韋春葉

摘 要：本文結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)中學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并從意識(shí)、人才、制度、手段四個(gè)層面探討了檔案管理工作效率提升的方式，旨在加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作成效，保證中學(xué)學(xué)校管理的全面性、整體性。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;效率提升

中學(xué)檔案管理是學(xué)校工作的重要組成，但由于其與教學(xué)質(zhì)量不存在直接關(guān)聯(lián)，受重視程度嚴(yán)重不足，在中學(xué)管理工作體系中邊緣化現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理中存在多種問(wèn)題，工作價(jià)值得不到體現(xiàn)。

1 中學(xué)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 重視程度不足

中學(xué)是應(yīng)試教育中學(xué)生最終成績(jī)決定的關(guān)鍵階段，即使在現(xiàn)代教育改革背景下，學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)?nèi)耘f是中學(xué)工作的絕對(duì)核心，除去對(duì)于學(xué)生成績(jī)提升有幫助的事項(xiàng)之外，其他全部工作都不在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員重視范圍之內(nèi)，檔案管理工作更是其中的代表。在部分地區(qū)中，檔案管理甚至不會(huì)出現(xiàn)日常工作安排之中，邊緣化十分嚴(yán)重，除招生與畢業(yè)階段，檔案工作長(zhǎng)期處于擱置狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展長(zhǎng)期滯后于時(shí)代和教學(xué)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

1.2 管理人員專(zhuān)業(yè)程度不足

檔案管理工作是一項(xiàng)要求十分嚴(yán)格的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)極強(qiáng)的工作種類(lèi)，但在現(xiàn)代中學(xué)背景下，檔案管理直接負(fù)責(zé)人員并非專(zhuān)業(yè)檔案出身，多由中學(xué)體系中部分退休人員返聘組成，檔案工作基礎(chǔ)了解存在缺陷，工作經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足。且返聘人員處于衰退階段的體能與繁重復(fù)雜的檔案管理工作存在沖突，許多工作內(nèi)容被擱置，檔案管理多停留在整理存放階段，工作價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)。甚至在部分區(qū)域，檔案管理工作由其他內(nèi)勤人員兼領(lǐng)，檔案存放質(zhì)量都得不到保障，中學(xué)檔案管理工作優(yōu)化迫切性較強(qiáng)。

1.3 工作制度陳舊

現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理使用的管理制度多為傳統(tǒng)制度的沿襲，存在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間未進(jìn)行工作制度的優(yōu)化改進(jìn)，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代不斷改革的中學(xué)教育環(huán)境，檔案管理工作效率較低，無(wú)法為中學(xué)管理制度提供支撐，檔案管理存在多種多樣的漏洞，檔案保管的安全性與調(diào)用的便捷性均無(wú)法保證[1]。

1.4 信息化程度較低

雖然中學(xué)管理工作信息化一直在教育改革的要求當(dāng)中，但受教育環(huán)境影響，學(xué)校更加傾向于將資金投入到教學(xué)質(zhì)量提升之上，大部分地區(qū)中學(xué)管理工作信息化程度一直滯后于時(shí)代發(fā)展，尤其在檔案管理工作層面。其信息化大多停留在電子檔案的建立與儲(chǔ)存。未建立專(zhuān)業(yè)的管理平臺(tái)，未采取充分的安全保障措施，信息化檔案管理工作的便捷性完全沒(méi)有展現(xiàn)。

2 中學(xué)檔案管理工作效率提升方式

2.1 重視程度提升

重視程度是工作效率的基礎(chǔ)保障，只有對(duì)檔案管理工作采取了充分的重視程度，工作人員才能夠?qū)⒋罅烤ㄙM(fèi)在其中，高效完成崗位任務(wù)的同時(shí)，研究工作效率提升手段。中學(xué)檔案管理重視程度的提升，主要包含兩方面內(nèi)容：

第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度的提升。領(lǐng)導(dǎo)重視程度提升的關(guān)鍵在于打破傳統(tǒng)教學(xué)思維的限制，明確檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要價(jià)值。中學(xué)檔案管理工作效率的提升可以更加快捷的對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史進(jìn)行總結(jié)，配合各年學(xué)生成績(jī)、學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r等相應(yīng)信息，有助于明確學(xué)校發(fā)展的影響因素，對(duì)于學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理效率的提升有重大幫助。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到的是，學(xué)校發(fā)展與學(xué)生成績(jī)之間是相互促進(jìn)的關(guān)系，學(xué)校發(fā)展良好為教師提供更加完善的教學(xué)資源;吸引更多的優(yōu)質(zhì)學(xué)生，為學(xué)生提供高質(zhì)量學(xué)習(xí)伙伴等都會(huì)使學(xué)生成績(jī)出現(xiàn)明顯上升。檔案管理工作效率的提升在中學(xué)管理中有相當(dāng)高的必要性。第二，管理人員重視程度的提升。當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度提升時(shí)，管理人員重視程度自然會(huì)隨之提升，雖然在上下級(jí)性質(zhì)不突出的中學(xué)環(huán)境中，該種傳遞效用會(huì)有一定的削弱，但其基礎(chǔ)作用依舊存在。此外，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)還可以通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)管巡視力度，完善管理制度等手段，以工作壓力提升倒逼管理人員檔案工作重視程度提升，確保中學(xué)檔案管理開(kāi)展工作效率的提升。

