肖春霞?劉英姿

摘 要：高校的檔案管理工作一直是高校工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。在檔案管理工作發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，面臨著很多棘手問(wèn)題，其中一個(gè)比較重要的問(wèn)題就是人員素質(zhì)問(wèn)題和管理體制問(wèn)題。人員素質(zhì)需要多方面考量，對(duì)于人員素質(zhì)問(wèn)題的解決辦法也應(yīng)著眼于高校的現(xiàn)實(shí)環(huán)境提出。本文從高校檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題出發(fā)，探討如何更有效的管理高校檔案管理人員的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;人員素質(zhì);應(yīng)對(duì)措施

高校檔案管理人員的素質(zhì)受多方面因素的制約，如高校的管理制度缺失等，同時(shí)也受自身發(fā)展意識(shí)的影響。高校檔案管理人員受社會(huì)大環(huán)境的利好影響，在其職業(yè)發(fā)展上具有一定的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，科技的進(jìn)步和信息技術(shù)在高校的普遍應(yīng)用，使得檔案管理工作有了有力支撐，在效率和準(zhǔn)確率上都有了質(zhì)的飛躍。檔案管理人員的素質(zhì)是高校發(fā)揮其職能和作用的重要保證，而檔案管理人員素質(zhì)提升緩慢的問(wèn)題，可以從環(huán)境方面作為切入點(diǎn)，進(jìn)行深入探討。

1 高校檔案工作人員素質(zhì)提升的意義

首先，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，是為學(xué)生、教師和社會(huì)服務(wù)的一種服務(wù)性工作，檔案管理人員素質(zhì)的提升，是高校塑造正面社會(huì)形象的基礎(chǔ)。

其次，檔案是學(xué)生參加工作和進(jìn)行各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)必不可少的文件材料，其保存的完整程度直接關(guān)系到學(xué)生步入社會(huì)后的發(fā)展是否順利。由此可以看出，檔案管理人員的素質(zhì)提升對(duì)于學(xué)生畢業(yè)后的發(fā)展有著重要影響。

第三，檔案管理人員素質(zhì)的提升對(duì)于檔案的保密性具有重要影響，檔案的泄露會(huì)使學(xué)生的個(gè)人信息公之于眾，嚴(yán)重影響信息安全與社會(huì)穩(wěn)定，因此，檔案管理人員素質(zhì)提升是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的重要組成部分。

2 高校檔案工作人員素質(zhì)提升要點(diǎn)

政治素養(yǎng)方面。政治素養(yǎng)是檔案管理人員的基本素養(yǎng)，要求檔案管理人員恪守《檔案法》，具有極高的保密意識(shí)，在檔案管理工作的過(guò)程中具有正確的政治素養(yǎng)。

專業(yè)素養(yǎng)方面。檔案管理人員需要具備過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)。需要熟知檔案管理學(xué)、檔案管理技術(shù)等基本知識(shí)，還應(yīng)掌握?qǐng)D書(shū)館學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)等方面的專業(yè)內(nèi)容，輔助檔案管理工作的開(kāi)展。檔案管理人員還應(yīng)在日常工作中不斷吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好的完成本職工作的同時(shí)，提升個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)。

創(chuàng)新能力方面。創(chuàng)新能力是每個(gè)職業(yè)和崗位都需要具備的一種素養(yǎng)。在檔案管理工作方面，創(chuàng)新能力更著重于指其面對(duì)問(wèn)題的靈活性，同時(shí)也包括對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、對(duì)前沿技術(shù)的總結(jié)與分享等。而這一切的基礎(chǔ)，都源于檔案管理人員思想上的創(chuàng)新能力。

服務(wù)能力方面。檔案管理工作是一種服務(wù)型工作，主要服務(wù)于高校學(xué)生，是學(xué)校良好健康發(fā)展的基石，對(duì)高校的成長(zhǎng)具有重要影響。因此，檔案管理工作具有服務(wù)屬性，檔案管理人員的服務(wù)能力也應(yīng)成為其素質(zhì)提升中的一個(gè)重要內(nèi)容。在服務(wù)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做到準(zhǔn)確、專業(yè)、及時(shí)，其服務(wù)能力的提升便可以由這幾方面入手。

3 影響高校檔案工作人員素質(zhì)提升的因素

高校管理具有延時(shí)性，無(wú)形中為高校檔案管理工作增加了難度，也正因如此，高校檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)更高更專業(yè)。當(dāng)前，高校檔案管理人員存在以下問(wèn)題阻礙其素質(zhì)的提升。

首先，檔案管理人員穩(wěn)定性不強(qiáng)。檔案管理工作是高校非核心工作，因此面臨被邊緣化的境地，檔案管理人員的發(fā)展前景并不樂(lè)觀，發(fā)展面也較為狹窄，因此人才的穩(wěn)定性不強(qiáng)，流失率一直居高不下。此外，檔案管理工作在高校中一直存在管理方面的問(wèn)題，其管理制度不夠詳細(xì)，人員也缺乏系統(tǒng)化的管理，因此在工作質(zhì)量方面存在著或大或小的問(wèn)題。從另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)，人才的不穩(wěn)定，也造成了工作狀態(tài)的不穩(wěn)定，人員交接產(chǎn)生的信息丟失使得檔案管理工作難以形成完整的管理體系，從而阻礙了檔案管理工作人員的素質(zhì)提升。

