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辦公中excel的基本應(yīng)用

龔志勤

（新疆出版技工學(xué)校)

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多軟件大量涌入辦公之中，提高了工作效率，其中Excel作為一種數(shù)據(jù)處理軟件，在日常辦公中得到了廣泛的應(yīng)用。它和Word加起來算是一套完整的辦公必備軟件。但是由于人們工作性質(zhì)的不同，Excel有著不同的學(xué)習(xí)模塊，因此要深入研究Excel的功能，讓人發(fā)現(xiàn)它的魅力所在。本文著重介紹它的基本應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：軟件；Excel；數(shù)據(jù)處理；功能

Excel是一款用于制作處理電子表格的軟件,辦公中像會計、工程師等經(jīng)常用到Excel來制作一些賬單或者對一些測量的數(shù)據(jù)處理分析。現(xiàn)在很多各行各業(yè)的工作人員離不開Excel的使用。下面對它進(jìn)行簡單的介紹。

1　Excel的基本操作

我們經(jīng)常在Excel中對工作薄、工作表、單元格等進(jìn)行操作處理，這也組成了一個完整的Excel文檔。Excel有數(shù)據(jù)處理、圖像繪制、函數(shù)建立等基本功能。其中Excel和Word有很多相似的功能，掌握了Word功能，Excel很多功能也就熟悉了。

1.1工作簿

所謂的工作薄就是能夠運(yùn)算和保存的一個文件，Excel和與Word有許多相似之處，但是Excel可以對工作簿進(jìn)行保護(hù)，Word沒有這個功能。

1.2工作表

工作表用于組織和管理各種相關(guān)的數(shù)據(jù)信息,我們可以在同一工作簿中創(chuàng)建多張工作表,在其中輸入和編輯數(shù)據(jù)。一個工作簿有多張工作表,必須首先選擇工作表然后才能對其進(jìn)行各種操作。通常是選擇單張工作表,如果要對多張工作表進(jìn)行操作,可以選擇相鄰多張工作表,也可以選擇不相鄰的工作表或所有的工作表。

2　Excel的表格處理功能

Excel與Word相比,許多人認(rèn)為Word好用些。經(jīng)常人們僅用Excel制作一些簡單的表格，有的僅運(yùn)用它的計算功能進(jìn)行計算。其它的功能很少有人知道，也不會經(jīng)常用到。其實(shí)Excel在表格處理上的功能很強(qiáng)大，它操作簡便、靈活。Excel的許多功能是獨(dú)具的,在Excel中,工作表用于組織和管理各種相關(guān)的數(shù)據(jù)信息,我們可以在同一工作簿中創(chuàng)建多張工作表,在其中輸入和編輯數(shù)據(jù),而Word無法實(shí)現(xiàn)。舉個簡單的例子：制作一張員工工資表，如果用Word,就要用插入表格的功能，選擇多少行，多少列。并時不時的進(jìn)行調(diào)整列寬和行高。這樣的缺點(diǎn)是在制作完表格后，發(fā)現(xiàn)有些不合適的地方進(jìn)行修改時，插入和刪除數(shù)據(jù)的時候，表格的大小又要調(diào)整。如果用Excel就不會出現(xiàn)上述情況，它操作起來就很簡單,對于表格的處理只需要選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng),然后自己想要什么樣的樣式，就可以選擇什么樣的樣式。最重要的是在插入和刪除數(shù)據(jù),表格樣式也不會發(fā)生變化。

3　Excel的數(shù)據(jù)管理功能

Excel可以對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和分類匯總等操作,對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理和分析,這樣就使得我們對公司的各類情況做到心中有數(shù),有據(jù)可依。

3.1數(shù)據(jù)的排序

在設(shè)置中,可以選擇菜單中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)選擇“升序”或“降序”,對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速排序,也可以設(shè)置多個關(guān)鍵字對其進(jìn)行細(xì)致的排序。

3.2數(shù)據(jù)的篩選

通過Excel中提供的數(shù)據(jù)篩選功能,可以只顯示符合條件的數(shù)據(jù)記錄。選中標(biāo)題行,點(diǎn)擊菜單中的“數(shù)據(jù)”,選項(xiàng)選擇篩選中的“自動篩選”,每一列標(biāo)頭后會出現(xiàn)下拉箭頭,選擇數(shù)據(jù),會篩選出含該數(shù)據(jù)的所有數(shù)據(jù)。

3.3分類匯總

在表格做完之后,Excel可以用分類匯總將表格中同一類別的數(shù)據(jù)放在一起進(jìn)行統(tǒng)計運(yùn)算。按照指示點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，然后單擊“排序和篩選”組中的“升序”或“降序”為標(biāo)題行進(jìn)行排序,再打開“匯總方式”中選擇標(biāo)題行點(diǎn)擊確定就可以了。排序和篩選組合使用.再對表格分類匯總，我們能夠從大量數(shù)據(jù)中快速查找到需要的部分,從而對其進(jìn)行各種編輯和操作,這樣工作表中的數(shù)據(jù)也變得更加清晰直觀。

4　Excel的繪圖和圖形處理功能

Excel有著強(qiáng)大的繪圖和圖形處理功能。能夠?qū)崿F(xiàn)了表、圖、文三者的結(jié)合,這樣我們可以直觀的對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析。比如,在展示PPT的時候，可以在PPT中插入Excel圖表，將數(shù)據(jù)以圖的形式表示出來，如有些增長曲線可以在Excel中直觀的表現(xiàn)出來，給人一目了然的感覺。

5　Excel的計算功能

Excel除了可以輸入數(shù)據(jù)并對工作表進(jìn)行編輯以外最強(qiáng)大的功能還是在于對數(shù)據(jù)的處理以及應(yīng)用公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計算。Excel提供了大量的函數(shù),使得許多復(fù)雜的問題變得簡單。例如,制作一張“學(xué)生成績表”,“A”列為學(xué)生姓名,“B、C、D、E、F、G”分別為“語文、數(shù)學(xué)、英語、政治、化學(xué)、物理”的科目分?jǐn)?shù),“H”為各科總成績,甲為平均分,，要求總分“H”的話,我們就可以將這幾科的分?jǐn)?shù)一一相加(B+C+D+E+F+G)或用SUM函數(shù)來求,,若要求平均分“I”,可以用AVERAGE函數(shù)來操作，在word中要對每個同學(xué)都要這樣操作求出其它同學(xué)的總分與平均分，但在Excel中,通過SUM函數(shù)和AVERAGE操作求出一個同學(xué)的總分與平均分后，可以拖動填充柄就可對其它同學(xué)求出相應(yīng)的部分與平均分，這樣就很快完成制作整個表格的工作。所以，我們要對Excel進(jìn)行最基本的了解，掌握自己工作方向所需要的基本使用方法，但這只是Excel強(qiáng)大功能的冰山一角,我們只有不斷的研究和實(shí)踐,才能使它在不同的工作領(lǐng)域中被廣泛地應(yīng)用。

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龔志勤,女，出生年月：1978年出生，民族：漢族，籍貫：浙江人，學(xué)歷：本科學(xué)歷，講師職稱。主要研究方向：計算機(jī)基礎(chǔ)。

The basic application of Office Excel

Gong Zhiqin

(Xinjiang publishing technical school)

Abstract：With the development of science and technology,a lot of the influx of office software,improve work efficiency,in which Excel is used as a data processing software,is widely used in daily office work. It and Word together is a complete set of essential office software.But because of the different nature of the work of the people,Excel has a learning module is different,so the research on the function of Excel, to find the charm of it.This paper focuses on the introduction of its basic application.

Keywords：software;Excel;data processing;function

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