朱慧娟

摘 要：信息技術的高速發(fā)展，促進了各行業(yè)生產(chǎn)建設模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理通過信息化手段實現(xiàn)了數(shù)字化的系統(tǒng)管理，有效提高了企業(yè)檔案管理水平。本文將圍繞數(shù)字檔案管理的安全性相關問題進行分析，以供參考。

關鍵詞：數(shù)字化檔案管理;意義;問題;安全措施

1 前言

近年來企業(yè)的發(fā)展取得了突破性進展，管理水平快速提升。但在檔案數(shù)字化這項工作上，貿(mào)然激進是不可取的，還要保證檔案系統(tǒng)的安全問題。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

在信息技術的不斷滲透下，各行業(yè)的發(fā)展趨勢受到極大影響，檔案數(shù)字化成為各個行業(yè)的必經(jīng)之路。因為缺乏經(jīng)驗，我國在企業(yè)檔案數(shù)字化進程中遇到了一些問題，但也在解決問題過程更堅定了檔案數(shù)字化的意義。首先，企業(yè)在日常經(jīng)營過程中，會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，需要對這些信息進行管理保存。傳統(tǒng)的檔案管理有很多弊端，信息的錄入和調(diào)用效率較低，而且人工管理的方式對人力資源也提出了極高的要求，人為操作又很難避免誤差的出現(xiàn)，導致檔案管理中涌現(xiàn)出許多問題。而檔案數(shù)字化則可以有效改善這一情況，借助計算機等設備，準確高效地對檔案進行管理，基于計算機強大的儲存和計算能力，對海量信息進行各類操作得以實現(xiàn)。而且也極大地解放勞動力，降低了檔案管理的難度。其次，檔案數(shù)字化是對工作人員的全新挑戰(zhàn)，在工作性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變以后，對崗位人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了新的要求。原有團隊必須掌握計算機操作技能，并學會團隊協(xié)調(diào)合作。這樣更能激發(fā)員工積極性，并進行自我價值提升。

3 企業(yè)數(shù)字化檔案在應用管理中存在的安全問題

3.1 網(wǎng)絡安全問題

網(wǎng)絡安全問題是指各種數(shù)字檔案網(wǎng)絡運營商或運行中的物理設備的安全問題。這些安全問題包括許多方面，例如網(wǎng)絡布線，連接性，構(gòu)建局域網(wǎng)和選擇網(wǎng)絡設備。這可能會導致網(wǎng)絡安全問題。這類網(wǎng)絡安全問題是公司數(shù)字檔案管理中相對普遍的問題。通常，設置防火墻和權(quán)限并使用可靠的硬件設備來控制管理和部署數(shù)字檔案館中的潛在風險。網(wǎng)絡安全是整個數(shù)字檔案系統(tǒng)安全運行的關鍵和重要基礎，并且在數(shù)字檔案的應用管理中起著非常重要的作用。

3.2 數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全性是指各種數(shù)字文件中包含的信息和數(shù)據(jù)的安全性。它包括許多方面，例如數(shù)字文件操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)備份，格式轉(zhuǎn)換和電子文件存儲。為了防止這些鏈路上的數(shù)據(jù)，在收集，整理，應用和管理各種數(shù)字文件的過程中，存在防止存儲介質(zhì)老化和數(shù)據(jù)丟失的問題，并且需要加強數(shù)據(jù)安全性的管理。數(shù)字檔案館面臨的一個非常重要的問題是數(shù)據(jù)丟失。這是企業(yè)數(shù)字檔案館管理中應加強的另一個方面。在數(shù)字文件應用管理中，操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安全管理主要取決于各種軟件的穩(wěn)定性和安全性，但是在建立網(wǎng)絡文件管理信息系統(tǒng)的過程中，以上兩個安全性還有一些方面需要考慮。

4 企業(yè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量、安全保障策略

4.1 完善數(shù)字化建設規(guī)劃

毫無疑問，檔案數(shù)字化并不是一項簡單輕松的工作。從這一任務的提出到全面落實，每一階段都面臨著各類問題。檔案數(shù)字化對于企業(yè)的未來發(fā)展有很大益處，但在具體操作環(huán)節(jié)，仍然要結(jié)合企業(yè)的實際情況做出合理安排，針對不足之處進行及時調(diào)整。而首先要做的，就是完善企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化建設規(guī)劃，從而確保數(shù)字化進程的高效有序。在數(shù)字化前期階段，要明確涉及的各種細節(jié)，例如需要數(shù)字化的檔案量、相關操作技術和設備，以及可能存在風險和應對措施等。合理全面的規(guī)劃方案能夠起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，降低出現(xiàn)不良現(xiàn)象的概率，為后續(xù)工作創(chuàng)造良好的基礎，并提供科學可靠的指導和依據(jù)。此外，還要分階段制定實施方案，對每一流程做出詳細的落實措施，有條件的話，還可以事先進行模擬分析。因為數(shù)字化本身有一定的復雜性和高度的虛擬性，并且容易受到外界因素的干擾，針對這一情況，要求專業(yè)人員對實施過程進行監(jiān)控分析，一旦發(fā)現(xiàn)不利現(xiàn)象要及時采取措施予以解決?？梢?，數(shù)字化建設規(guī)劃不是籠統(tǒng)的，而是具體到每一細節(jié)每一流程，完善規(guī)劃方案能夠避免很多不必要的麻煩，也提高了實際工作的科學性和效率，電力企業(yè)要引起足夠的重視。

