劉天棋 劉旭卿

摘 要：隨著中資企業(yè)在國際上影響力的與日俱增，在具體項目執(zhí)行過程中，受到所在國家或地區(qū)“放大鏡”式行政監(jiān)管的可能性也逐步增大，在境外開展業(yè)務(wù)過程中不可避免地卷入、涉及經(jīng)濟糾紛、法律訴訟事件，由此引起的政治、經(jīng)濟、文化風險系數(shù)不斷加大，強化檔案管理必然成為企業(yè)維護自身權(quán)益最重要、最基本的法律憑證。

關(guān)鍵詞：中資企業(yè);境外檔案管理;信息化

境外檔案管理存在問題

檔案是企業(yè)各項工作的真實記錄，檔案資源作為企業(yè)生存和發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)，是促進企業(yè)科學發(fā)展、維護企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。

隨著中國企業(yè)海外優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略的實施，境外機構(gòu)數(shù)量日益增加，管理層級與關(guān)系日益復(fù)雜，檔案工作越來越成為企業(yè)不可缺少的基礎(chǔ)性工作之一，管理層逐漸意識到，做好檔案工作是企業(yè)在項目管理、項目運行過程中的重要職責：

1、檔案工作的專業(yè)性和境外業(yè)務(wù)的特殊性，要求企業(yè)必須做好境外檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導和檢查;

2、區(qū)域中心業(yè)務(wù)涵蓋國別較多，駐外機構(gòu)數(shù)量大，調(diào)研顯示，區(qū)域中心檔案管理人員缺乏，檔案管理體系有待健全，檔案管理制度有待完善，檔案實體保管條件有限，檔案信息化建設(shè)相對滯后等。

問題突出表現(xiàn)在，一是不同國別境內(nèi)的工程項目檔案15000余卷規(guī)范管理利用問題;二是工程運營公司檔案存放規(guī)范管理利用問題;三是在建的工程項目檔案也將面臨檔案規(guī)范管理長期存放問題;四是工程項目社會治安風險較大，面臨檔案的安全管理問題等等。

境外檔案管理信息化建設(shè)目標

面對中資企業(yè)海外發(fā)展進入新的階段，境外檔案收集模式、管理方法、服務(wù)手段都要適應(yīng)新形勢下檔案管理要求，通過信息化手段實現(xiàn)對檔案的收集、整理、編目、利用等全流程管理，即為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革創(chuàng)新等中心工作提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又提升了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平，因此境外檔案管理信息化工作勢在必行。

境外檔案管理信息化系統(tǒng)以數(shù)字資源、信息安全和遠程訪問為基礎(chǔ)，將原有以紙質(zhì)為主的檔案數(shù)字化，使企業(yè)各級檔案管理部門能夠?qū)崿F(xiàn)對各分子企業(yè)的電子文件的歸檔和管理，境內(nèi)外各級檔案工作人員均可通過網(wǎng)絡(luò)方式根據(jù)不同權(quán)限訪問企業(yè)相關(guān)檔案資源，達到檔案信息資源深度加工利用以及電子檔案的長期安全保存的目的，實現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)“資源共享、互聯(lián)互通、知識挖掘”的目標。

境外檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容

境外檔案信息化不僅要做好傳統(tǒng)等檔案基礎(chǔ)管理工作，還要按照信息化建設(shè)需要開展相應(yīng)的工作，主要有以下幾個方面：

1.檔案信息化制度體系建設(shè)。包括檔案信息化工作規(guī)章、管理制度與業(yè)務(wù)操作細則。區(qū)域中心檔案中心應(yīng)在公司總部檔案部門、海外事業(yè)部，以及區(qū)域中心的指導下，根據(jù)“雙重遵從”理念，即在遵守所在國家檔案法律法規(guī)的前提下，根據(jù)我國檔案法規(guī)制度、境內(nèi)總部的檔案規(guī)章制度，結(jié)合境外具體實際，制定相應(yīng)檔案信息化制度。

2.檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。一是區(qū)域中心檔案中心應(yīng)根據(jù)境外具體實際情況，將業(yè)務(wù)運營體系與檔案管理體系緊密結(jié)合，梳理出影響駐外機構(gòu)整體運營的關(guān)鍵流程，把握境外檔案監(jiān)控關(guān)鍵點。同時，根據(jù) “雙向包容”理念，即境內(nèi)境外檔案文化相互包容，建立境外檔案標準，推動各專業(yè)檔案語言版本、模板格式的國際化與標準化，進而推動檔案過程管理程序化、管理屬地化。二是區(qū)域中心檔案中心在貫徹“集中統(tǒng)一管理”原則時，檔案資源管理實行檔案監(jiān)管權(quán)集中，檔案日常管理分散;重要檔案集中，一般檔案分散;數(shù)字檔案集中，實體檔案分散。

