朱康奧

摘? ?要：環(huán)境監(jiān)測檔案的有效管理對(duì)于快速識(shí)別環(huán)境問題、制定相應(yīng)管理措施和有效治理環(huán)境污染具有重要現(xiàn)實(shí)意義。針對(duì)目前傳統(tǒng)環(huán)境監(jiān)測檔案管理模式存在整理繁瑣、耗時(shí)長、成本高、效率低，以及檔案成果易被破壞等不足，本文通過對(duì)比分析基于LIMS系統(tǒng)的管理方式和傳統(tǒng)模式，分析其在環(huán)境監(jiān)測檔案管理中的優(yōu)勢及可能存在的問題，并提出了相應(yīng)改進(jìn)方向，可為環(huán)境監(jiān)測檔案的高效管理和使用提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測? 檔案管理? LIMS系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：X830? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（b）-0124-02

環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護(hù)工作的基礎(chǔ)，是環(huán)境立法、環(huán)境規(guī)劃和環(huán)境決策的依據(jù)，而環(huán)境監(jiān)測檔案是指在各種環(huán)境監(jiān)測活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、圖表、音像、照片等的各種形式和載體的文件材料[1]。高效的管理環(huán)境監(jiān)測檔案，合理的利用環(huán)境監(jiān)測相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，能充分地提高環(huán)境監(jiān)測工作效率，保證環(huán)境保護(hù)工作有序推進(jìn)。目前，傳統(tǒng)模式下的檔案管理存在著各種問題與掣肘，已無法匹配日益更新的環(huán)境工作要求，因此，必須尋找一種更便捷、更高效的檔案管理方法。本文就傳統(tǒng)模式的檔案管理的問題予以介紹，并提出基于LIMS系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的相關(guān)辦法。

1? 傳統(tǒng)模式下檔案管理的問題

1.1 檔案整理繁瑣，需耗費(fèi)大量時(shí)間與成本

傳統(tǒng)模式的檔案管理是基于紙質(zhì)文件的管理。紙質(zhì)檔案管理存在著規(guī)模大、種類雜、數(shù)目多的困難。在以往的檔案整理中，往往有以下幾個(gè)步驟：檔案分類與歸集、編目錄、裝訂、打印頁碼。檔案工作人員需根據(jù)以上步驟，一步一步地完成檔案整理、排序等工作，每一個(gè)步驟都存在著大量的工作量，同時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間，成本巨大。

1.2 檔案使用效率低下

對(duì)于傳統(tǒng)模式下檔案的查閱、利用也存在各種問題。雖然已經(jīng)對(duì)檔案進(jìn)行了整理歸集，但是當(dāng)需要對(duì)某一種屬性或者類型進(jìn)行查找時(shí)，有時(shí)需要翻閱一年甚至幾年的檔案，查閱繁瑣、效率低下。在提取某些關(guān)鍵信息時(shí)，還要利用逐頁復(fù)印、掃描等手段，有時(shí)甚至需要手工將數(shù)據(jù)錄入電子表格再進(jìn)行分析，這嚴(yán)重影響了工作效率。而一旦提取到錯(cuò)誤信息，一般也難以發(fā)現(xiàn)糾正，這也將影響到環(huán)境管理與決策的準(zhǔn)確性。

1.3 檔案的成果易破壞

紙質(zhì)檔案的局限性在于長期保存的方法不當(dāng)，則易發(fā)生檔案潮濕、蟲蛀、腐爛等情況。而且后期工作人員查閱、參考這些資料時(shí)，案卷調(diào)度頻繁，造成磨損嚴(yán)重[2]，尤其是一次性翻閱、復(fù)印大量檔案文件的時(shí)候，會(huì)使檔案產(chǎn)生破損、沾污甚至丟失的情況。

2? 基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢和存在問題

相較于傳統(tǒng)模式，基于LIMS系統(tǒng)的檔案整理是一個(gè)比較新穎的管理方式。本文在以下三個(gè)方面對(duì)基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行了分析。

