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        探析醫(yī)院文書檔案信息化管理探索

        2020-10-20 05:41:01鄭愛云
        卷宗 2020年20期
        關鍵詞:醫(yī)院

        鄭愛云

        摘 要:現階段,信息化技術發(fā)展速度日益加快,同時開始廣泛應用于檔案管理工作中,促使檔案管理工作更加規(guī)范。運用信息化管理方式管理文書檔案,即使此項工作的管理水平得到了顯著提高,同時為文書檔案管理提供了諸多方便,這為醫(yī)院檔案管理水平的提升提供了諸多幫助。所以,應把醫(yī)院文書檔案信息化管理工作當作重點工作之一,對檔案利用價值進行深入挖掘,為醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮重要促進作用。對此,本文基于醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點,對醫(yī)院文書檔案信息化管理策略展開了探討,以供參考。

        關鍵詞:醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

        文書檔案管理是醫(yī)院日常管理中不可或缺的一部分,其直接影響著醫(yī)院內部規(guī)劃以及前景發(fā)展。在信息化時代背景下,醫(yī)院文書檔案管理逐漸實現了線上管理的目標。但因為醫(yī)院文書檔案內容多、范圍廣,所以在向信息化管理發(fā)展的過程中很容易出現各種各樣的問題,這就需要檔案管理人員和院內檔案管理需要相結合,將管理計劃切實做好,促進自身管理能力增強。

        1 醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點

        1.1 對文書檔案的查漏補缺極為有利

        過去,在開展醫(yī)院文書檔案管理的過程中,主要是立卷整理資料,這種管理方法容易造成資料收集不齊全或缺失,因此大部分時候要拆卷重新進行整理,從而使得文件順序被打亂。如此便增多了相關人員的工作任務,需要對文書檔案封面進行修改、抄寫目錄、重新編排資料,十分復雜和繁瑣。而在醫(yī)院文書檔案管理工作中積極引入計算機技術,便能在資料系統(tǒng)中將正確的修改指令輸入其中,通過系統(tǒng)自動進行修改,如此便能促進此項工作的質量與效率顯著提升。

        1.2 對珍貴文件資料的保存極為有利

        過去,醫(yī)院在對文書檔案進行整理時,為了在立卷中使裝訂更加美觀,要對資料做修邊和切邊處理,這一步驟若是沒有做好,便會對文件資料的外觀造成影響[1]。采取信息化的手段管理醫(yī)院文書檔案,只需在通過掃描文書檔案,用電子文件的方式存儲,之后直接運用于管理工作之中即可,如此不僅可以使珍貴的原始資料得到科學保存,同時也能確保醫(yī)院信息的準確性和完整性。

        1.3 對檔案資料的快速準確利用極為有利

        過去,醫(yī)院在運用信息化手段開展管理工作的過程中,主要采用的是手工管理方式,從而浪費了諸多人力、物力,同時醫(yī)院文書檔案未包含諸多信息,不能充分利用文書檔案信息資料。但在此項工作中積極借助計算機網絡,便能增強其信息化,借助電子目錄,整理和歸檔相關資料,為今后有效、迅速地查詢相關檔案資料提供方便。除此之外,借助計算機網絡技術可以給予醫(yī)院各部門以及各科室有效幫助,使其能夠在最短的時間內查詢相關文書檔案,讓文書檔案能夠為大家所用,實現了資料利用效率的最佳化。運用信息化手段開展管理工作,可以使資料更加形象直觀,為今后的查找和檢索提供方便,同時讓文書檔案資料的安全性得到有效保障。

        2 醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

        2.1 創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案信息化管理理念

        必須運用先進的管理理念開展醫(yī)院文書檔案管理工作,唯有如此,才能使醫(yī)院文書檔案信息化管理目標順利實現[2]。運用網絡技術開展此項管理工作,可以使文書檔案管理更具科學性,讓紙質檔案逐漸轉變?yōu)殡娮訖n案,將現代信息技術的便捷性充分發(fā)揮出來,確?,F有信息資源最優(yōu)化。醫(yī)院各領導和文書檔案管理人員應加深對信息化管理重要性的認識,樹立先進的管理理念,借助信息技術和大數據技術等對各種文書檔案進行整理與簡化,進而促進醫(yī)院文書檔案朝著信息化和數字化發(fā)展。

