王北雁

【摘要】聲像檔案作為特殊載體檔案的重要組成部分，記載了一所醫(yī)院在醫(yī)療、科研以及管理活動中形成的重要音頻資料，是醫(yī)院對外樹立良好形象、提升知名度和社會影響力的重要保障。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的聲像檔案管理方式無法滿足日益增長的豐富館藏檔案需求，醫(yī)院的聲像檔案面臨著極大挑戰(zhàn)。因此，本文結(jié)合工作實際，基于大數(shù)據(jù)探討醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理，指出醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀，提出相關(guān)的解決策略，以期促進醫(yī)院聲像檔案的均衡發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);聲像檔案;數(shù)字化;管理實踐

特殊載體檔案是以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤、膠片等非紙質(zhì)材料為載體的檔案。聲像檔案作為特殊載體檔案的一種，在醫(yī)院的管理中起到舉足輕重的作用，聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在制成材料和信息存儲等方面大相迥異，管理方式也有很大的特殊性。大數(shù)據(jù)時代給聲像檔案的管理帶來全新的變革，促使我們尋找新的保存、傳播和利用的方式與方法。

一、醫(yī)院聲像檔案的特點

（一）紀實性特點。醫(yī)院聲像檔案是拍攝錄制醫(yī)院活動中的重大醫(yī)療活動和科研技術(shù)等內(nèi)容過程中形成的具有保存價值的照片、錄音帶和錄像帶等。它把當時的環(huán)境和氣氛如實地攝錄下來，給人真實可信的印象。

（二）直感性特點。醫(yī)院聲像檔案把醫(yī)院社會活動直觀鮮明地呈現(xiàn)出來，彌補紙質(zhì)材料的缺憾，其佐證價值是不可替代的。

（三）易損性和可讀性差。聲像檔案的載體材料容易受光、熱、濕和污染物等因素影響，對保管條件要求較高，聲像檔案會隨載體的損壞消失，大多數(shù)聲像檔案需要經(jīng)過專業(yè)的硬件設(shè)備轉(zhuǎn)換后才能讀取。

二、基層醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院聲像檔案收集整理不規(guī)范。長期以來，由于意識不強、管理經(jīng)驗不足等問題，有些醫(yī)院的聲像檔案管理還存在“坐等上門”的思想，不能積極主動地去收集，整理也不夠規(guī)范。例如，有些陳年的老照片，由于沒有保存好相關(guān)的底片，也沒有擬寫相關(guān)匹配的文字說明，根本無法認知，這給聲像檔案的保存利用帶來很大麻煩，導致聲像檔案的利用率大打折扣。同時，還存在醫(yī)院各個科室各司其職的現(xiàn)象，大多數(shù)臨床科室自己配有數(shù)碼相機、錄像機等，在進行科研學術(shù)會議時，拍攝錄制的聲像檔案材料不能及時移交檔案管理部門，也未對聲像資料進行相關(guān)的整理，比如，拍攝時間、參加人物、地點等沒有及時備注，過一段時間拍攝者本人也無法還原當時情景，記憶消失，在人事關(guān)系發(fā)生調(diào)動流動時，有些人員由于種種原因調(diào)離崗位，將聲像檔案帶走，造成聲像檔案的丟失。

（二）醫(yī)院聲像檔案歸檔范圍不明確。醫(yī)院聲像檔案除了收集整理方面不規(guī)范之外，還存在不能厘清聲像檔案的歸檔范圍和歸檔要求的問題，也沒有針對自身實際制定相關(guān)的歸檔制度，有的單位雖然制定了本單位的聲像檔案歸檔制度，但沒能將歸檔制度真正落實到工作實際中，導致聲像檔案歸檔質(zhì)量不高，影響醫(yī)院聲像檔案管理的進程。

（三）醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢。很多醫(yī)院由于資金等方面的制約，沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，也沒有建立獨立的聲像檔案檢索數(shù)據(jù)庫，保存聲像檔案的庫房條件不達標，導致醫(yī)院老照片已經(jīng)發(fā)黃、破損甚至失真，錄音、錄像檔案無法正常讀取，很難完好地再現(xiàn)醫(yī)院歷史。

