文/吳曉蕾

在事業(yè)單位改革的不斷推動(dòng)下，只有實(shí)施檔案科學(xué)化規(guī)范化管理，才能促使事業(yè)單位走出檔案管理的被動(dòng)局面，形成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、有序、嚴(yán)挌的管理方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量不斷改進(jìn)和提升，真正體現(xiàn)檔案管理的有效價(jià)值和重要作用

現(xiàn)代化管理是推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要方法與手段。檔案管理是事業(yè)單位日常諸多項(xiàng)管理工作的重要內(nèi)容，也是其管理水平的重要體現(xiàn)。在事業(yè)單位深化改革不斷推進(jìn)的今天，要求事業(yè)單位不斷發(fā)展的同時(shí)，還應(yīng)注重檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理，為事業(yè)單位發(fā)展、改革、科研等方面服務(wù)利用提供可靠的數(shù)據(jù)參考與有效保障。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要作用

事業(yè)單位的檔案管理主要是針對(duì)事業(yè)單位的人事檔案、科研項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、物資檔案、辦公檔案等，按照管理要求進(jìn)行檔案收集、檔案分類、檔案處理、檔案編撰、檔案保存與檔案利用?？梢?jiàn)，檔案深入到事業(yè)單位各個(gè)環(huán)節(jié)中去，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位回顧過(guò)去、發(fā)展決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，幫助事業(yè)單位履行職責(zé)，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)公眾，服務(wù)員工。因此，事業(yè)單位檔案科學(xué)有序的規(guī)范化管理，有助于事業(yè)單位不斷提升工作水平，改進(jìn)服務(wù)措施，完善職能職責(zé)，最終以良好的形象服務(wù)社會(huì)。

當(dāng)今，隨著事業(yè)單位管理逐漸走向正規(guī)化科學(xué)化，業(yè)務(wù)精細(xì)化管理導(dǎo)致工作量劇增，產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案信息和檔案資料。傳統(tǒng)低效率的檔案管理方式很難適應(yīng)精細(xì)化管理的要求，事業(yè)單位管理水平的提升需求更加迫切?？梢?jiàn)，在事業(yè)單位改革的不斷推動(dòng)下，只有實(shí)施檔案科學(xué)化規(guī)范化管理，才能促使事業(yè)單位走出檔案管理的被動(dòng)局面，形成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、有序、嚴(yán)格的管理方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量不斷改進(jìn)和提升，真正體現(xiàn)檔案管理的有效價(jià)值和重要作用。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要措施

認(rèn)識(shí)的提升是踐行的先導(dǎo)，檔案管理科學(xué)化規(guī)范化還在于實(shí)際行動(dòng)。如何切實(shí)做好事業(yè)單位檔案科學(xué)化規(guī)范化管理這篇大文章，具體采取以下六項(xiàng)主要措施：

一是管理意識(shí)規(guī)范化。事業(yè)單位要在思想認(rèn)識(shí)上重視檔案規(guī)范化管理，摒棄傳統(tǒng)管理方法，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理提升至規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)格化和有序化，從而提高事業(yè)單位整體管理水平和管理能力，為事業(yè)單位發(fā)展提供助力。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，起帶動(dòng)作用，將檔案管理深入到行政管理和業(yè)務(wù)管理中去。其次，加大規(guī)范化宣傳力度，明確規(guī)范化管理對(duì)本單位發(fā)展的作用，使全體員工在思想認(rèn)識(shí)上重視檔案管理的規(guī)范化，身體力行，共同努力，形成檔案管理規(guī)范化的向心力。最后，在單位規(guī)劃發(fā)展中將檔案管理規(guī)范化列入其中，無(wú)論是資金投放還是物資引進(jìn)與分配，都將檔案管理作為重要組成部分，真正體現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化。

