楊潔敏

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，行政檔案管理保密工作在具體的過(guò)程中出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題，比如說(shuō)混亂的管理法、松懈的鑒定法、業(yè)余的管理水平以及相關(guān)工作人員較低的業(yè)務(wù)能力。想杜絕這些問(wèn)題，必須要詳細(xì)分析行政檔案管理保密工作的性質(zhì)和內(nèi)容，并有針對(duì)性地提出具體的對(duì)策和方法。

【關(guān)鍵詞】行政檔案管理;保密工作;方法

做好行政檔案管理保密工作一直以來(lái)都是各行各業(yè)重視的一項(xiàng)工作內(nèi)容，其基本的性質(zhì)是如何做好保密工作。在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)不斷發(fā)展的大背景下，雖然對(duì)于如何做好行政檔案管理保密工作提出了更高的要求，但還是避免不了各種問(wèn)題的出現(xiàn)和產(chǎn)生。本文分別從行政檔案管理保密工作的意義和行政檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出做好行政檔案管理保密工作的有效方法，供有關(guān)部門參考。

一、行政檔案管理保密工作的意義

顧名思義，行政檔案管理保密工作是根據(jù)相關(guān)管理部門檔案的保密性而依法設(shè)立的。檔案管理作為信息存儲(chǔ)的重要載體，蘊(yùn)含著極其豐富的信息資源，尤其在國(guó)家安全建設(shè)綜合管理中發(fā)揮著中流砥柱的重要作用。在國(guó)家保密局有關(guān)規(guī)定中提出：在涉及國(guó)家保密和安全的任何及所有的問(wèn)題上，所有的公民都有保護(hù)我國(guó)的利益和安全的義務(wù)和責(zé)任。行政檔案管理作為我國(guó)重要的檔案信息，比如軍事和政治、外交和經(jīng)濟(jì)等等方面的信息都是必須要保密的信息，以此來(lái)防止和杜絕他人利用非法的手段來(lái)盜取和竊取這些重要的信息資源。同時(shí)，筆者也從我國(guó)長(zhǎng)期穩(wěn)定的基本國(guó)策中了解到：任何人都不得非法泄露涉密檔案的信息，應(yīng)當(dāng)為積極營(yíng)造公平、公正和有序的環(huán)境而貢獻(xiàn)自己的一份力量。隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，行政檔案管理保密工作被很多不法分子當(dāng)成謀取利益的“好機(jī)會(huì)”。這從一定程度上來(lái)說(shuō)，不僅為我國(guó)廣大人民群眾的安全問(wèn)題帶來(lái)了巨大的隱患，也將會(huì)刺激更多社會(huì)問(wèn)題不斷出現(xiàn)，進(jìn)而嚴(yán)重影響我國(guó)社會(huì)的有序發(fā)展和人們的正常生活，不利于我國(guó)民族與社會(huì)的團(tuán)結(jié)與進(jìn)步。隨著2001年我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，中國(guó)逐漸參與到全球經(jīng)濟(jì)一體化的競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中?；诖?，國(guó)家、政府、公共機(jī)構(gòu)以及各類行政事業(yè)單位中檔案信息的安全和保密越發(fā)顯得重要。一旦某一行政機(jī)關(guān)單位的信息被泄露，必然會(huì)導(dǎo)致不必要的惡性競(jìng)爭(zhēng)出現(xiàn)，進(jìn)而會(huì)對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)操作帶來(lái)不必要的影響，最終將導(dǎo)致我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)遭受不同程度的創(chuàng)傷。因此，不論是從國(guó)家宏觀層面出發(fā)，還是從微觀層面出發(fā)，行政檔案管理保密工作都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、行政檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）混亂的工作方法。雖然說(shuō)，我國(guó)在行政檔案管理保密工作中頒布了相關(guān)的法律法規(guī)及管理制度，但還是由于行政檔案管理工作人員的流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)導(dǎo)致行政檔案在交接過(guò)程中手續(xù)不全面問(wèn)題，形成了混亂的行政檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，各行政部門在不經(jīng)過(guò)檔案局同意的情況下私自進(jìn)行檔案的更換，在某種程度上造成了行政檔案管理工作中混亂問(wèn)題的出現(xiàn)，而這些問(wèn)題的出現(xiàn)和產(chǎn)生在無(wú)形之中加大了行政檔案管理工作人員不必要的工作量，這是行政檔案管理保密工作中的一個(gè)漏洞和疏忽。