        2.2 制定相應的管理制度

        管理人員應對相應的信息化文書檔案管理計劃予以制定,促進檔案管理效率提升。第一,因為醫(yī)院每天都有很多就診病歷,所以具有很大的檔案信息量,應要求檔案管理人員第一時間進行備份,同時在固定的時間收集和清理檔案,把沒有用的檔案清除,防止資源空間被占用。醫(yī)院管理層可以構建監(jiān)督小組,在固定的時間對院內檔案情況進行檢查,加深對一天工作中檔案類型變化情況和數量的了解,從而把之后的工作管理重點整理和推斷出來。第二,院內發(fā)表文獻以及研究資料均是十分珍貴的文書檔案資料。所以,監(jiān)督小組應向檔案管理人員提出要求,必須將備份整理工作做好,同時設置相關查看權限,實施分層管理制度,只有研究相關人員以及高層領導才能查看。其他人員必須出具相關證明,才能查看和訪問。除此之外,要設置相應的修改權限,如此才能促進檔案管理安全性提升,不會隨意更改其內容,使檔案更具價值。

        2.3 加快醫(yī)院文書檔案信息化建設

        現階段,醫(yī)院發(fā)展速度日益加快,顯著增加了各種文書檔案的數量與種類,若是仍運用傳統(tǒng)的管理方式,就很難促進醫(yī)院文書檔案記錄以及整理工作效率提升,不能使現代醫(yī)院對文書檔案的管理需求得到滿足。信息化時代,醫(yī)院需要注意設備和技術的更新換代,積極運用計算機技術,運用應計算開展此項工作,使信息化管理目標逐步實現[3]。第一,醫(yī)院應投入足夠的資金,配備必要的基礎設施以及硬件設備,促進信息化管理建設順利開展。第二,醫(yī)院應把紙質文檔制作成電子檔案,對其中重復的內容進行整理,就缺少的內容做好標注,如此便能更好地開展之后的文書檔案管理工作,促進醫(yī)院文書檔案信息化管理水平提升。第三,醫(yī)院必須注重建設信息網絡平臺,在信息系統(tǒng)中錄入文書檔案,立足于醫(yī)院信息資源的構建,使網上傳輸數據的目的順利實現,如此便能提高信息化管理水平,更好地服務于患者。

        2.4 提高文書檔案管理人員的綜合素質

        先進的設備和儀器是確保醫(yī)院文書管理模式先進性的關鍵,同時高端、專業(yè)的人才也是不可或缺的一部分,其有利于順利開展醫(yī)院文書管理工作。所以醫(yī)院需要加大培訓相關人員的力度,同時選擇一些人員外出進修,以此給予其幫助,掌握更為豐富的理論知識,促進其業(yè)務素質能力增強。同時醫(yī)院還可以向相關專家發(fā)出邀請,讓其到醫(yī)院開展講座,為醫(yī)務人員傳播和普及相關知識,充分調動醫(yī)療工作人員自主學習的積極主動性,增強意識。在固定的時間組織文書檔案管理人員進行考核,以此激勵其積極主動提高自身綜合素質。

        2.5 確保文書檔案信息化管理工作的可靠性和安全性

        作為一種醫(yī)學信息資源,在醫(yī)院中文書電子檔案是極為重要的組成部分,其有效性、安全性以及準確性直接影響著實際的醫(yī)療作業(yè),所以,確保醫(yī)院文書檔案信息化管理工作運轉的正常性、可靠性以及安全性意義極為重大[4]。醫(yī)院和文書檔案信息化管理工作人員應借助各種各樣的檔案管理手段,如第一時間備份檔案、設置防御系統(tǒng)、安排專門的人員負責保管、建立安全保證體系等,確保此項工作更加可靠、安全。

        3 結語

        總而言之,采取信息化手段管理醫(yī)院文書檔案,其是時代發(fā)展的大勢所趨,其為對醫(yī)院各項工作的順利開展極為有利。此項工作并非只是檔案管理部門的任務,而需要醫(yī)院各個部門的相互配合和一同努力才可以做好。對此,醫(yī)院各部門應高度重視此項工作,促進文書檔案信息化管理水平提高,更好地服務于患者與家屬,為醫(yī)院各項工作的順利開展發(fā)揮促進作用。

        參考文獻

        [1]楊志聯.試論信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內外,2019(34):3-4.

        [2]王明霞.醫(yī)院文書檔案的信息化管理與利用分析[J].臨床醫(yī)藥文獻電子雜志,2019,6(96):179.

        [3]劉洋.信息時代醫(yī)院文書檔案的信息化管理探微[J].辦公室業(yè)務,2018(22):98.

        [4]苗琳玲.信息化背景下醫(yī)院文書檔案管理中的應用分析[J].辦公室業(yè)務,2018(05):126.

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