楊召

摘要： 信息技術的廣泛應用為各個行業(yè)提供了革新基礎，影響基礎工作的效率和效果，對于檔案管理工作來說，其經(jīng)過長時間的發(fā)展，已經(jīng)形成流暢的管理步驟，但由于多種因素的限制，僅依靠紙質(zhì)檔案達到管理要求十分困難。因此，利用現(xiàn)代辦公技術，提升檔案管理的信息化程度，從而應對管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，提升質(zhì)量和效率，進而保證辦公質(zhì)量。

關鍵詞： 現(xiàn)代化辦公技術;檔案管理;影響;對策

【中圖分類號】G472.4【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）15-0297-01

引言：現(xiàn)代化進程的逐漸加快，解決了生活中的各項難題，有助于優(yōu)化現(xiàn)實作業(yè)，保證各領域發(fā)展的完備性和科學性，更好的貼近現(xiàn)代化社會構建的要求，確保企事業(yè)單位辦公的效率。利用現(xiàn)代辦公技術將有效解決人員工作量大、工作效率低的問題，強化檔案管理的效果，積極應對各項有待解決的難題，對接高效工作的要求，滿足新時期高速發(fā)展的需求。

1現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響

1.1提供新型檔案管理辦法

過去檔案管理從建檔到儲存的整個過程大部分以紙質(zhì)文件的形式保障原始資料的完整程度，雖然一部分原始資料以光盤、磁帶等形式管理，仍然會出現(xiàn)丟失的情況。目對此種問題，利用現(xiàn)代辦公技術將改變檔案管理的形式，利用電子檔案取代紙質(zhì)檔案，便于傳送和更改，確保安全性的基礎上，有助于后期的檢索和利用，相關人員僅需要輸入關鍵詞即可在獲取權限后直接獲取到可利用的資料信息，便于儲存和整理。過去檔案借閱過程十分麻煩，對于借閱資料記錄不夠詳盡，而應用現(xiàn)代辦公技術的檔案管理無需人員的輔助作業(yè)，在網(wǎng)上查閱的過程中已經(jīng)將借閱人資料準確記錄，不僅提升了管理效率，同時創(chuàng)新管理辦法，確保原始資料的完備程度。

1.2改變原有的檔案管理模式

過去開展檔案管理工作帶有政治性的色彩，導致管理人員在制定管理辦法和創(chuàng)建管理模式的過程中經(jīng)常出現(xiàn)思維和意識上的偏差，認知上存在一定的誤區(qū)，并沒有準確認識到檔案是一種為有需要的人提供公益性和服務性內(nèi)容的要素。利用現(xiàn)代辦公技術將準確反映出檔案管理的性質(zhì)，提升管理的服務性能，對接信息服務的要求，拓展可利用的空間的范圍。信息化的發(fā)展轉(zhuǎn)變了原有的管理模式，充分體現(xiàn)出原始資料的作用，輔助建設基礎工作，與社會轉(zhuǎn)型方向保持高度的一致性[1]。

1.3促使管理人員提升個人素養(yǎng)

現(xiàn)代辦公技術的應用需要在人員素質(zhì)水平提升的前提下，為準確使用互聯(lián)網(wǎng)和信息化的管理技術，管理人員要具備專業(yè)知識與能力，熟知辦公軟件的使用方法，秉持科學辦公的理念，重點研究不同類別檔案所需要的管理方式。為保證工作效率的提升，工作人員要能夠明確現(xiàn)代化技術的應用方式，準確理解信息技術的使用方法，理順電子檔案記錄、整理、儲存和取閱的流程，切實滿足信息化設備使用和工作效率提升的需要[2]。

2強化現(xiàn)代辦公技術在檔案管理工組中應用效果的辦法

2.1準確辨析數(shù)字化檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的不同之處

過去使用傳統(tǒng)的管理辦法，不僅不利于檔案真實性的反饋，同時無法保證檔案數(shù)量和內(nèi)容的完備性，數(shù)字化檔案管理能夠準確解決上述問題，其管理方式與過去的辦法存在一定差異。管理人員要能夠了解二者間的不同之處，避免直接將紙質(zhì)檔案管理的辦法施用于數(shù)字化檔案管理中，因此要求工作人員明確現(xiàn)代辦公技術使用的特征，明晰其區(qū)別于傳統(tǒng)管理辦法的具體流程，實現(xiàn)以計算機網(wǎng)絡為基礎，輔助使用多種媒介的方式管理數(shù)據(jù)和信息，強化管理特點，提升對現(xiàn)代辦公技術的認知程度。同時，由于管理辦法的準確應用需要借助計算機，工作人員要能夠知曉計算機網(wǎng)絡應用的辦法，進而保證工作效能的提升。