（二）松懈的鑒定方法?，F(xiàn)階段，在行政檔案管理保密工作過(guò)程中，存在相關(guān)檔案管理人員對(duì)行政檔案管理保密鑒定的方法較為松懈的問(wèn)題，而行政檔案管理保密工作的核心內(nèi)容就是對(duì)行政檔案的保密性和真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。但是，在行政檔案查驗(yàn)的過(guò)程中，相關(guān)管理人員對(duì)行政檔案管理保密方法的鑒定是較為松懈的。甚至對(duì)很多行政檔案資料都沒有編制相應(yīng)的檔案期限表格，更沒有對(duì)相關(guān)的行政檔案的真實(shí)性和保密性進(jìn)行認(rèn)真的查驗(yàn)就進(jìn)行了分類與歸檔，這就在某種程度上呈現(xiàn)出了虛假檔案的出現(xiàn)和產(chǎn)生。這些虛假行政材料檔案的出現(xiàn)和產(chǎn)生，不僅對(duì)行政檔案管理工作人員的工作帶來(lái)了很多不必要的麻煩，同時(shí)也影響著整個(gè)行政檔案管理保密工作的健康和有序運(yùn)行。

（三）業(yè)余的管理水平。行政檔案管理保密工作其實(shí)是考察相關(guān)工作人員細(xì)心和耐心的一項(xiàng)工作，只有兼?zhèn)浼?xì)心和耐心的品質(zhì)和素養(yǎng)的工作人員，才能勝任相關(guān)檔案管理保密工作。誠(chéng)然，在實(shí)際的行政檔案的保密工作過(guò)程中，由于相關(guān)工作人員業(yè)余的保密水平以及對(duì)相關(guān)行政檔案資料檢驗(yàn)的不嚴(yán)格，造成了行政檔案管理保密工作在管理模式上極其混亂。與此同時(shí)，行政檔案管理工作有多方面和協(xié)調(diào)性等特點(diǎn)，并不是獨(dú)立存在的，所以，在具體的管理過(guò)程中，非常容易影響到其他部門的正常發(fā)展。

（四）較低的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其實(shí)，對(duì)于如何做好行政檔案管理保密工作的關(guān)鍵因素是人。但是，由于各級(jí)行政部門對(duì)從事行政檔案管理工作保密工作的人員缺少相關(guān)的培訓(xùn)，而相關(guān)的工作人員在具體的工作中不知道如何有效防止行政檔案管理保密工作中相關(guān)信息的泄露。同時(shí)，筆者還發(fā)現(xiàn)，在一些行政單位中，即使是有重要信息的行政檔案也不是保密的，一些非工作人員可以隨意對(duì)行政檔案進(jìn)行自由訪問(wèn)，行政檔案管理保密工作已經(jīng)沒有任何機(jī)密性可言。另外，一些行政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，他們僅僅在意自己的薪酬，根本無(wú)視國(guó)家信息安全，甚至為了自身的利益，將一些重要的行政檔案信息出售給了很多的不法分子，導(dǎo)致國(guó)家的利益和經(jīng)濟(jì)受到了不同程度的損失。筆者提出的以上問(wèn)題是真實(shí)存在的，需要高度重視，而找尋有效的方法做好行政檔案管理工作早已刻不容緩。

