鄭愛云

摘 要：現階段，信息化技術發(fā)展速度日益加快，同時開始廣泛應用于檔案管理工作中，促使檔案管理工作更加規(guī)范。運用信息化管理方式管理文書檔案，即使此項工作的管理水平得到了顯著提高，同時為文書檔案管理提供了諸多方便，這為醫(yī)院檔案管理水平的提升提供了諸多幫助。所以，應把醫(yī)院文書檔案信息化管理工作當作重點工作之一，對檔案利用價值進行深入挖掘，為醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮重要促進作用。對此，本文基于醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點，對醫(yī)院文書檔案信息化管理策略展開了探討，以供參考。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

文書檔案管理是醫(yī)院日常管理中不可或缺的一部分，其直接影響著醫(yī)院內部規(guī)劃以及前景發(fā)展。在信息化時代背景下，醫(yī)院文書檔案管理逐漸實現了線上管理的目標。但因為醫(yī)院文書檔案內容多、范圍廣，所以在向信息化管理發(fā)展的過程中很容易出現各種各樣的問題，這就需要檔案管理人員和院內檔案管理需要相結合，將管理計劃切實做好，促進自身管理能力增強。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點

1.1 對文書檔案的查漏補缺極為有利

過去，在開展醫(yī)院文書檔案管理的過程中，主要是立卷整理資料，這種管理方法容易造成資料收集不齊全或缺失，因此大部分時候要拆卷重新進行整理，從而使得文件順序被打亂。如此便增多了相關人員的工作任務，需要對文書檔案封面進行修改、抄寫目錄、重新編排資料，十分復雜和繁瑣。而在醫(yī)院文書檔案管理工作中積極引入計算機技術，便能在資料系統(tǒng)中將正確的修改指令輸入其中，通過系統(tǒng)自動進行修改，如此便能促進此項工作的質量與效率顯著提升。

1.2 對珍貴文件資料的保存極為有利

過去，醫(yī)院在對文書檔案進行整理時，為了在立卷中使裝訂更加美觀，要對資料做修邊和切邊處理，這一步驟若是沒有做好，便會對文件資料的外觀造成影響[1]。采取信息化的手段管理醫(yī)院文書檔案，只需在通過掃描文書檔案，用電子文件的方式存儲，之后直接運用于管理工作之中即可，如此不僅可以使珍貴的原始資料得到科學保存，同時也能確保醫(yī)院信息的準確性和完整性。

1.3 對檔案資料的快速準確利用極為有利

過去，醫(yī)院在運用信息化手段開展管理工作的過程中，主要采用的是手工管理方式，從而浪費了諸多人力、物力，同時醫(yī)院文書檔案未包含諸多信息，不能充分利用文書檔案信息資料。但在此項工作中積極借助計算機網絡，便能增強其信息化，借助電子目錄，整理和歸檔相關資料，為今后有效、迅速地查詢相關檔案資料提供方便。除此之外，借助計算機網絡技術可以給予醫(yī)院各部門以及各科室有效幫助，使其能夠在最短的時間內查詢相關文書檔案，讓文書檔案能夠為大家所用，實現了資料利用效率的最佳化。運用信息化手段開展管理工作，可以使資料更加形象直觀，為今后的查找和檢索提供方便，同時讓文書檔案資料的安全性得到有效保障。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

2.1 創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案信息化管理理念

必須運用先進的管理理念開展醫(yī)院文書檔案管理工作，唯有如此，才能使醫(yī)院文書檔案信息化管理目標順利實現[2]。運用網絡技術開展此項管理工作，可以使文書檔案管理更具科學性，讓紙質檔案逐漸轉變?yōu)殡娮訖n案，將現代信息技術的便捷性充分發(fā)揮出來，確?，F有信息資源最優(yōu)化。醫(yī)院各領導和文書檔案管理人員應加深對信息化管理重要性的認識，樹立先進的管理理念，借助信息技術和大數據技術等對各種文書檔案進行整理與簡化，進而促進醫(yī)院文書檔案朝著信息化和數字化發(fā)展。

