徐光德

摘要：人社系統(tǒng)的各項(xiàng)工作開(kāi)展，是以檔案管理為基本依據(jù)的，所以要想保證人社系統(tǒng)的社會(huì)治理與服務(wù)質(zhì)量，就必須要首先重視并切實(shí)做好檔案管理工作，提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，首先介紹了提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平的必要性，然后分析了當(dāng)前人社系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足，最后主要就如何提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)的工作實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：人社系統(tǒng);檔案管理;質(zhì)量;標(biāo)準(zhǔn)化水平

在當(dāng)前全新的社會(huì)治理、服務(wù)及建設(shè)背景下，我們應(yīng)當(dāng)將人社系統(tǒng)的檔案管理工作作為一項(xiàng)關(guān)鍵課題，積極加強(qiáng)研究、探討與實(shí)踐，一方面要深入、客觀認(rèn)識(shí)到提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平的必要性，和當(dāng)前人社系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足，另一方面更要采取科學(xué)、合理的工作策略，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，這樣才能更好的促進(jìn)人社系統(tǒng)各項(xiàng)社會(huì)治理及服務(wù)工作開(kāi)展，推動(dòng)社會(huì)的建設(shè)、發(fā)展。

一、提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平的必要性

人社系統(tǒng)即人力資源和社會(huì)保障部門(mén)，這是我國(guó)社會(huì)治理與服務(wù)體系當(dāng)中最為重要的單位之一，其緊緊關(guān)系著社會(huì)人才的培養(yǎng)、規(guī)劃、就業(yè)，以及社會(huì)保障制度的推進(jìn)和落實(shí)等各項(xiàng)關(guān)鍵性社會(huì)工作，對(duì)社會(huì)的建設(shè)發(fā)展，以及群眾的民生水平，均具有直接的影響。從實(shí)踐的角度來(lái)看，人社系統(tǒng)各項(xiàng)社會(huì)治理、社會(huì)服務(wù)工作的開(kāi)展，均是以檔案管理為基本依據(jù)的，如社會(huì)人才的教育、培訓(xùn)及職業(yè)技能資料檔案，個(gè)人的工作履歷、勞動(dòng)關(guān)系及社會(huì)保障、社會(huì)福利資料檔案等等，不一而足。簡(jiǎn)而言之，人社系統(tǒng)的所有工作內(nèi)容，都是在圍繞這些資料檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)。

當(dāng)前，隨著社會(huì)人口數(shù)量的增多，以及社會(huì)各個(gè)方面管理工作的日趨嚴(yán)格，人社系統(tǒng)檔案管理工作需要處理的檔案信息數(shù)量也越來(lái)越多，而且信息內(nèi)容越來(lái)越瑣碎、越來(lái)越復(fù)雜，這就容易在檔案的收集、整理、編撰和保管、開(kāi)發(fā)、利用中，出現(xiàn)各種疏漏，如檔案信息不規(guī)范、不完整、不明確，甚至是完全缺失等等。這就會(huì)給人社系統(tǒng)社會(huì)治理、社會(huì)服務(wù)工作的開(kāi)展，帶來(lái)非常大的阻礙，最重要的是會(huì)給群眾帶來(lái)諸多的麻煩和不便，嚴(yán)重的話甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)的公平性[1]。為此，我們便需要采取更加科學(xué)、合理的工作策略，切實(shí)提高人社系統(tǒng)檔案管理的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，保證檔案信息的規(guī)范、完整和明確，更好的發(fā)揮出檔案管理的作用價(jià)值，促進(jìn)人社系統(tǒng)各項(xiàng)社會(huì)治理及服務(wù)工作開(kāi)展，對(duì)社會(huì)的建設(shè)、發(fā)展起到有力的推動(dòng)作用。

