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        機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑探討

        2020-10-20 05:41:01丁玲
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:檔案管理創(chuàng)新

        丁玲

        摘 要:機(jī)關(guān)檔案管理的開展具有重要的意義,為了提升檔案管理的水平,應(yīng)對檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析,改善檔案管理工作,加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新,使檔案管理能夠高效開展。本文闡述了機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的重要性,分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題,提出了機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑,為檔案管理工作的開展帶來有效的幫助,進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān);檔案管理;創(chuàng)新

        機(jī)關(guān)檔案管理工作需要管理人員對各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文字、影像等文件信息進(jìn)行匯總,經(jīng)過整理及分類之后對檔案進(jìn)行保存管理。檔案管理中涉及了較多的內(nèi)容,不僅包括檔案的保存,還有檔案的使用及安全等,這對檔案管理提出了更多的要求。在時(shí)代的發(fā)展下,機(jī)關(guān)檔案管理需要結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新,通過對管理的全面改善,使檔案管理工作能夠發(fā)揮出更好的作用,為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作開展帶來幫助。

        1 機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新的重要性

        檔案管理是檔案室對檔案實(shí)體及信息進(jìn)行管理并且提供利用服務(wù)的工作,其中包括了檔案的收集、整理、保管以及編目、檢索等內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案管理需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)信息化管理,提升管理的水平。結(jié)合信息檔案網(wǎng)站進(jìn)行分析,檔案管理的渠道得到了優(yōu)化,處理的效率有所提高,這對檔案管理有著重要的意義。借助信息化技術(shù)能夠使檔案管理的流程得到優(yōu)化,使工作的復(fù)雜程度降低,加強(qiáng)了管理的效果。檔案管理工作本質(zhì)是對單位發(fā)展中的資料及數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理以及分析、分類、存儲(chǔ)等,但是在機(jī)關(guān)單位中,檔案管理過程中會(huì)產(chǎn)生較多的文件資料,資料形成的形式及載體存在差異,使用人工方式開展管理會(huì)影響工作的準(zhǔn)確性,導(dǎo)致工作效率降低。在機(jī)關(guān)單位發(fā)展中,需要對管理進(jìn)行創(chuàng)新,利用新的方式開展工作,通過對檔案管理的創(chuàng)新,能夠使傳統(tǒng)的管理問題得到解決,使檔案管理工作的進(jìn)行具有更好的效果,使管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè),為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展帶來良好的條件。因此,應(yīng)大力推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè),促進(jìn)檔案管理的全面創(chuàng)新。

        2 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

        2.1 缺少對檔案管理的重視

        在機(jī)關(guān)單位檔案管理中,部分單位對檔案工作缺少重視,沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,影響了檔案管理工作的開展。人員在工作中缺少管理意識(shí),這使檔案管理工作中容易產(chǎn)生問題。在一些機(jī)關(guān)單位中,雖然在計(jì)劃中提出了檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容,并且將其歸入到工作計(jì)劃之中,但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中基本僅僅為形式化工作,管理工作得不到規(guī)范的開展。

        2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不夠完善

        機(jī)關(guān)檔案管理過程中,資料的保存作為其中的重要內(nèi)容,由于大部分的檔案資料為紙質(zhì)檔案,這些檔案資料在保存中對環(huán)境有著一定的要求,受到檔案數(shù)量的影響,管理工作比較復(fù)雜,大部分機(jī)關(guān)單位將資料整理完成之后就不再進(jìn)行管理,同時(shí)沒有開展安全工作。檔案在受到了環(huán)境的影響之后,產(chǎn)生了損壞,在整理過程中沒有規(guī)范進(jìn)行操作,這對檔案的使用帶來了較多的問題。雖然一些單位采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理,但是大部分單位仍然缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施,這使檔案管理的信息化需求得不到滿足,難以保證檔案管理的效果,不利于檔案的使用。

        2.3 檔案管理人員的素質(zhì)能力不足

        機(jī)關(guān)檔案管理對人員的要求比較高,由于工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn),不僅僅是機(jī)械性的操作,管理人員應(yīng)具備專業(yè)的素質(zhì)能力。然而在機(jī)關(guān)單位中,缺少專門進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu),在管理工作中基本由工作任務(wù)比較少的人員來進(jìn)行,這類人員一般身兼多職,對檔案管理工作缺少深入的了解,這使檔案管理工作的進(jìn)行受到了影響。當(dāng)工作產(chǎn)生了變動(dòng)的時(shí)候,會(huì)對檔案管理產(chǎn)生不利,檔案管理人員自身缺少專業(yè)的能力,在進(jìn)行檔案整理以及立卷等工作的時(shí)候容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,對檔案的管理及使用造成了影響。

