邸攀峰

摘 要：在事業(yè)單位管理中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，其他工作的開(kāi)展都需要事業(yè)單位檔案的支持，以檔案為依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面出現(xiàn)了一系列新的管理技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率。然而由于各種因素的影響，現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題。本文主要探討了大數(shù)據(jù)背景下當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和一些提升效率的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一些舊有的觀念和技術(shù)跟不上時(shí)代的潮流，正在被時(shí)代慢慢拋棄。新技術(shù)、新理念為社會(huì)生活注入了活力，為人們生活、辦公創(chuàng)造了便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展催生出大數(shù)據(jù)技術(shù)，目前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在社會(huì)生活的各個(gè)角落。大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理方面的應(yīng)用極大地提高了檔案管理的效率，推進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

1 大數(shù)據(jù)背景分析

“大數(shù)據(jù)”一詞是由全球知名的咨詢公司麥肯錫首先提出的，麥肯錫稱：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長(zhǎng)和消費(fèi)者盈余浪潮的到來(lái)。”當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，隨著科技的發(fā)展、信息的流通，數(shù)據(jù)規(guī)模正在迅速膨脹，人們正在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這樣的時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)角落，成為時(shí)代發(fā)展的潮流。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的意義

1）傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制落后，效率低下。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制下，檔案借閱等需要經(jīng)過(guò)很多流程，打報(bào)告、簽字、查閱、借出、歸還、檢查、簽字、放回等，流程繁瑣，浪費(fèi)時(shí)間。

2）傳統(tǒng)檔案管理已不適應(yīng)新形勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案管理中采用的是人工管理，需要紙質(zhì)記錄、手工檢索。紙質(zhì)記錄受限于紙張的壽命，容易受潮、損壞，不利于保存，手工檢索又費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易丟失混亂。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代快節(jié)奏的生活方式，效率低下，只能被淘汰。大數(shù)據(jù)背景下，使用數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理技術(shù)成為時(shí)代的選擇。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用意味著某一領(lǐng)域技術(shù)的變革，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位對(duì)新檔案管理技術(shù)的應(yīng)用伴隨著很多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在是新檔案管理技術(shù)推廣應(yīng)用的阻礙，也是下一步大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中應(yīng)該解決的問(wèn)題。

1）檔案管理的技術(shù)和設(shè)備落后。技術(shù)和設(shè)備是大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展還不夠成熟，導(dǎo)致需要的設(shè)備比較昂貴，再加上事業(yè)單位投入有限，造成設(shè)備落后的情況。大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)更新?lián)Q代比較快，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位對(duì)于新技術(shù)的學(xué)習(xí)跟不上發(fā)展的節(jié)奏，管理技術(shù)落后于檔案管理的需求。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，很多事業(yè)單位對(duì)于大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)和設(shè)備的投入是一次性的，設(shè)備老舊，技術(shù)落后，影響了檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

2）缺乏有效的工作標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前政府事業(yè)單位等推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的形勢(shì)下，很多單位對(duì)大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)日益重視，但并沒(méi)有真正仔細(xì)討論過(guò)新檔案管理技術(shù)做到哪種程度，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行量化管理。沒(méi)有一個(gè)明確的要求和管理規(guī)范讓相關(guān)管理人員十分被動(dòng)，部分工作人員在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，存在人浮于事的現(xiàn)象，工作效率低下，錯(cuò)漏百出。

3）檔案管理安全意識(shí)不到位。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，檔案文件有保密等級(jí)，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實(shí)際管理過(guò)程中，部分工作人員安全意識(shí)不到位，將許多需要保密的檔案文件上傳到計(jì)算機(jī)。大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理上傳于網(wǎng)絡(luò)，會(huì)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。大部分事業(yè)單位電腦連接的是局域網(wǎng)，仍有一部分連接的是公共網(wǎng)絡(luò)，這些上傳到網(wǎng)絡(luò)上的保密檔案一旦被泄露，會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。除此之外，網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