二、當(dāng)前人社系統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足

（一）檔案管理中的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)有待完善

如上所述，人社系統(tǒng)各項(xiàng)社會(huì)治理及社會(huì)服務(wù)工作的開(kāi)展，均是圍繞檔案管理的，因此檔案管理的質(zhì)量，也就間接決定著人社系統(tǒng)的工作質(zhì)量、工作成效。這里需要考慮到的一個(gè)問(wèn)題是，檔案的信息內(nèi)容是否符合實(shí)際工作的需要，是否存在冗余等情況，如果收集保存了無(wú)用、重復(fù)的檔案信息，是完全沒(méi)有任何價(jià)值的，而且反而會(huì)增加檔案管理的工作量，并對(duì)其他的相關(guān)工作造成干擾[2]。在現(xiàn)目前的人社系統(tǒng)檔案管理工作中，便或多或少存在著上訴情況，這主要是因?yàn)榱⒕須w檔標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善所導(dǎo)致的，這給后期的諸多工作帶來(lái)了負(fù)面的影響。

（二）檔案管理中的各環(huán)節(jié)制度不健全

人社系統(tǒng)檔案管理工作涉及到了一系列的流程、環(huán)節(jié)，如從檔案信息的收集、整理、編撰到保管、開(kāi)發(fā)、利用等等，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響到檔案管理工作的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，尤其是在檔案信息量越來(lái)越大，信息內(nèi)容越來(lái)越瑣碎的情況下，各環(huán)節(jié)的工作稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)疏漏，引發(fā)一系列的問(wèn)題出現(xiàn)，而且在當(dāng)時(shí)難以發(fā)覺(jué)，給后期的利用帶來(lái)巨大難題。可當(dāng)前人社系統(tǒng)檔案管理各環(huán)節(jié)制度，還存在著不夠健全的問(wèn)題，對(duì)于一些具體的工作細(xì)節(jié)沒(méi)有給出明確的規(guī)范、指導(dǎo)和約束，導(dǎo)致檔案管理的隨意性較大，質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化水平明顯降低。

（三）檔案管理中的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

信息化技術(shù)在現(xiàn)目前的人社系統(tǒng)檔案管理中，已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，這一成果是值得認(rèn)可和肯定的，因?yàn)樵谛畔⒒夹g(shù)的幫助下，人社系統(tǒng)檔案管理的效率大大提升，人的勞動(dòng)力投入也明顯降低，減輕了人的工作壓力，而且其能夠幫助我們自動(dòng)進(jìn)行一些檔案管理的錯(cuò)誤檢測(cè)與修整，提高了檔案管理的質(zhì)量。不過(guò)人社系統(tǒng)檔案是需要在整個(gè)社會(huì)中得到共享和應(yīng)用的，因此其需要考慮到與其他單位的系統(tǒng)兼容性，這樣才能將檔案的價(jià)值最大化的發(fā)揮出來(lái)，為群眾減省不必要的麻煩和不便[3]。但當(dāng)前人社系統(tǒng)與相關(guān)單位的檔案管理信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還并不統(tǒng)一，阻礙了檔案的共享和應(yīng)用。

（四）檔案管理中的人員素質(zhì)能力需強(qiáng)化

不論是檔案管理工作的質(zhì)量，還是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，其最核心的影響因素，始終在于工作人員。而現(xiàn)目前人社系統(tǒng)檔案管理中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力還較低，不足以勝任質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)要求越來(lái)越高的檔案管理重任，因而降低了檔案管理的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

