文/劉 瀟

當前，伴隨信息技術與數(shù)字化的蓬勃興起，我國各大企業(yè)也紛紛對檔案管理進行創(chuàng)新改革，大力推動數(shù)字化、信息化進程，極大地提高了檔案工作效率，但也衍生出一系列問題阻礙了信息化平臺的建設，不利于實現(xiàn)資源的共享

從一個小范圍甚至企業(yè)來講，檔案是記錄一個企業(yè)發(fā)展進程、為各項工作開展和服務提供依據(jù)的重要憑證，加快促進檔案信息化、數(shù)字化建設是新時代科技進步的必然趨勢。檔案資料的收集、整理、編目、檢索等流程均能借助信息化技術加以完成，大大提高了管理效率，確保了信息的存儲時間。相對于傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主要信息載體來說，電子檔案和檔案數(shù)據(jù)庫服務于利用更能提高時效性、便捷性，對國企的創(chuàng)新改革必定發(fā)揮著重要作用。下面從企業(yè)這一層面切入，對于檔案信息化與數(shù)字化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢，以及加快建設的舉措等問題進行闡述。

一、檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

分析當前企業(yè)檔案信息化與數(shù)字化現(xiàn)狀，這是推進檔案信息化數(shù)字化建設的重要前提。分析其現(xiàn)狀主要有以下幾種情況：

現(xiàn)狀之一：企業(yè)人員特別是企業(yè)領導層檔案信息化、數(shù)字化意識普遍增強。因為，檔案信息化、數(shù)字化建設，從深層意義上來講是在企業(yè)檔案管理部門的組織下，對所涉及的企業(yè)資料和信息廣泛采用現(xiàn)代化技術、計算機技術、信息技術等建立數(shù)據(jù)分析與歸納系統(tǒng)，切實增強檔案的管理功能和利用效率。伴隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，智能與信息成為繼資產(chǎn)之后的重要組成部分，檔案的記錄是企業(yè)信息的關鍵內(nèi)容。國有企業(yè)作為社會經(jīng)濟的重要支撐，檔案信息的科學管理已經(jīng)被列為企業(yè)綜合實力的具體特征，檔案信息化、數(shù)字化建設勢在必行。檔案是企業(yè)領導進行決策的重要資料，檔案信息發(fā)揮著無可替代的作用，為此，將檔案信息化、數(shù)字化建設作為重點工作來抓，逐步健全現(xiàn)代化數(shù)據(jù)系統(tǒng)，是保留企業(yè)核心競爭力的重要保障。基于這一重要理念，企業(yè)領導層的高度重視，無疑為檔案信息化建設提供了最為有利的條件。

現(xiàn)狀之二：企業(yè)做大做強要求檔案信息化、數(shù)字化建設必須與之相適應。當前，社會信息化的發(fā)展推動了企業(yè)檔案信息化管理進程，電子檔案是信息化衍生的一個主要產(chǎn)品。二十一世紀以來，信息技術的廣泛應用，促進了全球性產(chǎn)業(yè)革命，在這場革命中，市場經(jīng)濟和社會信息化成為核心內(nèi)容，信息化水平已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平的重要標志。努力實現(xiàn)信息化與工業(yè)化的融合，促進企業(yè)做大做強，這是眾多企業(yè)夢寐以求的目標所在。縱觀當前，國有企業(yè)信息化發(fā)展進入到全方位、多層次的新階段，各大企業(yè)、各個行業(yè)、各個領域都有所企及與涵蓋。檔案作為重要的信息資源，理應順應信息化的發(fā)展潮流，將檔案信息化、數(shù)字化作為戰(zhàn)略選擇，這是新時代賦予檔案管理的新要求，檔案部門必須抓住這個大環(huán)境，適應時代發(fā)展需求，積極創(chuàng)新，科學策劃，夯實檔案信息資源作為企業(yè)戰(zhàn)略決策數(shù)據(jù)的地位，通過檔案信息化、數(shù)字化實現(xiàn)企業(yè)甚至整個產(chǎn)業(yè)的跨越式發(fā)展。

現(xiàn)狀之三：檔案信息化、數(shù)字化建設與企業(yè)發(fā)展實際相融合與市場活動規(guī)律相適應。隨著新興產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)，科研領域的拓展，企業(yè)投資范圍不斷擴大，導致檔案數(shù)量劇增，促使檔案載體朝著多樣性的方向發(fā)展。對于國有企業(yè)來說，交叉部門較多，檔案管理流程較為繁雜，資源利用率低下，突破傳統(tǒng)的檔案資源管理模式成為改革重點。電子業(yè)務與電子政務的推廣，有效擴大了信息化、數(shù)字化技術的服務空間，為構建電子檔案，提供現(xiàn)代化數(shù)據(jù)服務提出了新途徑。企業(yè)檔案管理部門只有跳出局限思維，創(chuàng)新服務方式，結合信息技術搭建數(shù)字化的信息服務平臺，有效積累并儲備企業(yè)的信息資源，真實留存企業(yè)記憶，打破時空的限制，便于豐富的檔案資源得到互補與共享。由此可見，無論企業(yè)的自身發(fā)展，還是大力拓展市場空間，無不對檔案信息化、數(shù)字化提出了新的更高的要求。