2.2 制定相應的管理制度

管理人員應對相應的信息化文書檔案管理計劃予以制定，促進檔案管理效率提升。第一，因為醫(yī)院每天都有很多就診病歷，所以具有很大的檔案信息量，應要求檔案管理人員第一時間進行備份，同時在固定的時間收集和清理檔案，把沒有用的檔案清除，防止資源空間被占用。醫(yī)院管理層可以構建監(jiān)督小組，在固定的時間對院內檔案情況進行檢查，加深對一天工作中檔案類型變化情況和數量的了解，從而把之后的工作管理重點整理和推斷出來。第二，院內發(fā)表文獻以及研究資料均是十分珍貴的文書檔案資料。所以，監(jiān)督小組應向檔案管理人員提出要求，必須將備份整理工作做好，同時設置相關查看權限，實施分層管理制度，只有研究相關人員以及高層領導才能查看。其他人員必須出具相關證明，才能查看和訪問。除此之外，要設置相應的修改權限，如此才能促進檔案管理安全性提升，不會隨意更改其內容，使檔案更具價值。

2.3 加快醫(yī)院文書檔案信息化建設

現階段，醫(yī)院發(fā)展速度日益加快，顯著增加了各種文書檔案的數量與種類，若是仍運用傳統(tǒng)的管理方式，就很難促進醫(yī)院文書檔案記錄以及整理工作效率提升，不能使現代醫(yī)院對文書檔案的管理需求得到滿足。信息化時代，醫(yī)院需要注意設備和技術的更新換代，積極運用計算機技術，運用應計算開展此項工作，使信息化管理目標逐步實現[3]。第一，醫(yī)院應投入足夠的資金，配備必要的基礎設施以及硬件設備，促進信息化管理建設順利開展。第二，醫(yī)院應把紙質文檔制作成電子檔案，對其中重復的內容進行整理，就缺少的內容做好標注，如此便能更好地開展之后的文書檔案管理工作，促進醫(yī)院文書檔案信息化管理水平提升。第三，醫(yī)院必須注重建設信息網絡平臺，在信息系統(tǒng)中錄入文書檔案，立足于醫(yī)院信息資源的構建，使網上傳輸數據的目的順利實現，如此便能提高信息化管理水平，更好地服務于患者。

2.4 提高文書檔案管理人員的綜合素質

先進的設備和儀器是確保醫(yī)院文書管理模式先進性的關鍵，同時高端、專業(yè)的人才也是不可或缺的一部分，其有利于順利開展醫(yī)院文書管理工作。所以醫(yī)院需要加大培訓相關人員的力度，同時選擇一些人員外出進修，以此給予其幫助，掌握更為豐富的理論知識，促進其業(yè)務素質能力增強。同時醫(yī)院還可以向相關專家發(fā)出邀請，讓其到醫(yī)院開展講座，為醫(yī)務人員傳播和普及相關知識，充分調動醫(yī)療工作人員自主學習的積極主動性，增強意識。在固定的時間組織文書檔案管理人員進行考核，以此激勵其積極主動提高自身綜合素質。

2.5 確保文書檔案信息化管理工作的可靠性和安全性

作為一種醫(yī)學信息資源，在醫(yī)院中文書電子檔案是極為重要的組成部分，其有效性、安全性以及準確性直接影響著實際的醫(yī)療作業(yè)，所以，確保醫(yī)院文書檔案信息化管理工作運轉的正常性、可靠性以及安全性意義極為重大[4]。醫(yī)院和文書檔案信息化管理工作人員應借助各種各樣的檔案管理手段，如第一時間備份檔案、設置防御系統(tǒng)、安排專門的人員負責保管、建立安全保證體系等，確保此項工作更加可靠、安全。

3 結語

總而言之，采取信息化手段管理醫(yī)院文書檔案，其是時代發(fā)展的大勢所趨，其為對醫(yī)院各項工作的順利開展極為有利。此項工作并非只是檔案管理部門的任務，而需要醫(yī)院各個部門的相互配合和一同努力才可以做好。對此，醫(yī)院各部門應高度重視此項工作，促進文書檔案信息化管理水平提高，更好地服務于患者與家屬，為醫(yī)院各項工作的順利開展發(fā)揮促進作用。

參考文獻

[1]楊志聯.試論信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內外，2019（34）：3-4.

[2]王明霞.醫(yī)院文書檔案的信息化管理與利用分析[J].臨床醫(yī)藥文獻電子雜志，2019，6（96）：179.

[3]劉洋.信息時代醫(yī)院文書檔案的信息化管理探微[J].辦公室業(yè)務，2018（22）：98.

[4]苗琳玲.信息化背景下醫(yī)院文書檔案管理中的應用分析[J].辦公室業(yè)務，2018（05）：126.