何媛媛

摘要：隨著大數(shù)據(jù)與信息技術(shù)的發(fā)展，高校校友檔案的管理受到社會(huì)群體的廣泛關(guān)注與重視。其中，醫(yī)學(xué)院留學(xué)生的校友檔案更是寶貴的資源與財(cái)富，而建立留學(xué)生校友檔案既能夠便于校友聯(lián)系，為醫(yī)學(xué)院的留學(xué)生校友提供便捷的服務(wù)，促使他們更好的回饋高校，推動(dòng)醫(yī)學(xué)院教育發(fā)展。所以要順應(yīng)時(shí)代的潮流，將信息技術(shù)融入校友檔案資源管理中，促進(jìn)校友檔案向網(wǎng)絡(luò)化與信息化方向轉(zhuǎn)變，幫助與服務(wù)校友更好的了解與融入社會(huì)，讓他們感受到母校的情懷，使得他們自主的回報(bào)醫(yī)學(xué)院。本文對校園檔案信息化管理存在的問題與意義進(jìn)行分析，并對具體的管理路徑進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院;留學(xué)生;校友檔案;信息化管理

在現(xiàn)代化信息潮流下，諸多院校已經(jīng)開始注重校友檔案管理方式的變革，但是受到多種因素影響，在留學(xué)生校友檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)一系列問題。從醫(yī)學(xué)院留學(xué)生校友檔案建設(shè)出發(fā)，具體在設(shè)備建設(shè)資金投入上存在問題，一定程度上阻礙了醫(yī)學(xué)院檔案管理體系向信息化發(fā)展。這就使得高校間硬件設(shè)備中形成差異，阻礙校友檔案信息的分享與傳遞，難以形成與資金配備與工作標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一的檔案體系，致使檔案信息化管理流于形式。

醫(yī)學(xué)院的醫(yī)學(xué)檔案館內(nèi)掌握了留學(xué)生在校期間的參與活動(dòng)與各種評比的記錄，能夠?yàn)樾Ｓ褭n案的建立與校友資源的開發(fā)提供數(shù)據(jù)保障。而具體的校友檔案管理方式一直以傳統(tǒng)方式進(jìn)行資源管理，傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式的過渡對工作人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)要求較高，但長期運(yùn)用傳統(tǒng)管理方式的人員往往缺乏一定的信息素養(yǎng)與能力，其專業(yè)能力往往無法達(dá)到信息化管理的要求。同時(shí)，醫(yī)學(xué)院內(nèi)尚未構(gòu)建起專業(yè)的信息培訓(xùn)與繼續(xù)教育，限制了檔案管理人員信息素養(yǎng)的提高，也就無法確保檔案信息化管理取得實(shí)效。

立足于院校內(nèi)檔案資源建設(shè)，醫(yī)學(xué)院留學(xué)生校友檔案信息化管理模式要圍繞檔案信息化管理為重點(diǎn)推進(jìn)目標(biāo)，密切關(guān)注與了解醫(yī)學(xué)院師生與留學(xué)生校友的需求，充分利用醫(yī)學(xué)院的發(fā)展資源與人才優(yōu)勢，加大留學(xué)生校友檔案資源的開發(fā)與利用，利用留學(xué)生校友檔案信息化管理來推動(dòng)院校內(nèi)容的工作的開展。而留學(xué)生校友檔案信息化管理主要體現(xiàn)在建設(shè)資源共享平臺(tái)，通過提高人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平，促進(jìn)醫(yī)學(xué)院內(nèi)檔案管理水平的提高，確保院系內(nèi)對留學(xué)生校友資源的共享。

基于留學(xué)生校友檔案資源信息的錄入，工作與管理人員能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理，快速檢索與調(diào)取校友所需的資源，極大程度的縮減了資料的查找時(shí)間。同時(shí)，計(jì)算機(jī)具有簡便信息錄入方式，使得檔案信息管理的時(shí)效性得到提高。其次，在檔案信息被錄入計(jì)算機(jī)后，管理人員可直接采取檔案信息加工，為他們的工作節(jié)約了二次文獻(xiàn)的加工時(shí)間，讓醫(yī)學(xué)院內(nèi)留學(xué)生校友檔案管理極具學(xué)實(shí)效性。

依據(jù)科學(xué)的調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，諸多高校傳統(tǒng)的校友檔案管理模式往往存在很多漏洞與不足，醫(yī)學(xué)院內(nèi)的留學(xué)生校友檔案被定為非公開資源，這就給限制了院內(nèi)師生對這部分資源的開發(fā)與利用，無法體現(xiàn)出校友資源檔案建設(shè)的目的。而經(jīng)過信息化整合與管理的校友資源，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，管理人員可發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的共享屬性，支持教師與學(xué)生對校友資源進(jìn)行科學(xué)開發(fā)與管理，在發(fā)揮充分校友檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值的同時(shí)，更為教師與學(xué)生們提供了便捷的共享網(wǎng)絡(luò)窗口與平臺(tái)，提高資料信息的查找效率。

