?冀思明

摘要：航務勘察設計院要重視檔案數字化建設工作，將先進的科學技術應用于檔案數字化建設工作中，根據航務勘察設計院的實際情況開展建設工作，保證檔案信息資源能夠得到有效利用。本文就航務勘察設計檔案數字化建設工作進行研究，以期能夠進一步促進航務勘察設計院發(fā)展。

關鍵詞：航務勘察設計;檔案;數字化

社會發(fā)展水平的提升，提高了航務勘察設計院對檔案建設工作的要求。因此，領導部門要重視航務勘察設計檔案數字化建設工作，明確檔案數字化建設工作的要點，嚴格按照規(guī)定標準開展檔案管理工作，轉變現有的檔案管理工作當時，以期能夠滿足航務勘察設計院對檔案信息資源的需求。

一、航務勘察設計檔案數字化建設的必要性

（一）航務勘察設計檔案數字化建設是形勢發(fā)展的需要

在信息化時代，航務勘察設計院要得到進一步發(fā)展，就要重視檔案數字化建設工作，做好檔案信息資源保管工作，根據時代發(fā)展需求更換檔案信息資源的載體，真正實現檔案數字化建設工作，現在我國很多檔案館存在檔案保存、利用等嚴重不符合時代發(fā)展需求，采用檔案保管載體仍舊為紙質檔案，這一情況給檔案利用、收集和檢索工作開展造成較大阻礙，甚至部分檔案資源出現丟失、清洗等一系列現象，給航務勘察設計院造成不可挽回的損失。

（二）航務勘察設計檔案數字化可以改善檔案管理工作

航務勘察設計院要想實現檔案數字化，就要打破檔案管理工作中的局限性，重視檔案信息資源利用工作，轉變檔案管理人員職能，優(yōu)化檔案信息資源配置，保證檔案信息資源都能得到合理利用。除此之外，還要做好檔案信息資源開發(fā)工作，采用科學的管理方式，保證航務勘察設計檔案信息資源能夠發(fā)揮出自身價值。

（三）航務勘察設計檔案數字化建設是社會強烈需求

現在人們的時間觀念非常強。因此，為了更好的使用社會發(fā)展需求，航務勘察設計院開展檔案建設工作區(qū)期間，要轉變現有的管理方式，采用科學的檔案信息資源檢索手段，采用現代化的檔案管理方法，保證檔案信息資源能夠快速、及時傳輸出去，滿足人們對檔案信息資源的實時需求。

二、航務勘察設計檔案數字化建設策略

（一）提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

航務勘察設計院開展檔案數字化建設工作期間，要不斷提高檔案管理人員的素質，增強檔案管理人員的責任意識，將檔案數字化建設工作當做政治任務，開展檔案日常管理管理工作期間，要堅守原則、遵守制度，始終保持這高速的責任性，并鼓勵檔案管理人員積極參加檔案管理人員業(yè)務培訓，提高自身的專業(yè)素質。一是各種有關檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓;二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求;三是引進檔案管理專業(yè)人才。航務勘察設計院應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業(yè)知識、計算機知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作;四是對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平;五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

（二）提升檔案使用者綜合素養(yǎng)

在電子化大環(huán)境下，航務勘察設計院開展檔案數字化建設過程中，要真正實現檔案信息資源共享，保證檔案信息資源能夠為航務勘察設計院進一步發(fā)展提供數據信息資源，以用戶為中心開展檔案信息資源管理工作，并樹立”以人為本“的思想，豐富檔案信息資源，強化檔案信息資源的檢索能力，縮短檔案信息資源檢索時間，以便為航務勘察設計院工作開展提供依據。同時，航務勘察設計院檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。

（三）優(yōu)化數字化文件歸檔制度

開展檔案數字化建設工作期間，管理人員結合航務勘察設計院發(fā)展的實際情況，優(yōu)化數字化文件歸檔制度，增強檔案管理人員的歸檔意識，重視電子文檔管理工作，避免電子文檔儲存在計算機中出現遺失等一系列問題，降低檔案數字化建設的成本。另外，航務勘察設計院還要要求檔案管理人員加強對電子文檔收集、分類工作等的重視度，建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，航務勘察設計院每天處理的數字化文件不斷增多，如果航務勘察設計院檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響;三是加大網絡檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發(fā)展方向，計算機網絡技術的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網傳輸。

隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生，面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網發(fā)布，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同航務勘察設計院的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。

（四）做好數據庫建設工作

航務勘察設計院要重視數字庫建設工作，優(yōu)化檔案數字化系統(tǒng)，并做好檔案數據信息處理工作，合理應用縣今年的信息技術、數字化技術數據庫建設工作，采取科學的方式管理檔案系想你資源，以便為航務勘察設計院應用檔案信息資源提供便利。另外，建立數據庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合;面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”;突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，以提升檔案檢索自動化系統(tǒng)的運行效率。

三、總結

航務勘察設計院要想得到更加快速的發(fā)展，就要明確檔案數字化建設的必要性，將數字技術應用于檔案信息化建設工作中，更新現有的檔案管理理念，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，制定完善的數字化文件歸檔制度，制定統(tǒng)一的歸檔標準，以期能夠提升航務勘察設計檔案數字化水平。

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