文/劉小艷

面對新公司、新特點，涼水井礦業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)班子認識到檔案管理工作起步晚制約公司發(fā)展的現(xiàn)實，因此極為重視檔案管理工作，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。尤其是新領(lǐng)導(dǎo)班子成立以來，將“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的檔案管理工作正在向更高層次進發(fā)

眾所周知，公司要發(fā)展、要辦好，抓好管理這一基礎(chǔ)工作非常必要。而在諸多項管理工作中，檔案管理甚為重要、不可或缺。涼水井礦業(yè)公司自身建設(shè)與發(fā)展的實踐表明，檔案管理是基礎(chǔ)，檔案利用是目的，如何做好檔案“管理”與“利用”這篇大文章，作為公司創(chuàng)新發(fā)展的動力，確實是公司發(fā)展與進步的經(jīng)驗之談?；仡櫣窘ㄔO(shè)與發(fā)展的15年歷程，檔案見證了公司成長的點點滴滴，記錄了工程建設(shè)、公司發(fā)展的每一步。由此可見，夯實檔案管理，方能更好地服務(wù)公司發(fā)展。

一、檔案管理工作滯后制約了公司的發(fā)展

神木匯森涼水井礦業(yè)有限責任公司以下簡稱(涼水井礦業(yè)公司)是陜西匯森煤業(yè)開發(fā)有限責任公司（陜西能源集團有限公司控股）、中國神華煤制油化工有限公司和神木縣國有資產(chǎn)運營公司共同出資組建的一家現(xiàn)代化國有大型煤炭企業(yè)。礦井于2005年3月開工建設(shè)，2008年8月投入聯(lián)合試運轉(zhuǎn)，2009年4月通過項目竣工驗收，正式投入生產(chǎn)。由多家出資組建的大型公司，如何強化管理，統(tǒng)一協(xié)調(diào)發(fā)展，是公司首當其沖遇到的一大問題，而檔案管理工作的滯后勢必制約公司的發(fā)展。公司的檔案管理工作遇到的突出問題在于：

其一，公司檔案工作起步晚，難以適應(yīng)公司的快速發(fā)展步伐。隨著公司的快速發(fā)展，起步較晚的檔案管理工作滯后，已不能適應(yīng)生產(chǎn)建設(shè)的客觀需求。主要表現(xiàn)為：一些單位、部門對檔案管理的重要作用認識不夠，未建立健全檔案工作體系，甚至尚未明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，尚未明確設(shè)置專兼職檔案員，不能形成有效的檔案管控機制，更是缺少規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度。這些問題的存在，嚴重制約了利用檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的效果。

其二，歸檔不及時，檔案資源不能很好地利用。諸如，公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門所形成、經(jīng)辦、經(jīng)手的資料長期存放、積壓在本部門，未能及時歸檔，檢索利用不便捷，嚴重影響工作效率；由于資料不能及時歸檔，存在檔案資料丟失的風(fēng)險；此外，相關(guān)文件收集不全，甚至可能導(dǎo)致項目無法順利通過竣工驗收。凡此種種不利因素影響，制約了檔案資源服務(wù)企業(yè)發(fā)展的效果。

二、夯實檔案管理采取六大舉措

面對新公司、新特點，涼水井礦業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)班子認識到檔案管理工作起步晚制約公司發(fā)展的現(xiàn)實，極為重視檔案管理工作，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。尤其是新領(lǐng)導(dǎo)班子成立以來，將“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的檔案管理工作正在向更高層次進發(fā)。

近些年來，公司檔案圍繞“管理”與“利用”主線不斷創(chuàng)新，主要采取了六大舉措：

舉措之一：加強組織領(lǐng)導(dǎo)，健全工作機制。涼水井礦業(yè)公司高度重視檔案建設(shè)，實行“公司集中統(tǒng)一管理、部門分級負責、專兼職檔案人員協(xié)作”的管理模式，由公司副總經(jīng)理兼總工程師分管檔案工作，形成公司主要負責人親自掛帥，檔案室負責具體執(zhí)行落實檔案工作各環(huán)節(jié)，對公司范圍內(nèi)的所有檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，同時監(jiān)督指導(dǎo)各部門規(guī)范檔案資料的收集、整理工作。公司各部門都明確有檔案工作負責人和兼職檔案人員，負責本部門檔案資料的收集整理，目前檔案室有專職檔案員2名，兼職檔案員14名。

隨著公司的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在日趨完善。公司不斷建立健全檔案管理體制，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對公司范圍內(nèi)各種門類、各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理，并將檔案管理工作納入到了公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入到了公司年度月度工作目標考核，納入到了領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到了相關(guān)各崗位職責。融入進了公司成長的每一步，使檔案管理工作成為公司發(fā)展不可缺少的一部分。

舉措之二：建立規(guī)章制度，健全管理規(guī)范。針對檔案管理基礎(chǔ)薄弱現(xiàn)狀，公司領(lǐng)導(dǎo)多次召開專門會議，協(xié)調(diào)解決檔案管理中存在的問題，先后制定了《檔案管理制度》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《電子文件歸檔管理制度》《檔案保管突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等制度，并且根據(jù)礦井實際不斷修改完善，以此規(guī)范檔案管理行為，提高了公司檔案工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化。

