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        網(wǎng)絡(luò)時代人事檔案數(shù)字化管理的探討

        2020-10-20 05:41:01楊雪
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:策略

        楊雪

        摘 要:伴隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新,數(shù)字化逐漸成為檔案管理工作中非常重要的一種形式,其中,實施檔案管理數(shù)字化可以進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。不過從人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀來看,還有著較多的問題,其中表現(xiàn)為采取的檔案管理方式較為單一以及管理人員自身素質(zhì)有待提升等,這些問題的存在均影響了企業(yè)的正常開展,所以,為了扭轉(zhuǎn)該項局面,就應(yīng)當(dāng)加大人事檔案數(shù)字化管理力度,引進(jìn)最佳的管理方式,促使傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化的人才檔案。在本篇文章中,重點探討了網(wǎng)絡(luò)時代中人事檔案數(shù)字化管理要點。

        關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)時代;人事檔案數(shù)字化管理;存在的問題;策略

        在目前的人事檔案數(shù)字化管理工作開展期間,包含的技術(shù)類型非常多,因此,人事檔案數(shù)字化管理的技術(shù)性特征也隨之體現(xiàn)了出來。基于此,在具體工作開展期間,務(wù)必加大對先進(jìn)技術(shù)的探究力度,進(jìn)一步提升技術(shù)水平,以此將技術(shù)的優(yōu)勢在人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中全面體現(xiàn)出來。

        1 檔案管理現(xiàn)狀

        2 對于以往人事檔案管理期間存在問題的分析

        1)人事檔案內(nèi)容修改和更新期間的問題。當(dāng)前階段,在人事檔案管理期間,難以將每個員工的工作情況有效的體現(xiàn)出來,比如大部分檔案內(nèi)容都是簡單的學(xué)歷和信息,而沒有將工作已久人員的工作情況體現(xiàn)出來。除此之外,因為有的檔案是紙質(zhì)文件,因此在轉(zhuǎn)移文件期間,可能會出現(xiàn)隨意修改或者是調(diào)換人事檔案內(nèi)容的現(xiàn)象,這從一定程度上增加了人事檔案管理工作的隱患性。

        2)檔案更改期間存在的文件轉(zhuǎn)移以及收集等問題。由于人事檔案管理系統(tǒng)存在的時間比較長,因此在包含的要點和環(huán)節(jié)都是非常多的,這就需要實施不同部門之間的信息更替工作,可是因為我國采取的檔案管理方式比較單一,上級部門沒有正確了解到檔案的作用,完全不重視人事檔案管理工作,導(dǎo)致整合的人事檔案不健全,這從一定程度上加劇了事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜程度。而且工作人員收到轉(zhuǎn)移指令以后,各個部門差異性明顯,所以交接期間所需的時間非常長,有可能發(fā)生丟失或者是受損現(xiàn)象。

        3)檔案歸檔期間存在的問題。在以往人事檔案規(guī)章管理期間,因為工作人員數(shù)量不多,因此相關(guān)人員一般是依照規(guī)定要求對檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一收集,比如使用統(tǒng)一大小以及厚度的紙張書寫檔案。一直到現(xiàn)在,事業(yè)單位內(nèi)的工作人員數(shù)量逐漸增多,這從一定程度上增加了人事管理人員的工作量。最后,沒有較多的精力對相同標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行分類和收集,從中看出,之前單一的方式已經(jīng)不符合新形勢下要求了,所以,必須摒棄該種形式,引進(jìn)新型模式。

