余紫珊

摘 要：在機(jī)構(gòu)改革和互聯(lián)網(wǎng)浪潮的推動(dòng)下，我國的檔案日常管理步入信息化時(shí)代。自然而然的，檔案管理信息化建設(shè)成為了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位新的工作挑戰(zhàn)。街道辦事處作為政府的派出機(jī)關(guān)，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府級(jí)別相當(dāng)，這樣不難看出其工作對(duì)接的人群，不光龐大而且事項(xiàng)繁雜。同時(shí)也顯示出了街道辦事處工作的重要性。檔案管理信息化建設(shè)作為街道辦事處一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，在具體工作中能夠了解到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和不足，從而制定出切實(shí)可行的具體措施，有效地促進(jìn)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)，這對(duì)于提升街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;信息化;措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 12-0-02

2014年3月16日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《國家新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃（2014-2020）》，在規(guī)劃中提到：當(dāng)今中國，城鎮(zhèn)化與工業(yè)化、信息化與農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展，是現(xiàn)代化建設(shè)的核心內(nèi)容，彼此是相輔相成的。伴隨著時(shí)間的推移，2020年如約而至，雖然其中免不了一些波折，但是整體發(fā)展面基本向好。新形勢(shì)下，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有利于提升街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量。因此，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，逐步建立適應(yīng)發(fā)展的信息化系統(tǒng)，不斷提高街道辦事處的檔案管理工作水平。

一、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的意義

綠色辦公，降低成本。街道辦事處雖然不是營利性的機(jī)構(gòu)和組織，但是在工作中也要考慮成本的問題，傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)，在具體工作中需要的人力和財(cái)力都是一筆可觀的支出。分類繁雜的檔案管理工作也催生出許多部門和新的職位，這也不符合當(dāng)下精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的改革理念。當(dāng)下，生態(tài)環(huán)境的保護(hù)已被放在突出地位，在生態(tài)環(huán)境保護(hù)上需要算大賬、算整體賬、算綜合賬，不能因小失大?！熬G色辦公”這種新的工作理念有效降低了工作成本，是檔案管理信息化建設(shè)的一大優(yōu)勢(shì)[1]。

方便群眾，易于管理。檔案管理信息化降低了管理風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在丟失、易毀等風(fēng)險(xiǎn)，盡管保護(hù)措施得當(dāng)，但是還是沒有電子檔案的安全性高。街道辦事處很多檔案是要存在很長時(shí)間的，信息化管理可以實(shí)現(xiàn)最好的保護(hù)，當(dāng)然這是建立在信息系統(tǒng)安全的前提下，做好電腦檔案數(shù)據(jù)備份和安全是信息化檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)。檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享，這在一定程度上可以方便群眾，各個(gè)主體都可以通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)及時(shí)掌握需要了解的信息。這種信息化的管理模式不僅方便了群眾，更減少了街道辦事處檔案管理人員的工作量，減少檔案的流通環(huán)節(jié)，對(duì)于確保檔案信息的準(zhǔn)確性，提高檔案管理部門的工作效率有很大幫助。

二、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)要點(diǎn)分析

（一）把好檔案“入口關(guān)”

檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，檔案“入口關(guān)”是信息化檔案系統(tǒng)的“地基”，基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。在最初錄入檔案信息時(shí)一定要嚴(yán)格按照采集程序，準(zhǔn)確地錄入每一個(gè)檔案信息，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為直觀化的電子圖片文檔，確保檔案的完整性。利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將檔案收集、編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作逐步完成。檔案管理工作的每一個(gè)工作人員不是一個(gè)獨(dú)立的存在，他們的工作是銜接緊密，有牽一發(fā)而動(dòng)全身的效果。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，簡(jiǎn)化整理過程，利用檔案關(guān)鍵詞或特殊符號(hào)、標(biāo)志進(jìn)行自動(dòng)檢索。檢索過程時(shí)間少、效率高，還可以減少人為失誤。技術(shù)檔案自動(dòng)標(biāo)引是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索的前提，通過將檔案信息進(jìn)行分析與切分，提取到關(guān)鍵詞或類別的過程，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有很大幫助。以數(shù)據(jù)庫作為管理工具，通過掃描紙質(zhì)檔案內(nèi)容，將檔案信息數(shù)據(jù)化。在信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫階段，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)給數(shù)據(jù)加密，通過壓縮儲(chǔ)存技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。計(jì)算機(jī)在管理過程起到至關(guān)重要的作用，利用計(jì)算機(jī)與掃描儀將檔案數(shù)據(jù)化，計(jì)算機(jī)完成檔案接收進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，整個(gè)整理過程與計(jì)算機(jī)聯(lián)系緊密[2]。

（二）信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)控制

街道辦事處檔案管理工作涉及面廣，工作進(jìn)行過程較為繁雜。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理，對(duì)簡(jiǎn)化工作流程，降低工作人員工作量，以及提高工作效率都有很大的幫助。在檔案借出管理和統(tǒng)計(jì)工作中，通過數(shù)字管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行登記、調(diào)卷、情況統(tǒng)計(jì)等，信息化系統(tǒng)可以多用戶借閱資格進(jìn)行驗(yàn)證，閱覽情況全面掌握，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案信息。街道辦事處檔案管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)管理的自動(dòng)控制，首先需要實(shí)現(xiàn)檔案排架自動(dòng)化，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化檔案信息后臺(tái)大數(shù)據(jù)和檔案分配情況，實(shí)現(xiàn)架位自動(dòng)化分配。這樣可以對(duì)現(xiàn)有架位進(jìn)行有序調(diào)整，提高架位的整體利用率[3]。