舉措之三：加強庫房建設(shè)，創(chuàng)建良好的保管條件。公司建立了檔案辦公室、庫房、閱覽室，并且做到了三分開，同時又與打印、復(fù)印、掃描互為一體、分別管理的檔案專用場所。配備了檔案密集柜、防磁柜、底圖柜、目錄柜、空調(diào)、電腦、復(fù)印機、加濕器、碎紙機、掃描儀等多種設(shè)施設(shè)備。

面對公司所處“陜北山區(qū)，氣候干燥、紫外線強、多風(fēng)沙，對檔案的保管條件要求較高”的特點，為了達到檔案庫房“八防”要求，公司采取有效措施，專門訂做了防紫外線窗簾，門窗加密封條、防護網(wǎng)，安裝了空調(diào)機，配備了防磁柜、加濕器、溫濕度計、吸塵器、防蟲防鼠藥、滅火器等設(shè)施物品，有效地調(diào)節(jié)了檔案庫房溫濕度，防止了紫外線、有害微生物及沙塵等的侵入，使檔案工作完全符合“八防”的要求。同時，本著安全第一的原則，專門制定了《檔案安全檢查制度》《檔案工作突發(fā)應(yīng)急預(yù)案》等制度，每天堅持上下班對庫房進行全面檢查，以做到賬物相符，對于庫房配備使用的滅火器、防蟲防鼠藥等也定期檢查及時更換。通過設(shè)施設(shè)備的全面配備、安全防范及檢查制度的建立和規(guī)范，檔案的實體安全和信息安全得到了有效保障。

舉措之四：加強培訓(xùn)指導(dǎo)，做好檔案管理工作。公司每年安排專職檔案員參加省、市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；還邀請省、市檔案局專家進行檔案管理培訓(xùn)，積極到上級單位、同行單位及兄弟單位觀摩學(xué)習(xí)取經(jīng)；在日常檔案管理工作當中，公司分管領(lǐng)導(dǎo)時常親自檢查、督促工作開展情況，每周定期聽取檔案工作匯報，協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難和問題，要求檔案工作做到有計劃、有總結(jié)，并將工作完成情況與檔案人員績效掛鉤。檔案室將檔案工作作為部門最重要的工作職責之一，具體指導(dǎo)、協(xié)調(diào)檔案業(yè)務(wù)工作的各環(huán)節(jié)，理順和完善檔案工作各類管理制度，安排檔案人員參與公司發(fā)展規(guī)劃、工程項目招投標、工程竣工驗收等公司重大經(jīng)營管理活動，為后期檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

舉措之五：強化工作落實，加強檔案資料管控。公司為加強項目檔案工作的落實，多次召開會議研究部署，并下發(fā)文件，要求嚴格按照對工程資料進行收集、整理，確保收集完整準確，公司采取多項措施，出臺資料收集控制措施，堅決落實檔案工作“四同步”“四參加”原則。在工程招投標及簽訂合同時就將檔案收集列為專門條款，與工程建設(shè)程序一并執(zhí)行；每個單位工程開工前，向各施工單位明確工程資料收集要求；工程竣工驗收時，經(jīng)檔案室對工程資料的完整程度和質(zhì)量進行驗收并簽字確認后，方能進行財務(wù)結(jié)算。在合同中，明確了施工資料及竣工圖移交的套數(shù)和竣工圖編制要求。明確了竣工圖電子版移交要求及違約責任。明確規(guī)定施工單位在工程竣工驗收后45天內(nèi)，必須向檔案室移交工程資料，不能按時移交資料的進行罰款，移交的資料不完整、不準確、竣工圖修改不到位的，應(yīng)在15天內(nèi)進行補充完善，由于監(jiān)理單位失職或監(jiān)督不嚴的罰監(jiān)理單位，公司工程項目負責人對工程資料復(fù)審不負責任罰工程項目負責人。把資料形成不規(guī)范、不準確、收集不合格、不完整的不良狀況消滅在萌芽狀態(tài)。

公司按照編制單位自檢、監(jiān)理人員審查、現(xiàn)場施工負責單位及建設(shè)單位檔案人員審查，誰審查誰簽字，對案卷質(zhì)量逐卷進行檢查把關(guān)，對存在的問題逐項提出并限定時間整改，整改完畢經(jīng)建設(shè)單位確認后方可辦理交接手續(xù)。

同時，我們要求各部門建立了各自的文件收發(fā)文登記簿，由兼職檔案員對本部門所涉文件全部登記在冊，納入管控。避免檔案資料流失和損毀。

舉措之六：深化服務(wù)利用，積極開展檔案編研工作。檔案編研工作是檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作，也是檔案部門主動提供利用的重要方式之一。為了更好地服務(wù)于公司各項工作，有效發(fā)揮室藏檔案的作用，公司利用檔案資源，針對各部門利用率較高的文件資料，匯集編寫了大事記、全宗介紹、歷任領(lǐng)導(dǎo)任職與人事任命文件、規(guī)章制度、前期文件、合同、招投標文件、股東會、董事會文件匯編等20余種。這些編研資料很好地發(fā)揮了檔案的可追溯性，更方便各部門查詢借閱，為企業(yè)的決策、經(jīng)營、生產(chǎn)、基建等方面提供了客觀準確的信息和依據(jù)。

同時，檔案管理工作還積極參與到公司安評、消防驗收、水土保持驗收、竣工審計、竣工驗收等各項重大活動及部門工作之中，針對專題內(nèi)容和部門需求提供了大量的檔案借閱、查詢、匯總及輔助性工作。各類檔案累計利用上萬次。通過各項檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮了檔案的利用效果，為工程建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展提供了有效的保障。