梁蓓蘭

摘 要：在信息技術(shù)日新月異的今天，數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校檔案室建設(shè)也應(yīng)當(dāng)朝著數(shù)字化方向發(fā)展。本文以數(shù)字化背景下學(xué)校檔案室建設(shè)為分析對(duì)象，首先概述了數(shù)字化背景下學(xué)校檔案室建設(shè)，接著分析了學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)面臨的問題，最后論述了學(xué)校檔案室信息數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策，以便提升學(xué)校檔案數(shù)字化管理水平，為廣大師生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;學(xué)校;檔案室

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，信息化對(duì)各行各業(yè)都提出了新要求。在信息化大背景下，學(xué)校檔案室必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，才能為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1 數(shù)字化背景下學(xué)校檔案室建設(shè)的概述

學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)是指在信息技術(shù)高度整合的時(shí)代背景下，學(xué)校檔案室利用數(shù)字平臺(tái)整合資源，最終達(dá)到檔案資源共享目標(biāo)。在建設(shè)數(shù)字化檔案室過程之中，檔案室需要緊緊利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，整合不同電子檔案資源，搭建檔案網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[1]。一般而言，學(xué)校檔案室信息化建設(shè)具有以下幾個(gè)方面意義。

第一，有助于緩解庫(kù)房壓力。傳統(tǒng)檔案常常是以紙質(zhì)形式保管，由于經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地等各方因素限制，學(xué)校檔案室供應(yīng)非常緊張，甚至出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象。

第二，有助于優(yōu)化檔案布局。加強(qiáng)檔案室數(shù)字化建設(shè)可以優(yōu)化檔案管理和布局，提高檔案資源使用效率，能夠?qū)⒎稚⒌臋n案整理在一起，打破以往零散式管理模式，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

第三，加強(qiáng)原始資源保護(hù)。檔案資源具有唯一性、不可替代性等一系列特點(diǎn)，如果出現(xiàn)遺失或者損壞狀況將造成巨大損失。檔案室完成數(shù)字化改造之后可以將檔案信息儲(chǔ)存到檔案云之中，有效保管各項(xiàng)檔案信息，避免發(fā)生紙質(zhì)檔案毀損而導(dǎo)致檔案信息遺失的情形。

第四，有助于提升檔案管理質(zhì)量。加強(qiáng)學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)有助于提升對(duì)檔案資源的使用效率，做好對(duì)檔案信息資源的優(yōu)化整合，提升檔案管理質(zhì)量。

2 學(xué)校檔案室信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題探討

在學(xué)校檔案室信息化建設(shè)過程之中，學(xué)校檔案室信息化建設(shè)存在以下幾方面問題。

第一，數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用率并不高。現(xiàn)階段，90%以上學(xué)校檔案室達(dá)到了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施配置要求。但是從總體來(lái)看，學(xué)校檔案室信息化建設(shè)程度并不深，計(jì)算機(jī)使用效率也不高，計(jì)算機(jī)僅僅作為一種輔助工具存在，學(xué)校并沒有真正挖掘計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要作用。目前，學(xué)校檔案部門的數(shù)字信息技術(shù)建設(shè)滯后，計(jì)算機(jī)僅僅被用來(lái)編制檔案索引或者將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子文檔。與此同時(shí)，檔案室缺乏專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，沒有數(shù)據(jù)管理軟件，缺乏數(shù)據(jù)傳輸和交換技術(shù)，與學(xué)校其他部門和外校檔案部門聯(lián)系訪問存在障礙[2]。正是由于存在以上不足，學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)往往流于形式，檔案文件常常在領(lǐng)導(dǎo)審閱之后就封存，并沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有價(jià)值。

第二，學(xué)校檔案室信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平較低。目前，學(xué)校檔案室正朝著現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變，但是離現(xiàn)代化管理依舊存在差距。出現(xiàn)這種狀況主要是由于學(xué)校管理部門對(duì)于檔案室數(shù)字化建設(shè)重視程度不夠，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)水平非常低，僅僅限于將紙質(zhì)文本變成電子化文本。與此同時(shí)，學(xué)校內(nèi)部有許多行政管理部門和教研室，檔案信息非常龐大，各個(gè)部門檔案資料一般被保存在部門內(nèi)部，由各個(gè)部門自我保管，互不干涉，這種分散式管理體制不利于檔案資源整合集中，最終會(huì)阻礙高校檔案室數(shù)字化建設(shè)。

