交由本單位檔案部門集中管理，任何人不得拒絕歸檔。檔案室既要接收行政事務(wù)活動(dòng)形成的檔案，也要接收科技檔案和各種專門檔案，本單位或工作人員編輯的書籍資料，宣傳本單位工作的報(bào)刊、材料等。從載體上包括紙質(zhì)檔案、膠片、磁帶、磁盤、光盤等形式的檔案資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作。如工程項(xiàng)目的檔案，堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，做好歸檔工作。管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保檔案齊全、完整、系統(tǒng)，立卷做到格式充一、字跡工整、圖像清晰，同時(shí)根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，對(duì)文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理都門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。檔案室要積極推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，只有形成的檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，才能為現(xiàn)代化的管理創(chuàng)造條件，保障檔案的質(zhì)量，為以后的檔案利用提供最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的保管

按照檔案管理制度要求，檔案室要配置高要求的檔案設(shè)施，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，依據(jù)國(guó)家和上級(jí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理保管檔案，保證檔案的安全，防止檔案的破損、褪色、霉變、失散、失真，對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施。積極做好檔案庫(kù)房的“九防”（防盜、防火、防塵、防水、防高溫、防強(qiáng)光、防污染、防蟲鼠、防潮），搞好庫(kù)房溫濕度調(diào)控。做好檔案登記，完善登記制度，維護(hù)檔案的完整安全。

三、檔案檢索與提供利用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，利用微機(jī)進(jìn)行檔案檢索，成為現(xiàn)代檢索的重要手段。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)（中國(guó)檔案分類法）進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中，還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，確保同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊。如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞，還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出毎份文件的實(shí)質(zhì)作用。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間、提高利用效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利，避其弊，我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計(jì)算機(jī)信息合并功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題分屬關(guān)系。

四、單位歸檔文件的指導(dǎo)和監(jiān)督

做到制度要健全，執(zhí)行有力。按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織檔案的過(guò)程中，給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加檔案資料整理的可操作性。組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貴徹《檔案法》及國(guó)家關(guān)于檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺(jué)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃，實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量，同時(shí)要求檔案人員，要根據(jù)工作進(jìn)度，積極參與單位的管理，及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系，爭(zhēng)取配合，做到邊工作、邊檢查邊記錄、邊收集資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

總之，檔案基礎(chǔ)性工作是一個(gè)檔案收集、整理、保管、利用的全過(guò)程，各個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，前后銜接，只有從每一個(gè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)做起，一步一個(gè)腳印，才能為整個(gè)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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