（四）醫(yī)院檔案管理員的素質(zhì)有待提升。據(jù)調(diào)查，許多縣級醫(yī)院沒有專門的檔案室（館），平時聲像檔案的收集都是由兼職人員完成，很多聲像檔案分布在不同的科室，有的醫(yī)院設(shè)立了專門的檔案員，但是很多檔案員不熟悉聲像檔案的管理流程，缺乏相關(guān)的檔案理論知識和計算機知識，一般是“坐等上門”，缺少主動、創(chuàng)新精神。

三、基于大數(shù)據(jù)的醫(yī)院聲像檔案管理的解決對策

（一）提高思想站位，集中統(tǒng)一管理。首先，聲像檔案的收集范圍很廣泛，主要包括記錄醫(yī)院主要職能活動的重大工作成果的照片、錄音、錄像;記錄醫(yī)院重點工程、著名人物等的照片、錄像等;收集要求方面，對于內(nèi)容相同但出現(xiàn)重復的聲像檔案和有真?zhèn)我闪x的聲像檔案，應該本著“去偽存真”的原則，并選擇其中影像清楚、主題特色鮮明、未經(jīng)修飾的“原滋原味”聲像材料進行存檔。其次，還可以通過各種方式多方擴大收集渠道，比如可以向個人無償或有償收集;復制較為珍貴的錄音、錄像材料等，檔案部門應當提高思想站位，加強與各部門的通力協(xié)作，可以全程介入醫(yī)院各種重大活動中，配合活動深入現(xiàn)場并跟蹤拍攝。通過自拍、自錄，有計劃、有步驟地統(tǒng)一集中積累聲像檔案。

（二）遵循檔案整理原則，科學規(guī)范化管理。原則上，聲像檔案以年度進行收集歸檔，本年度內(nèi)的照片檔案，一般按照全宗內(nèi)的保管期限-年度-問題進行分類，保管期限代碼可以用1，2，3或者Y，C，D對應代表永久、長期、短期。對于特殊的補交的隔年存檔的聲像材料可采取“保管期限-問題-年度”進行分類，分類方式要遵循全宗內(nèi)的聲像檔案材料的生命周期理論，分類方式保持前后一致。照片檔案的排列一般按問題、時間和重要程度進行，在分類方案的最低一級類目中完成，照片號一般由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔枴⒈９芷谙薮a和張?zhí)柦M成。對于錄音、錄像檔案應進行分類與編目，在同一全宗內(nèi)，一般使用內(nèi)容分類法。即把反映同一內(nèi)容的錄音、錄像檔案歸為一類，同類材料再按歸檔實踐編流水號，同一內(nèi)容的錄音帶、錄像帶劃分為一個保管單位。歸檔的錄音帶、錄像帶應貼上標簽，錄音帶盒上需標注編號、檔號、講話人姓名、職務(wù)、內(nèi)容和錄制時間、密級等等。

（三）構(gòu)建適合醫(yī)院聲像檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，醫(yī)院聲像檔案的種類與數(shù)量不斷增加，提高聲像檔案工作管理整體水平迫切需要建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)計算機檢索、實現(xiàn)所有聲像檔案的全復制和雙套制。做好新形成數(shù)碼聲像檔案的收集工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的數(shù)字化工作，是構(gòu)建聲像檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。本著“整理簡化、檢索深化”的原則，做好數(shù)字化聲像檔案的鑒定、整理工作，保證聲像檔案真實性、完整性、有效性，并按照《聲像檔案管理規(guī)則》《中華人民共和國檔案管理辦法》對應歸檔數(shù)碼聲像檔案進行分類、整理、編號、擬寫文件名、照片文字說明（包括時間、地點、人物、事由等），完成歸檔工作。然后將數(shù)字化歸檔的聲像檔案的信息資料記錄進聲像檔案子信息管理系統(tǒng)，聲像檔案的收集、整理、管理與利用可以通過檔案管理系統(tǒng)軟件完成，得以實現(xiàn)聲像檔案的全文數(shù)字化檢索。