2.2 管理隊(duì)伍的完善

人才是所有工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，人才的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)直接決定檔案管理工作的效率。因此，中學(xué)必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

首先，專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)。檔案管理工作自身較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性與傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理人員選擇的隨意性矛盾?chē)?yán)重。因此，學(xué)校需要投入一定資金引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才。由于，學(xué)校自身不具備培養(yǎng)能力，人才引進(jìn)選擇最好為檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。并在人才引進(jìn)之后，將其任命為檔案管理工作的核心。雖然在管理理念中空降是最為低效的手段，但中學(xué)背景下，無(wú)論是返聘或者兼任，檔案管理工作出現(xiàn)一個(gè)主要負(fù)責(zé)人都是原有人員愿意看到的現(xiàn)象。其次，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍數(shù)量建設(shè)，檔案管理工作自身具有一定的復(fù)雜性，少數(shù)幾個(gè)人員無(wú)法保證工作效率，尤其二胎開(kāi)放導(dǎo)致我國(guó)中學(xué)教育即將迎來(lái)全新高峰的背景下，檔案工作任務(wù)將會(huì)大幅提升，進(jìn)行一定數(shù)量的人才儲(chǔ)備有較高的必要性[2]。因此，學(xué)校可以結(jié)合實(shí)際情況適宜招聘一定數(shù)量的檔案管理儲(chǔ)備人才。由于以?xún)?chǔ)備為目標(biāo)，有較長(zhǎng)的培養(yǎng)時(shí)間，對(duì)于人員技能與經(jīng)驗(yàn)不必提出過(guò)高要求。最后，加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)。檔案管理人員的培養(yǎng)需要以引進(jìn)的專(zhuān)業(yè)人才為核心，在制定完善檔案管理體系的基礎(chǔ)上，明確人員工作需求進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)。學(xué)?？赏ㄟ^(guò)采取一定獎(jiǎng)勵(lì)，促使核心人員分享自身工作經(jīng)驗(yàn)的方式，提升員工培養(yǎng)教育成果，最大化檔案管理工作效率。

2.3 工作制度完善

工作制度是檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，在效率提升層面意義重大。中學(xué)檔案管理制度完善的主要方向包含：

第一，針對(duì)性。即全新的檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)符合學(xué)校的實(shí)際狀況，有效解決中學(xué)檔案管理中存在的個(gè)性化問(wèn)題。第二，預(yù)見(jiàn)性。即上文論述中我國(guó)中學(xué)教育即將迎來(lái)爆發(fā)期，全新的工作制度必須能夠支撐學(xué)生基數(shù)大量增長(zhǎng)背景下的檔案管理工作順暢展開(kāi)。第三，全面性。即全新的工作制度需要覆蓋全新工作模式的各個(gè)方面，保證對(duì)檔案管理人員工作中的全部行為進(jìn)行限制、規(guī)范。第四，指導(dǎo)價(jià)值。即工作制度需要足夠清晰、細(xì)致，當(dāng)檔案管理人員存在疑問(wèn)時(shí)，能夠從制度中尋找到指導(dǎo)或者支撐。

2.4 加速信息化建設(shè)

信息技術(shù)的全面應(yīng)用是現(xiàn)代技術(shù)背景下，工作效率提升的絕佳手段。因此，中學(xué)應(yīng)當(dāng)加速檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，為檔案管理人員提供必需的設(shè)備支撐，購(gòu)置數(shù)量充足、功能完善的計(jì)算機(jī)。同時(shí)，與信息技術(shù)服務(wù)商家合作，建立學(xué)校檔案儲(chǔ)存專(zhuān)用云空間。其次，工作流程信息化。即檔案管理工作流程全部向線上轉(zhuǎn)移，需要注意的是，檔案工作中涉及與所有部門(mén)進(jìn)行檔案交接。為保證工作效率，其他部門(mén)工作信息化轉(zhuǎn)型需要同步展開(kāi)。最后，信息安全保障。在與技術(shù)服務(wù)商家充分合作的前提下，信息安全防護(hù)措施通常由商家提供。學(xué)校在信息安全層面需要開(kāi)展的工作主要為提升檔案接觸全部人員的信息安全意識(shí)，避免檔案胡亂調(diào)用或者隨意傳播。

3 結(jié)論

檔案管理工作是中學(xué)管理的重要組成成分，對(duì)于學(xué)校發(fā)展意義重大。學(xué)校及檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取充分的重視程度，積極探尋工作模式中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行針對(duì)性改進(jìn)，不斷提升中學(xué)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙開(kāi)燦.優(yōu)化中學(xué)檔案管理的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：80+100.

[2]邱明磊.中學(xué)檔案管理安全保障措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：150-151.