4.2 完善管理業(yè)務規(guī)范

從長遠的角度來分析，企業(yè)檔案數(shù)字化的過程中，為了按照預期設想來實現(xiàn)目標，或者是超過預期設想，必須堅持在自身的業(yè)務規(guī)范上，得到更好的管理，從而減少問題和矛盾的發(fā)生。企業(yè)檔案數(shù)字化的技術業(yè)務，不僅要加強外部的技術選購，還需要在自身的原創(chuàng)力度上良好的提升。數(shù)字化是一個非常廣泛的概念，企業(yè)的研發(fā)時間較短，與專業(yè)的研發(fā)企業(yè)具有很大的差距，但是在自身的長久應用過程中，還是可以去不斷地積累調(diào)整。

4.3 加強安全保密手段

通過對上述幾項措施良好的運用，企業(yè)檔案數(shù)字化的執(zhí)行，可以取得不錯的成績，而且在效益的提升過程中，并沒有展現(xiàn)出嚴重的不足。未來，應繼續(xù)對安全保密手段進行更好的加強。企業(yè)檔案數(shù)字化的保密，一定要在網(wǎng)絡保密手段上積極的應用。當前的網(wǎng)絡平臺應用，以及各類網(wǎng)絡遠程操作，都成為必要性的技術內(nèi)容，同時在便捷程度上較高，應堅持在防火墻設計，以及木馬追蹤和防護處理上，進行不斷的改善，這樣工作的好處在于，能夠促使企業(yè)檔案數(shù)字化，得到更好的保障，對于資料丟失問題，做出有效的規(guī)避。

4.4 對企業(yè)數(shù)字檔案的應用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進行管理

企業(yè)數(shù)字檔案管理通常由三層Bas系統(tǒng)結(jié)構(gòu)管理。換句話說，管理具有三層保護。第一個是防火墻設置，第二個是應用程序系統(tǒng)ID身份驗證，最后一個是數(shù)據(jù)庫安全管理。在管理應用系統(tǒng)的安全性時，有必要在應用過程中加強權(quán)限管理。用戶在系統(tǒng)中的特權(quán)和角色通常通過他們的工作來區(qū)分。通常，有管理員用戶，業(yè)務用戶和常規(guī)瀏覽用戶。不同的用戶類型需要不同的權(quán)限設置管理。例如，管理員用戶負責整個系統(tǒng)的整體操作?？梢栽O置一些與日常維護和用戶自定義相關的權(quán)限。如果是業(yè)務用戶，通?？梢栽O置相關的業(yè)務特權(quán)以進行記錄，修改和統(tǒng)計。它用于設置相關的查看權(quán)限，不能更改或刪除該信息。在應用程序過程中管理不同用戶的權(quán)限可以極大地提高安全性。

4.5 更新傳統(tǒng)的檔案管理的理念，加強對檔案管理人員的培訓

長期以來，文件管理一直是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，但數(shù)字化已逐漸成為一種發(fā)展趨勢。因此，文件管理過程需要不斷更新管理概念。針對某些人認為文件管理任務是可選的概念，文件管理器了解文件信息資源的重要性以及將文件管理任務轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的復雜管理的重要性。需要及時更新，以便可以更改模式。這提高了企業(yè)數(shù)字文件的安全管理級別。還需要加強數(shù)字檔案管理器的開發(fā)，并且數(shù)字檔案的安全性管理與管理器的級別緊密相關。培訓過程采用長期培訓和短期培訓來定期培訓業(yè)務技能，集成各種計算機技術的業(yè)務知識和操作能力，并為安全地應用和管理企業(yè)數(shù)字檔案館奠定基礎。

5 結(jié)束語

現(xiàn)如今的企業(yè)檔案數(shù)字化，已經(jīng)取得了非常不錯的發(fā)展成績，但是安全問題還是成為數(shù)字化安全管理的瓶頸。我們要通過有效的措施提高系統(tǒng)安全管理水平，保證數(shù)字檔案的安全。

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