姜晨

摘 要：隨著我國教育水平的提升，大中專教育已普及，每年都在數(shù)量龐大的大中專畢業(yè)生，這也對這部分畢業(yè)生的檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。人才服務中心針對大中專畢業(yè)生檔案進行管理，其實質是為了能夠更好的服務于畢業(yè)生，為其就業(yè)提供重要的基礎條件。因此在實際檔案管理工作中，需要積極創(chuàng)新管理方法，不斷探索與大中專畢業(yè)生檔案相適應的管理模式，從而提升檔案的管理水平，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。文中針對大中專畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并積極采取有效的措施加以解決，以此來促進檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：大中專畢業(yè)生;檔案管理;問題;優(yōu)化措施

隨著大中專畢業(yè)生數(shù)量的增多，其在沒有就業(yè)之前檔案通常會直接由戶籍所在地的人才服務部門接收和管理。這就要求人才服務部門需要對畢業(yè)生檔案的重要性有一個正確的認識，并能夠在實踐檔案管理工作中與時俱進，全面提升畢業(yè)生檔案管理工作效率和水平，使畢業(yè)生檔案管理更具規(guī)范性和系統(tǒng)性，充分的發(fā)揮出檔案的實際效用。

1 大中專畢業(yè)生檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理人員整體素質不高

由于大中專畢業(yè)生檔案管理工作十分繁瑣，這就要求檔案管理人員要具備較強的責任心，并在實際工作要具有較強的耐心和細心。近年來大中專畢業(yè)生數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增加的態(tài)勢，這也使畢業(yè)生檔案數(shù)量十分龐大，因此人才服務部門需要提高對檔案管理工作的認識。但在實際人才服務部門檔案管理工作中，由于具體工作較為枯燥乏味，再加之中分檔案管理人員覺得針以于畢業(yè)生檔案的管理只是進行簡單的轉遞、外調和查檔即可。這也導致檔案管理人員實際工作能力欠缺，特別是對信息技術水平不高，在實際工作中無法發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

1.2 檔案的管理不規(guī)范

目前一些基層人才服務部門大中專畢業(yè)生檔案呈現(xiàn)出成倍的增長，檔案數(shù)量的增加使數(shù)量有限的檔案管理人員工作量增加，再加之大中專畢業(yè)生流動性較強，檔案在流動過程中極易出現(xiàn)各種問題。再加之基層人才服務部門檔案管理方式相對落后，一般還根據(jù)畢業(yè)時間和學校進行編號分批對檔案進行管理，信息化建設相對滯后，無法發(fā)揮出檔案信息化的作用，這對于檔案信息的利用帶來了較大的難度。

1.3 部分企業(yè)對畢業(yè)生檔案的重要性缺乏認識

隨著就業(yè)體制改革的不斷深入，當前畢業(yè)生就業(yè)存在較大的自由度，而且在民營企業(yè)和私營企業(yè)就業(yè)的畢業(yè)生較多，但這部分用人單位在實際用人過程中，對于畢業(yè)生的全面狀況不重視，多看重學歷和專業(yè)，這就導致畢業(yè)生檔案往往不被用人單位重視，招聘時沒有查閱檔案，而且在工作期間也沒有及時填充檔案內容，因此導致檔案存在空檔期，這對檔案本人的發(fā)展必然會帶來較大的影響。

1.4 大部分畢業(yè)生對自己的檔案不夠關心

大部分畢業(yè)生往往只關心能否找到工作，對于檔案缺乏認識。因此在找到工作后也不及時轉出檔案，使檔案長期的在人才服務部門進行存放，這對其后續(xù)工作中與切身相關的一些事宜帶來困擾。而且對自身檔案缺乏重視，必然也會對自身的職業(yè)發(fā)展帶來較大的制約。

2 大中專畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案管理人員素質

為了能夠提高大中專畢業(yè)生檔案管理工作的水平，要求檔案管理人員要積極轉變思路，運用現(xiàn)代化的管理理念，積極應用先進技術，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。在實踐工作中，人才服務部門需要強化與其他行業(yè)的交流和合作，以此來學習先進的理念和成功的經(jīng)驗。并重視對檔案管理人員的培訓，全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能，使其能夠掌握信息化技術，積極推進大中專畢業(yè)生檔案管理的信息化建設，并樹立良好的服務意識，為大中專畢業(yè)生和企事業(yè)單位提供高效、優(yōu)質的檔案信息服務。

2.2 完善檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作

在當前信息化時代背景下，人才服務中心在針對大中專畢業(yè)生檔案進行管理工作中，需要重視先進技術手段的運用，加快推動檔案信息化建設進程。并積極建立健全大中專畢業(yè)生檔案管理制度，確保制度的落實，并在具體執(zhí)行過程中不斷對制度進行優(yōu)化，使其能夠為檔案管理工作提供重要的指導。在針對畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要及時刪除一些沒有價值的信息，同時還要做好個人信息數(shù)據(jù)更新工作。對于檔案管理工作而言，其具有較強的繁瑣性和系統(tǒng)性，具體需要針對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)強化制度建設，以此來實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，加快推進畢業(yè)生檔案的開發(fā)利用。

2.3 加強檔案信息化建設，拓寬檔案利用空間

一直以來大中專畢業(yè)生檔案管理工作相對滯后，近年來部分基層人才服務中心開始加快了信息化建設的進程，以此來提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。具體可以通過建立人才信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的統(tǒng)一管理，并與相關信息管理系統(tǒng)進行有效對接，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。在具體人才信息管理系統(tǒng)建立過程中，宜采用統(tǒng)一的信息訪問端口，并制定具體的權限管理機制，強化檔案信息的保密性和安全性。特別是要嚴格識別用戶身份，在保證檔案查詢效率的基礎上，還要對查詢記錄進行保留。通過人才信息管理系統(tǒng)，人事部門也能夠對大中專畢業(yè)生的人才流動和就業(yè)情況進行了解，為人事政策調整提供重要的依據(jù)。對于當前基層人才服務中心檔案管理部門，需要認識到大中專畢業(yè)生檔案管理工作的重要性，并將其納入人才信息管理系統(tǒng)中來，并積極為當?shù)厝肆Y源提供信息服務，全面提升畢業(yè)生檔案的自動化管理，加快推動檔案信息的開發(fā)利用。對于用人的企事業(yè)單位，通過具體的網(wǎng)站即能夠根據(jù)自身需求來選擇適宜的畢業(yè)生，畢業(yè)生也能夠通過人才服務中心的網(wǎng)站來選擇適宜的用人單位，這對于大中專畢業(yè)生檔案的利用提供了更廣闊的空間。

2.4 加強輿論宣化，強化對檔案的重視

針對當前用人單位和大中專畢業(yè)生對檔案不重視的情況，人才服務中心宜借助于各種信息平臺來加大對畢業(yè)生檔案的宣傳，使畢業(yè)生意識到檔案對自身發(fā)展的重要性，提升對檔案的重視，盡可能的減少棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，從而更好的發(fā)揮出檔案在畢業(yè)生職業(yè)生涯中的重要作用。

3 結束語

大中專畢業(yè)生檔案管理工作十分繁瑣，但檔案與每一個畢業(yè)生的就業(yè)息息相關。因此人才服務中心需要意識到檔案的重要性，并將其作為重要的工作內容，在實際工作中不斷對檔案管理模式進行創(chuàng)新，全面提升畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)代化水平，加快推進檔案信息資源的開發(fā)利用，更好的發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的實際效能，使檔案能夠服務于畢業(yè)生的就業(yè)和發(fā)展。

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