呂怡玲

摘要：檔案管理數(shù)字化對(duì)事業(yè)單位發(fā)展具有重要的意義，但我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平較低，存在管理意識(shí)淡薄、標(biāo)準(zhǔn)缺失、人員數(shù)管理水平不高的問題，對(duì)此提出了促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理是事業(yè)單位一項(xiàng)重要工作，海量的檔案數(shù)據(jù)要求事業(yè)單位采取數(shù)字化管理模式。在信息時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到普及和發(fā)展，數(shù)字化帶來的便利性大大提高了工作效率，未來有望在數(shù)字化技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。數(shù)字化技術(shù)具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)可容納海量數(shù)據(jù)信息，具有更高的安全性和實(shí)用性;數(shù)據(jù)檢索技術(shù)可讓用戶瞬間找到所需數(shù)據(jù)，不需要排隊(duì)，只要一部終端設(shè)備即可。檔案數(shù)字化管理是在數(shù)據(jù)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用下產(chǎn)生的，事業(yè)單位工作人員只需要借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端便可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查詢閱讀，大大提高了工作效率。目前我國事業(yè)單位受制于各種因素的影響，檔案數(shù)字化管理遠(yuǎn)不如一些企業(yè)，本文具體問題具體分析，針對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在的問題提出來解決對(duì)策。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

信息技術(shù)是21世紀(jì)的主要符號(hào)，任何領(lǐng)域離開的信息技術(shù)，其未來發(fā)展是很難想象的。事業(yè)單位是中國特色社會(huì)主義體制下的特殊產(chǎn)物，關(guān)系到國計(jì)民生，是中國穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位各方面的工作必須與時(shí)俱進(jìn)。就檔案管理而言，采用數(shù)字化技術(shù)將大大提高檔案的收集和規(guī)章工作效率，從而更好的為人民服務(wù)。所謂檔案數(shù)字化管理，是依托于計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)，再通過先進(jìn)軟件體系的支持，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化，利用軟件進(jìn)行資料的增減、變更，從而極大提高工作效率。檔案數(shù)字化管理是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理要緊跟時(shí)代步伐，不斷創(chuàng)新管理技術(shù)，愿提高信息化水平。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，信息化已形成高速公路，基于信息化技術(shù)的各類管理工作不斷優(yōu)化，專業(yè)理論知識(shí)體系不斷升華，檔案管理理念不斷創(chuàng)新。面對(duì)如此形勢(shì)，我們?cè)诳吹匠煽?jī)的同時(shí)，也不可忽略檔案數(shù)字化管理存在的問題。

（一）工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性

就目前而言，大多事業(yè)單位都認(rèn)為檔案數(shù)字化管理是非常必要的，且積極開展數(shù)字化建設(shè)工作。但是，大多事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化檔案管理并不了解，到底怎樣開展檔案數(shù)字化管理工作？應(yīng)采取什么樣的制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，這些并沒有被引起重視，反而一些人存在僥幸心理，認(rèn)為只要引進(jìn)了軟件便是數(shù)字化管理，雖然工作效率上有一定提高，但遠(yuǎn)沒有達(dá)到要求;一些人敷衍了事，只對(duì)一些重要的有價(jià)值的檔案進(jìn)行嚴(yán)格意義上的管理，這種行為使得事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理處于被動(dòng)的局面。

（二）檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有一個(gè)致命的缺陷，便是數(shù)據(jù)的安全性問題，在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使用樂此不疲時(shí)，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)這個(gè)缺陷，通過合理的技術(shù)手段和管控措施來達(dá)到消除缺陷的目的?；ヂ?lián)網(wǎng)安全一直是備受業(yè)界關(guān)注的問題，一旦被不法分子利用，將帶來極大的信息安全后果。當(dāng)前一些事業(yè)單位檔案管理人員并非專業(yè)出身，計(jì)算機(jī)管理知識(shí)不足，信息安全意識(shí)淡薄，導(dǎo)致信息安全問題不降反增。

（三）檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高

檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)檔案管理，不僅要懂專業(yè)管理知識(shí)，還要懂計(jì)算機(jī)知識(shí)。檔案數(shù)字化管理同樣離不開人，并且對(duì)人的素質(zhì)有更高的要求，所以檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的新知識(shí)、新理念，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員受特殊體質(zhì)原因的影響，學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，知識(shí)更新速度較慢，綜合素質(zhì)水平一般，缺少專業(yè)與管理技能于一身的優(yōu)秀人才。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

（一）完善檔案數(shù)字化管理制度

要是檔案數(shù)字化管理得以運(yùn)用，首先要在制度上下功夫，既要學(xué)會(huì)借鑒，又要根據(jù)單位的實(shí)際情況發(fā)展適合單位的檔案數(shù)字化管理技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展腳步。數(shù)字化檔案要有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，從資料的收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格按照制度來執(zhí)行，層層把關(guān)，統(tǒng)一化管理。在查閱資料時(shí)，有具體的檔案查閱制度，在查閱操作時(shí)避免出現(xiàn)資料泄密或丟失的情況。做好檔案信息資料的安全管理，既要發(fā)揮硬件的硬安全，又要發(fā)揮軟件的軟安全，防止檔案信息丟失、篡改等現(xiàn)象發(fā)生。檔案管理人員要盡職盡責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，為檔案數(shù)字化管理提供良好的環(huán)境。

（二）加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備

檔案資料都是一些有價(jià)值的信息資源，這些信息資源為特定的部門人員而服務(wù)。事業(yè)單位作為這些檔案資料的管理者，見證了其成長(zhǎng)，伴隨著檔案數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的工作效率和管理水平都有了極大提高，保證檔案的時(shí)效性和高價(jià)值性，及時(shí)為使用者提供高價(jià)值的檔案資料，實(shí)現(xiàn)工作開展的價(jià)值。因此事業(yè)單位要重視檔案數(shù)字化管理，投入專項(xiàng)資金來完善數(shù)字化專業(yè)設(shè)備，為檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢(shì)，讓檔案信息變得更加精確化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)提升主要有兩個(gè)方面：第一，檔案管理人員自身必須樹立強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠突破傳統(tǒng)思想的桎梏，在業(yè)余時(shí)間多學(xué)習(xí)新知識(shí)新技能，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)與時(shí)俱進(jìn)，更好地掌握檔案數(shù)字化管理的節(jié)奏。第二，事業(yè)單位要意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，得進(jìn)行制度、設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，要重視人才素質(zhì)建設(shè)，將人才培養(yǎng)作為核心要素，不斷加大工作人員的培訓(xùn)力度，結(jié)合事業(yè)單位自身需求開展培訓(xùn)工作，利用多媒體教學(xué)和專家講座的形式普及數(shù)字化管理理論知識(shí)，還可以引進(jìn)企業(yè)優(yōu)秀的檔案館數(shù)字化管理人才，形成人才間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，全面提高人員的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案數(shù)字化管理是事業(yè)單位適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的必然選擇，也是其整個(gè)組織管理工作的關(guān)鍵部分。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作有了很大的進(jìn)展，但存在的問題也不容忽視，完善檔案數(shù)字化管理工作必須以制度為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟硬件建設(shè)，同時(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，能夠勝任障礙數(shù)字化管理工作，更好的服務(wù)于社會(huì)。

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