（四）適當嵌入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計算新型技術(shù)。區(qū)塊鏈、云計算等新型技術(shù)的嵌入，必定給聲像檔案管理帶來廣闊的發(fā)展空間?！?018年中國區(qū)塊鏈產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書》曾指出，數(shù)字中國建設(shè)的重要支撐之一就是區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)已經(jīng)日益滲透到各行各業(yè)的發(fā)展中，比如，騰訊公司就曾經(jīng)在稅務(wù)、財政、金融、公益等相關(guān)領(lǐng)域進行區(qū)塊鏈技術(shù)的探索與實踐，并取得相關(guān)成效。一般來說，區(qū)塊鏈系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)大致分為應用層、合約層、激勵層、共識層、網(wǎng)絡(luò)層和數(shù)據(jù)層等幾個模塊，將區(qū)塊鏈技術(shù)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，能夠迅速建立起以全部館藏檔案資源庫為核心的管理系統(tǒng)，檔案工作者可以在現(xiàn)有的顯性知識和隱性知識上進行深入挖掘和分析，整合館藏檔案信息資源，實現(xiàn)“一站式”高效信息檢索服務(wù)。云計算背景下，顯然數(shù)據(jù)只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服務(wù)器中，用戶可以很方便地查詢和使用，另外，用戶在使用云端設(shè)備的過程中，不用安裝或者升級電腦中的軟件，云端對于這些并沒有指定的要求，用戶只需要打開瀏覽器，就可以方便地享用云端提供的各項服務(wù)。用戶既可以通過手機、PAD來查詢，也可以通過普通電腦來查詢和使用。

（五）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導應該在政策等方面給予檔案工作者傾斜、支持和鼓勵，配備專職聲像檔案管理員，打造高素質(zhì)的檔案工作者團隊。聲像檔案管理工作者要不斷提高檔案意識和服務(wù)意識，不斷用檔案學學科知識和計算機學科知識豐富自己，掌握現(xiàn)代化的聲像檔案管理新技能，學習更多的計算機知識，實現(xiàn)館藏聲像檔案數(shù)字化，構(gòu)建聲像檔案信息資源共建共享與利用，滿足更多查詢者的多樣化的利用需求，提升醫(yī)院聲像檔案的規(guī)范化管理，發(fā)揮聲像檔案應有的價值。其次，可以通過定期組織業(yè)務(wù)技能培訓和檔案繼續(xù)教育活動，邀請外面的檔案專家來院講座等方式，增強檔案管理員的自身素質(zhì)，或者將檔案管理工作與年終績效考核相掛鉤，激勵他們的積極性，增強其使命感和責任感，確保聲像檔案萬無一失。

（六）改善聲像檔案的物理保管環(huán)境。為了延長聲像檔案的壽命，醫(yī)院應盡量增加庫房改造，爭取經(jīng)費滿足聲像檔案庫房條件和防火、防光、防蟲、防潮、防霉菌及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，聲像檔案的庫房建設(shè)應當遵照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2000）的規(guī)定。庫房內(nèi)配備機械過濾器和空調(diào)等設(shè)施，定期進行殺菌、消毒處理，確保聲像檔案恒溫、恒濕保存，貯存環(huán)境如果新刷油漆，一般在3個月內(nèi)投入使用，歸檔保存的錄音、錄像檔案，未經(jīng)鑒定和批準，任何人不得私自清洗和消磁。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，聲像檔案的規(guī)范化管理對于提高醫(yī)院的管理水平具有積極意義。在聲像檔案管理工作中，我們應該充分認識到自身存在的不足，醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化是擺在每名檔案工作者面前一個長期艱巨的任務(wù)，需要經(jīng)歷不斷改進與完善的過程，并構(gòu)建制度“政策保障-軟硬件保障-人員團隊保障”三位一體的科學策略，從而更好地為人民服務(wù)。

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