現(xiàn)狀之四：科學技術的進步也為檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展提供了有利環(huán)境。網(wǎng)絡和計算機的普及加快了信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)存儲提供了載體，為檔案信息資源的科學開發(fā)和利用創(chuàng)造了技術條件，網(wǎng)絡軟硬件設施的不斷改進也為企業(yè)的檔案管理工作提供了全面、準確、便捷的服務保障。建設分布式、系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案信息資源庫群，建立一批以電子文件為中心的數(shù)字化檔案館，是滿足部門資源共享的總體目標。檔案部門應當把握大局，充分利用信息技術和網(wǎng)絡傳遞優(yōu)勢，提高檔案部門的遠程服務能力，建設覆蓋面廣、檢索方便的檔案利用體系。

二、檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展趨勢

當前，檔案信息化與數(shù)字化發(fā)展很快，其發(fā)展趨勢大致如下：

趨勢之一：促進檔案管理模式不斷更新。紙質(zhì)版的檔案管理模式將逐漸被電子檔案所取代，網(wǎng)絡技術將成為檔案信息化、數(shù)字化管理的關鍵技術。這種管理模式不但能夠增強各部門之間的聯(lián)動性，還能提高資源利用的效率，如檢索、分析、保存、歸檔等，并且不再受紙質(zhì)易損壞的弊端限制，電子檔案能夠?qū)①Y源信息統(tǒng)一掃描到計算機中進行保存，有效增加了檔案的使用壽命。信息化對檔案業(yè)務流程起到了變革影響。數(shù)字化條件下，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，工作朝著數(shù)字環(huán)境的方向遷移，管理思維、管理流程不斷更新。在新的環(huán)境下，歸檔、館藏建設、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、編研、數(shù)據(jù)的開發(fā)利用等環(huán)節(jié)都需要適應計算機技術，利用計算機技術輔助立卷、自動標引、編目、借閱，將各業(yè)務流程無縫銜接，大幅度地增加工作效率和提升檔案管理質(zhì)量。文檔管理軟件的廣泛應用是促進文件資源依照“件”的形式進行歸檔的直接動力。文檔一體化、館室一體化的重大創(chuàng)新是檔案管理的凸顯，優(yōu)化了前端控制、終端輸送。新技術讓檔案信息鑒定更加精準，內(nèi)容更加多元，讓統(tǒng)計工作也朝著自動化的方向發(fā)展，產(chǎn)生了新的檔案存儲思路。檢索功能、目錄編制、信息編碼等也展現(xiàn)出新的活力，這些都使得企業(yè)的檔案管理工作增強新活力，呈現(xiàn)新局面。

趨勢之二：促進檔案管理體制與規(guī)范更加完善與健全。檔案信息化、數(shù)字化管理將促進有關體制與規(guī)范的健全。信息化、數(shù)字化平臺的建設涉及到基礎設施、計算機系統(tǒng)、人才培養(yǎng)等內(nèi)容，是一項系統(tǒng)化工程。實踐證明，檔案現(xiàn)代化需要以行業(yè)標準來加碼，有賴于電子文檔的完善與建立。在數(shù)字背景下，電子檔案的標準規(guī)范應當受到重新審視，大部分的規(guī)章制度都應當根據(jù)數(shù)字化的環(huán)境去調(diào)整。與此同時，針對實時歸檔、數(shù)據(jù)分析、存儲管理、信息傳遞、同步發(fā)布等全新領域，都要依靠健全的規(guī)范作為支撐。隨著信息化、數(shù)字化檔案管理趨勢的加速推行，檔案管理工作的后續(xù)的改革重點也將放在總體構建和核心規(guī)范研發(fā)上。

