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        網(wǎng)絡(luò)和信息化體系下大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書工作的轉(zhuǎn)型

        2020-10-20 05:41:01俞倫祥
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:圖書國(guó)有企業(yè)檔案管理

        俞倫祥

        摘 要:在網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的大環(huán)境下,企業(yè)檔案圖書工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書工作應(yīng)把握網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的時(shí)機(jī),推進(jìn)數(shù)字化、智能化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)型。

        關(guān)鍵詞:網(wǎng)信國(guó)有企業(yè)檔案;圖書

        企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件;企業(yè)圖書是指企業(yè)保管的以紙質(zhì)印刷本或光盤形式存在的中外文圖書、內(nèi)部資料、科技報(bào)告、會(huì)議錄、專利、 論文等資料。檔案、圖書屬于企業(yè)顯性知識(shí),是企業(yè)管理中的重要組成部分,隨著國(guó)有企業(yè)改革的推進(jìn),大型國(guó)有企業(yè)檔案工作和圖書工作得到長(zhǎng)足的發(fā)展。但是總體與大型國(guó)有企業(yè)的發(fā)展需求還存在差距,特別是在網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的大環(huán)境下。檔案工作以保管和提供紙質(zhì)查詢利用為主,圖書管理以提供圖書、期刊利用為主。新時(shí)代,企業(yè)檔案圖書工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書工作應(yīng)把握網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的時(shí)機(jī),推進(jìn)數(shù)字化、智能化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)型。

        1 轉(zhuǎn)型背景

        2020年是“十三五”規(guī)劃的收官之年,是保障“十四五”順利起航的奠基之年。十八大以來,習(xí)近平總書記提出了網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作事業(yè),隨著網(wǎng)信事業(yè)、國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn),也為檔案、圖書工作指明了新的方向,提出了新的課題,帶來了新的機(jī)遇。突破以往思維定勢(shì)、行為習(xí)慣和路徑依賴,堅(jiān)持改革創(chuàng)新、推動(dòng)檔案圖書工作的轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。企業(yè)檔案、圖書工作作為大型國(guó)有企業(yè)管理工作重要組成部分,在網(wǎng)型事業(yè)大發(fā)展的環(huán)境下,轉(zhuǎn)型背景如下。

        1)建立了集中統(tǒng)一的檔案圖書管理模式。檔案、圖書作為大型國(guó)有企業(yè)重要的信息資源,不僅僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程,承載了企業(yè)發(fā)展的歷史真跡,同時(shí)也服務(wù)于企業(yè),為企業(yè)的發(fā)展提供了智力支持。檔案、圖書工作日益成為企業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)性、支撐性工作,越來越受到企業(yè)的重視。根據(jù)《檔案法》和《10號(hào)令》大型國(guó)有企業(yè)都建立了集中統(tǒng)一的檔案管理制度,圖書管理與檔案管理基本上都設(shè)置在一個(gè)部門進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。2)推進(jìn)了信息化轉(zhuǎn)型,但是信息化水平較低。隨著檔案信息化的推進(jìn),大型國(guó)有企業(yè)上線了檔案信息系統(tǒng),開展了檔案數(shù)字化建設(shè);圖書管理工作,開展了電子資源的建設(shè),購買了大量的數(shù)據(jù)庫,方便企業(yè)員工獲得最近的國(guó)內(nèi)外技術(shù)動(dòng)態(tài)。但是整體的信息化水平較低,企業(yè)員工不能隨時(shí)隨地的查詢利用企業(yè)檔案,掌握企業(yè)技術(shù)信息。企業(yè)檔案仍處于“重藏輕用”的局面,檔案利用手段落后,仍以到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案為主,不能實(shí)時(shí)地、全面地在線查詢和利用本所和其他所的檔案資源,再加上借閱審批流程的限制,檔案利用效率低下,對(duì)企業(yè)科研活動(dòng)支持不足。3)開展了知識(shí)管理工作,但是知識(shí)管理還處于探索階段。圖書管理工作也是在提供數(shù)據(jù)庫的服務(wù),沒有開展知識(shí)管理工作,沒有調(diào)動(dòng)企業(yè)的組織知識(shí)和員工的個(gè)人知識(shí)。知識(shí)管理還處于起步階段,組織和個(gè)人的知識(shí)未充分的開發(fā)。員工不能夠?qū)崟r(shí)地、全面地了解企業(yè)和企業(yè)員工知識(shí)。