2.1 檔案歸檔整理方便有序

在日常的檔案整理中，不難發(fā)現(xiàn)大量的檔案都是監(jiān)測報(bào)告及其原始記錄。而在LIMS系統(tǒng)的使用過程中，隨著監(jiān)測任務(wù)在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，原始記錄和監(jiān)測報(bào)告均已在系統(tǒng)中生成。為了保證監(jiān)測報(bào)告的整齊有序，可根據(jù)要求對(duì)報(bào)告進(jìn)行分類，包括時(shí)間、報(bào)告類型等。只需要把分類規(guī)則在系統(tǒng)中維護(hù)好，系統(tǒng)自然將報(bào)告按要求進(jìn)行排列順序，不需要人工再進(jìn)行整理。當(dāng)然，監(jiān)測檔案不僅僅是監(jiān)測報(bào)告，還包括了其他類型的文件。這些文件均可以通過掃描成電子文件的形式，最后將電子文件導(dǎo)入到LIMS系統(tǒng)中。

2.2 檔案查閱效率快捷

基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理中一個(gè)最大的特點(diǎn)就是檔案數(shù)據(jù)便于查閱，而且LIMS系統(tǒng)可以進(jìn)行精準(zhǔn)查詢，這個(gè)在傳統(tǒng)的檔案查閱中是難以做到的。精準(zhǔn)查詢是指對(duì)某一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行遍歷式的查詢。如查詢近兩年所有地表水報(bào)告中氨氮的分析結(jié)果，或者查詢某一個(gè)企業(yè)歷史以來所有的分析報(bào)告，又或者查詢某一個(gè)斷面一年內(nèi)所有的超標(biāo)數(shù)據(jù)。通過LIMS系統(tǒng)可以快速得到相關(guān)成果并導(dǎo)出為表格，這極大地提高了查詢的效率，并縮短了時(shí)間，節(jié)省了大量的人力物力。

2.3 檔案不易丟失、轉(zhuǎn)移方便

相較于傳統(tǒng)檔案查詢時(shí)的各種問題，基于LIMS系統(tǒng)的查閱并不會(huì)使檔案產(chǎn)生丟失、破損、紙面變臟模糊等問題。LIMS系統(tǒng)的檔案調(diào)閱均是對(duì)于數(shù)據(jù)庫的讀取操作，只要做好數(shù)據(jù)庫的定期備份，檔案并不會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)頻繁存取、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)波動(dòng)等原因而產(chǎn)生損失。

同時(shí)，由于檔案的保存是一個(gè)長期的過程，很多檔案甚至是永久保存。因此在保存的過程中，難免會(huì)產(chǎn)生保存場地更換的情況。這時(shí)，傳統(tǒng)模式的檔案由于檔案量大、分類專業(yè)，不僅需要大量的人力物力進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，還需要檔案管理專業(yè)人士在轉(zhuǎn)移過程中按要求進(jìn)行分類。LIMS系統(tǒng)相比起來，則省時(shí)省力很多。一是體積減輕了許多，LIMS系統(tǒng)檔案的載體并不大，減少了大量人力物力的支出。二是由于是對(duì)載體的轉(zhuǎn)移，只需要維護(hù)人員保證載體的安全，并不需要檔案管理人員對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行整理。

當(dāng)然，基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理目前還并不成熟，具體管理中也存在以下問題。

2.4 基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理缺少完整規(guī)范

LIMS系統(tǒng)是一個(gè)基于B/S架構(gòu)，建立在計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)上的一個(gè)實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)。建立LIMS系統(tǒng)的主要目的是將實(shí)驗(yàn)室的分析儀器通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連起來，采用科學(xué)的管理思想和先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)以實(shí)驗(yàn)室為核心的整體環(huán)境的全方位管理[3]，而這里面的功能并不包含檔案管理這一模塊。LIMS系統(tǒng)中檔案管理其實(shí)是作為使用者額外附加的一個(gè)需求，并不是系統(tǒng)自帶的功能模塊。因此目前雖然可以提高檔案的整理查詢分析的效率，然而由于缺少必要的文件制度，檔案管理的規(guī)范性無法在系統(tǒng)中體現(xiàn)。

2.5 電子載體保存時(shí)限短，易損壞

LIMS系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)均保存在數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫存在電子載體也就是硬件設(shè)備中。傳統(tǒng)模式下的檔案管理，紙質(zhì)文件若是保管得當(dāng)，可以保存千年不損毀，但是電子硬件設(shè)備并不能達(dá)到這一要求。隨著科技日新月異的發(fā)展，設(shè)備的更新?lián)Q代是非常快的，基本5～10年就要淘汰一批舊的電子設(shè)備。因此，數(shù)據(jù)庫不僅要隨時(shí)備份，還應(yīng)定期將數(shù)據(jù)遷移至新載體。而一旦載體損壞，找回載體內(nèi)部數(shù)據(jù)會(huì)非常的困難，成本也會(huì)非常高，如果載體損壞嚴(yán)重，甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，這個(gè)代價(jià)是無法承受的。

