李美娜

摘要：在企業(yè)或者單位生產(chǎn)運行過程中都會產(chǎn)生各種各樣的原始信息資料，其中具備價值的原始信息資料就被稱之為檔案，因此無論是企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位都非常重視檔案的管理和保存。但是檔案資料的數(shù)量會隨著時間的增長而不斷增多，所以檔案管理工作的難度和復(fù)雜性會日益增加。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案保管不當(dāng)、人員素質(zhì)和檔案利用率較低等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此在現(xiàn)階段需要進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。管理信息化建設(shè)指將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，以此來代替以往人工管理檔案的模式，信息化檔案管理模式能夠有效促進(jìn)工作效率和檔案利用率的提高。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化管理模式;建設(shè);應(yīng)用

一、新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時代信息管理的主要模式。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

通過對我國各行各業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在行業(yè)內(nèi)部普遍都存在檔案管理人員綜合素質(zhì)較低的情況，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因有多個方面，其中最重要的就是在當(dāng)下企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位缺乏對這一方面工作的重視，沒有為檔案管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會。同時在當(dāng)下，有相當(dāng)一部分企業(yè)或者單位的檔案管理人員都缺乏專業(yè)性，存在一崗多職的問題。這就會降低檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視度，在工作中缺乏責(zé)任意識和崗位意識，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。同時有部分領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，只重視對檔案的保管，而沒有重視對檔案的利用，這也是阻礙檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的因素之一。以上問題都說明了在當(dāng)下有相當(dāng)一部分企業(yè)在檔案管理方面都存在較多的問題和不足，檔案管理的電子信息化建設(shè)步伐相對較慢，無法充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)中的作用。

三、電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案的收集與整理

檔案的數(shù)據(jù)整理工作是檔案管理活動的主要工作內(nèi)容，電子信息化管理模式將檔案的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為信息化的電子文件，可以實現(xiàn)電子信息文件的實時共享，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對時間和空間的限制。利用計算機(jī)的存儲載體以及云盤系統(tǒng)可以對電子檔案進(jìn)行全面收集和存儲，并將電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容以匯總的形式構(gòu)成數(shù)據(jù)庫。工作人員可以直接通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行電子檔案的調(diào)閱、查詢以及管理，工作人員可以在計算機(jī)系統(tǒng)中通過編號的方式對各項信息數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整理與分級，使得電子檔案的排列更加具有邏輯性和系統(tǒng)性，而且也可以利用相關(guān)軟件制作電子檔案的目錄，方便后續(xù)的查閱以及咨詢。

（二）提高檔案資源管理的安全性

信息時代的全面到來使得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的日常生活中所發(fā)揮的價值和作用越來越大，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作的改革與優(yōu)化，將電子信息技術(shù)融入檔案管理過程時，需要結(jié)合檔案管理的工作要求、工作特點以及電子信息技術(shù)的優(yōu)勢進(jìn)行系統(tǒng)地探究，建立起行之有效的信息檔案信息化管理技術(shù)規(guī)范以及制度體系，保證檔案管理的安全性和可靠性。規(guī)范檔案管理行為和檔案調(diào)閱流程，約束檔案管理人員的工作權(quán)力，盡可能地避免影響電子信息化檔案管理工作安全性問題的發(fā)生。同時，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的計算機(jī)水平，減少惡意攻擊檔案信息系統(tǒng)的行為發(fā)生，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（三）加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與保養(yǎng)

檔案管理中電子信息化管理模式的建設(shè)與應(yīng)用也存在一定的安全性方面的問題，檔案管理工作往往需要聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)共同開展，在這種情況下，檔案管理電子化系統(tǒng)就處于一種開放式的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境當(dāng)中，難免會受到外部的惡意攻擊而導(dǎo)致檔案信息的泄露或者檔案信息的破壞，影響檔案管理的安全性。因此，必須要加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)，提高檔案管理信息系統(tǒng)運營的安全性和穩(wěn)定性，通過設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件定期殺毒以及禁止外部設(shè)備接入檔案信息管理系統(tǒng)的方式提高檔案信息管理的質(zhì)量，杜絕檔案信息泄露問題的發(fā)生，保證電子信息化檔案管理的效果。

（四）完善檔案管理工作流程

電子信息化檔案管理工作模式的構(gòu)建需要結(jié)合檔案管理工作的實際流程來開展，通過計算機(jī)對電子檔案的生成條件、可存儲性以及安全性進(jìn)行鑒定，明確電子檔案當(dāng)前所處環(huán)境的風(fēng)險問題，加強(qiáng)對檔案鑒定環(huán)節(jié)的重視。同時，也需要依據(jù)介質(zhì)的不同，合理設(shè)置電子檔案的保管條件。一般情況下需要選擇抗磁、防光、抗塵的電子檔案載體進(jìn)行存儲和備份，電子信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也需要利用計算機(jī)的自動計算功能以及統(tǒng)計功能，對各項檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案的閱讀模式和網(wǎng)絡(luò)化解鎖模式，提高檔案的管理效率和分析質(zhì)量。同時，電子檔案的管理也需要進(jìn)一步完善保密檔案的管理功能，尤其注意對保密檔案開展防護(hù)工作和屏蔽工作，避免數(shù)據(jù)泄露和被盜取。在收集電子檔案時，將收集到的檔案進(jìn)行整理、編號、有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接、緊密相扣。在檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要做好數(shù)據(jù)的備份處理。對于軟件來說，需要經(jīng)常調(diào)試，由專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

四、結(jié)束語

隨著各行各業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯然已經(jīng)成為了促進(jìn)其發(fā)展的重要資源。將有價值的資料進(jìn)行歸檔和管理，是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現(xiàn)的失誤，影響檔案管理的精準(zhǔn)度，需要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

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