張金魚
摘 要:最近幾年,我國時常出現(xiàn)個人信息泄露問題,這不僅會對當事人隱私權(quán)造成侵害,還會影響到社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。特別是在檔案管理中,檔案中對各個方面的信息都進行了詳細的記錄,如果個人信息泄露,會造成嚴重的后果。因此,在實際工作中,檔案管理人員需要結(jié)合實際情況,利用有效的措施,盡可能的防止個人信息泄露。下文針對檔案管理中防止個人信息泄露的策略進行深入分析,希望可以有效保護個人信息,以防當事人切身利益受到損害,保證良好的社會秩序。
關(guān)鍵詞:檔案管理;個人信息;防止泄露;策略
在信息時代背景下,信息技術(shù)的不斷發(fā)展給人們?nèi)粘I顜砹溯^多的便利,通過信息技術(shù)的應(yīng)用,人們可以方便的對自身所需信息進行獲取,并且信息之間的交流不會受到時間、空間的限制。但是在該過程中,人們的個人信息,尤其是進行檔案利用的信息,難免會出現(xiàn)泄漏的問題,這種個人信息的泄漏會產(chǎn)生較大的安全隱患。因此,在檔案管理工作中,檔案管理人員需要給予個人信息保護足夠的重視,結(jié)合實際情況,通過科學合理的手段,不斷加強管理力度,保證檔案個人信息在利用過程中的安全性,進而有效防止個人信息泄露問題的出現(xiàn),提升檔案管理質(zhì)量和水平。
1 檔案管理中個人信息泄露途徑
1.1 在收集中的泄露
個人信息受到法律保護,屬于公民的隱私權(quán),任何人不允許通過任何手段進行竊取、傳播、轉(zhuǎn)讓、出售?,F(xiàn)階段,盡管我國相關(guān)法律法規(guī)對檔案的管理與利用、密級的變更與解密進行了嚴格的規(guī)定,但是在個人信息收集、使用、存儲、移交等方面還沒有明確的保密規(guī)定,導致不法分子有空可鉆[1]。在信息時代背景下,檔案管理工作逐漸向著電子化方向發(fā)展,收集工作也呈現(xiàn)出自動化、快捷化、詳細化的特點,與此同時個人信息泄露問題也越來越突出,如果在收集個人資料時稍有不慎,便會造成泄露問題。
1.2 在傳輸與儲存中的泄露
根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示,在檔案管理工作中,出現(xiàn)個人信息泄露的一個重要原因就是網(wǎng)絡(luò)信息安全性和可靠性相對較差。在檔案管理部門和用戶之間通過網(wǎng)絡(luò),對個人信息進行傳遞時,有可能會發(fā)生泄露問題;或者是在不同網(wǎng)站之間對個人信息進行共享的某個環(huán)節(jié)中,也有可能發(fā)生泄露問題;又或者是在檔案網(wǎng)站與某些服務(wù)單位中對個人信息進行貯存時也有可能出現(xiàn)泄露問題。存在這一現(xiàn)象,究其原因在檔案管理工作中個人信息保護措施不夠完善,沒有充分利用技術(shù)保護手段對個人信息進行保護,進而導致在傳輸與儲存中發(fā)生個人信息泄露問題[2]。
1.3 在利用中的泄露
在檔案管理工作中,檔案利用是非常重要的一部分內(nèi)容,若無法科學、合理、恰當?shù)膶€人資料進行利用,那么非常容易在檔案信息服務(wù)工作中出現(xiàn)個人信息泄露問題。在檔案利用中,一定會涉及保護公民個人信息的問題,若在該過程中發(fā)生事務(wù),會給公民個人帶來較大的危害,甚至還會影響到社會安定團結(jié)。現(xiàn)階段,由于受到多種因素的影響,在檔案信息開放利用中,個人信息難以得到應(yīng)有的保護,尤其是部分服務(wù)單位對用戶個人信息進行隨意公開和出售,嚴重影響到了檔案管理效果。
2 檔案管理中防止個人信息泄露的策略
2.1 對檔案管理與收集工作進行規(guī)范,防止個人信息泄露
在檔案管理工作中,檔案管理人員需要嚴格根據(jù)檔案使用類型的相關(guān)規(guī)范條件開展工作,進而營造一個基于非全面保護意識的公民使用環(huán)境,充分發(fā)揮內(nèi)部保護條件優(yōu)勢。在收集個人檔案信息時,需要堅持合法、資源的原則,通過合法的方式獲取個人信息,避免利用欺詐、盜竊、其他非法手段進行獲取[3]。與此同時,檔案管理人員需要保證個人信息獲取的真實性,避免把錯誤資料和虛假資料作為個人信息,也不允許歪曲事實,對個人信息進行隨意偽造和篡改。并且,檔案管理人員有義務(wù)告知被收集者相關(guān)事實和權(quán)利義務(wù)。此外,檔案管理人員只能把資料用在法定的,或者是當事人同意的范圍內(nèi),不允許把個人信息用在非法或者是商業(yè)性使用。從原則上來講,個人信息在收集以后不允許進行轉(zhuǎn)讓,除非獲得當事人的同意,在法律允許非經(jīng)本人同意也可以轉(zhuǎn)讓的條件下,也需要對當事人進行通知。
2.2 注重對個人信息管理的技術(shù)保護,防止個人信息泄露
在檔案管理工作中,檔案管理人員需要利用有效的技術(shù)保護措施,避免個人信息泄露。利用這在對個人信息進行使用時,只限于實現(xiàn)既定目的,可以閱覽、復制、摘錄檔案信息,但是不允許違背相關(guān)規(guī)定,把個人信息進行對外公布、散布、發(fā)表、傳閱等,也不允許對他人進行出售。與此同時,在管理工作中需要注重技術(shù)保護措施的利用,例如利用加密軟件(如圖一)、軟件管理工具、自動刪除個人資料軟件等,。此外,為了防止出現(xiàn)未獲授權(quán)人允許截取或查閱個人信息的問題,檔案管理人員可以在網(wǎng)站設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)器,自動使電子郵件傳輸?shù)筋A定的服務(wù)器目錄機密郵箱中。
2.3 不斷提升檔案管理人員防范意識,防止個人信息泄露
在檔案管理工作中,為了可以滿足工作需求,檔案管理人員需要對各項業(yè)務(wù)進行了解和熟悉,對館藏信息進行掌握[4]。并且,為了可以對更多的個人信息進行了解,需要對檔案管理人員進行職業(yè)道德教育,使其可以嚴格根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)進行檔案管理工作,不斷提升其自我約束意識和能力,避免發(fā)生因為人為因素出現(xiàn)個人信息泄露的問題。
3 結(jié)束語
總而言之,在新時代背景下,在檔案管理工作中,防止個人信息泄露是非常重要的,不僅可以有效保護當事人的個人信息,避免其切身利益受到損害,還可以有效維持社會秩序,促進社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)階段,由于受到多種因素的影響,檔案管理工作還存在一些問題,這給防止個人信息泄露工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。想要有效防止個人信息泄露,在實際工作中,檔案管理人員需要結(jié)合實際情況,嚴格根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求,加強對個人信息的管理力度,通過科學有效的策略,有效防止個人信息泄露問題出現(xiàn),從根本上提升檔案管理工作質(zhì)量和水平。
參考文獻
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