賴曉維 寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院

一、傳統(tǒng)窗口報銷的困境

（一）財務(wù)人員困境：財務(wù)人員審核、制單、付款壓力大

目前全院有1200多名職工，每年醫(yī)護人員都要進行繼續(xù)教育，需要報銷培訓及住宿費，醫(yī)院每位職工每年平均出差約1.5次，僅出差費用報銷每天都需要接待，加之勞務(wù)費、課題費用、論文相關(guān)費用、各項物資款、零星支出等各項費用，審核工作量較大。一筆報銷對應(yīng)一筆賬務(wù)，報銷工作量的增加同時會導(dǎo)致制單工作量增大。

出納根據(jù)審核無誤的憑證進行付款，后續(xù)要將付款的原始憑證與銀行回單進行一一核對整理，工作量較大。醫(yī)共體成立后，出納將兼付醫(yī)共體業(yè)務(wù)，大批量支付導(dǎo)致工作壓力增大，戶名、銀行賬號以及金額都避免不了出現(xiàn)人為輸入錯誤。

（二）職工報銷困境：排隊等候時間長，程序煩瑣

職工每次報銷都需要先到財務(wù)窗口進行單據(jù)的填寫，財務(wù)稽核后至少需要跑三處進行審核，有些費用甚至要跑五六處。若遇到領(lǐng)導(dǎo)出差或者離開辦公室，則需要花費更多精力用于報銷事宜。經(jīng)費費用審批流程復(fù)雜，程序煩瑣，費用依次審批，審批人較多，而且難以一次簽齊，往往需要跑好多次找領(lǐng)導(dǎo)簽字，不符合最多跑一次的要求，職工對于財務(wù)報銷滿意度較差。

二、自助報銷共享平臺構(gòu)建

（一）平臺構(gòu)建的必要性

基于傳統(tǒng)窗口報銷的諸多缺點，費用報銷的自動化處理，將使得工作量由非常巨大變得微不足道。費用報銷的前端審批，中間賬務(wù)處理，后端打款都可實現(xiàn)智能化。通過自助報銷平臺實現(xiàn)電子審批代替人工審批，把人跑路變成計算機跑路。在付款環(huán)節(jié)，將原本手工逐筆錄入賬戶變?yōu)橥ㄟ^自助報銷平臺將打款賬戶信息傳輸至銀行端，實現(xiàn)批量打款。在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)會計分錄自動系統(tǒng)化處理，代替了手工錄入憑證，提高工作效率。

圖1 平臺總設(shè)想

圖2 自助報銷共享平臺流程設(shè)計圖

（二）平臺總設(shè)想

整個集中自助報銷業(yè)務(wù)平臺架構(gòu)主要由預(yù)算管理系統(tǒng)、集中報銷系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)4部分組成。經(jīng)費系統(tǒng)通過集中報銷系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)集成應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享；集中報銷系統(tǒng)由專門的管理團隊負責運營，是自助報銷平臺的核心，也是其他所有系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)的紐帶，實現(xiàn)用戶、預(yù)算費用的前端控制；財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)通過接收集中報銷系統(tǒng)推送的報銷單據(jù)自動生成憑證并將付款信息傳輸至銀行端；銀行系統(tǒng)接收支付指令，完成批量集中支付（見圖 1）。

（三）具體建設(shè)與實施

各醫(yī)共體集團成員單位經(jīng)辦人在集團報銷平臺填寫報銷單，經(jīng)過事前、事后管控及審核后，將審批單、發(fā)票及其他各類附件上交各自集團財務(wù)，財務(wù)審核后自動記賬并提交出納，自動付款后進行記賬。具體見圖2自助報銷共享平臺流程設(shè)計圖。

（四）保障平臺建設(shè)的配套措施

1.完善財務(wù)管理制度

醫(yī)共體集團需制訂一套完善的集中報銷實施指導(dǎo)意見、業(yè)務(wù)審批管理制度、會計憑證管理、電子文檔管理等制度文件，編寫相關(guān)系統(tǒng)管理員手冊、員工報銷手冊、用戶手冊等，使系統(tǒng)的運作更加規(guī)范。

2.加強信息系統(tǒng)建設(shè)與維護

電子報銷平臺的上線，必然需要強大的信息支持，系統(tǒng)測試上線運行后，在其運行過程中，可能會出現(xiàn)系統(tǒng)故障，也會發(fā)現(xiàn)其中短板之處，這就要求信息系統(tǒng)能及時排除故障，及時根據(jù)管理需求調(diào)整升級，為系統(tǒng)的測試和上線運行提供強有力的技術(shù)支持和組織保障。