羅玲

摘要：企業(yè)會(huì)議是管理中常用的溝通方式，是號(hào)召員工群策群力的重要平臺(tái)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。做好會(huì)議管理工作，有助于企業(yè)正確決策、傳達(dá)信息、整合意見，提高企業(yè)管理效率。本文針對(duì)企業(yè)會(huì)議管理存在的主要問題，提出了強(qiáng)化會(huì)議管理意識(shí)，創(chuàng)新會(huì)議管理方法，制定行之有效的會(huì)議管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行的相關(guān)措施，規(guī)范和提高企業(yè)會(huì)議管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè);會(huì)議管理;措施

企業(yè)會(huì)議在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，幾乎每個(gè)企業(yè)的員工都參加過會(huì)議。企業(yè)決策需要考慮多方面因素，綜合各方面的意見和看法，并經(jīng)過認(rèn)真討論后才能作出，而這往往就是需要通過會(huì)議來實(shí)現(xiàn)解決問題。會(huì)議管理的質(zhì)量直接反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，同時(shí)也會(huì)間接影響這家公司的前途命運(yùn)。因此，強(qiáng)化企業(yè)會(huì)議管理，提高企業(yè)會(huì)議管理能力至關(guān)重要。

一、企業(yè)會(huì)議存在的主要問題

目前很多會(huì)議召開效果并不理想，存在會(huì)議時(shí)間長、材料多、陪會(huì)情況嚴(yán)重、落實(shí)不力等問題。

（一）思想認(rèn)識(shí)不高。一是對(duì)會(huì)議重要性認(rèn)識(shí)不足。有的是為了開會(huì)而開會(huì);有的是盲目而開會(huì);有的是不做準(zhǔn)備而開會(huì);有的存在形式主義，單純以落實(shí)上級(jí)或文件要求而開會(huì);有的存在官僚主義，不結(jié)合公司實(shí)際、不根據(jù)基層現(xiàn)狀而臨時(shí)開會(huì)。二是對(duì)會(huì)議管理方法缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)。對(duì)會(huì)議管理相關(guān)制度、主持者的角色定位、與會(huì)者的管理要求等學(xué)習(xí)思考不夠，對(duì)會(huì)議的籌備缺乏頂層設(shè)計(jì)，對(duì)會(huì)議的組織缺乏系統(tǒng)管控，對(duì)會(huì)議應(yīng)該形成的材料要求不高等等。

（二）會(huì)前準(zhǔn)備不足。一是會(huì)議主題不明確。對(duì)于會(huì)議要討論的主題沒有清晰的界定。二是會(huì)議議題設(shè)計(jì)不合理。有些會(huì)議主題太寬泛，有些會(huì)議主題過細(xì)過多導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間過長。三是會(huì)議缺乏時(shí)間管控。絕大部分的會(huì)議只有召開時(shí)間，沒有規(guī)定結(jié)束時(shí)間，對(duì)議題沒有預(yù)設(shè)時(shí)間。四是會(huì)前溝通不夠。會(huì)前協(xié)商不到位、資料發(fā)放不及時(shí)，出現(xiàn)部門和領(lǐng)導(dǎo)之間信息不對(duì)稱的情況，導(dǎo)致矛盾出現(xiàn)，影響會(huì)議效果和工作情緒。

（三）會(huì)中控制不當(dāng)。一是主持人把控會(huì)議的能力需要加強(qiáng)。有些主持人主持水平不高，對(duì)會(huì)議目的缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)會(huì)議組織缺乏統(tǒng)籌，對(duì)把控時(shí)間缺乏概念，對(duì)提升效果缺乏方法;有些主持人會(huì)議規(guī)矩意識(shí)不強(qiáng)，不做準(zhǔn)備，隨意性發(fā)言、批評(píng)等，影響會(huì)議的嚴(yán)肅性和積極性;二是與會(huì)者角色不到位。與會(huì)者發(fā)言準(zhǔn)備不充分，不能按照既定議題發(fā)表觀點(diǎn)，跑題、偏題現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致會(huì)議討論高度發(fā)散，嚴(yán)重缺乏深度。

（四）會(huì)后跟進(jìn)不實(shí)。一是會(huì)議紀(jì)要整理和下發(fā)不及時(shí)。會(huì)議主辦單位角色履行不到位，會(huì)議紀(jì)要遲遲不能下發(fā)，降低了會(huì)后跟進(jìn)效果。二是與會(huì)人員會(huì)后執(zhí)行落實(shí)不到位。與會(huì)人員未能按照會(huì)上達(dá)成的共識(shí)執(zhí)行，或者執(zhí)行不力，導(dǎo)致會(huì)議效果大大減弱。三是會(huì)議精神跟進(jìn)督促不力，導(dǎo)致會(huì)議的效果大打折扣。

