摘要：社會(huì)組織檔案是社會(huì)組織登記管理機(jī)關(guān)在登記管理過(guò)程中形成的歷史記錄，是國(guó)家的重要資源。我國(guó)社會(huì)組織發(fā)展歷程較短，在社會(huì)組織檔案管理工作中存在很多問(wèn)題。2010年，民政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)了《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》，各級(jí)登記管理機(jī)關(guān)在社會(huì)組織檔案管理方面有了很大的改善，但在實(shí)踐過(guò)程中，仍有部分問(wèn)題亟待解決。本文結(jié)合自身多年從事社會(huì)組織檔案管理及社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)，就此方面存在的問(wèn)題、解決的措施提出對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：社會(huì)組織;登記管理機(jī)關(guān);檔案管理;社會(huì)工作;建議

社會(huì)組織檔案是指社會(huì)團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，基金會(huì)及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)以及社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)（民辦非企業(yè)單位）在辦理申請(qǐng)籌備成立、成立登記、變更登記、注銷(xiāo)登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有考查依據(jù)、利用價(jià)值的法律文書(shū)。其中，在成立登記過(guò)程中形成的登記證書(shū)，是社會(huì)組織開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，確定其合法地位的依據(jù)，是社工服務(wù)機(jī)構(gòu)在實(shí)施社會(huì)工作服務(wù)項(xiàng)目時(shí)證明其專(zhuān)業(yè)資質(zhì)，進(jìn)而為服務(wù)對(duì)象提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的有力憑證。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)組織登記數(shù)量劇增，由此產(chǎn)生的社會(huì)組織登記檔案越來(lái)越多，社會(huì)組織檔案管理工作任務(wù)加重，其在社會(huì)組織管理中的重要性日益突顯。為指導(dǎo)各級(jí)民政部門(mén)搞好社會(huì)組織登記檔案的管理工作，2010年，民政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)了《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》，各級(jí)登記管理機(jī)關(guān)在社會(huì)組織檔案管理方面有了很大的改善，但由于我國(guó)社會(huì)組織發(fā)展歷程較短，在社會(huì)組織檔案管理工作中仍面臨各種問(wèn)題亟待解決。

一、社會(huì)組織檔案管理存在的問(wèn)題

社會(huì)組織檔案管理面臨的主要問(wèn)題有：管理機(jī)制不健全、缺少專(zhuān)職管理人員、管理人員素質(zhì)有待提升、檔案管理現(xiàn)代化程度不高。

（一）社會(huì)組織檔案管理機(jī)制不健全

目前，《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定只停留在政府部門(mén)對(duì)社會(huì)組織管理的層面上，對(duì)社會(huì)組織內(nèi)部的檔案管理制度尚未作出明確要求，社會(huì)組織檔案管理工作缺少專(zhuān)門(mén)的部門(mén)監(jiān)管指導(dǎo)。由于缺少專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使得檔案管理工作缺乏制度性、規(guī)范性約束，導(dǎo)致社會(huì)組織檔案在建檔、歸檔、保管、利用等方面面臨諸多問(wèn)題，造成社會(huì)組織檔案管理工作質(zhì)量不高、發(fā)揮作用不明顯。

（二）缺少專(zhuān)職檔案管理人員

據(jù)統(tǒng)計(jì)，區(qū)縣級(jí)社會(huì)組織登記管理機(jī)關(guān)大部分檔案管理人員都屬于兼職，一個(gè)業(yè)務(wù)科室2至3人的編制卻承擔(dān)著2至3類(lèi)民政業(yè)務(wù)，難以專(zhuān)門(mén)抽出時(shí)間做檔案工作。在社會(huì)組織成立、變更、注銷(xiāo)活動(dòng)中，產(chǎn)生大量登記材料，由于社會(huì)組織管理部門(mén)人員少、崗位調(diào)整、缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)等原因，加之檔案種類(lèi)多、數(shù)量大，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

由于沒(méi)有接受專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，大多檔案管理人員對(duì)社會(huì)組織檔案的重要性重視程度不夠，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等具體要求不甚了解，歸檔質(zhì)量有待提高。例如：歸檔文件目錄、檔案盒封面和檔案盒脊項(xiàng)目的設(shè)置不科學(xué);一些項(xiàng)目填寫(xiě)不規(guī)范，存在漏填、錯(cuò)填的現(xiàn)象，在每份檔案盒內(nèi)也沒(méi)有放入備考表;重復(fù)歸檔的現(xiàn)象較普遍，如籌備登記材料同時(shí)歸入文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案，造成很多檔案資料缺失、整理不規(guī)范、難以查找等現(xiàn)象。

（四）社會(huì)組織檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，大多機(jī)構(gòu)社會(huì)組織檔案管理硬件設(shè)施不完備，多數(shù)社會(huì)組織檔案采取紙質(zhì)檔案存檔的方法，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段，存在檔案不便保存、查找困難等問(wèn)題。

二、社會(huì)組織檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）建立健全社會(huì)組織檔案管理機(jī)制

建立業(yè)務(wù)上級(jí)與檔案管理部門(mén)聯(lián)合管理機(jī)制，進(jìn)一步完善社會(huì)組織檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，著力推進(jìn)社會(huì)組織檔案工作法治化，加強(qiáng)檔案管理的制度約束與規(guī)范檢查，探索將社會(huì)組織檔案管理作為業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，加大賦分比例;制訂考核細(xì)則，明確標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范社會(huì)組織檔案管理工作。

近年來(lái)，威海市文登區(qū)出臺(tái)管理辦法、指定相關(guān)部門(mén)，每年對(duì)轄區(qū)內(nèi)登記管理機(jī)關(guān)檔案材料進(jìn)行法制化檢查，對(duì)在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通報(bào)，責(zé)令改正，此舉在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展。

（二）充實(shí)力量，提高檔案管理人員素質(zhì)

建議相關(guān)部門(mén)在各級(jí)社會(huì)組織登記管理機(jī)關(guān)設(shè)置檔案專(zhuān)業(yè)崗位，配備專(zhuān)職管理人員，防止崗位不明、權(quán)責(zé)不清的情況發(fā)生;相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、考核，定期檢查督導(dǎo)。

結(jié)合集中培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)意識(shí)，提升其業(yè)務(wù)水平，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、開(kāi)拓進(jìn)取，既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的社會(huì)組織檔案管理干部隊(duì)伍;增強(qiáng)檔案管理人員和社會(huì)組織登記管理人員的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，共同做好檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作。

（三）改進(jìn)管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理向科學(xué)化轉(zhuǎn)變

加大對(duì)社會(huì)組織檔案管理工作的資金投入，配備相應(yīng)的電腦、刻錄機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、防火、防盜等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，積極推進(jìn)社會(huì)組織檔案信息化建設(shè)，完成社會(huì)組織檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)組織檔案電子化檢索，提高查閱利用效率，在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將社會(huì)組織成立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的檔案資料進(jìn)行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強(qiáng)檔案的安全性，提高檔案利用率，使社會(huì)組織檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

社會(huì)組織的檔案管理工作只有堅(jiān)持多方參與、與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，才能更好地保證檔案的真實(shí)性、完整性，充分發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾的作用，保障社會(huì)組織規(guī)范、健康、有序發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

林建強(qiáng)，威海市文登區(qū)社會(huì)救助中心。