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        電力企業(yè)文書檔案的管理及合理利用

        2020-09-10 07:22:44劉嵐
        環(huán)球市場(chǎng) 2020年5期
        關(guān)鍵詞:電力企業(yè)管理

        劉嵐

        摘要:電力企業(yè)文書檔案是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。電力企業(yè)文書檔案的管理工作對(duì)于傳統(tǒng)文檔管理模式來(lái)說(shuō)有更高的要求,我們要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。本文對(duì)于電力企業(yè)文書檔案的作用做出了研究,對(duì)電力企業(yè)文書檔案的管理問(wèn)題進(jìn)行分析,并對(duì)如何加強(qiáng)它的合理利用提出建議。

        關(guān)鍵詞:電力企業(yè);文書檔案;管理;合理利用

        電力企業(yè)文書檔案是記錄電力企業(yè)的各種管理活動(dòng),在電力企業(yè)文書檔案信息化中具有重要意義。它真實(shí)的記錄了各項(xiàng)工作,有重要的查考使用價(jià)值。我們應(yīng)了解如何合理利用電力企業(yè)文書檔案管理的方法,重視電力企業(yè)文書檔案管理工作,為企業(yè)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃等提供便利條件。

        一、電力企業(yè)文書檔案的管理的意義

        文書檔案管理工作是對(duì)于依據(jù)憑證和記錄歷史起了重要作用。隨著電力企業(yè)的快速發(fā)展,隨之而來(lái)給電力企業(yè)文書檔案的管理工作帶來(lái)了許多新的問(wèn)題。對(duì)此有很多新方法來(lái)管理,代替了傳統(tǒng)的手工記錄方法,減輕了檔案人員的工作壓力,提高了電力企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量。這對(duì)于企業(yè)文書檔案管理提出了更高的要求,能夠?yàn)槠髽I(yè)提供良好的服務(wù)。同時(shí),要做好電力企業(yè)文書檔案的管理工作,合理利用它的資源,利用它的價(jià)值充分發(fā)揮,提高電力企業(yè)的質(zhì)量,在電力企業(yè)行業(yè)下快速發(fā)展[1]。

        二、電力企業(yè)文書檔案的管理存在的問(wèn)題

        (一)忽視了電力企業(yè)文書檔案的管理

        傳統(tǒng)的電力企業(yè)文書檔案的管理只是人工管理,將文書檔案管理視為一種單純文字表述工作的形式這其實(shí)忽略了電力企業(yè)文書檔案工作的重要性,而這樣的做法有的管理人員還沒(méi)有意識(shí)到對(duì)于企業(yè)電力市場(chǎng)的影響。另外,相關(guān)部門對(duì)文書檔案部門的管理工作也存在著分工不明確的現(xiàn)象。某些相關(guān)文書管理人員對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的抽查存在敷衍了事,有的為了應(yīng)付過(guò)去找其他的數(shù)據(jù)代替,這樣的做法嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的發(fā)展,導(dǎo)致電力企業(yè)內(nèi)部文書檔案缺失或不完整。

        (二)電力企業(yè)文書檔案的管理需提高利用率

        在目前的電力企業(yè)中,文檔管理工作也面臨著許多的問(wèn)題,例如:文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多,給整理和保管帶來(lái)困難;某些文字檔案管理沒(méi)有用數(shù)字管理方式,需要很多人工處理,給管理工作人員帶來(lái)很多不方便;部分電力企業(yè)的管理方法不當(dāng),直接影響了文書工作的效率。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要,只有加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)管理的工作,才能提高其工作效率,為電力企業(yè)文書管理開(kāi)拓更有力的前景。

        (三)電力企業(yè)文書檔案的管理關(guān)聯(lián)性不足

        在平時(shí)的工作中,電力企業(yè)己經(jīng)形成了一套完整的體系,而檔案管理工作并沒(méi)有與文書工作很好的聯(lián)系在一起。在已有的體系中,檔案管理與文書工作都是各司其職,分開(kāi)工作,兩者沒(méi)有很好整合到一起,產(chǎn)生誤差,這樣就很容易產(chǎn)生多種問(wèn)題,兩個(gè)處理方式也融合不到一起,電力企業(yè)管理系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題,對(duì)于文件的整合沒(méi)有一定的統(tǒng)一性,不能有效結(jié)合到一起,就會(huì)阻礙電力企業(yè)的未來(lái)發(fā)展[2]。