三、做好行政檔案管理保密工作的有效方法

（一）不斷加強(qiáng)行政檔案管理保密工作的具體方法。首先，行政單位要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律制度，結(jié)合行政單位的實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定出適合本單位的制度與辦法，用來(lái)規(guī)范行政檔案管理的保密工作。其次，要建立健全行政單位中檔案管理保密工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有效避免行政檔案工作人員因流動(dòng)性強(qiáng)而造成的檔案在交接過(guò)程中手續(xù)不全面問(wèn)題。行政檔案管理部門應(yīng)當(dāng)密切配合相關(guān)的職能部門，積極參加各項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收的會(huì)議、專題技術(shù)交底會(huì)議，對(duì)本單位在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的檔案進(jìn)行同步管理。最后，要科學(xué)合理地進(jìn)行行政檔案管理的保密工作，按照《行政管理檔案管理保密工作規(guī)范》對(duì)不同性質(zhì)的檔案進(jìn)行分類、歸納和歸檔，實(shí)現(xiàn)行政檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，為今后開發(fā)和利用行政檔案管理保密工作的資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）全面規(guī)范行政檔案管理保密工作的鑒定方法。規(guī)范行政檔案管理保密工作的鑒定方法，一要根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定并結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，由檔案室來(lái)編制行政檔案管理的期限表格，以此來(lái)作為行政檔案管理工作的鑒定依據(jù)，在經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查和批準(zhǔn)之后，報(bào)經(jīng)行政檔案管理部門備案。二要建立行政檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)具體的檔案鑒定相關(guān)工作。作為鑒定人員，應(yīng)當(dāng)采取對(duì)行政檔案管理保密工作最直接的鑒定方法，認(rèn)真審閱檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案管理工作的保密性程度確定檔案的保管期限，對(duì)一些保管期限已滿的行政檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，確定該檔案已經(jīng)不具備保存的價(jià)值再進(jìn)行銷毀，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，并向統(tǒng)計(jì)行政檔案管理部門進(jìn)行備案。

（三）通過(guò)在職制度不斷提升行政檔案管理的水平。通過(guò)建立培訓(xùn)機(jī)制，以此不斷提升行政檔案管理的水平。如省檔案管理局可以通過(guò)舉辦各類行政檔案管理保密工作的專業(yè)培訓(xùn)班，以在職教育和激勵(lì)機(jī)制相結(jié)合的形式促使行政檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，鼓勵(lì)每一位從事行政檔案管理保密工作的人員都能積極主動(dòng)參加到在職教育的培訓(xùn)過(guò)程中，全面培養(yǎng)細(xì)心和耐心品質(zhì)兼具的行政檔案管理人員，提升業(yè)余的行政檔案保密工作的管理水平。可以將在職教育和行政檔案管理人員的技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)于一些不能積極主動(dòng)參與行政檔案管理保密工作在職教育的工作人員，取消其任職的資格，進(jìn)而增強(qiáng)行政檔案管理保密工作人員的積極性和主動(dòng)性。另外，行政檔案管理保密工作在職教育的方式應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，通過(guò)崗位劃分、不同的渠道和形式來(lái)展開，遵循“學(xué)用結(jié)合與注重實(shí)效相結(jié)合”的方針，切實(shí)發(fā)揮學(xué)有所用的原則。

（四）努力提升行政檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。行政檔案管理工作人員在具體的工作中，其職責(zé)是保障行政檔案資料的完整性與安全性。所以，作為一名行政檔案管理人員，首先要具備的就是強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感，確保行政檔案管理保密工作的安全性和完整性，并盡一切可能阻止任何導(dǎo)致行政檔案信息泄露發(fā)生。為此，提升行政檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)行政檔案管理保密工作來(lái)說(shuō)，有著十分重要的意義?；诖耍姓n案管理保密工作人員不僅要具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具備強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感。只有這樣，才能更好地勝任行政檔案管理保密工作。與此同時(shí)，作為一名行政檔案管理工作人員，還應(yīng)當(dāng)在枯燥的行政檔案管理工作中時(shí)刻保持清醒的意識(shí)，要不斷發(fā)現(xiàn)自己在工作中的缺點(diǎn)和善于聽取他人的意見。行政檔案管理保密工作人員只有努力做好自己的本職工作，才能在單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使檔案管理工作得到改進(jìn)和提升。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，行政檔案管理保密工作中社會(huì)價(jià)值逐漸得到了社會(huì)各界人士的認(rèn)知。所以說(shuō)，行政檔案管理的保密工作質(zhì)量好與壞，將直接影響黨和國(guó)家以及行政單位的根本利益。行政檔案管理保密工作一直以來(lái)是我國(guó)較為重視的一項(xiàng)工作，保守行政檔案的保密性是每一位公民義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，更是行政檔案管理工作人員神圣的職責(zé)和使命。

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