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        在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)對培訓(xùn)費用管理控制

        2020-10-16 03:54:08張文宣
        中國設(shè)備工程 2020年19期
        關(guān)鍵詞:人力資源部教育經(jīng)費臺賬

        張文宣

        (北京航天自動控制研究所,北京 100854)

        為了進(jìn)一步提升ERP信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用,不斷提高企業(yè)管理水平,持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)業(yè)務(wù)。本文通過對企業(yè)人力資源部提出管理控制培訓(xùn)費用需求進(jìn)行分析,從業(yè)務(wù)和財務(wù)層面的角度出發(fā),淺淡如何在ERP系統(tǒng)中實施管理控制培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)流程,達(dá)到企業(yè)對培訓(xùn)費用進(jìn)行管控的目的。

        1 培訓(xùn)費用項目面臨的問題與可行性分析

        1.1 培訓(xùn)費用項目面臨的問題

        企業(yè)人力資源部培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)包括上市、未上市機(jī)關(guān)處室和二級單位,涉及培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購置等產(chǎn)生的費用。企業(yè)針對培訓(xùn)費用劃撥專項資金(簡稱培訓(xùn)費用),來源于工資總額的2.5%。培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)上市使用ERP管理系統(tǒng),由規(guī)劃處和機(jī)動處實施。未上市使用物資采購系統(tǒng)實施。這樣,一是造成信息孤島,上市與未上市培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購無法得到控制;二是提報培訓(xùn)設(shè)備、材料購置出現(xiàn)重復(fù),造成培訓(xùn)費用嚴(yán)重超支;三是上市單位使用的物資采購系統(tǒng)下線,取而代之的是ERP系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中,整合實施培訓(xùn)費用業(yè)務(wù),實現(xiàn)企業(yè)對培訓(xùn)費用統(tǒng)一管理控制,面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

        1.2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)實施可行性分析

        從企業(yè)培訓(xùn)費用實際業(yè)務(wù)出發(fā),將培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理。經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門研究決定培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購置等由企業(yè)人力資源部負(fù)責(zé)管理,由人力資源部、財務(wù)處、物資采購部、ERP系統(tǒng)IT技術(shù)人員協(xié)調(diào)實施。經(jīng)過討論分析,明確了在ERP系統(tǒng)中應(yīng)用PS模塊項目管理功能,對上市、未上市各處室、二級單位培訓(xùn)費用進(jìn)行合理的預(yù)算、下達(dá)管理控制,將培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購等培訓(xùn)費用實時地反映到ERP系統(tǒng)中,達(dá)到管理控制培訓(xùn)費用的目的。

        2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)中實施方案

        2.1 培訓(xùn)費用實施方案討論

        通過對企業(yè)培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)的前期調(diào)研,組織企業(yè)人力資源部、財務(wù)處、ERP運維PS、MM、FI模塊IT技術(shù)人員,從ERP應(yīng)用技術(shù)層面對培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)、財務(wù)核算、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析研究,從風(fēng)險控制管理層面進(jìn)行了討論,確定在ERP系統(tǒng)新增PS-MM-FI培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)集成流程,對培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算下達(dá)、采購、結(jié)算結(jié)轉(zhuǎn),解決對培訓(xùn)費用管控的問題。

        2.2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)實施方案流程

        首先,由人力資源部對培訓(xùn)費用統(tǒng)一預(yù)算,應(yīng)用ERP系統(tǒng)PS模塊功能為上市、未上市創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購項目;為各處室、二級單位細(xì)分項目創(chuàng)建WBS元素;為項目總體和年度進(jìn)行預(yù)算、下達(dá);為各WBS元素進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分,下達(dá)。上市、未上市機(jī)關(guān)、二級單位、礦區(qū)向人力資源部提報培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購計劃(紙制文檔),經(jīng)人力資源部審批通過后,由人力資源部為上市、未上市各處室、二級單位、礦區(qū)提報的需求計劃創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號(創(chuàng)建設(shè)備購置、材料采購需求計劃)。MM物資采購根據(jù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號查看物料庫存;創(chuàng)建發(fā)貨通知單;將培訓(xùn)費用設(shè)備購置、材料采購發(fā)料到各處室及二級單位。FI財務(wù)會計查看結(jié)轉(zhuǎn)情況;月末對培訓(xùn)費用設(shè)備、材料購置進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。由于培訓(xùn)費用涉及財務(wù)一級核算科目,在PS項目管理中,需增加培訓(xùn)費用功能范圍。經(jīng)與財務(wù)部門討論,確認(rèn)了培訓(xùn)費用相關(guān)的會計科目。

        設(shè)備購置科目1604330000在建工程-教育經(jīng)費購置,材料發(fā)料科目6600970801工程費用-甲供費用-主材費,結(jié)轉(zhuǎn)科目為應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費(2211040000),結(jié)算科目為員工費用-職工教育經(jīng)費(6600010400),在ERP系統(tǒng)中新增培訓(xùn)費用功能范圍一級科目,對應(yīng)融合系統(tǒng)(FMIS)一級科目培訓(xùn)費用,解決培訓(xùn)費用項目財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)算的問題。