（五）會(huì)議管理不嚴(yán)。一是會(huì)議召開缺乏審批機(jī)制。臨時(shí)會(huì)議過多過濫，安排不合理，嚴(yán)重影響正常生產(chǎn)管理。二是會(huì)議總體統(tǒng)籌不夠，同類型的會(huì)議沒有進(jìn)行合并或者壓減優(yōu)。三是會(huì)議通知不到位，沒有細(xì)化參會(huì)人員安排，導(dǎo)致陪會(huì)情況嚴(yán)重，影響正常工作開展。四是會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)存在問題。缺乏日常監(jiān)督機(jī)制。存在走過場(chǎng)情況。五是會(huì)議材料任務(wù)過重，且標(biāo)準(zhǔn)不高、效果不好，基層對(duì)此反映強(qiáng)烈。

二、改進(jìn)措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)和水平。會(huì)議是企業(yè)管理的一種有效形式和手段，是提高工作質(zhì)量和工作效率的一種有效途徑，也是企業(yè)文化的一種具體表現(xiàn)，會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、控制、落實(shí)情況，是一個(gè)單位管理水平和文化特征的重要體現(xiàn)，是一名領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)高度和工作能力水平的集中反映。要倡導(dǎo)一種意識(shí)，即自我革命的意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭抓會(huì)風(fēng)，要以正視問題的自覺和刀刃向內(nèi)的勇氣抓好整改，以上率下，嚴(yán)格落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定要求，切實(shí)把會(huì)議數(shù)量和頻次減下來，把會(huì)議效率和質(zhì)量提升起來。任何時(shí)候盡可能做好發(fā)言準(zhǔn)備，不長篇大論，不空話連篇，不講難于理解的話，不講傷害積極性的話，盡量避免即興講話、詞不達(dá)意、車轱轆話反復(fù)講，以實(shí)際行動(dòng)促進(jìn)公司高效會(huì)議文化的培育形成。

（二）控制會(huì)議數(shù)量和規(guī)模。一是統(tǒng)籌整合會(huì)議安排。會(huì)議內(nèi)容能并則并，會(huì)議形式能簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，做到能不開的會(huì)議堅(jiān)決不開，盡可能減少會(huì)議數(shù)量和頻次。二是嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模。一般只安排與會(huì)議內(nèi)容密切相關(guān)的部門和人員參加會(huì)議，盡量克服無關(guān)人員參會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)陪會(huì)等現(xiàn)象。三是恢復(fù)無會(huì)日規(guī)定，將每周四定位公司無會(huì)日，一般不組織召開會(huì)議。四是充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段傳遞信息如：電話、網(wǎng)絡(luò)、微信等現(xiàn)代技術(shù)手段傳遞信息，提高辦事效率。

（三）提升會(huì)議質(zhì)量和效果。一要做好會(huì)議準(zhǔn)備。各類會(huì)議召開前，應(yīng)該嚴(yán)格按照會(huì)議材料標(biāo)準(zhǔn)模板起草會(huì)議材料，做到主題突出、內(nèi)容簡(jiǎn)潔。二要嚴(yán)控會(huì)議時(shí)間。要精準(zhǔn)設(shè)置議題，限定發(fā)言時(shí)間，要明確發(fā)言要求，做到緊扣主題、簡(jiǎn)明扼要，確保會(huì)議一般不超過2小時(shí);鼓勵(lì)小范圍商討專項(xiàng)工作，盡量不在大會(huì)上進(jìn)行詳細(xì)討論。三要加強(qiáng)會(huì)前溝通。提交公司領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議研究協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，牽頭部門應(yīng)事先組織相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，盡量取得一致意見后上會(huì)便于公司領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)決策。四要加強(qiáng)會(huì)議控制。將會(huì)議管理納入干部培訓(xùn)的重要內(nèi)容，要充分調(diào)動(dòng)與會(huì)者的積極性，鼓勵(lì)與會(huì)者創(chuàng)造性開展工作，切實(shí)提高會(huì)議管控水平。

（四）抓好會(huì)后跟催及落實(shí)。會(huì)議主辦部門要及時(shí)對(duì)會(huì)議決定決議進(jìn)行歸納總結(jié)，原則上會(huì)議結(jié)束后兩天內(nèi)下發(fā)紀(jì)要。會(huì)議主辦部門要采取多種形式對(duì)會(huì)議落實(shí)情況進(jìn)行督辦，會(huì)議議定事項(xiàng)的責(zé)任部門，要及時(shí)傳達(dá)，提出解決的措施，確定完成的時(shí)限，及時(shí)反饋落實(shí)情況;涉及多個(gè)部門參與的事項(xiàng)，牽頭部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，厘清職責(zé)，推進(jìn)落實(shí)，積極匯報(bào)情況，確保會(huì)議精神得到及時(shí)、全面的貫徹落實(shí)。

（五）嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律和考核。嚴(yán)格會(huì)議請(qǐng)假和考勤制度，嚴(yán)格按照要求參會(huì)，一般不得請(qǐng)其他同志代參會(huì)議;實(shí)行會(huì)議紀(jì)律，會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)情況提出考核意見;與會(huì)人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)和會(huì)議討論的情況，涉及保密和不宜公開的，在組織未正式公開之前，不得以任何形式泄露。

參考文獻(xiàn)：

[1]任韻蓁，唐群.淺談改革企業(yè)會(huì)議管理的措施[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2014 （04）：98-99.

[2]萬杰紅.新時(shí)期做好企業(yè)會(huì)議管理的措施探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2015 （10）：22.