曹紅翠

摘要：企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中會(huì)出現(xiàn)大量的文書檔案，這些文書檔案不僅能夠保證企業(yè)的會(huì)計(jì)工作有效完成，還是企業(yè)在未來(lái)發(fā)展中重要的參考依據(jù)，可以為企業(yè)管理者提供企業(yè)發(fā)展思路和管理方法。提高文書工作質(zhì)量也就成為了企業(yè)管理者所需要主要解決的問(wèn)題。本文將對(duì)如何提高企業(yè)文書檔案管理工作展開(kāi)探討，提出文書檔案管理流程優(yōu)化措施，提高文書檔案的科學(xué)性和安全性，從而全面做好領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書;檔案管理;流程優(yōu)化

隨著文書檔案工作的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，文書檔案管理工作已經(jīng)成為記錄企業(yè)發(fā)展的簡(jiǎn)單工作，轉(zhuǎn)變成為促進(jìn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要工作職能，所以說(shuō)提高企業(yè)文書檔案管理工作，就可以有效提高企業(yè)的社會(huì)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀

由于傳統(tǒng)文書檔案管理工作的習(xí)慣限制，在改革過(guò)程中仍然存在了諸多問(wèn)題。特別是在企業(yè)剛開(kāi)始起步階段，文書檔案內(nèi)容較少，所以更加不重視文書檔案管理工作，一般只是由企業(yè)專門的辦公室文員或者一些管理人員進(jìn)行兼職完成，但這些管理人員并沒(méi)有專業(yè)的文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，所以在工作中會(huì)出現(xiàn)大量的問(wèn)題。由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，因此設(shè)備相對(duì)陳舊，硬件設(shè)施反應(yīng)緩慢，反而會(huì)嚴(yán)重降低檔案管理工作人員的工作效率。再加上當(dāng)前檔案管理工作基本依靠電子計(jì)算機(jī)完成，所以這就要求檔案工作管理人員不僅要查找實(shí)物耗時(shí)費(fèi)力，還需要重新整理所有電子檔案，很難保證檔案的準(zhǔn)確率。

二、企業(yè)管理工作人員需要首先加強(qiáng)對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度

（一）提高文書檔案管理工作質(zhì)量

企業(yè)文書檔案管理工作發(fā)展不順利，其中最主要的原因就是由于企業(yè)管理工作人員沒(méi)有重視文書檔案管理工作。其主要原因是由于傳統(tǒng)文書檔案管理工作方法沒(méi)有將所有企業(yè)相關(guān)文書檔案進(jìn)行科學(xué)合理的收集整理分類，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案并沒(méi)有對(duì)企業(yè)管理者的管理方法或管理措施提供幫助，所以企業(yè)管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。

（二）文書檔案管理工作實(shí)質(zhì)內(nèi)容

文書檔案管理工作實(shí)質(zhì)上可以分為文書處理和檔案管理兩種工作，但是只有二者同時(shí)展開(kāi)，那么才可以有效推動(dòng)文書檔案管理工作的發(fā)展，首先文書處理主要是指在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，將所產(chǎn)生的各類文書進(jìn)行有效的收發(fā)、傳遞、收集、整理、保存，最主要的工作原則是要保證這些文書檔案的完整性，并且合理歸類整理，以方便查閱者可以快速在多種文件中找到需要的文書檔案。而檔案管理工作則是要對(duì)文書處理所收集到的相關(guān)檔案進(jìn)行合理的鑒定、分類、編輯、分析，這樣才可以通過(guò)以往的文書檔案，科學(xué)的研究企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中所存在的漏洞和不科學(xué)問(wèn)題，對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有著不可替代的重要促進(jìn)作用。所以說(shuō)必須要加強(qiáng)文書處理和檔案管理工作，這樣才可以保證文書檔案管理工作有效的為企業(yè)管理者提供科學(xué)準(zhǔn)確的信息支持。

三、優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理流程的有效措施

（一）做好文書檔案的收集工作

文書檔案管理工作的第1個(gè)步驟就是需要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所產(chǎn)生的各類文書檔案進(jìn)行收集，而對(duì)于文書檔案的收集工作質(zhì)量也會(huì)直接影響到文書檔案的整理和分析。企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，往往會(huì)出現(xiàn)一些沒(méi)有價(jià)值的文書檔案，這些文書檔案并不是企業(yè)文書檔案管理工作的主要目標(biāo)，因此文書檔案管理工作者就需要在實(shí)際工作中有目的性的忽略或省略一些不必要的文書檔案。首先在文書檔案的收集工作中將文書檔案分為重要檔案和非重要檔案，一些沒(méi)有考證價(jià)值的臨時(shí)性文件只需要做好文字記錄即可，而對(duì)于企業(yè)多次修改校對(duì)的關(guān)鍵合同就是重要的文書檔案，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)分類管理，并且做好分析記錄，使相關(guān)管理工作人員在管理工作中可以最為快速有效的尋找到所需要的文書檔案。因此這就要求文書檔案管理工作人員必須要具備高超的職業(yè)素養(yǎng)和理論知識(shí)，要清楚的根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，劃分重要文書檔案和非重要文書檔案，保留有價(jià)值有參考性的文書檔案，并且合理將這些文書檔案進(jìn)行歸類整合，做好數(shù)據(jù)分析，使得文書檔案可以在企業(yè)管理工作中發(fā)揮有效作用。

（二）采用文檔一體化的管理模式

文檔一體化是目前企業(yè)文書檔案管理工作的一種全新管理方法，雖然文檔一體化工作方法很早就被提出，但是在落實(shí)的時(shí)候卻沒(méi)有發(fā)揮其功能性作用，往往導(dǎo)致企業(yè)文書處理和檔案管理工作相脫節(jié)。所以在企業(yè)文書檔案管理工作中，需要將文檔一體化作為主要的工作流程和工作機(jī)制，提高企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量。首先每一個(gè)文書檔案都有其生命周期，文件從形成銷毀其價(jià)值在文書檔案的生命周期中是逐漸下降的，所以在文書檔案管理工作中，可以根據(jù)文書檔案的時(shí)間來(lái)進(jìn)行整理，將文件的重要性呈現(xiàn)階梯性。例如一些首次上報(bào)的重要文書檔案，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更加深入的研究和管理，而對(duì)于一些即將被銷毀的文書檔案其本身沒(méi)有什么實(shí)際作用價(jià)值，只需要做好文書檔案的防護(hù)工作即可，避免由于保存不當(dāng)而導(dǎo)致檔案丟失或者損毀。同時(shí)也需要根據(jù)文書檔案的重要性來(lái)進(jìn)行合理的劃分，如果是一些重要且長(zhǎng)期執(zhí)行的相關(guān)合同，在規(guī)定其管理期限生命周期時(shí)就需要適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)甚至無(wú)限期保留，這樣才能夠使得文書檔案庫(kù)中的所有材料都能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展會(huì)起到非常重要的促進(jìn)作用，本人針對(duì)企業(yè)文書檔案的管理流程優(yōu)化措施提出以上幾點(diǎn)思考意見(jiàn)，希望可有效增強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作合理性，提高文書檔案在企業(yè)管理中的利用率。

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