（三）數(shù)據(jù)檔案真實(shí)性管理

數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)真實(shí)異常重要。在整理電子文件時(shí)要遵循文件的使用規(guī)范，盡量使同類文件格式統(tǒng)一，選擇與檔案系統(tǒng)格式一致的文本模式，從而保證真實(shí)性。在檔案信息記錄時(shí)，關(guān)注計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的文件要素，保證信息流轉(zhuǎn)時(shí)不發(fā)生改變。在選擇存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)要客觀選擇，選擇對(duì)檔案系統(tǒng)工作有利的介質(zhì)，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。為了保證檔案文件的兼容性，滿足不同環(huán)境的使用要求，在保存文件時(shí)使用分離數(shù)字信息的語義來保存檔案文件。為了實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，不僅要對(duì)當(dāng)前手頭檔案工作重視，還要對(duì)以往的檔案進(jìn)行“查漏補(bǔ)缺”，盡可能早的完善檔案內(nèi)容。檔案猶如從古代穿越而來的文物，它所代表的是歷史，只有真實(shí)的信息才有意義，這也是檔案管理信息化建設(shè)工作的一個(gè)重要方面。對(duì)可能存在的隱患，要用法律法規(guī)、規(guī)章制度去彌補(bǔ)管理上的缺失，實(shí)行有效的檔案管理原則，真實(shí)意義上實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（四）電子檔案安全管理

電子文件在保存與維護(hù)上與紙質(zhì)檔案不同，電子文件存于街道辦事處檔案信息管理系統(tǒng)的特定介質(zhì)中，存儲(chǔ)介質(zhì)容易受外界因素影響，如果管理過程出現(xiàn)紕漏，很容易使介質(zhì)受損，影響數(shù)據(jù)安全和質(zhì)量，嚴(yán)重時(shí)還可能造成數(shù)據(jù)丟失。有磁場(chǎng)的地方要將存儲(chǔ)介質(zhì)存放在防磁柜中;置于外部的存儲(chǔ)介質(zhì)要滿足其存放條件，控制好空氣溫度與濕度。電子檔案查看過程中不能直接讀取時(shí)，在歸檔時(shí)要連同相關(guān)支持軟件及應(yīng)用系統(tǒng)一并歸檔。同時(shí)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，遇有問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，以防止信息流失。

（五）健全相關(guān)制度，提高管理水平

街道辦事處檔案管理信息化過程要有明確的規(guī)范約束工作人員，建立檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，讓相關(guān)人員有“規(guī)范”可依，有“標(biāo)準(zhǔn)”必依。有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，在管理過程中，即使是外界條件成熟，管理沒有阻力的情況下，管理效果也往往會(huì)千差萬別，這其實(shí)是取決于管理水平。信息化建設(shè)過程中既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，新的環(huán)境下所面臨的管理方式是沒有可參考的，出現(xiàn)“水土不服”往往是不可避免的，但是“水土不服”的情況如果沒有得到改善，發(fā)展到最后必然會(huì)積重難返。提高管理水平必須先跳出原有的舒適區(qū)，突破原來傳統(tǒng)管理模式的限制。檔案信息化建設(shè)需要信息化手段進(jìn)行管理，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)行分類管理。建立健全內(nèi)部管理模式，形成科學(xué)、完善的自身管理機(jī)制。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對(duì)檔案的檢閱與儲(chǔ)存，實(shí)行相互牽制、分級(jí)授權(quán)簽署模式進(jìn)行管理。

（六）人員管理

對(duì)于相關(guān)人員的管理，要改變街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理相關(guān)人員的工作理念，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，某些思想不合時(shí)宜，支配著他們的行為。適當(dāng)改變?cè)袉挝粌?nèi)部的人才結(jié)構(gòu)，為單位精準(zhǔn)引進(jìn)信息化人才。引進(jìn)人才時(shí)要有客觀的人才評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，簡(jiǎn)單以學(xué)歷論，無疑有失偏頗。人才管理不僅要引進(jìn)來，還要考慮留下來，不錯(cuò)失人才也不浪費(fèi)人才。加大人員培訓(xùn)力度，加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)于現(xiàn)有人員一定要及時(shí)展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是不能適應(yīng)新形勢(shì)的人員。培訓(xùn)是規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平的必要途徑。培訓(xùn)可以通過邀請(qǐng)專業(yè)的講授管理知識(shí)精英，分享出檔案管理在形成、作用、分類原則以及檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)上的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

三、結(jié)束語

總之，街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻。檔案信息化必然是未來的發(fā)展趨勢(shì)，在具體的實(shí)際工作中，不僅要遵循客觀規(guī)律辦事，還要營造出良好的工作環(huán)境氛圍，鼓勵(lì)工作人員創(chuàng)新工作方式，不斷地發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動(dòng)性。街道辦事處做好檔案管理信息化建設(shè)工作不僅是自身職責(zé)所在，更是向人民展示政府服務(wù)能力的一面鏡子。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉爔元.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界，2019（2）：257.