4）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。事業(yè)單位大數(shù)據(jù)檔案管理工作是由管理人員參與建設(shè)和完善的，高素質(zhì)的管理人才對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)必不可少。隨著大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位對(duì)管理人才的需求缺口更大。但當(dāng)前形勢(shì)下，由于事業(yè)單位編制等影響，從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能夠適應(yīng)職位的要求，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

4 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略

1）加大資金投入，更新技術(shù)設(shè)備?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”。事業(yè)單位大數(shù)據(jù)檔案管理體系的建設(shè)需要技術(shù)、設(shè)備的支持。大數(shù)據(jù)檔案管理體系建設(shè)前期需要大量的人員、設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行錄入、整理等操作，需要單位的資金支持。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，完善大數(shù)據(jù)檔案管理體系建設(shè)計(jì)劃，科學(xué)合理的計(jì)算出需要的資金，制定真實(shí)可行的方案。技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)分為兩部分，硬件設(shè)備的引進(jìn)應(yīng)選擇性價(jià)比更高的設(shè)備，同時(shí)對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，節(jié)約資金，最大程度利用資源。對(duì)于軟件技術(shù)的引進(jìn)，應(yīng)全面考慮技術(shù)的更新?lián)Q代和維修問(wèn)題，在引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)加大對(duì)相應(yīng)技術(shù)的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

2）建立健全檔案管理制度?？茖W(xué)合理的檔案管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作，提高檔案管理效率。事業(yè)單位在建立健全檔案管理制度的過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，積極引入新技術(shù)、新觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。大數(shù)據(jù)檔案管理制度的建設(shè)應(yīng)強(qiáng)化錄入、整理、歸檔等各個(gè)操作的流程細(xì)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，保證管理工作有序進(jìn)行。在進(jìn)行檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密條例，走相應(yīng)的辦公程序，不得私自調(diào)閱，以防泄密。事業(yè)單位應(yīng)明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制度，規(guī)范管理。

3）完善檔案管理保密制度。事業(yè)單位的檔案文件設(shè)有保密等級(jí)，分普通、秘密、絕密等級(jí)別，沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限無(wú)法查閱相關(guān)資料。完善檔案保密制度，有利于保證相關(guān)資料不外泄。大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)的，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理保密問(wèn)題的重視。檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或者出錯(cuò)等問(wèn)題。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，使用有效的殺毒軟件，更新病毒庫(kù)，設(shè)置防火墻或者訪問(wèn)權(quán)限等，防止網(wǎng)絡(luò)病毒或者網(wǎng)絡(luò)黑客破壞。檔案管理人員在日常使用維護(hù)中，應(yīng)提高安全意識(shí)，防止人為偷竊破壞資料等。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，防止大數(shù)據(jù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)崩潰產(chǎn)生的問(wèn)題。

4）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理技術(shù)的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)接受新技術(shù)、新觀念的熏陶，改變傳統(tǒng)的管理理念，積極學(xué)習(xí)新技能，提高大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的專業(yè)知識(shí)和操作能力。在實(shí)際管理過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在進(jìn)行招聘時(shí)，引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對(duì)考核成績(jī)高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，考核成績(jī)低的人員進(jìn)行懲罰，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的技術(shù)正在快速出現(xiàn)，每一種新技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展都伴隨著老的技術(shù)的落伍。大數(shù)據(jù)背景下新的檔案管理技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過(guò)程中人力物力的支出。然而任何一項(xiàng)事物都有兩面性，新的檔案管理技術(shù)在當(dāng)前實(shí)際生活中的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題，技術(shù)和設(shè)備落后、檔案管理安全意識(shí)不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，給一些事業(yè)單位帶來(lái)困擾?，F(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下新檔案管理技術(shù)的重視，結(jié)合自身實(shí)際解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，切實(shí)推進(jìn)新檔案管理技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，推動(dòng)辦公自動(dòng)化、數(shù)字化的進(jìn)程。

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