其次，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。檔案管理在一部分工作人員意識(shí)中，是一份工作技術(shù)含量不高、乏味無(wú)趣的工作，因此在平時(shí)的工作中，檔案管理人員容易出現(xiàn)消極怠工、態(tài)度散漫、責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題。檔案管理人員的素質(zhì)有一部分體現(xiàn)在其責(zé)任心上，但由于檔案管理人員在工作中沒(méi)有主動(dòng)性，因此其自身素質(zhì)的增強(qiáng)不具有主觀能動(dòng)性，且受其他人員的消極影響，使得越來(lái)越多的人責(zé)任意識(shí)淡薄，拉低了整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

最后，管理環(huán)境使得工作開(kāi)展困難?？陀^環(huán)境的條件也是影響檔案管理人員素質(zhì)提升的一個(gè)客觀因素。檔案的數(shù)量眾多，需要現(xiàn)代化的管理手段和管理設(shè)備，這些必要的資源都是檔案管理人員提升個(gè)人素質(zhì)的條件。但由于一些高校并沒(méi)有將檔案管理工作重視起來(lái)，因此在一定程度上制約了檔案管理人員的素質(zhì)提升。

4 高校檔案工作人員素質(zhì)提升辦法

第一，要培養(yǎng)其職業(yè)道德觀念。檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程伴隨著國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的制定與約束，但在實(shí)際工作中的執(zhí)行力度卻不容樂(lè)觀。由此，對(duì)檔案管理人員的管理與培養(yǎng)應(yīng)在道德觀念上增加力度。高校的相關(guān)部門(mén)可以組織不定期的交流會(huì)、定期的培訓(xùn)會(huì)等，挑選法案中的經(jīng)典案例進(jìn)行講解和學(xué)習(xí)，豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容，使檔案管理人員從內(nèi)心深處增加道德觀念，增加道德素養(yǎng)。

第二，要強(qiáng)化其服務(wù)意識(shí)。畢業(yè)生參加工作后，工作單位往往會(huì)調(diào)取其檔案作為學(xué)生參加工作的輔助資料。在檔案管理人員的實(shí)際工作中，應(yīng)有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，保證其本職工作能夠發(fā)揮重要的社會(huì)職能。服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)不僅要從自身抓起，還與外部培養(yǎng)息息相關(guān)。高?？梢杂杏?jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)培養(yǎng)，并將服務(wù)意識(shí)和服務(wù)滿意度納入工作人員的績(jī)效考核當(dāng)中，激勵(lì)檔案管理人員自發(fā)產(chǎn)生服務(wù)意識(shí)。

第三，要強(qiáng)化其保密意識(shí)。學(xué)生檔案信息包含學(xué)生個(gè)人全部資料，一旦發(fā)生信息泄露，將會(huì)對(duì)學(xué)生本人造成較大影響，危及學(xué)校聲譽(yù)。因此，保密意識(shí)也應(yīng)成為檔案管理人員的基本素質(zhì)之一。保密意識(shí)的強(qiáng)化，應(yīng)從高校的高層管理人員抓起，上行下效，起到帶頭作用。此外，檔案管理工作還應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管機(jī)制，優(yōu)賞差罰，對(duì)于造成檔案信息泄露問(wèn)題的人員，應(yīng)秉公處理，絕不姑息，以此督促檔案管理人員不斷進(jìn)步。

第四，要拓展其發(fā)展空間。人才的發(fā)展空間狹窄是導(dǎo)致其穩(wěn)定性不強(qiáng)的重要原因，對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注重檔案管理工作的重要性，并給與其充分的發(fā)展空間，可以從以下三個(gè)方面著手進(jìn)行。1）人才引進(jìn)。人才引進(jìn)是增加新鮮血液、促進(jìn)老舊血液流動(dòng)的最佳辦法，能是短時(shí)間內(nèi)提升人才素質(zhì)的有效措施。人才引進(jìn)不僅可以引進(jìn)國(guó)內(nèi)先進(jìn)的專業(yè)人才，也可以引進(jìn)國(guó)外相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者。2）人才培養(yǎng)。當(dāng)代社會(huì)對(duì)人才的要求不僅局限于對(duì)本職工作的專與精，更要求工作人員全面發(fā)展。因此高校在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)注重全面培養(yǎng)。3）人才輸出。有人才引進(jìn)，相應(yīng)的就要有人才的輸出。利用高校之間建立的友好關(guān)系，將優(yōu)秀的檔案管理人員輸出到條件較差的院校進(jìn)行幫扶，調(diào)動(dòng)員工的積極性，將檔案管理人員的發(fā)展空間進(jìn)一步擴(kuò)大，對(duì)其自身的發(fā)展也大有裨益。

綜上所述，影響檔案管理人員的素質(zhì)提升的原因是多方面的，有自身原因，也有客觀環(huán)境因素。高校應(yīng)對(duì)檔案管理工作設(shè)立相關(guān)管理制度，規(guī)范成員行為，提升其服務(wù)意識(shí);應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化其保密意識(shí);拓展檔案管理人員發(fā)展空間，幫助其自身發(fā)展。

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