從醫(yī)學(xué)院有效檔案信息管理出發(fā)，要著力構(gòu)建符合學(xué)生實(shí)際需求的留學(xué)生校友檔案信息服務(wù)體系，形成一整套完整的信息化操作系統(tǒng)。這一數(shù)據(jù)系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)搜集、查詢與留學(xué)生校友信息資源共享等功能，讓校友檔案管理工作取得一定進(jìn)展。依據(jù)調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，醫(yī)學(xué)院內(nèi)校友檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建重在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，需要數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)留學(xué)生入學(xué)數(shù)據(jù)、學(xué)籍信息、畢業(yè)信息和畢業(yè)生檔案等信息的錄入與搜索功能，將學(xué)籍變動(dòng)、入學(xué)登記表、大學(xué)成績表、獎(jiǎng)懲記錄等信息，在畢業(yè)信息主要涵蓋了畢業(yè)名冊、就業(yè)信息等，留學(xué)生可通過校友來瀏覽所需信息與檔案。

醫(yī)學(xué)院的檔案信息管理工作要注重服務(wù)質(zhì)量，管理人員在推動(dòng)檔案信息化管理進(jìn)程的同時(shí)，要正確認(rèn)識(shí)留學(xué)生校友檔案管理對醫(yī)學(xué)院與校友發(fā)展的重要價(jià)值。要充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，積極進(jìn)行留學(xué)生校友信息資料的采集、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)歸檔等，將留學(xué)生校友在校表現(xiàn)加以真實(shí)記錄。網(wǎng)絡(luò)信息化的管理系統(tǒng)也為校友間的交流與合作提供了便利，在建設(shè)信息化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫時(shí)，工作人員要以多元化思想為引導(dǎo)，結(jié)合新時(shí)代社交與合作需求，科學(xué)合理設(shè)計(jì)并添加留學(xué)生校友檔案的功能，如通知公告、校友風(fēng)采、校友論壇、校友捐贈(zèng)等網(wǎng)絡(luò)模塊。

為保證留學(xué)生檔案資源的信息化管理，醫(yī)學(xué)院要設(shè)置專屬的部門或科室，安排具備一定信息素養(yǎng)的工作人員進(jìn)行校友檔案的搜集，并形成專業(yè)化的檔案管理規(guī)章制度。具體而言，檔案管理部門在建設(shè)信息化管理規(guī)章中，要密切聯(lián)系醫(yī)學(xué)院的校友辦公室，及時(shí)關(guān)注與了解校友的最新動(dòng)態(tài)，檔案管理部門更要協(xié)同校友辦公室分析與研究現(xiàn)行的檔案管理體制，并依據(jù)信息化管理的發(fā)展趨勢，制定出契合醫(yī)學(xué)院校友檔案歸檔的實(shí)施細(xì)則，劃分出留學(xué)生檔案的整合與搜集方式，確定移交時(shí)間。同時(shí)，要關(guān)注到專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，不斷加強(qiáng)留學(xué)生校友檔案管理部門的整體信息素養(yǎng)。

在留學(xué)生的校友服務(wù)機(jī)制上，要從信息資源的公開、共享等方面進(jìn)行機(jī)制的創(chuàng)新，建立起適合醫(yī)學(xué)院留學(xué)生用戶的信息化共享平臺(tái)，將留學(xué)生的電子檔案信息進(jìn)行匯集。對于具有利用率高、指導(dǎo)性強(qiáng)、保密性要求低校友資料，可以進(jìn)行小范圍的資源開放，嚴(yán)格實(shí)施保密細(xì)則。此外，醫(yī)學(xué)院的檔案部門應(yīng)協(xié)同校友辦，共同組織多樣化網(wǎng)上的文化主題活動(dòng)，積極搜集留學(xué)生校友檔案，可組織校友參與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的口述檔案征集活動(dòng)、留學(xué)生座談會(huì)與校友聚會(huì)等，更要抓住醫(yī)學(xué)院慶的機(jī)會(huì)，大力宣傳校友檔案資源歸檔的重要性，促使他們踴躍進(jìn)行校友的錄入與共享。

基于以上闡述可得，醫(yī)學(xué)院要正確認(rèn)識(shí)到留學(xué)生校友檔案信息化管理的重要性，在國家先進(jìn)指導(dǎo)思想下，進(jìn)行檔案資源管理的信息化建設(shè)，不斷提高院校的現(xiàn)代化檔案管理能力，為更多留學(xué)生提供便捷的服務(wù)。通過建立信息化校友檔案管理平臺(tái)、完善信息化管理的規(guī)章制度與建設(shè)多層次共享平臺(tái)的方式，最大限度發(fā)揮留學(xué)生校友電子檔案資源的價(jià)值，及時(shí)溝通留學(xué)生校友與醫(yī)學(xué)院的聯(lián)系，為高校吸引校友捐贈(zèng)奠定基礎(chǔ)。

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2014年廣西研究生教育創(chuàng)新計(jì)劃課題“西部地區(qū)醫(yī)學(xué)院校外國留學(xué)生教育管理模式探討 ”（JGY2014031）