閆素麗

摘 要：隨著檔案信息的迅速增長，檔案量和檔案價值逐漸增加，資源的利用程度反應(yīng)出一個國家和地區(qū)的實力。而檔案作為一種歷史記錄形式，在未來的發(fā)展中具有不可估量的價值。因此，檔案主管部門應(yīng)大力開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，完善檔案信息管理體系，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息資源的合理開發(fā)利用，加快檔案的數(shù)字化步伐。部分網(wǎng)站建設(shè)公司通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以網(wǎng)站的形式共享檔案信息資源，極大的方便了檔案的查詢和管理，具有極其重要的現(xiàn)實意義。本文將分析檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源服務(wù)的意義和現(xiàn)狀，進(jìn)而探討其應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;服務(wù)

眾所周知，檔案作為一種信息的載體，是國家信息資源的重要組成部分，并在社會中發(fā)揮著資源價值。然而，在社會的不斷發(fā)展中，檔案信息資源也在迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法在檔案的收集、保存和利用等方面的力量薄弱。尤其對于國家單位來說，正是由于單位本身具有組織龐大、下屬單位多、層次復(fù)雜、下屬單位分散等特點，傳統(tǒng)的檔案管理降低了相關(guān)部門的工作效率。針對目前存在的一系列問題，檔案數(shù)字化建設(shè)作為一種新事物，與傳統(tǒng)管理相比，在優(yōu)化檔案管理、資源利用率等方面發(fā)揮其優(yōu)勢，并推動著檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源服務(wù)的意義

1.1 優(yōu)化檔案管理模式，培養(yǎng)高技術(shù)能力人才

隨著信息數(shù)字化在社會各個領(lǐng)域的發(fā)展，檔案資料已從原來的純紙質(zhì)資料向多元化方向發(fā)展，節(jié)省了存儲空間，緩解了倉庫的壓力。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，大大提高檢索速度，使得檔案的調(diào)動和使用不再局限。從而，在轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化的過程中，對工作人員的要求逐漸提高，因此需要相關(guān)單位及時的更新信息化的專業(yè)知識，使工作人員能夠迅速掌握電子檔案管理技能。檔案數(shù)字化建設(shè)在一定程度上解決人才短缺問題，并且在培訓(xùn)中提高了工作人員的服務(wù)能力，使得檔案數(shù)字建設(shè)團(tuán)隊進(jìn)一步優(yōu)化。

1.2 推進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)，提高工作效率

檔案信息在各個方面積累了豐富而大量的知識，這就給檔案的整理和編輯工作帶來了極大的困難。無論是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是社會公眾對檔案信息的需求越來越強(qiáng)烈，都要求提高其工作效率，客觀上要求檔案館加快信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息更廣泛的社會服務(wù)價值。而檔案數(shù)字化在保證文檔完整的前提上，還可以做好檔案的歸檔工作，使文件不積壓，使檔案管理人員從繁重的檔案工作中有空閑時間，為檔案特色服務(wù)的發(fā)展創(chuàng)造條件。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理缺乏完整的體系

在數(shù)字化方案的實施過程中，部分部門檔案員都是兼職的，相關(guān)人員檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作重視不夠，對資料的收集、整理和歸檔不重視，數(shù)字化不能做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，質(zhì)量得不到保證。在實際工作中，在數(shù)據(jù)歸檔方面并沒有調(diào)查記錄，或者沒有發(fā)布清單，這影響了檔案組卷建設(shè)的規(guī)范化，導(dǎo)致檔案使用價值降低。然而，這些問題的根源在于文件信息化建設(shè)過程中的技術(shù)規(guī)范和數(shù)據(jù)質(zhì)量控制沒有明確，脫離實際要求，降低了文檔管理數(shù)字化的工作效率。

2.2 檔案館存儲容量不足，數(shù)字化規(guī)模小

目前，我國檔案館的數(shù)量隨著社會發(fā)展的加快而增加，檔案館的存儲容量無法進(jìn)一步接收大量的檔案信息。檔案館的檔案收集和保存工作對于本單位在日常管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中形成的檔案資料來說，存在數(shù)量有限、載體單一的問題。因此，只有當(dāng)數(shù)字化掃描儀才能更好的完成檔案的信息收集，數(shù)字化成檔有較少人力和物力資源，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 資金缺乏，設(shè)備落后