        (四)電力企業(yè)文書檔案的管理人員專業(yè)水平有待提高

        電力企業(yè)的文書檔案管理人員有一部分只是普通的工作人員,對(duì)于專業(yè)的文書檔案管理了解不透徹,對(duì)資料的相關(guān)知識(shí)數(shù)字化管理不敏感,沒(méi)有制定詳細(xì)的文書管理標(biāo)準(zhǔn),缺乏對(duì)文書檔案管理的專業(yè)知識(shí),沒(méi)有健全的數(shù)字化設(shè)備,以至于出來(lái)的結(jié)果沒(méi)有代表性,不足以說(shuō)服管理的其他人員,最大力度限制了電力企業(yè)的發(fā)展。

        三、如何提高電力企業(yè)文書檔案的管理的合理利用

        (一)重視電力企業(yè)文書檔案的管理

        在電力企業(yè)文書管理的工作中,文書工作人員要有高度的工作責(zé)任感,認(rèn)真辦事的工作態(tài)度,同時(shí)也要主動(dòng)為廣大職工服務(wù)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視,企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)起到帶頭作用,全面提升文書檔案在電力企業(yè)的質(zhì)量。全體人員在傳統(tǒng)文書管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)現(xiàn)代化科技的新思想的工作,逐漸完善電力企業(yè)的工作,為以后的電力企業(yè)營(yíng)造出良好的氛圍和環(huán)境。同時(shí)也要以積極的心情去面對(duì)工作來(lái)調(diào)動(dòng)相關(guān)的管理人員的情緒和態(tài)度,加大投入到工作環(huán)境中,有良好的氛圍工作效率會(huì)事半功倍,使文書管理工作能更好發(fā)展。

        (二)提高電力企業(yè)分類管理工作

        文書檔案管理在管理工作中,針對(duì)不同的文字內(nèi)容、形式或?qū)n},制定完整的科學(xué)管理方式進(jìn)行分類管理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件,則可以收到事半功倍的效果。通過(guò)信息化、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理,文書檔案在信息化方面有更高的效率和更優(yōu)的質(zhì)量,這樣不僅降低了由于人為因素出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì),真正達(dá)到了提高工作效率的目的。

        (三)提高檔案管理的關(guān)聯(lián)性

        在電力企業(yè)的發(fā)展中,檔案管理與文書這兩類工作中不僅存在著差別還有很大的聯(lián)系,文書是檔案管理的鋪墊,加強(qiáng)文書的應(yīng)用讓它們互相融合到一起。各部門的工作人員需互相溝通交流,配合協(xié)調(diào)工作,對(duì)工作進(jìn)行統(tǒng)一管理,為以后的管理工作打下基礎(chǔ)。文書管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識(shí),做好對(duì)接工作,讓電力企業(yè)工作的文件統(tǒng)一整合到一起,為后續(xù)人員查找方便。為了更好地讓文書管理和檔案管理有效對(duì)接,電力企業(yè)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行管理,確認(rèn)核對(duì)文件無(wú)誤統(tǒng)一整合資料提高質(zhì)量,嚴(yán)格按照制度工作避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

        (四)提高電力企業(yè)分類管理工作人員的素質(zhì)

        現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需對(duì)文書檔案管理人員有較高的專業(yè)水平與個(gè)人素質(zhì)。傳統(tǒng)的工作方法,從文件的起草、修改、到定稿打印、歸檔都是以手工抄寫為主,而現(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成以上一系列工作。文檔管理工作者不僅要有專業(yè)知識(shí),還要熟悉計(jì)算機(jī),提高傳統(tǒng)的文書管理模式。學(xué)習(xí)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作,使電力企業(yè)人員更加深入了解信息化科技的能力,不僅提高了文書管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化,還會(huì)讓人員有一定創(chuàng)新意識(shí),進(jìn)一步提高文書管理者的管理水平[3]。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        電力企業(yè)文書檔案管理工作加強(qiáng)提高,更加重視文書檔案管理的工作,對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展有很大的意義,提升了電力企業(yè)文書管理的質(zhì)量,加強(qiáng)完善文書管理工作,從而能實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的,讓電力企業(yè)文書檔案管理工作有更大上升空間。

        參考文獻(xiàn):

        [1]朱埕瑤.淺析文書檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(16):133-133.

        [2]蒲明桂.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10):81-81.

        [3]李曉紅.淺談如何在電力科技檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的研究[J].科技風(fēng),2018(12):159-159.

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