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        企業(yè)協(xié)同管理存在的問題及對策探析

        2020-09-22 10:04:39史小惠
        名城繪 2020年7期
        關(guān)鍵詞:有效措施問題企業(yè)

        史小惠

        摘要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,協(xié)同管理已經(jīng)成為企業(yè)管理的主要應(yīng)用手段及發(fā)展趨勢。目前,我國企業(yè)協(xié)同管理過程中存在數(shù)據(jù)描述不標(biāo)準(zhǔn),傳閱、審批工作效率不高等諸多問題。本文主要從完善企業(yè)集成系統(tǒng)進(jìn)行分析,探討提高企業(yè)協(xié)同管理工作效率的有效措施,以促進(jìn)企業(yè)數(shù)據(jù)規(guī)范化、實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享、加強部門及員工間的溝通效率、提高部門及跨部門間的傳閱、審批速率。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);協(xié)同管理;問題;有效措施

        隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)協(xié)同管理已成為目前企業(yè)發(fā)展主要應(yīng)用手段及必然趨勢。尤其辦公自動化已成為政府、醫(yī)療及各企業(yè)行政管理不可或缺的一部分。如今的企業(yè)協(xié)同管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步成為一體化的應(yīng)用平臺,不僅側(cè)重于以行政事務(wù)為主的無紙化辦公系統(tǒng),更是集成銷售、采購、設(shè)備、人事、考勤、財務(wù)等項目等多部門業(yè)務(wù)于一體的綜合辦公平臺,成為深入到企業(yè)各部門核心業(yè)務(wù)流程管理以及企業(yè)全面管理的協(xié)同管理平臺。

        一、 目前企業(yè)協(xié)同管理平臺存在的問題

        1.信息資源缺乏有效的共享手段

        隨著信息化在社會各行各業(yè)的不斷滲透,大多數(shù)企業(yè)已建立適合自身企業(yè)發(fā)展的協(xié)同管理系統(tǒng) ,致力于實現(xiàn)企業(yè)管理過程中的公文、文件的傳閱和審批,已經(jīng)初步實現(xiàn)了無紙化辦公、有效提高了公文傳閱、審批工作效率,解決了傳統(tǒng)的查找耗時和手工統(tǒng)計等弊端[1]。但目前大多數(shù)企業(yè)的協(xié)同管理平臺還僅局限于行政辦公系統(tǒng),沒有實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成,各系統(tǒng)之間不僅在功能上無法關(guān)聯(lián)、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享以及各類數(shù)據(jù)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程及應(yīng)用互相脫節(jié),不能完成整個集團(tuán)全平臺的信息資源共享。

        2.信息資源缺乏統(tǒng)一的描述標(biāo)準(zhǔn)

        由于目前大部分企業(yè)內(nèi)部的行政辦公系統(tǒng)和企業(yè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立存在,各信息系統(tǒng)匹配自己相應(yīng)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用軟件以及用戶界面,相當(dāng)于完全獨立的體系,對于信息孤島問題尤其嚴(yán)重[4]。信息多口采集、重復(fù)輸入以及多頭使用和維護(hù),使得各部門間出現(xiàn)信息不對稱問題。與此同時,很難實現(xiàn)各部門間的信息同步更新,直接影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及一致性,導(dǎo)致企業(yè)信息繁雜出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)冗余,信息的有效利用率低和企業(yè)信息管理效率低下,難以實現(xiàn)全企業(yè)的數(shù)據(jù)共享。

        3.員工間缺乏有效的溝通手段

        由于目前企業(yè)內(nèi)部的行政辦公系統(tǒng)很難實現(xiàn)全集團(tuán)下級不同企業(yè)間的互聯(lián)互通,導(dǎo)致集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)間通知、公文流轉(zhuǎn)效率低下[2]。增加了原本能夠快速處理的通知、報告等工作,在跨部門間傳閱、處理的難度。企業(yè)內(nèi)部子集團(tuán)間溝通效率低下是目前大多數(shù)集團(tuán)尤其是大型企業(yè)存在的一個較普遍的問題,如何提高跨部門和跨集團(tuán)間的溝通效率,減少紙質(zhì)資料傳輸造成的財力和物力損失,是目前企業(yè)協(xié)同管理建設(shè)的主要目標(biāo)之一。

        二、提高企業(yè)協(xié)同管理效率的有效措施

        1. 促進(jìn)企業(yè)系統(tǒng)集成實現(xiàn)數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)化