三、提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平的策略

（一）對(duì)檔案管理的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)做出進(jìn)一步完善

為了提高人社系統(tǒng)檔案管理的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，我們首先是需要根據(jù)當(dāng)下人力資源及社會(huì)保障工作的實(shí)際需求，進(jìn)一步完善立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。如有效明確立卷歸檔的重點(diǎn)，針對(duì)各種文件、資源進(jìn)行全面的區(qū)分，諸如各種文件資料本身在內(nèi)容、形式等方面類似，必然需要針對(duì)相關(guān)問(wèn)題實(shí)施系統(tǒng)的研究，避免檔案管理存在重復(fù)、信息冗余的現(xiàn)象;其次，全面掌控立卷歸檔對(duì)應(yīng)的時(shí)效性，必須要完成現(xiàn)行文件任務(wù)之后，才能夠開(kāi)展歸檔立卷操作，保障整個(gè)檔案管理流程的規(guī)范性;最后，因?yàn)闄n案材料完整與否會(huì)對(duì)檔案最終的價(jià)值產(chǎn)生巨大的影響，同時(shí)案卷對(duì)應(yīng)的立卷方法、裝訂質(zhì)量同樣至關(guān)重要，必須要嚴(yán)格按照規(guī)范的流程標(biāo)準(zhǔn)來(lái)協(xié)調(diào)立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量，確保立卷歸檔的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化水平[4]。

（二）健全檔案管理中的各環(huán)節(jié)工作制度

全面、明確、細(xì)致的工作制度，是保證檔案管理工作質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平的前提條件，因?yàn)橹挥幸灾贫茸鳛橹笇?dǎo)、約束和依據(jù)，各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作的開(kāi)展，才可能得到規(guī)范，進(jìn)而保證檔案管理的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平。如在檔案的收集、整理和編撰環(huán)節(jié)，必須要根據(jù)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確檔案信息的內(nèi)容范圍，以及內(nèi)容編寫(xiě)、編撰的規(guī)范和格式要求，不能存在任何的隨意性，一定要有模板作為參照和依據(jù)。這樣才能使得檔案的信息內(nèi)容具有高度的完整性、可讀性、可用性。再者就是在保管和調(diào)閱環(huán)節(jié)，一定要以《檔案管理法》等法律、政策為基本依據(jù)，結(jié)合系統(tǒng)工作的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)相關(guān)權(quán)限給出明確的劃分和要求，嚴(yán)格禁止檔案的隨意調(diào)閱，做好應(yīng)有的保密工作。

（三）對(duì)檔案管理中的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一

為了促進(jìn)人社系統(tǒng)檔案的共享、利用，最大化的發(fā)揮出檔案管理的作用價(jià)值，為群眾提供便利。當(dāng)前我們還應(yīng)當(dāng)對(duì)人社系統(tǒng)及相關(guān)單位的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一，以《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基本依據(jù)，結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，制定符合自身發(fā)展的檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，注明檔案工作人員的工作職責(zé)，明確信息化建設(shè)工作流程，確定與其相匹配的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰和監(jiān)督機(jī)制，使檔案信息化建設(shè)的制度建設(shè)趨于完善，才能更好地保障其標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于檔案管理的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如檔案的存儲(chǔ)格式、傳輸格式等等，都需要保持統(tǒng)一，這樣才能防止“異構(gòu)問(wèn)題”的出現(xiàn)，確保電子檔案信息的規(guī)范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應(yīng)用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統(tǒng)一。電子檔案依賴信息技術(shù)生成，因此必須采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)對(duì)電子檔案全過(guò)程加強(qiáng)監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的存取過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)管。在保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，可采取安全檢測(cè)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)、防火墻技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、文件備份與災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)

最后，在制度和技術(shù)得到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范的前提下，我們還需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)，一方面要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，端正他們工作的思想態(tài)度、職業(yè)道德，使其可以更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待自身工作。另一方面則要強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)能力，除了檔案管理專業(yè)知識(shí)、技能，還有信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，這樣才能使其能夠更好的勝任自身工作，保證自身工作的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)人社系統(tǒng)的檔案管理工作，我們必須要引起高度的關(guān)注與重視，因?yàn)檫@間接決定著人社系統(tǒng)的工作質(zhì)量、工作成效，影響著社會(huì)治理、社會(huì)服務(wù)及群眾民生水平。為此，我們必須要不斷的提升人社系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化水平，以更好的促進(jìn)人社系統(tǒng)各項(xiàng)社會(huì)治理及服務(wù)工作開(kāi)展，推動(dòng)社會(huì)的建設(shè)、發(fā)展。

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