        3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

        3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視

        機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度對檔案管理工作的開展效果有著較大的影響,為了保證檔案管理工作的效果,需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視,將檔案管理作為各項(xiàng)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容,使檔案管理能夠規(guī)范地進(jìn)行,還應(yīng)提升監(jiān)督力度,使工作人員能夠在工作中產(chǎn)生重視,提升工作的質(zhì)量,為檔案管理帶來保障。另外,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在對檔案管理工作進(jìn)行檢查的時(shí)候,需要深入地了解檔案管理工作的意義,對檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確,當(dāng)發(fā)現(xiàn)了問題的時(shí)候,需要及時(shí)解決,使檔案管理工作能夠高效地開展。通過加強(qiáng)對檔案管理工作的重視,使檔案管理工作效果得到改善。

        3.2 建立機(jī)關(guān)檔案管理工作新機(jī)制

        機(jī)關(guān)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際的情況加強(qiáng)檔案管理工作,設(shè)置檔案室,還應(yīng)安排專門的人員進(jìn)行檔案管理,將檔案管理工作納入單位的發(fā)展規(guī)劃中,將其作為考察中的一項(xiàng)內(nèi)容,對工作進(jìn)行全面部署,使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。還應(yīng)對檔案部門的工作匯報(bào)進(jìn)行分析,將檔案管理中的問題找出,采取有效措施進(jìn)行解決,使檔案管理工作的開展有充分的條件。應(yīng)對檔案管理中涉及的設(shè)施進(jìn)行完善,使檔案管理工作的效率提高,在硬件設(shè)施中包括檔案設(shè)施庫房、閱覽室以及陳列室等。機(jī)關(guān)應(yīng)對檔案管理設(shè)施完善提供相應(yīng)的支持條件,使檔案部門能夠更好地開展工作,加強(qiáng)檔案管理的效果。

        3.3 推進(jìn)信息技術(shù)的利用

        可通過媒體終端以及各類軟件開展檔案服務(wù)工作,使檔案服務(wù)的水平提高。在創(chuàng)新的過程中,需要考慮到不同的檔案管理機(jī)制,由于不同的機(jī)制中標(biāo)準(zhǔn)不同,在建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時(shí)候,應(yīng)根據(jù)資源體系進(jìn)行。在選擇操作數(shù)據(jù)庫的時(shí)候,應(yīng)使基本建設(shè)成本有供應(yīng)保障,通過對時(shí)間進(jìn)行調(diào)整,使信息傳遞的效率能夠得到保障。在數(shù)字檔案的管理中,應(yīng)結(jié)合信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行明確的管理,使檔案管理工作的進(jìn)行更加高效。通過有效運(yùn)用信息技術(shù),可實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理,例如對具有重要價(jià)值的文獻(xiàn)、資料以及視頻等,在管理中可采用不可擦除型的光盤,避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生了問題的時(shí)候造成信息丟失,使檔案信息得到有效保護(hù)。

        3.4 提升管理人員的專業(yè)能力

        機(jī)關(guān)單位應(yīng)對管理人員的能力產(chǎn)生重視,給人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和條件,使其能夠在培訓(xùn)過程提升自己的專業(yè)能力,可通過講座、交流會(huì)等途徑來進(jìn)行培訓(xùn),使人員能夠積累更多的新知識(shí),學(xué)習(xí)管理新方法,了解相關(guān)的規(guī)定,應(yīng)根據(jù)人員的情況進(jìn)行培訓(xùn),使其能夠在工作中具有更好的能力。同時(shí),應(yīng)對管理制度進(jìn)行調(diào)整,將管理規(guī)定明確,對人員進(jìn)行嚴(yán)格管理,使檔案管理工作的開展有更好的效果,提升工作的效率。此外,單位需要根據(jù)實(shí)際情況對檔案工作進(jìn)行改善,將為人民服務(wù)作為中心,為人們提供更好的服務(wù),發(fā)揮出機(jī)關(guān)單位的作用。

        4 結(jié)語

        機(jī)關(guān)單位檔案管理工作需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求進(jìn)行創(chuàng)新,為了加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量,需要結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行分析,找到檔案管理工作中的問題,對檔案管理進(jìn)行改善。應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視,建立機(jī)關(guān)檔案管理工作新機(jī)制,使檔案管理工作能夠規(guī)范地進(jìn)行,還應(yīng)推進(jìn)信息技術(shù)的利用,加強(qiáng)信息化建設(shè),提升管理人員的專業(yè)能力,為檔案管理的進(jìn)行提供完善的條件,更好地發(fā)揮出機(jī)關(guān)單位的作用,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新。

        參考文獻(xiàn)

        [1]梁淑珍.機(jī)關(guān)檔案的創(chuàng)新管理模式探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2018(06):13-14.

        [2]張海燕.機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2017(11):296.

        [3]梁小潔.淺談機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23):86.

        [4]黃愛紅.關(guān)于創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(17):167.

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