張文宣

(北京航天自動控制研究所，北京 100854）

為了進(jìn)一步提升ERP信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，不斷提高企業(yè)管理水平，持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)業(yè)務(wù)。本文通過對企業(yè)人力資源部提出管理控制培訓(xùn)費用需求進(jìn)行分析，從業(yè)務(wù)和財務(wù)層面的角度出發(fā)，淺淡如何在ERP系統(tǒng)中實施管理控制培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)流程，達(dá)到企業(yè)對培訓(xùn)費用進(jìn)行管控的目的。

1 培訓(xùn)費用項目面臨的問題與可行性分析

1.1 培訓(xùn)費用項目面臨的問題

企業(yè)人力資源部培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)包括上市、未上市機(jī)關(guān)處室和二級單位，涉及培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購置等產(chǎn)生的費用。企業(yè)針對培訓(xùn)費用劃撥專項資金（簡稱培訓(xùn)費用），來源于工資總額的2.5%。培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)上市使用ERP管理系統(tǒng)，由規(guī)劃處和機(jī)動處實施。未上市使用物資采購系統(tǒng)實施。這樣，一是造成信息孤島，上市與未上市培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購無法得到控制；二是提報培訓(xùn)設(shè)備、材料購置出現(xiàn)重復(fù)，造成培訓(xùn)費用嚴(yán)重超支；三是上市單位使用的物資采購系統(tǒng)下線，取而代之的是ERP系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中，整合實施培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)對培訓(xùn)費用統(tǒng)一管理控制，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)實施可行性分析

從企業(yè)培訓(xùn)費用實際業(yè)務(wù)出發(fā)，將培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理。經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門研究決定培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、材料購置等由企業(yè)人力資源部負(fù)責(zé)管理，由人力資源部、財務(wù)處、物資采購部、ERP系統(tǒng)IT技術(shù)人員協(xié)調(diào)實施。經(jīng)過討論分析，明確了在ERP系統(tǒng)中應(yīng)用PS模塊項目管理功能，對上市、未上市各處室、二級單位培訓(xùn)費用進(jìn)行合理的預(yù)算、下達(dá)管理控制，將培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購等培訓(xùn)費用實時地反映到ERP系統(tǒng)中，達(dá)到管理控制培訓(xùn)費用的目的。

2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)中實施方案

2.1 培訓(xùn)費用實施方案討論

通過對企業(yè)培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)的前期調(diào)研，組織企業(yè)人力資源部、財務(wù)處、ERP運維PS、MM、FI模塊IT技術(shù)人員，從ERP應(yīng)用技術(shù)層面對培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)、財務(wù)核算、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析研究，從風(fēng)險控制管理層面進(jìn)行了討論，確定在ERP系統(tǒng)新增PS-MM-FI培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)集成流程，對培訓(xùn)費用業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算下達(dá)、采購、結(jié)算結(jié)轉(zhuǎn)，解決對培訓(xùn)費用管控的問題。

2.2 培訓(xùn)費用在ERP系統(tǒng)實施方案流程

首先，由人力資源部對培訓(xùn)費用統(tǒng)一預(yù)算，應(yīng)用ERP系統(tǒng)PS模塊功能為上市、未上市創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購項目；為各處室、二級單位細(xì)分項目創(chuàng)建WBS元素；為項目總體和年度進(jìn)行預(yù)算、下達(dá)；為各WBS元素進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分，下達(dá)。上市、未上市機(jī)關(guān)、二級單位、礦區(qū)向人力資源部提報培訓(xùn)設(shè)備購置、材料采購計劃（紙制文檔），經(jīng)人力資源部審批通過后，由人力資源部為上市、未上市各處室、二級單位、礦區(qū)提報的需求計劃創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號（創(chuàng)建設(shè)備購置、材料采購需求計劃）。MM物資采購根據(jù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)留號查看物料庫存；創(chuàng)建發(fā)貨通知單；將培訓(xùn)費用設(shè)備購置、材料采購發(fā)料到各處室及二級單位。FI財務(wù)會計查看結(jié)轉(zhuǎn)情況；月末對培訓(xùn)費用設(shè)備、材料購置進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。由于培訓(xùn)費用涉及財務(wù)一級核算科目，在PS項目管理中，需增加培訓(xùn)費用功能范圍。經(jīng)與財務(wù)部門討論，確認(rèn)了培訓(xùn)費用相關(guān)的會計科目。

設(shè)備購置科目1604330000在建工程-教育經(jīng)費購置，材料發(fā)料科目6600970801工程費用-甲供費用-主材費，結(jié)轉(zhuǎn)科目為應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費（2211040000），結(jié)算科目為員工費用-職工教育經(jīng)費（6600010400），在ERP系統(tǒng)中新增培訓(xùn)費用功能范圍一級科目，對應(yīng)融合系統(tǒng)（FMIS）一級科目培訓(xùn)費用，解決培訓(xùn)費用項目財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)算的問題。