        數(shù)據(jù)整合是傳統(tǒng)企業(yè)解決信息孤島及數(shù)據(jù)碎片化問題的有效手段,若想實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合,必須實現(xiàn)企業(yè)協(xié)同管理平臺與內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接,破除不同系統(tǒng)間的信息壁壘[4]。通過數(shù)據(jù)層面、操作系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)流程及用戶界面的全面集成,將企業(yè)內(nèi)部的公共數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用軟件及硬件和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相聯(lián)合,實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的無縫集成,使得整個企業(yè)進(jìn)行整體化的信息共享和業(yè)務(wù)處理[4]。如圖1所示,為目前企業(yè)集成系統(tǒng)的整體分布圖,由圖可以看出數(shù)據(jù)共享是系統(tǒng)集成的首要目標(biāo)??朔畔⒐聧u問題是一個長期問題,若想持續(xù)推進(jìn)各系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)對接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,傳統(tǒng)企業(yè)首先需要對個別無法與其他系統(tǒng)進(jìn)行集成的舊系統(tǒng)進(jìn)行替換升級,對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全方位改造,進(jìn)行統(tǒng)一的信息規(guī)劃,從源頭上保證信息的一致性和準(zhǔn)確性。其次,在確保滿足企業(yè)目前信息化需求的同時,要為企業(yè)建設(shè)新系統(tǒng)打好基礎(chǔ),使得在系統(tǒng)更新時能夠有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),有利于完成新系統(tǒng)之間的信息共享和系統(tǒng)間的集成,避免出現(xiàn)新的信息孤島。

        2.完善企業(yè)系統(tǒng)集成實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程貫通

        企業(yè)內(nèi)部的日常辦公大致分為項目型和事務(wù)型,事務(wù)性辦公大多具有計劃性,而項目型辦公以管理性為主[3]。若想提高企業(yè)內(nèi)部的文件、公文傳閱、以及各類業(yè)務(wù)審批效率,除協(xié)同管理系統(tǒng)自身定義的各類管理流程外,其他各系統(tǒng)都應(yīng)結(jié)合本系統(tǒng)對應(yīng)業(yè)務(wù),與辦公系統(tǒng)有機集成。首先協(xié)同管理系統(tǒng)需要將辦公流程和管理形式進(jìn)行有機結(jié)合,對企業(yè)各部門間進(jìn)行精細(xì)化管理[3]。以事務(wù)型辦公為例,企業(yè)協(xié)同管理系統(tǒng)的流程細(xì)節(jié)要更加突出計劃性、前瞻性,將流程中的每件任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行量化,嚴(yán)格控制各部門的時間節(jié)點,以及在系統(tǒng)中詳細(xì)顯示各部門的工作計劃,提高不同部門間的溝通效率,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公,使得企業(yè)內(nèi)部的工作流程更加清晰。通過將行政管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部各核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間進(jìn)行互聯(lián)互通,從而提高企業(yè)內(nèi)部的審批、傳閱效率,實現(xiàn)企業(yè)的高效管理。

        三、結(jié)束語

        綜上所述,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展,企業(yè)間競爭日漸加劇,企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級,要想提高企業(yè)內(nèi)部的管理工作效率,有效解決目前管理效率低下、數(shù)據(jù)信息不一致、內(nèi)部員工溝通效率低等問題,就必須借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺,建設(shè)完善的企業(yè)協(xié)同管理平臺,加強企業(yè)集成系統(tǒng)建設(shè),推動企業(yè)內(nèi)部管理的數(shù)字化和信息化,提高我國各企業(yè)管理效率,增強企業(yè)自身的核心競爭力,以實現(xiàn)企業(yè)的高效可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張建偉,張強,林峰,等.企業(yè)精益化管理中業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和協(xié)同機制建設(shè)實踐[J].中國電力企業(yè)管理,2020,(7):88-89.

        [2]李巧歌.企業(yè)人力資源協(xié)同管理模式研究[J].科技經(jīng)濟(jì)市場,2017,(7):133-135.

        [3]鞏慧娟.淺談OA系統(tǒng)對企業(yè)管理效率的提升[J].科技與創(chuàng)新,2019,(5):35-36,39.

        [4]劉瑛華.大數(shù)據(jù)提升傳統(tǒng)企業(yè)協(xié)同管理平臺應(yīng)用效能[J].辦公自動化 ,2019,24(9):45-47.

        (作者單位:常州皓鳴信息科技有限公司)

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