摘 要：通信設(shè)計企業(yè)檔案以產(chǎn)品檔案為主，由于移動通信的飛速發(fā)展，產(chǎn)品檔案的數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)檔案的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)生產(chǎn)的發(fā)展，因而因?qū)嵍?，做到保管和效益的雙贏。

關(guān)鍵詞：通信設(shè)計企業(yè);產(chǎn)品檔案;掃碼;排架

通信設(shè)計企業(yè)的產(chǎn)品檔案，是企業(yè)檔案的主要門類，隨著移動通信技術(shù)的發(fā)展，移動通信設(shè)計產(chǎn)品量劇增，而檔案室工作人員沒有增加。檔案整理的錄入工作量大，傳統(tǒng)的科技檔案“分類排架”法又存在留空和倒架問題。

為了改變這種局面，我所在的檔案室在技術(shù)人員的技術(shù)支持下，進行了大膽革新。

一、改革的思維依據(jù)：檔案的保管是為了利用，保管不是為了標準和規(guī)范而保管，庫房只要具有保管的良好條件， 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案庫房要達到八防“防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防濕、防高溫、防光”，現(xiàn)在電子檔案出現(xiàn)，增加防有害氣體、防磁、防震等等條件，具備這些保管條件之后，那么如何排架，可以根據(jù)自己的情況來定，檔案放在庫房里，能找到就行，就是這種最簡單的思維模式，方便查找，方便利用。

二、改革的技術(shù)基礎(chǔ)：企業(yè)大生產(chǎn)系統(tǒng)平臺的運用，檔案管理系統(tǒng)的接入，檔案電子檔上傳平臺存儲， 檔案計算機檢索的實現(xiàn)。這是通信設(shè)計產(chǎn)品電子檔案進行流水排架的技術(shù)基礎(chǔ)。

三、掃碼器錄入技術(shù)的使用受書店和超市掃碼識別商品價格進行收款的啟示在檔案管理中的大膽運用。

四、革新的過程簡介：

1、安徽時期：2006年，安徽郵電設(shè)計院從過去的移動企業(yè)的服務(wù)公司劃分出來，整體制劃給了中國移動設(shè)計院，改名為中國移動設(shè)計院安徽分院。院本部頒發(fā)了新的檔案分類細則，安徽分院過去沿襲的分類模式不再使用。對2006年的檔案分類進行了關(guān)閉?？偛拷y(tǒng)一安排對2006年以后的設(shè)計產(chǎn)品檔案進行了大規(guī)模的數(shù)字化，但新的分類細則，仍然存在排架留空和倒架問題。當(dāng)時，安徽院的設(shè)計年產(chǎn)量已經(jīng)達年歸檔八、九千冊產(chǎn)品檔案規(guī)模，為了提高效率，降低工作成本，徹底去除倒架的后顧之憂，專門與總部負責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)進行了溝通， 遵循院總部大類分類細則，在進行數(shù)字化的大類下面，按總部編號規(guī)則編號，按流水排列， 又能即來即歸，做到無留空無倒架。在負責(zé)出版的部門技術(shù)管理人員的配合下，開發(fā)出了條形碼應(yīng)用程序，每本設(shè)計都賦予唯一一個條形碼，當(dāng)出版后的設(shè)計，移交檔案室，進行檔案編號后，錄入檔案管理系統(tǒng)的時候，對應(yīng)的所有此本設(shè)計檔案信息都會立即反應(yīng)在了需要錄入的檔案管理系統(tǒng)界面內(nèi)，檔案管理人員只要輸入按照分類原則編好的檔案編號和一個大類里被賦予的流水號。雖然編號與排架流水的不一致，但在檔案管理系統(tǒng)里把大類流水錄入檔案系統(tǒng)管理界面的備注里，上架時按各大類的流水順序上架，這是檔案管理改革的大膽嘗試。這樣即來即編，即編即錄的檔案整理模式，做到不積壓，不倒架，極大地提高檔案工作效率。

新疆的革新有所不同：2017年， 本人調(diào)入新疆分院，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品檔案依舊使用的是傳統(tǒng)的排架模式，到處堆的是沒有全部出完的整理好了待上架的已經(jīng)歸檔設(shè)計檔案，只所以先堆在一邊，因為怕反復(fù)倒架。已經(jīng)出版歸檔完畢的產(chǎn)品檔案，因為留空的多少無法掌握。為了節(jié)約或空出空間來存放設(shè)計，只有不斷地倒架，值得慶幸的是，新疆產(chǎn)品檔案量不多，就算這樣，檔案管理人員也已經(jīng)苦不堪言。

更大膽的嘗試，就是把原有的設(shè)計一律集中到一起，完成一次總歸集，關(guān)閉以往的產(chǎn)品檔案。次年，按一年一個大流水進行排架，即來即歸，無需考慮類別，只是編號依舊按照總部的分類規(guī)則編號，即歸即整，即錄即上架。做到即來即清，再不需要到處找地方堆檔案，再不需要每隔一段時間就要求領(lǐng)導(dǎo)派人員進行倒架了。無需去計劃效率的提升，也無需去計算管理效益，單單對于檔案人員精神上就是極大的財富。

五、這種掃碼錄入，流水排架模式有何弊端，又如何規(guī)避呢？

1、流水排架依賴的是強大的檔案管理平臺，依賴的計算機搜索功能，檔案的查找利用工作簡單而易于操作。一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，也會導(dǎo)致查找工作受影響，或造成數(shù)據(jù)的丟失，這就要求，檔案管理者每年要打出上一年的歸檔檔案目錄，加以永久保存。以備不時之需要。

2、這種流水排架還可能會給若干年后的檔案銷毀工作造成影響，但，一個時期的產(chǎn)品檔案，其保存期限是一致的，當(dāng)根據(jù)年代長遠銷毀的時候，不存在任何問題，一起拿出銷毀就行，如果是根據(jù)不同的專業(yè)，或某些設(shè)備的存在，并且為了節(jié)省空間而不得不銷毀的話，比如移動通信發(fā)展初期的微波工程設(shè)計檔案，移動運營商的微波設(shè)備已經(jīng)全部被淘汰，設(shè)備被無線信號發(fā)射設(shè)備取代，設(shè)備不存在了，為建設(shè)其設(shè)備而做的設(shè)計還有存在的必要么？那次，檔案室進行了一次銷毀工作。如果是這種情況，技術(shù)的發(fā)展，一種技術(shù)被另外一種技術(shù)代替，一種專業(yè)設(shè)計檔案沒有存在的意義的時候，就需要從電腦中搜索出所有的這樣的設(shè)計，做好銷毀清冊目錄，履行銷毀手續(xù)后，即可進行銷毀，只需要在原來的目錄上做下標識即可。然后，剩余的其他設(shè)計重新排架。

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作者簡介：孟慶梅（1968-06-），女，漢族，安徽亳州人，大學(xué)本科學(xué)歷，檔案館員，工作于中國移動通信集團設(shè)計院新疆分院。