韓翠香

摘要：文書(shū)檔案，又稱(chēng)管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。文書(shū)檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。收集工作是文書(shū)檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;收集與整理;重要性

無(wú)論是機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，其文書(shū)檔案都是對(duì)過(guò)去單位歷史情境的再現(xiàn)，記錄著單位發(fā)展過(guò)程中的各種經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、研究成果、優(yōu)秀事跡，對(duì)于分析本單位整體發(fā)展水平、制定未來(lái)發(fā)展策略都有極其重要的作用。同時(shí)，文書(shū)檔案具有準(zhǔn)確性和真實(shí)性的特點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)在制定相關(guān)政策和規(guī)劃時(shí)，文書(shū)檔案中的記錄能夠幫助其提高決策結(jié)果的科學(xué)性與合理性，因此，做好文書(shū)檔案管理工作，對(duì)于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的發(fā)展運(yùn)行意義重大。

一、文書(shū)檔案收集工作的重要性

（一）文書(shū)檔案收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)

文書(shū)檔案的收集工作是文書(shū)檔案管理工作的起點(diǎn)。一般情況下，檔案部門(mén)管理的檔案不是由檔案部門(mén)自身產(chǎn)生和形成的，而是通過(guò)開(kāi)展收集工作，檔案部門(mén)將各個(gè)部門(mén)形成的具有保存價(jià)值的文件接收過(guò)來(lái)，并經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)看，收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為文書(shū)檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。有了檔案，檔案室才能開(kāi)展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。收集工作做不好，就沒(méi)有齊全完整的檔案，也不會(huì)有健全的檔案工作。

（二）文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量

收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。通常，人們?cè)诤饬恳粋€(gè)單位檔案管理水平的高低時(shí)，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時(shí)，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究，并廣泛開(kāi)展檔案的利用工作。相反，如果檔案收集得少，或者只收集了一些殘損零亂和使用價(jià)值不大的檔案材料，不僅會(huì)給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無(wú)效勞動(dòng)，而且也不能為社會(huì)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。

二、文書(shū)檔案收集工作的要求

（一）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求

保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書(shū)檔案收集工作的始終的基本要求。就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實(shí)地反映本單位的面貌。具體說(shuō)，歸檔文件材料在種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整。對(duì)于文書(shū)文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。可以說(shuō)，檔案部門(mén)接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是許多基層單位開(kāi)展收集工作的難點(diǎn)。為此，各單位必須將文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作納入有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)范圍，通過(guò)崗位責(zé)任制和其他制度的建立，保證歸檔文件的齊全和完整。

歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書(shū)寫(xiě)材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。因此，在收集過(guò)程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴(yán)把文件的書(shū)寫(xiě)質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合要求的文件進(jìn)入檔案室。

（二）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能

每個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原財(cái)和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門(mén)。

（三）檔案部門(mén)要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門(mén)形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門(mén)在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門(mén)的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整。

在實(shí)際工作中，由于種種原因，檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門(mén)的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)給什么，檔案部門(mén)就收什么的現(xiàn)象，導(dǎo)致有用的文件收不進(jìn)來(lái)，收來(lái)的文件用處不大等問(wèn)題。長(zhǎng)期如此，這不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門(mén)的形象，危及檔案工作的地位。因此，為了提高收集工作的質(zhì)量，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通和聯(lián)系。此外，對(duì)于單位舉辦的某些重大活動(dòng)或發(fā)生的重大事件，檔案部門(mén)也要積極參與，全面了解情況，并指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。

三、結(jié)語(yǔ)

在各單位實(shí)際工作的開(kāi)展當(dāng)中，文書(shū)檔案整理歸檔都是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。目前，我國(guó)社會(huì)整體發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新階段，信息化技術(shù)的應(yīng)用也十分廣泛，這也給文書(shū)檔案整理歸檔工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。相關(guān)單位的管理人員需要切實(shí)認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要價(jià)值，為文書(shū)檔案整理歸檔的開(kāi)展提供有力支持，從事該項(xiàng)工作的人員則需要把握好文書(shū)檔案整理歸檔的基本原則，并且對(duì)該項(xiàng)工作暴露出的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，在此基礎(chǔ)上選擇科學(xué)的處理方案，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案整理歸檔的深入革新。

參考文獻(xiàn)：

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