2.6 系統(tǒng)存在病毒感染泄露信息的可能

雖然LIMS是基于計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的系統(tǒng)，理論上并不存在數(shù)據(jù)向互聯(lián)網(wǎng)泄露的可能，但是由于目前各監(jiān)測站的網(wǎng)絡(luò)管理并不統(tǒng)一，往往存在著內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)混用的情況。這極易導(dǎo)致LIMS服務(wù)器感染病毒，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，使用人員的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備使用不規(guī)范，也易使系統(tǒng)終端感染病毒。

3? 基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理改進(jìn)方向

3.1 制度保障，依規(guī)管理

在環(huán)境監(jiān)測檔案管理及應(yīng)用中，相應(yīng)的管理制度是重要的基礎(chǔ)與保障，對(duì)于環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的開展有重要的意義[4]。建立完善的檔案管理制度，對(duì)基于LIMS系統(tǒng)檔案管理有著重要的作用。當(dāng)然，檔案管理還應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人員。管理人員的專業(yè)與素質(zhì)，是制度落實(shí)到具體的關(guān)鍵。定期對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，豐富其檔案專業(yè)知識(shí)，提高工作能力，確保檔案工作能依規(guī)管理、有據(jù)可循。

3.2 定期備份、定時(shí)維護(hù)

LIMS系統(tǒng)的檔案管理是一個(gè)不斷使用、不斷收集的過程，這和傳統(tǒng)模式的檔案管理區(qū)別很大。在日常的流程中，每時(shí)每刻都在產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)，按照理論來說，每一份新數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行備份保存。然而實(shí)際上LIMS系統(tǒng)并不能做到這一點(diǎn)，時(shí)時(shí)備份不僅對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器的壓力過大，而且也無法有足夠的空間存儲(chǔ)如此多的備份。因此設(shè)定一個(gè)合適的期限，定期備份是保證數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。

電子產(chǎn)品中軟件的問題往往可以用技術(shù)解決，但是硬件的損毀則是一個(gè)不可逆的過程。系統(tǒng)服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備的完好，也是數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)保障。為保證硬件的長久穩(wěn)定運(yùn)行，必須配備專業(yè)的維護(hù)人員，定時(shí)定點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)隨著設(shè)備的更新?lián)Q代，也要及時(shí)更換新的硬件設(shè)備。

3.3 規(guī)范網(wǎng)絡(luò)，正確使用

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到今天，信息安全問題也逐漸引起人們的重視，基于LIMS系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)安全也是如此。應(yīng)建立信息安全保護(hù)制度，加強(qiáng)對(duì)基層員工的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，規(guī)范LIMS系統(tǒng)以及電腦終端的使用。只有將檔案的信息安全工作做好了，才能保證基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理工作順利進(jìn)行。

4? 結(jié)語

環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護(hù)的重要工作之一，環(huán)境檔案則是環(huán)境監(jiān)測的所有成果的整合。高效的環(huán)境檔案管理能提高環(huán)境數(shù)據(jù)的利用效率，而數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)利用則是治理環(huán)境污染，解決環(huán)境問題的依據(jù)。隨著環(huán)境問題越來越重視，環(huán)境監(jiān)測檔案也比以前復(fù)雜的多。傳統(tǒng)模式的檔案利用效率已無法匹配如今的環(huán)境保護(hù)要求。LIMS系統(tǒng)目前在國內(nèi)監(jiān)測站應(yīng)用范圍較廣，基于LIMS系統(tǒng)的檔案管理是一種更高效、更便捷的管理方式。最終的目的都是為了更好地服務(wù)于環(huán)境決策，解決環(huán)境問題。

參考文獻(xiàn)

[1] HJ /T 78.1-8.5-1994，環(huán)境保護(hù)部環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范》[S].

[2] 洪瑤.信息時(shí)代環(huán)境監(jiān)測檔案規(guī)范化管理思考——以四川省環(huán)境監(jiān)測總站為例[J].四川環(huán)境，2014（2）：120-122.

[3] 易敏.環(huán)境監(jiān)測實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)建設(shè)探索與思考[J].環(huán)境科學(xué)與技術(shù)，2016，39（S2）：388-393.

[4] 張珊娜.環(huán)境監(jiān)測檔案管理存在問題分析及對(duì)策[J].中國資源整合利用，2017（8）：94-95.