        3 網(wǎng)絡(luò)時代人事檔案數(shù)字化管理策略

        1)制定健全完善的人事檔案數(shù)字化管理體系以及數(shù)據(jù)庫。其一,在目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,人事檔案管理制度尚不具備完善性和健全性,其和社會發(fā)展要求不相符,在這一現(xiàn)狀下,就應(yīng)當(dāng)以傳統(tǒng)人事檔案管理制度為主,將其和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理工作相互聯(lián)系到一起,落實完善的人事檔案數(shù)字化管理體系。對于事業(yè)單位管理層來講,必須正確了解到加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理的必然性,從實際情況入手,加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程,提升效率和水平,以此保障員工人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完善性。其二,當(dāng)制定人事檔案數(shù)據(jù)庫期間,應(yīng)當(dāng)以單位自身的規(guī)模為主,實施數(shù)據(jù)信息化管理工作,成立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,將整合起來的信息全部儲存到計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi),確保電子檔案和紙質(zhì)檔案相符合。檔案信息訪問界面包含了兩點,分別是前臺操作系統(tǒng)以及后臺操作系統(tǒng),其中,前者可以進(jìn)一步提升人事檔案檢索效率,為后期查詢提供諸多的便利,而后者可以幫助工作人員對相關(guān)人事資料加以完善和健全,確保人事檔案信息被全面的儲存起來。

        2)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理方式。因為目前的人事檔案管理方式中檔案內(nèi)容無法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新,基于此,有的違法人員經(jīng)常利用該項漏洞實施違規(guī)行為,使得人事檔案的可靠性降低。比如,有的人員為了工資更高一些,隨意更高參加工作的時間或者是提升自身受教育程度,此種違規(guī)行為難以得到有效的證實。所以,要想對人事檔案管理內(nèi)容進(jìn)行全方面的管理,就需要增強(qiáng)人員的識別能力,定期檢驗檔案情況,當(dāng)出現(xiàn)了檔案和標(biāo)準(zhǔn)要求不相符現(xiàn)象的話,務(wù)必進(jìn)行嚴(yán)懲。在工作期間還可以構(gòu)建電子人事檔案管理方式,將數(shù)字化處理方式落實到紙質(zhì)檔案內(nèi),以此達(dá)到各部門共享人事檔案的目的。在電子人事檔案內(nèi),還應(yīng)當(dāng)匯總員工個人信息,提升信息儲存和在更新水平,以此為人事檔案數(shù)字化管理工作的開展提供一定的幫助。

        3)培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)并且素質(zhì)高的數(shù)字化人才。事業(yè)單位管理層務(wù)必正確了解到人事檔案數(shù)字化的作用,組建相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組,規(guī)范性的實施數(shù)字化工作,定期對檔案管理隊伍進(jìn)行培訓(xùn),提升在人事檔案管理人員的素質(zhì),加深對于計算機(jī)軟件知識點的掌握和了解,進(jìn)一步開發(fā)系統(tǒng)軟件,全面探究數(shù)字化期間存在的各項問題,明確不足之處,以此確保問題被全面解決。

        4)大力建設(shè)硬件設(shè)施。事業(yè)單位必須以實際發(fā)展需求為主,把人事檔案數(shù)字化管理全面落實于改革發(fā)展方案內(nèi),從中獲取充足經(jīng)費(fèi)和人員的支持。針對計算機(jī)配置不合理的現(xiàn)象,務(wù)必加大改善力度,派遣專門的技術(shù)人員定期檢驗局域網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等,將問題及時修復(fù),以免對檔案數(shù)字化管理工作的實施產(chǎn)生不良影響。

        4 結(jié)語

        當(dāng)前階段,人們對于檔案需求和性質(zhì)等都有了明顯的改變,檔案管理工作除了迎來了良好的發(fā)展機(jī)遇之外,還面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),基于此,檔案管理人員務(wù)必對管理形式加以明確,摒棄以往單一的管理方式,以新型模式為主,制定完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng),確保人事檔案管理信息的準(zhǔn)確性和合理性,在發(fā)揮人事檔案優(yōu)勢的基礎(chǔ)上實現(xiàn)該項工作的穩(wěn)定開展。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]孫艷艷.網(wǎng)絡(luò)時代人事檔案數(shù)字化管理的探討[J].山東工業(yè)技術(shù),2016(07):125-126.

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