3.檔案信息化建設(shè)主要方略與措施。區(qū)域中心檔案中心以本機構(gòu)信息化為基礎(chǔ)，負責中國交建數(shù)字檔案館統(tǒng)一建設(shè)在區(qū)域中心的推廣應(yīng)用，實現(xiàn)駐外機構(gòu)檔案管理信息化。積極開展存量檔案數(shù)字化工作，建立境外檔案目錄數(shù)據(jù)庫，重要檔案進行全文數(shù)字化，并定期做好備份。實現(xiàn)境外電子檔案資源最大限度集中存放于企業(yè)安全的數(shù)據(jù)中心，不同地域機構(gòu)人員依據(jù)權(quán)限共享檔案信息資源，推動檔案資源安全科學配置和高效利用。

數(shù)字檔案館對檔案產(chǎn)生的全過程進行監(jiān)控，針對企業(yè)體量大、業(yè)務(wù)廣等特點，作為超大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)企業(yè)，中國交建屬于多組織、多業(yè)態(tài)的組織架構(gòu)，因此數(shù)字檔案系統(tǒng)功能非常龐大，為此，綜合考慮各單位應(yīng)用現(xiàn)狀及需求情況的參差不齊，中國交建采取了“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”的基本原則。

一期建設(shè)內(nèi)容包括相關(guān)標準建設(shè)，包括制定文書、實物、聲像檔案管理標準、數(shù)據(jù)元及值域代碼標準等;建設(shè)數(shù)字檔案館的核心功能，形成“著錄模板”的模式進行歸檔，實現(xiàn)文書檔案、實物檔案、聲像檔案檔案的管理，建立企業(yè)、二級單位企業(yè)級全宗下的多全宗管理模式，形成全企業(yè)全文檢索及目錄共享。完成與企業(yè)總部及試點單位OA、統(tǒng)一門戶的對接，形成OA接口統(tǒng)一標準;

二期建設(shè)內(nèi)容，科技檔案相關(guān)標準制度建設(shè);實現(xiàn)科技檔案管理，形成“科技檔案歸檔模板”的模式進行歸檔，建立全企業(yè)全文檢索;實現(xiàn)全企業(yè)目錄共享，形成目錄統(tǒng)一接口規(guī)范，與各二級單位自建數(shù)字檔案館進行對接，建立全企業(yè)目錄共享機制;實現(xiàn)與物資管理系統(tǒng)、裝備采購系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，建立相應(yīng)接口標準，實現(xiàn)各類檔案自動化歸檔;與交建通深入對接;

三期建設(shè)內(nèi)容，實現(xiàn)會計檔案管理，并與財務(wù)系統(tǒng)對接形成會計檔案自動化歸檔;實現(xiàn)全企業(yè)檔案GIS、虛擬庫房及海外檔案的管理，實現(xiàn)地圖級目錄查看、虛擬庫房管理。進行大數(shù)據(jù)挖掘，打造知識中心，形成知識地圖。

網(wǎng)絡(luò)條件較差的項目部： 對于網(wǎng)絡(luò)條件較差的項目部，將采用離線客戶端的模式，再通過離線文件的形式上傳到數(shù)字檔案館。

4.境外檔案信息化建設(shè)效益分析

4.1管理效益分析。數(shù)字檔案館建設(shè)將建立一套適合企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范體系，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理流程，實現(xiàn)電子文檔全生命周期管理;建設(shè)全系統(tǒng)的電子文件目錄系統(tǒng)，實現(xiàn)基層單位與上級單位的電子化移交，提升企業(yè)整體檔案管理水平。

通過數(shù)字檔案館與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機整合，消除企業(yè)信息孤島，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)板塊中數(shù)字文檔信息在線歸檔和企業(yè)檔案信息長期永久保存。通過先進的信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的管理和利用，獲取檔案信息成本更低、速度更快、范圍更全面、檢索更精準，在更大程度實現(xiàn)企業(yè)信息資源有效共享，為企業(yè)檔案信息化管理提供有力的保障，支撐企業(yè)業(yè)務(wù)運營，來支撐企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。

4.2 經(jīng)濟效益分析。應(yīng)用良好的檔案信息化管理系統(tǒng)不但能有效地減少人力成本和管理費用，而且可為企業(yè)帶來明顯的間接效益。如針對工程項目過程資料管理的系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用，可為企業(yè)提供項目全生命周期的精細化管理：在項目準備階段提供項目招投標管理，做好各項投標資料準備，為企業(yè)中標提供良好保障;在項目實施階段為企業(yè)提供全面項目文檔管理服務(wù)，為項目驗收提供可靠保障;在項目驗收及運行階段可提供完善的項目運維管理，為項目尾款順利回收打下良好基礎(chǔ)，可為企業(yè)減少不必要的經(jīng)濟損失，為提高項目成功率提供有力保障，為進一步提升企業(yè)經(jīng)濟效益創(chuàng)造良好條件。

結(jié) 語

本文通過分析境外檔案管理的主要問題、信息化建設(shè)內(nèi)容，簡述了中國交建境外檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗。境外檔案信息化建設(shè)為在境外落地實施企業(yè)戰(zhàn)略，有效推動境外業(yè)務(wù)區(qū)域化、屬地化、專業(yè)化發(fā)展，完善境外發(fā)展和管控體系提供有力支撐，為防范境外項目合規(guī)風險奠定了檔案管理基礎(chǔ)。

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