        2.3 培訓(xùn)費用實施方案的提報與配置

        培訓(xùn)費用項目實施方案提報到ERP運維組,IT人員進(jìn)行系統(tǒng)配置。為滿足財務(wù)一級核算要求,一是在系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)有的功能范圍5081-其他直接費用,創(chuàng)建培訓(xùn)項目,保證財務(wù)融合系統(tǒng)FMIS系統(tǒng)中一級科目的正確性。二是設(shè)備、材料購置發(fā)料科目沿用原來的工程費用科目,融合對照表中工程費用科目+功能范圍,對應(yīng)FMIS應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費科目。三是ERP系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費科目,并且培訓(xùn)費用集成憑證不用傳輸?shù)紽MIS系統(tǒng);四是財務(wù)人員月末手工結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費用設(shè)備購置、材料采購;五是確認(rèn)FI財務(wù)會計模塊相關(guān)配置。在ERP系統(tǒng)對PS-MM-FI培訓(xùn)費用集成流程配置,如下。

        PS項目模塊配置參數(shù):包括網(wǎng)絡(luò)參數(shù)文件為ZL50102企業(yè)培訓(xùn)費用;網(wǎng)絡(luò)類型為L503企業(yè)培訓(xùn)費用;采購與庫存工廠為7F30;MRP控制者為F20企業(yè)-人力資源部。用系統(tǒng)中功能范圍5081其他直接費用建立項目,并配置為非必輸選項,功能范圍可不錄入。

        FI財務(wù)會計模塊配置,會計科目1604000000-在建工程,6600970801-工程費用-甲供費用-主材費,6600010400-員工費用-職工教育經(jīng)費,2211040000:應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費。臺賬配置:臺賬類別91(在建工程轉(zhuǎn)資臺賬),臺賬內(nèi)容9199 (轉(zhuǎn)資—公共),臺賬類別4(用工類型),臺賬內(nèi)容:1030(用工類型-合同化用工-計入成本)。增強(qiáng)替代功能系統(tǒng)配置完成,進(jìn)行測試。

        3 培訓(xùn)費用項目方案PS-MM-FI集成流程實施及結(jié)果

        3.1 人力資源部在ERP系統(tǒng)的操作

        人力資源部在PS模塊創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目,對項目進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分,下達(dá)到處室及二級單位,如下:

        (1)CJ01創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目7A-12Z001企業(yè)培訓(xùn)設(shè)備購置/材料購置;

        (2)CJ02創(chuàng)建WBS元素并細(xì)分(創(chuàng)建各處室、二級單位),并維護(hù)設(shè)備和材料科目;

        (3)CJ30給7A-12Z001項目分配預(yù)算資金;

        (4)CJ30給各項WBS元素進(jìn)行分配、預(yù)算、下達(dá);

        (5)CN21創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)(創(chuàng)建二級單位培訓(xùn)設(shè)備購置需求計劃),實現(xiàn)WBS元素與財務(wù)掛接記賬功能。如圖1。

        3.2 物資采購部在ERP系統(tǒng)的操作

        物資采購部在系統(tǒng)中查看培訓(xùn)設(shè)備購置需求計劃,進(jìn)行評庫、采購、創(chuàng)建發(fā)貨通知單,發(fā)料到二級單位。

        (1)CN22查看人力資源部提報的物資需求計劃;

        (2)ME21N創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備采購訂單;

        MIGO收貨入庫,會計憑證:

        借:原材料

        貸:物資采購-GR/IR

        (3)ZP9MMIF021A創(chuàng)建發(fā)貨通知單;

        (4)MB1A根據(jù)預(yù)留號發(fā)料到二級單位;

        培訓(xùn)費用發(fā)料科目6600970801工程費用-甲供費用-主材費。為滿足財務(wù)核算要求,在ERP系統(tǒng)中對培訓(xùn)費用(設(shè)備、材料購置)MB1A發(fā)料進(jìn)行優(yōu)化,在系統(tǒng)后臺做增強(qiáng)替代,將培訓(xùn)設(shè)備購置替代為1604000000在建工程;材料購置替代2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費。

        設(shè)備購置后發(fā)料產(chǎn)生的會計憑證:

        借:1604000000在建工程

        貸:1403010000原材料

        材料購置會計憑證增強(qiáng)替代后:

        借:2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費

        貸:1403010000原材料

        3.3 財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)設(shè)備/材料

        (1)CJI3查看憑證結(jié)轉(zhuǎn)情況;

        (2)F-01結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費用(設(shè)備/材料)。

        4 結(jié)語

        上述在ERP系統(tǒng)實施過程,從PS創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目,對項目進(jìn)行預(yù)算、下達(dá),以及MM根據(jù)各處室和二級單位提報的培訓(xùn)設(shè)備/材料,進(jìn)行采購發(fā)料到各處室和二級單位,財務(wù)對培訓(xùn)費用項目進(jìn)行結(jié)算的過程,達(dá)到了對新增培訓(xùn)費用項目PS-MM-FI集成流程完整的實施目標(biāo),實現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財務(wù)管理控制培訓(xùn)費用的目的。

        圖2

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