        目前大型國(guó)有企業(yè)檔案和圖書的工作的現(xiàn)狀,離網(wǎng)信事業(yè)的發(fā)展要求還很大,不利于員工快速地掌握企業(yè)技術(shù)信息和知識(shí),不利于企業(yè)員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng),一定程度上限制了員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感,不利于企業(yè)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

        2 轉(zhuǎn)型目標(biāo)

        通過統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一部署,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一接口、統(tǒng)一數(shù)據(jù)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一平臺(tái),開展檔案數(shù)字化和信息化建設(shè),確保企業(yè)員工能隨時(shí)隨地的獲取企業(yè)檔案,掌握最新的企業(yè)技術(shù)信息;挖掘企業(yè)和員工知識(shí),開展知識(shí)管理工作,確保企業(yè)員工能隨時(shí)隨地的獲取企業(yè)內(nèi)部各類知識(shí)和了解最新的國(guó)內(nèi)外技術(shù)進(jìn)展;幫助員工自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng),構(gòu)建有利于企業(yè)員工快速獲得企業(yè)技術(shù)信息和知識(shí)的管理模式及通道,方便員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng),增強(qiáng)員工對(duì)子集團(tuán)的認(rèn)同感,幫助企業(yè)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

        1)實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)技術(shù)信息。開展檔案信息化建設(shè),升級(jí)和優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng),開展檔案數(shù)字化建設(shè),提升大型國(guó)有企業(yè)檔案信息化水平,確保企業(yè)員工實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)檔案信息資源,通過隨時(shí)隨地可查詢利用企業(yè)檔案信息資源,方便員工獲得企業(yè)技術(shù)信息,便于員工通過查詢利用檔案,獲得企業(yè)積累的技術(shù)信息,提升自己的學(xué)習(xí)企業(yè)組織的知識(shí)能力,方便員工在企業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上,開展新的創(chuàng)新和研究。2)實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)和企業(yè)員工知識(shí)。企業(yè)的圖書管理在網(wǎng)信事業(yè)的背景下,應(yīng)結(jié)合企業(yè)的檔案工作,朝著知識(shí)管理的方向開展,隨著圖書管理和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展,在獲得外部的最新的技術(shù)進(jìn)展方面已經(jīng)沒有障礙。而是企業(yè)內(nèi)部的組織知識(shí)和員工知識(shí)沒有充分的開發(fā),組織的知識(shí)沒有充分的記錄和保存,企業(yè)員工的知識(shí)沒有充分的被調(diào)動(dòng),員工之間如何更好的傳播知識(shí)沒有被解決。3)便于員工快速成長(zhǎng)和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。員工通過查詢檔案信息資源,通過方便地獲取組織的知識(shí)和員工的知識(shí),方便的知識(shí)和信息獲取,能實(shí)現(xiàn)快速地成長(zhǎng)和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn),從而加大對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感,樂于留在企業(yè)。

        3 轉(zhuǎn)型措施

        根據(jù)網(wǎng)信事業(yè)建設(shè)的大環(huán)境,隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的深入應(yīng)用,明確了國(guó)有企業(yè)檔案、圖書工作的主要轉(zhuǎn)型目標(biāo),國(guó)有企業(yè)檔案、圖書工作應(yīng)通過以下的具體措施來看著工作。