近年來，在檔案數(shù)字化方面取得了一些成績，但隨著收藏量的增加，全國檔案數(shù)字化的壓力仍然很大。由于缺乏資金，很難擴(kuò)大規(guī)?；蚣涌爝M(jìn)程，檔案館屬于非營利性部門，檔案管理往往不是重點工作單位，需要投入大量資金購買軟硬件設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。然而，部分單位無法購買檔案管理軟件，無法完成目錄檢索，更談不上整體數(shù)字化，其中在很大程度上影響了城市檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)低

檔案信息化建設(shè)不僅需要數(shù)字信息化的技術(shù)人才，更需要精通業(yè)務(wù)的專業(yè)人才。但從事檔案管理的工作人員的專業(yè)技能有待提高，對檔案管理的方法缺少深入研究和創(chuàng)新，從而影響了相關(guān)檔案的收集、整理和使用。同時，部門檔案工作者認(rèn)為自己的工作只是保管好檔案，忽略了檔案資源的服務(wù)和利用工作，影響了檔案數(shù)字化的系統(tǒng)推進(jìn)工作。許多因素導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案信息從業(yè)人員的專業(yè)技能和思維方式與檔案信息建設(shè)的要求不相適應(yīng)，嚴(yán)重制約了檔案信息的發(fā)展步伐，也影響了檔案資源的合理利用與服務(wù)。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用的應(yīng)對策略

3.1 建立一整套檔案信息管理服務(wù)體系

檔案信息化建設(shè)是一項長期而系統(tǒng)的綜合性工程，需要在科學(xué)規(guī)劃和實際需要的基礎(chǔ)上逐步展開。各單位要明確建立考核制度，對工作人員進(jìn)行定期考核評價，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。各單位將把檔案信息化建設(shè)納入大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，出臺配套合理的政策和制度，積極引導(dǎo)檔案事業(yè)從上到下健康有序發(fā)展水平。

另外，電子文件是非常重要的數(shù)字文件來源，各單位要結(jié)合實際，綜合考慮得失，注重檔案工作的特殊性，切實制定發(fā)展規(guī)劃并分步實施，嚴(yán)格拒絕盲目、功利、碎片化的思想，避免重復(fù)勞動資源。相關(guān)單位要將安全保密填放在數(shù)字檔案建設(shè)工作中的重要地位，確保檔案信息的安全。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案人才建設(shè)

專業(yè)檔案人員是檔案信息化建設(shè)不可或缺的一部分，專業(yè)工作設(shè)備也是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不可缺少的后備力量。因此，該單位應(yīng)積極爭取上級支持，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的存儲容量，更新一批集約化的書架、電腦、打印機(jī)、掃描儀等檔案必備設(shè)施和設(shè)備，提高檔案服務(wù)現(xiàn)代化水平。檔案管理部門要建立專職人員長期培訓(xùn)機(jī)制，每年對在崗人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，注意將檔案中的法律、法規(guī)和管理業(yè)務(wù)一起學(xué)習(xí)，從檔案法規(guī)入手做好員工培訓(xùn)，進(jìn)而落實好工作內(nèi)容。

相關(guān)單位在爭取組織和人事部門支持的同時，應(yīng)主要考慮引進(jìn)信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)和數(shù)據(jù)庫操作與管理等人才，將人才引進(jìn)條件作為一套固定、科學(xué)的工作內(nèi)容設(shè)置體系，并采取合理的激勵措施，為其提供廣闊的階段和良性的成長空間，滿足檔案資源數(shù)字建設(shè)的需要。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息建設(shè)

除了硬件實現(xiàn)外，數(shù)字資源檔案館的需要建立專題信息庫，關(guān)鍵是檔案的數(shù)字化處理和編目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前，一些地區(qū)已建立了土地利用總體規(guī)劃、基本農(nóng)田、土地整治、地名地址、城市地籍等信息庫，并得到了很好的成效值得學(xué)習(xí)。另外，在部分網(wǎng)站上傳和開放檔案信息，向社會各界提供檔案信息查詢，展示地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)成果、法制管理成果，合理開發(fā)利用檔案資源。

4 結(jié)束語

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理創(chuàng)新提供了最好的平臺，國內(nèi)外多家單位已提前依托網(wǎng)絡(luò)力量，分別開展了內(nèi)部文檔管理、信息記錄等檔案數(shù)字化建設(shè)過程。根據(jù)目前形式來看，檔案數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，各地區(qū)應(yīng)積極響應(yīng)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，落實好檔案資源的服務(wù)和利用工作。

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