第三，無(wú)法長(zhǎng)期保障經(jīng)費(fèi)，缺乏專業(yè)人才。在推進(jìn)學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)過程中，充足經(jīng)費(fèi)保障必不可少。在檔案室數(shù)字化建設(shè)之中，檔案室需要加強(qiáng)各種基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)買大型服務(wù)器，同時(shí)還需要研發(fā)檔案管理軟件，這些都需要經(jīng)費(fèi)支持。但是，學(xué)校經(jīng)費(fèi)主要來(lái)自國(guó)家財(cái)政撥款，而我國(guó)政府對(duì)于學(xué)校經(jīng)費(fèi)撥付比例有限，很多經(jīng)費(fèi)被投入到了科研之中，限制了學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)管理進(jìn)程。與此同時(shí)，高校檔案室數(shù)字化建設(shè)也缺乏專業(yè)人才。目前，很多檔案管理人員屬于半路出家，他們并沒有接受過專業(yè)檔案管理知識(shí)訓(xùn)練，更不知曉如何通過信息化技術(shù)來(lái)做好檔案管理工作。正是由于工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)一直都存在著局限性，難以真正推動(dòng)學(xué)校檔案室數(shù)字化發(fā)展。

3 學(xué)校檔案室信息數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

為了推動(dòng)學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)，學(xué)?？梢圆扇∫韵聨追矫娲胧?。

第一，積極創(chuàng)建數(shù)字化平臺(tái)。在建設(shè)數(shù)字化檔案室之時(shí)，學(xué)校需要搭建完善的數(shù)字化平臺(tái)，這是學(xué)校檔案室管理的重要前提，同時(shí)也為檔案室管理營(yíng)造良好網(wǎng)絡(luò)氛圍。為了真正實(shí)現(xiàn)檔案室數(shù)字化建設(shè)，學(xué)校需要有步驟、有計(jì)劃推進(jìn)數(shù)字化平臺(tái)研發(fā)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)軟件設(shè)計(jì)，同時(shí)做好各項(xiàng)數(shù)據(jù)備份工作，有條不紊地推進(jìn)檔案室數(shù)字化建設(shè)。與此同時(shí)，為了加強(qiáng)檔案室數(shù)字化建設(shè)，檔案室還可以加強(qiáng)雙服務(wù)器建設(shè)，為檔案室配置高速掃描儀，提升檔案掃描和備份效率，確保檔案安全。

第二，建立完善的信息溝通機(jī)制。由于學(xué)校包含有許多行政部門和教研室，各個(gè)部門之間信息溝通并不順暢。為了實(shí)現(xiàn)檔案室數(shù)據(jù)化建設(shè)，檔案室可以與各個(gè)部門建設(shè)數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系系統(tǒng)，解決檔案室與其他部門之間的溝通問題。為此，檔案室可以在學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部創(chuàng)建檔案信息鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案室檔案信息與其他部門檔案信息同步共享，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流與協(xié)作，提升信息收集和整理效率。除此之外，檔案室也需要加強(qiáng)電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的互換，以文本和圖像兩種不同模式對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，確保檔案保管規(guī)范化，提升檔案管理科學(xué)性[3]。

第三，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化和系統(tǒng)化。在檔案室數(shù)字化建設(shè)過程之中，學(xué)校需要加強(qiáng)檔案室規(guī)范化和系統(tǒng)化建設(shè)，確保各項(xiàng)數(shù)字化建設(shè)有章可循。為此，檔案室可以加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，將檔案管理規(guī)章制度放在首位，不斷規(guī)范信息數(shù)字化建設(shè)，提高檔案室數(shù)字化管理質(zhì)量。

第四，培養(yǎng)高科技人才。檔案室要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)離不開人才支持，為此，檔案室需要加快人才培育步伐，確保檔案室數(shù)字化建設(shè)有充足人力資源[4]。學(xué)?？梢詫?duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行數(shù)字化培訓(xùn)，同時(shí)還可以與高校學(xué)生進(jìn)行協(xié)商，聘請(qǐng)高校應(yīng)屆生到學(xué)校內(nèi)部從事檔案數(shù)字化管理工作，為學(xué)校檔案室數(shù)字化建設(shè)增添力量。

第五，加強(qiáng)檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在檔案室數(shù)字化建設(shè)過程之中，一個(gè)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)至關(guān)重要。為此，學(xué)?？稍O(shè)計(jì)綜合信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過綜合信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案信息歸納、總結(jié)和檢索，建立起多功能信息數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)專業(yè)方向等一系列特征創(chuàng)建科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)，方便學(xué)校對(duì)各類檔案信息進(jìn)行歸檔管理，提升數(shù)字化管理質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了加強(qiáng)檔案室信息數(shù)字化建設(shè)，學(xué)校需要積極創(chuàng)建數(shù)字化平臺(tái)，建立完善的信息溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化和系統(tǒng)化，加強(qiáng)高科技人才培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過以上一系列措施幫助學(xué)校提升檔案管理質(zhì)量，為學(xué)校師生提供高質(zhì)量檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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