2.2建立完整且真實的檔案

無論是使用紙質(zhì)亦或是數(shù)字化檔案，其基本特征是完整性和真實性，一些工作人員尚不具備安全管理檔案信息和數(shù)據(jù)的能力，對于管理軟件使用不熟練，無法保證管理工作的完備性。因此，要求領導人員構建管理意見，明確在整個管理過程中相關人員應當予以注意的位置解決工作不規(guī)范、不恰當?shù)膯栴}，形成符合互聯(lián)網(wǎng)運行的管理制度，切實提升標準內(nèi)容的合理性。信息技術發(fā)展的另一面是安全挑戰(zhàn)，檔案管理工作應對挑戰(zhàn)的基礎是工作人員具備安防技術，擁有高度的安全意識，在日常工作中，將數(shù)據(jù)信息的安全性和真實性放在首位，促進信息檔案管理的精細化水平，為后續(xù)工作提供強有力的支持。

2.3加強對管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)力度

檔案管理人員的素質(zhì)水平將直接影響工作的效果，因此要構建培訓計劃，形成常態(tài)化的培訓、考核形態(tài)，切實提升工作人員的思想道德素質(zhì)水平。首先，要求領導人員在甄選管理人員的過程中，核定其思想道德水平，了解其政治素養(yǎng)，采用實操和理論測試相結合的方式，確定每個應聘者的真實能力水平，對于能力和素養(yǎng)不滿足現(xiàn)代辦公技術使用要求的人員，不予錄用。在日產(chǎn)工作中，領導人員要及時發(fā)現(xiàn)每個工作人員的誤區(qū)，強化辦公軟件使用的基本辦法，講解每個檔案管理流程所應當具備的真實化水平。提升其對于互聯(lián)網(wǎng)技術的使用能力，促使工作人員準確認識檔案管理在實際工作中與現(xiàn)代化技術間的聯(lián)系，能夠使用平臺管理的相關功能，保證在實際使用過程中可以直接給出原始材料信息[3]。

2.4保障電子檔案的安全

信息技術的發(fā)展使得管理過程要承擔篡改和修改的風險，檔案管理人員應當定期檢查，設置殺毒軟件，定期殺毒，并將所有內(nèi)容全部備份，避免因數(shù)據(jù)丟失影響其他工作的開展。技術人員要深入研究防火墻的構建，利用自身技術水平分析現(xiàn)有防火墻的優(yōu)缺點，加入創(chuàng)新技術，確保計算機在使用中能夠穩(wěn)定運行。對于借閱權限的認定，使用人臉識別等智能化辦法，提升借閱的安全性，同時便于直接將借閱人信息傳送到平臺上，達到實名認證的效果。

3結束語

綜上所述，利用現(xiàn)代辦公技術將有效轉(zhuǎn)變過去的檔案管理的模式，推進信息化水平提升進程，充分滿足現(xiàn)代化辦公形態(tài)的發(fā)展，為檔案管理工作創(chuàng)造機遇。目前，現(xiàn)代辦公技術在檔案管理工作中的使用較為廣泛，但人員素質(zhì)與實際要求不匹配，因此要重視管理人員素質(zhì)提升的工作，利用常態(tài)化的培訓方式，邀請專業(yè)人員為其講解有關電子檔案管理的流程和內(nèi)容，提升能力水平，準確辨析檔案的安全狀態(tài)，促使檔案管理工作效率的提高。

參考文獻

[1]秦云艷.關于現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策探討[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2019，12：63-64.

[2]張玉梅.基于電子信息技術的檔案備份與管理[J].辦公室業(yè)務，2017，06：168-169.

[3]許耀文.達州市中心醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[D].電子科技大學，2018.