陳松梅

【摘要】檔案管理是企業(yè)工作中重要內(nèi)容之一，既可以促進(jìn)企業(yè)工作效率提高，同時(shí)也有利于企業(yè)更好地開展文化建設(shè)。確保檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性，可以促進(jìn)企業(yè)績效管理和管理水平有效提高。所以，企業(yè)必須立足于自身實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;重要意義

在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現(xiàn)在的發(fā)展情況進(jìn)行了記錄，同時(shí)也為企業(yè)今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實(shí)質(zhì)上具有一定的政治性和科學(xué)性，同時(shí)也是一個企業(yè)長時(shí)間發(fā)展中必須落到實(shí)處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應(yīng)充分意識到積極革新企業(yè)檔案管理工作有利于提升企業(yè)競爭力，并在時(shí)代發(fā)展中始終占據(jù)優(yōu)勢地位。

一、企業(yè)發(fā)展中檔案管理所發(fā)揮的重要意義

企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，只借助將生產(chǎn)力提高，促進(jìn)利潤收入增長是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，企業(yè)的工作管理直接影響著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)想要獲得良好發(fā)展，需要將企業(yè)的綜合情況充分考慮到。在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用，是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益提高的關(guān)鍵。同時(shí)，良好的檔案管理水平也是企業(yè)管理水平的反映。借助良好的檔案管理，對企業(yè)發(fā)展歷史的記錄極為重要，確保企業(yè)今后的管理、建設(shè)和發(fā)展有據(jù)可循。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被時(shí)代所淘汰，要想繼續(xù)發(fā)揮企業(yè)中檔案管理工作的作用，就需要將檔案管理工作的規(guī)律和特點(diǎn)充分把握到，并結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，積極創(chuàng)新管理方式。

新形勢下，人們辦公方式的改變直接影響了檔案管理?，F(xiàn)階段，自動化、無紙化辦公方式得到了廣泛應(yīng)用，相較于傳統(tǒng)方式，諸多文件的修改、起草、歸檔和落實(shí)工作均存在很大的區(qū)別。當(dāng)前，很多檔案資料都是用無紙化的方式保存的，這就代表著檔案管理已經(jīng)不再借助紙媒的形式，主要利用磁盤的形式保存。企業(yè)可以借助相關(guān)設(shè)備，更加方便地把各項(xiàng)信息內(nèi)容調(diào)出。雖然無紙化辦公有效提高了人們的辦公效率，但是，和傳統(tǒng)的紙媒相比，電子化形式保存的檔案價(jià)值性、系統(tǒng)性和真實(shí)性更強(qiáng)。所以，企業(yè)需要運(yùn)用科學(xué)合理的方式，有效提高檔案管理水平。

二、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作?，F(xiàn)階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務(wù)性工作，其具有政治特點(diǎn)和政治屬性。企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要相適應(yīng)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，這是所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視的一大重要任務(wù)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過程中需要檔案提供諸多企業(yè)、國家發(fā)展走勢脈絡(luò)的文件資料和組織實(shí)施過程的痕跡資料等。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊(duì)伍建設(shè)、軟件配套和硬件達(dá)標(biāo)等方面，創(chuàng)設(shè)促進(jìn)此項(xiàng)工作水平提高的環(huán)境。

（二）完善企業(yè)檔案管理制度。新形勢下，企業(yè)檔案管理制度得到了顯著革新。以往傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)難以使時(shí)代要求得到滿足，現(xiàn)階段，我們已經(jīng)置身于數(shù)字化時(shí)代之中，已經(jīng)由紙質(zhì)保存檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛呻娔X等媒體保存的虛擬檔案。在此形勢下，必須積極更新企業(yè)檔案管理制度，將檔案管理水平有效提高，貫徹落實(shí)公司管理制度，有效實(shí)施企業(yè)管理方針，嚴(yán)加看管企業(yè)的機(jī)密文件檔案。規(guī)范保存、整理企業(yè)檔案，對各項(xiàng)工作規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督檢查，同時(shí)嚴(yán)格實(shí)施提取檔案的記錄工作，以使檔案資料的安全性得到保證，借助建立健全企業(yè)的檔案管理制度，將檔案的重要價(jià)值充分發(fā)揮出來，同時(shí)還要保證檔案資料不會阻礙企業(yè)發(fā)展。