2.3 培訓(xùn)費用實施方案的提報與配置

培訓(xùn)費用項目實施方案提報到ERP運維組，IT人員進(jìn)行系統(tǒng)配置。為滿足財務(wù)一級核算要求，一是在系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)有的功能范圍5081-其他直接費用，創(chuàng)建培訓(xùn)項目，保證財務(wù)融合系統(tǒng)FMIS系統(tǒng)中一級科目的正確性。二是設(shè)備、材料購置發(fā)料科目沿用原來的工程費用科目，融合對照表中工程費用科目+功能范圍，對應(yīng)FMIS應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費科目。三是ERP系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付職工薪酬-教育經(jīng)費科目，并且培訓(xùn)費用集成憑證不用傳輸?shù)紽MIS系統(tǒng)；四是財務(wù)人員月末手工結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費用設(shè)備購置、材料采購；五是確認(rèn)FI財務(wù)會計模塊相關(guān)配置。在ERP系統(tǒng)對PS-MM-FI培訓(xùn)費用集成流程配置，如下。

PS項目模塊配置參數(shù)：包括網(wǎng)絡(luò)參數(shù)文件為ZL50102企業(yè)培訓(xùn)費用；網(wǎng)絡(luò)類型為L503企業(yè)培訓(xùn)費用；采購與庫存工廠為7F30；MRP控制者為F20企業(yè)-人力資源部。用系統(tǒng)中功能范圍5081其他直接費用建立項目，并配置為非必輸選項，功能范圍可不錄入。

FI財務(wù)會計模塊配置，會計科目1604000000-在建工程，6600970801-工程費用-甲供費用-主材費，6600010400-員工費用-職工教育經(jīng)費，2211040000：應(yīng)付職工薪酬-職工教育經(jīng)費。臺賬配置：臺賬類別91（在建工程轉(zhuǎn)資臺賬），臺賬內(nèi)容9199 （轉(zhuǎn)資—公共），臺賬類別4（用工類型），臺賬內(nèi)容：1030（用工類型-合同化用工-計入成本）。增強(qiáng)替代功能系統(tǒng)配置完成，進(jìn)行測試。

3 培訓(xùn)費用項目方案PS-MM-FI集成流程實施及結(jié)果

3.1 人力資源部在ERP系統(tǒng)的操作

人力資源部在PS模塊創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目，對項目進(jìn)行預(yù)算、細(xì)分，下達(dá)到處室及二級單位，如下：

（1）CJ01創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目7A-12Z001企業(yè)培訓(xùn)設(shè)備購置/材料購置；

（2）CJ02創(chuàng)建WBS元素并細(xì)分（創(chuàng)建各處室、二級單位），并維護(hù)設(shè)備和材料科目；

（3）CJ30給7A-12Z001項目分配預(yù)算資金；

（4）CJ30給各項WBS元素進(jìn)行分配、預(yù)算、下達(dá)；

（5）CN21創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)（創(chuàng)建二級單位培訓(xùn)設(shè)備購置需求計劃），實現(xiàn)WBS元素與財務(wù)掛接記賬功能。如圖1。

3.2 物資采購部在ERP系統(tǒng)的操作

物資采購部在系統(tǒng)中查看培訓(xùn)設(shè)備購置需求計劃，進(jìn)行評庫、采購、創(chuàng)建發(fā)貨通知單，發(fā)料到二級單位。

（1）CN22查看人力資源部提報的物資需求計劃；

（2）ME21N創(chuàng)建培訓(xùn)設(shè)備采購訂單；

MIGO收貨入庫，會計憑證：

借：原材料

貸：物資采購-GR/IR

（3）ZP9MMIF021A創(chuàng)建發(fā)貨通知單；

（4）MB1A根據(jù)預(yù)留號發(fā)料到二級單位；

培訓(xùn)費用發(fā)料科目6600970801工程費用-甲供費用-主材費。為滿足財務(wù)核算要求，在ERP系統(tǒng)中對培訓(xùn)費用（設(shè)備、材料購置）MB1A發(fā)料進(jìn)行優(yōu)化，在系統(tǒng)后臺做增強(qiáng)替代，將培訓(xùn)設(shè)備購置替代為1604000000在建工程；材料購置替代2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費。

設(shè)備購置后發(fā)料產(chǎn)生的會計憑證：

借：1604000000在建工程

貸：1403010000原材料

材料購置會計憑證增強(qiáng)替代后：

借：2211040000應(yīng)付薪酬-教育經(jīng)費

貸：1403010000原材料

3.3 財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)設(shè)備/材料

（1）CJI3查看憑證結(jié)轉(zhuǎn)情況；

（2）F-01結(jié)轉(zhuǎn)培訓(xùn)費用（設(shè)備/材料）。

4 結(jié)語

上述在ERP系統(tǒng)實施過程，從PS創(chuàng)建培訓(xùn)費用項目，對項目進(jìn)行預(yù)算、下達(dá)，以及MM根據(jù)各處室和二級單位提報的培訓(xùn)設(shè)備/材料，進(jìn)行采購發(fā)料到各處室和二級單位，財務(wù)對培訓(xùn)費用項目進(jìn)行結(jié)算的過程，達(dá)到了對新增培訓(xùn)費用項目PS-MM-FI集成流程完整的實施目標(biāo)，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財務(wù)管理控制培訓(xùn)費用的目的。

圖2