二是管理制度規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化要以制度規(guī)范化為后盾，有了完善的制度，檔案管理規(guī)范化才能循序漸進(jìn)得以落實(shí)。首先，管理制度要隨著單位改革不斷更新與完善，掃除管理死角。其次，實(shí)施規(guī)范化和精細(xì)化結(jié)合的管理制度，保證制度精細(xì)，能夠?yàn)楣芾硖峁┮?guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的管理方法。最后，規(guī)范檔案歸檔時(shí)間、分類方法、保存介質(zhì)、密級(jí)原則、借用條例等制度，給檔案管理與應(yīng)用提供強(qiáng)有力的制度支撐，保證事業(yè)單位改革深化的同時(shí)，檔案管理有完善的制度約束，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

三是隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范化。檔案規(guī)范化管理需要高素質(zhì)管理人員具體實(shí)施，這就要求管理隊(duì)伍建設(shè)要走向規(guī)范化，注重專業(yè)技術(shù)、注重思想道德、注重職業(yè)品質(zhì)。首先，吸引和選聘專業(yè)人員，提升管理隊(duì)伍的專業(yè)水平；其次，做好檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)管理人員進(jìn)行定期輪流培訓(xùn)，使其掌握和應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升檔案規(guī)范化管理的能力和意識(shí)，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強(qiáng)橫向交流，吸收先進(jìn)的檔案規(guī)范化管理方法和經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內(nèi)容，從而保證檔案更好地服務(wù)于單位職能和業(yè)務(wù)發(fā)展。

四是存檔保管規(guī)范化。為此，第一，檔案保存要做好分類和密級(jí)，并進(jìn)行規(guī)范化編號(hào)存放。在應(yīng)用、回顧、調(diào)取、審核時(shí)，才能條理清晰，高效快捷。第二，對(duì)于保密性檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，按照保密要求實(shí)施保密保存，確保密級(jí)有效。同時(shí)，管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規(guī)范化管理流程，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行信息化管理。對(duì)檔案的管理全程進(jìn)行監(jiān)控錄像，確保檔案安全和管理的規(guī)范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發(fā)生。

五是管理系統(tǒng)規(guī)范化。隨著規(guī)范化管理的不斷實(shí)施，事業(yè)單位要從傳統(tǒng)人力管理過(guò)渡到以信息技術(shù)為主，以人力為輔的綜合管理局面，做好檔案安全保護(hù)、數(shù)字轉(zhuǎn)化完整性、檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，最終為檔案資源的共享與綜合利用做好準(zhǔn)備。信息化管理時(shí)，要始終貫徹規(guī)范化思想，在數(shù)據(jù)最前端采取規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化采集，并讓管理人員深入到OA系統(tǒng)研發(fā)過(guò)程，使信息化管理與實(shí)際管理方法相協(xié)調(diào)，從而推出操作簡(jiǎn)單、實(shí)用性強(qiáng)、數(shù)據(jù)規(guī)范、應(yīng)用方便的管理系統(tǒng)。

六是持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作的改革與優(yōu)化。檔案管理規(guī)范化要求檔案管理隨著事業(yè)單位的發(fā)展而不斷進(jìn)行完善，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的優(yōu)化過(guò)程。事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)，隨之而來(lái)的是新型職能和新的業(yè)務(wù)，要求檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，面對(duì)不斷變化的改革趨勢(shì)，不斷對(duì)檔案管理方法、管理技術(shù)、管理流程、管理力度等進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，從而滿足單位發(fā)展所需。優(yōu)化過(guò)程是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要不斷地對(duì)設(shè)備、空間、介質(zhì)、技術(shù)等進(jìn)行完善與更新升級(jí)，需要事業(yè)單位大力支持與鼓勵(lì)，才能與單位發(fā)展共進(jìn)。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹立科學(xué)化、規(guī)范化管理理念，不斷將檔案管理意識(shí)融入管理制度、隊(duì)伍建設(shè)、收集保管、設(shè)施系統(tǒng)建設(shè)等工作中去，并且持續(xù)不斷地推進(jìn)檔案管理工作的改革與優(yōu)化，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)與利用的價(jià)值，進(jìn)而提升事業(yè)單位的工作效率與工作質(zhì)量，以其良好的信譽(yù)與工作狀態(tài)，博得社會(huì)各界的歡迎與好評(píng)。