趨勢之三：更加有利于檔案資源的服務與利用。自從國家檔案局對企業(yè)提出打造“便于部門利用的檔案管理體系”和“全方位覆蓋資源體系”的目標后，就為企業(yè)檔案管理指明了工作方向。從信息化的角度來看，管理體系的根本目的是豐富服務功能，而服務功能離不開資源體系的保證，兩者相輔相成。檔案信息化建設要著重解決的問題是結合數(shù)字化技術匯集有限的資源并積累，而后有步驟地通過載體傳遞到終端。企業(yè)要考慮逐步建設起多地共享、超大型的檔案目錄庫，把多媒體檔案數(shù)據(jù)庫作為重點工程，不斷加強信息資源的開發(fā)利用率，讓資源需求者更好地應用檔案，縮短檔案調(diào)取流程。這也是檔案數(shù)字化的立足點，主要是促進資源信息的多層次共享，提高檔案部門在企業(yè)的地位，為領導的戰(zhàn)略決策提供借鑒，增強企業(yè)應對投資風險的抵抗力，促使檔案部門成為企業(yè)的核心信息保管、供給源頭。

趨勢之四：更加有效地推動科學技術發(fā)展?？茖W技術的先進性無疑是檔案信息化、數(shù)字化的核心特征，要推動檔案管理模式改革首要任務便是對業(yè)務人員進行培訓，要求掌握關鍵技術。同時，檔案數(shù)字化、信息化也將促進新的科學技術向縱深發(fā)展。當前社會已經(jīng)普及了信息技術，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)為例，所包括的核心技術便有數(shù)字化生成技術、信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、存儲技術、自動分類技術、數(shù)字簽名等，此外還有集群技術、中間件技術等。

三、加強檔案信息化與數(shù)字化建設的措施

縱觀現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，加強檔案信息化、數(shù)字化建設勢在必行。采取有力舉措，確保實施實為關鍵所在。為此：

舉措之一：不斷提升信息化理念，加大支持力度

企業(yè)必須重視檔案管理的創(chuàng)新改革，為信息化建設提供更多支持，首先要提升企業(yè)各級領導的信息化意識。一方面，要確保硬件設施的完善，改善系統(tǒng)建設的條件。原則上以控制成本投入為前提，安排專門的設施維護人員，定期對硬件設備進行維護修理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，檔案日常整理所需的復印機、掃描儀等需要進行重組配備，滿足部門需求。另一方面，要轉變檔案管理的規(guī)范標準，檔案信息的生成需要依靠各部門協(xié)調(diào)完成，因此在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中要確保信息的可靠性、準確性和完整性。一套健全的制度體系是非常重要的，這樣有利于不同部門、不同歸檔人員以相同的格式和類型建立起電子文件，以便進行數(shù)字化管理。

舉措之二：強化安全意識，切實保障信息資源的安全性

對于企業(yè)的檔案管理部門來說，檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，做好保衛(wèi)保密工作尤為重要，這是確保企業(yè)核心競爭力的關鍵。因此，在日常運營管理中，應當在檔案管理計算機中安裝殺毒軟件、設置防火墻，防止信息泄露的情況出現(xiàn)，確保整個檔案部門的保密性。此外，通過互聯(lián)網(wǎng)加密技術設置檔案共享范圍和讀取權限，從根本上破除信息違規(guī)盜取的安全性問題。

舉措之三：秉承人本理念，不斷提升檔案人員的自身修養(yǎng)與專業(yè)素質(zhì)

毋容置疑，企業(yè)根本能動作用的最為活躍的因素是人，人的因素第一。檔案人員的業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)水平直接影響到整個檔案工作的效率和安全性。隨著技術的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化、數(shù)字化程度必然會逐漸提升，為適應這種發(fā)展，在進行人才選拔、培養(yǎng)和配備上必須重視能力與素質(zhì)，定期加強思想教育，達到專業(yè)人員都能掌握信息技術的目的，并確保工作效率。檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新性，開拓思維。

舉措之四：增強法律意識，重視法制化建設

為了規(guī)范檔案管理行為，應當按照企業(yè)規(guī)定和國家要求制定相應的規(guī)章制度，增強約束性。大力宣傳和檔案信息化建設相關的信息，要求相應人員認真學習并熟知部門信息化標準，不斷提高重視程度。結合檔案管理部門的實際情況，提高檔案管理工作人員的法律法規(guī)意識和執(zhí)行能力，使其更加迎合企業(yè)的科學發(fā)展，滿足市場需求。

綜上所述，檔案信息化、數(shù)字化建設是企業(yè)檔案管理領域創(chuàng)新改革的重要發(fā)展趨勢，對企業(yè)的現(xiàn)代化建設起到了良好的推動作用。面對信息化管理存在的諸多問題，社會有識之士特別是檔案工作者要結合實際，研究解決對策，調(diào)整館藏建設體系，構建全新電子閱覽系統(tǒng)，重視法制化建設，注重檔案人才培養(yǎng)，這些都是未來檔案管理信息化和數(shù)字化建設的重要課題。筆者特提出上述見解，愿意與大家切磋交流。