（三）對檔案管理工作加大資金投入力度。企業(yè)不能只對眼前的經(jīng)濟(jì)利益重視，要用長遠(yuǎn)的目光看待問題，要看到檔案管理對企業(yè)今后發(fā)展的重要作用和意義，針對檔案管理工作加大資金投入力度，確保企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的完善性。如，對檔案管理需要的檔案庫房或檔案室予以構(gòu)建，完善檔案管理工作人員的辦公室、電腦等相關(guān)工作設(shè)備。同時(shí)，還要積極培養(yǎng)工作人員，企業(yè)只有做好這些最基礎(chǔ)的地方，才可以保證順利開展檔案管理工作。除此之外，企業(yè)可以從外界引入先進(jìn)的管理方法和管理人員，或加大創(chuàng)新管理制度的獎勵等措施。

（四）提高檔案管理信息化水平。不管企業(yè)處于哪一階段，檔案管理工作運(yùn)用哪種模式，“收得齊、管得好、用得活”一直以來都是對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行衡量的基本標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，在檔案工作的鑒定、收集、保管、整理、利用、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均存在各種各樣的問題，同時(shí)每一環(huán)關(guān)系十分緊密，相互影響。要想更好地掌控整個業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案管理工作效率提升，必須要運(yùn)用檔案信息系統(tǒng)展開計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案管理部門在開發(fā)檔案資源的時(shí)候，應(yīng)加大檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，不斷豐富檔案資源，促進(jìn)檔案館原始信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的進(jìn)程加快，確保可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，使企業(yè)運(yùn)用管理需求得到滿足，確保企業(yè)其他內(nèi)部管理工作有據(jù)可循。同時(shí)，文檔管理系統(tǒng)還可以向文件生成領(lǐng)域拓展，確保在編寫文件材料的時(shí)候在系統(tǒng)平臺上規(guī)范形成，以使文件歸檔的質(zhì)量、格式規(guī)范和完整性得到保證。除此之外，還應(yīng)在文檔管理信息化系統(tǒng)中接入企業(yè)其他業(yè)務(wù)中設(shè)計(jì)的信息化系統(tǒng)，以確保電子信息和文件順利歸檔。

（五）注重人才培養(yǎng)。在企業(yè)管理機(jī)構(gòu)中，企業(yè)檔案管理工作占據(jù)著極為重要的位置，其主要包括收集、歸檔、保密、查閱、開發(fā)利用企業(yè)檔案等。這些工作之間的聯(lián)系十分復(fù)雜、密切，這就需要企業(yè)檔案管理工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和扎實(shí)的專業(yè)知識，如此才可以把不同層面之間的聯(lián)系處理好。企業(yè)檔案管理工作人員只有掌握扎實(shí)的專業(yè)知識，才可以準(zhǔn)確解答和有效幫助前來咨詢的人。同時(shí)不斷提高的現(xiàn)代化信息管理水平，為企業(yè)管理人員更好地開展工作提供了方便。企業(yè)檔案管理工作人員在開展管理工作中可以借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理更加優(yōu)質(zhì)、簡約，并展開信息重組。同時(shí)可以把更多的信息資源和渠道提供給企業(yè)人員，使不同員工對信息的不同需求得到滿足，從而提高企業(yè)檔案管理人員的服務(wù)水平。為了防止出現(xiàn)企業(yè)檔案人員“斷層”現(xiàn)象，要第一時(shí)間對年輕的人才進(jìn)行培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，如此才能確保企業(yè)檔案事業(yè)良好發(fā)展。

三、結(jié)語

新形勢下，各個領(lǐng)域均得到顯著發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理觀念已經(jīng)和企業(yè)的發(fā)展需求不適應(yīng)，在企業(yè)管理中檔案管理所發(fā)揮的作用日益顯著。因此，企業(yè)要對檔案管理工作引起重視，充分認(rèn)識其重要性。同時(shí)，在檔案管理工作中積極革新管理方式和觀念，建立健全管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代化手段促進(jìn)檔案管理工作效率有效提高，進(jìn)而為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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