        1)制度建設(shè)。不斷地完善和優(yōu)化檔案、圖書管理制度,確保建立健全大型國(guó)有企業(yè)檔案、圖書工作模式和制度標(biāo)準(zhǔn),確保建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式,確保檔案信息資源完整、準(zhǔn)確,確保檔案信息資源應(yīng)歸盡歸;建立知識(shí)管理制度體系,明確知識(shí)共建共享原則,鼓勵(lì)知識(shí)的分享,建立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。從頂層規(guī)章、業(yè)務(wù)辦法、操作規(guī)則三個(gè)方面分層級(jí)制定或者修訂企業(yè)檔案制度,并將檔案管理流程融入企業(yè)信息化建設(shè)流程中,將檔案業(yè)務(wù)相關(guān)要求嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng),形成全過程無縫管理。2)體系建設(shè)。完善的檔案管理體系建設(shè)是做好檔案全面、快速、廣泛收集的基礎(chǔ)。圍繞企業(yè)中心工作,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案體系頂層設(shè)計(jì),統(tǒng)籌整合各類資源,逐步建成統(tǒng)一的、資源共享型的檔案工作體系。完善現(xiàn)有文件收集范圍,加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成互聯(lián)和資源整合。實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的應(yīng)收盡收,應(yīng)歸盡歸。3)資源建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是檔案發(fā)展的方向,也是企業(yè)檔案工作的追求目標(biāo)。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)的發(fā)展,必將會(huì)對(duì)檔案工作和檔案的發(fā)展產(chǎn)生重大影響。借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息化技術(shù),推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。把現(xiàn)有的重要的產(chǎn)品和課題檔案進(jìn)行數(shù)字化,為提供在線的查詢利用提供資源保障,并逐步實(shí)現(xiàn)從接收保管紙質(zhì)檔案向接收保管電子檔案轉(zhuǎn)變。通過記錄、收集、整理企業(yè)組織和個(gè)人的知識(shí),為企業(yè)員工提供獲得企業(yè)的知識(shí)提供便利。4)安全建設(shè)。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí),安全管理是重中之重。結(jié)合國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的信息化形式及企業(yè)的性質(zhì),做好頂層策劃、統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一部署。結(jié)合企業(yè)電子檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn),制定適合企業(yè)電子檔案長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)及制度,建設(shè)適合企業(yè)電子檔案存儲(chǔ)、備份體系。5)平臺(tái)建設(shè)。開展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè),圍繞企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)的重點(diǎn)難點(diǎn),圍繞科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、企業(yè)文化建設(shè)等主要業(yè)務(wù)板塊,加強(qiáng)檔案圖書資源的開發(fā),深入挖掘檔案圖書的價(jià)值,及時(shí)提供更加精準(zhǔn)、細(xì)致的檔案、知識(shí)支持服務(wù)。優(yōu)化借閱流程,完善檔案檢索利用手段,通過數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)智能推送功能。實(shí)現(xiàn)員工能隨時(shí)隨地查詢利用檔案信息資源,獲得企業(yè)技術(shù)信息的全面支持;推進(jìn)知識(shí)管理平臺(tái)建設(shè),使得員工能夠?qū)崟r(shí)地、充分了解部門內(nèi)、外的最新技術(shù)進(jìn)展。使得員工能較為便捷的掌握部門內(nèi)、外的最新技術(shù)進(jìn)展。方便企業(yè)員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng),增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感,助力子集團(tuán)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

        參考文獻(xiàn)

        [1]常麗偉.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[A].“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(下)[C].2016.

        [2]冉龍江.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[A].教育理論研究(第三輯)[C].2018.

        [3]梁景強(qiáng).檔案信息化建設(shè)途徑探討[A].2018年6月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì)[C].2018.

        [4]蒙斌.信息化浪潮下的檔案事業(yè)——在廣西壯族自治區(qū)檔案館建館50周年紀(jì)念大會(huì)上的發(fā)言[A].廣西檔案2010年第4期(總第100期)[C].2010.

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