由于當(dāng)前社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，使得檔案管理工作具備了更加先進(jìn)的管理技術(shù)，導(dǎo)致工作方式也發(fā)生了一些變化，因此要想提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，就要完善檔案管理的工作理念，改革檔案管理的工作方式，將檔案管理工作在信息化背景下的價值盡可能的發(fā)揮出來。而目前的檔案管理信息化建設(shè)依然存在著一些問題，使信息化管理價值無法有效發(fā)揮，為了解決這個問題，本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化價值、現(xiàn)狀以及措施 。

1 檔案管理信息化的價值及原則

1.1 檔案管理信息化的價值

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，社會信息化的程度也不斷提高，因此檔案管理的信息化改革也是迫在眉睫。對于查詢檔案來說，信息化的查閱速度會更快、更準(zhǔn)確，這樣在節(jié)約時間的同時，也會提高工作人員的效率，比如有人想查詢多年前的資料，就可以在檔案管理的軟件上搜索相關(guān)內(nèi)容。綜上所述，信息化可以讓更多的人快速高效的查詢檔案，使檔案的價值實現(xiàn)最大化。

1.2 檔案管理信息化的原則

在新時期下，檔案管理工作需要遵循一些基本原則，這樣才能更加高效的完成檔案整理、歸類編號、建檔歸檔等工作，最終實現(xiàn)檔案檢索的迅速和高效。第一，要遵循文件的形成規(guī)律，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，連同長期以來檔案管理工作中形成的某些習(xí)慣做法，再加上自動化辦公對電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。只有在整理歸檔文件時遵循文件的形成規(guī)律，才能保障檔案記錄的有序性和完整性，才能方便日后的檢索和利用。第二，區(qū)分信息材料的價值，只有對信息檔案的價值進(jìn)行區(qū)分，然后采取不同的保管方式，才能提高日后查詢歸檔材料的準(zhǔn)確性。第三，遵循文檔一體化的管理要求，在當(dāng)前信息化時代下，文書工作和檔案工作有效地結(jié)合起來，紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求都要考慮到，才能實現(xiàn)檔案管理的高效率和高質(zhì)量，而文檔一體化管理正是實現(xiàn)這一目標(biāo)的最佳路徑。第四，電子文件和紙質(zhì)文件必須保持一致，在二者并行的情況下，保證它們的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是整理檔案文件必須面對的問題。不但要規(guī)劃好公文處理和檔案管理工作，還要根據(jù)實際情況，確定整理時是以哪種類型的文檔為主，然后再選擇方法去整理，如此才能實現(xiàn)兩者的統(tǒng)一。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 信息資源的整合缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

目前我國檔案管理雖然可以說初步實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是信息資源的整合缺乏長遠(yuǎn)的規(guī) 劃，導(dǎo)致無法充分利用信息資源。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)工作人員需要合理規(guī)劃檔案管理工作，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息資源的高效整合。

2.2 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時代，越來越多的單位和企業(yè)習(xí)慣使用計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中查詢資料，極大地提高了相關(guān)的工作人員效率，但是同時檔案管理人員卻面臨著很大的挑戰(zhàn)，即數(shù)據(jù)的異構(gòu)性，因為在信息資料存儲的時候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來源進(jìn)行分類儲存，而數(shù)據(jù)異構(gòu)性就會影響到檔案管理人員的工作效率，進(jìn)而阻礙我國檔案的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理制度不完善

目前，檔案管理制度的不完善也是信息化過程中的問題之一。制度不完善會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂，如果電子檔案的整理、歸檔、存儲、借閱等一系列工作不規(guī)范，就會使得檔案信息的使用價值受到極大影響。檔案管理工作中還普遍存在相關(guān)人員忽視檔案的建檔和存檔，導(dǎo)致許多檔案無法及時甚至由于材料丟失而根本找不到。因此在檔案管理過程中，一定要積極構(gòu)建電子文件歸檔管理制度、移交制度、維護(hù)制度，電子檔案利用、鑒定、保密等制度。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低，檢索效率較低

由于當(dāng)前社會忽視了檔案管理工作，使得大多管理人員的錄用聘用不規(guī)范，甚至為了解決高層次人才配偶的工作而將其聘用為檔案管理人員，因此檔案管理人員不具備專業(yè)技能成為普遍現(xiàn)象，而在信息化時代，檔案管理不只是簡單的整理信息資源、編號和歸檔，而是具有了更高的要求，如果檔案工作人員無法滿足信息化對檔案管理工作帶來的新要求，檔案信息就不能實現(xiàn)高效的利用。

目前檔案管理工作中的檢索主要人工檢索和計算機(jī)檢索兩種方式，雖然計算機(jī)跟人工檢索相比優(yōu)勢更大，更加省時高效，但是不代表人工檢索就不重要;而且，硬件投入的匱乏以及計算機(jī)檢索軟件的不足，不能充分發(fā)揮其巨大的優(yōu)勢。另外，由于檔案部門對信息開發(fā)的投入和重視程度都不足，往往使得開發(fā)出來的產(chǎn)品水平較低，導(dǎo)致檔案的檢索無法實現(xiàn)省時高效，不能充分發(fā)揮信息化的作用。

3 檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

在新時期信息化背景下的檔案管理工作存在的問題，使得檔案管理工作無法正常有效的運(yùn)行，不利于發(fā)揮信息化在檔案工作中的作用。為了解決上述問題，筆者提出幾點措施建議。

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

由于當(dāng)前檔案管理工作人員的聘用很不規(guī)范，把關(guān)很不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，工作效率和質(zhì)量也一直處于較低狀態(tài)，因此，一定要提高管理人員的錄用標(biāo)準(zhǔn)，明確聘用要滿足的專業(yè)條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。另外，相關(guān)部門還需要加大信息化的投入，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，比如經(jīng)常舉辦一些信息化技能專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理技能，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的安全教育，要著重考察其政治信仰和工作作風(fēng)，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動性，從而推動檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

3.2 完善檔案管理制度

科學(xué)合理的檔案管理制度才能符合其自身的情況和檔案的管理要求，才能保證檔案管理工作的有序開展和高效運(yùn)行。提高管理制度的可操作性，制定詳細(xì)的檔案管理流程，完善檔案管理制度必須要規(guī)范檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)，例如信息的收集、借閱、存檔和保密等，制定明確詳細(xì)的管理流程，提高可操作性。檔案管理制度的制定一定要符合實際，每個單位的檔案管理都有其特殊性，不能一概而論，比如學(xué)?？梢越Y(jié)合實自身的際情況來構(gòu)建綜合性數(shù)字檔案 室，實現(xiàn)集中統(tǒng)一與管理，從而使數(shù)字化檔案管理工作的需求得以滿足。除此之外，還應(yīng)該積極構(gòu)建出完善的單位檔案信息化管理制度，這樣才能更好地搜集、整理、歸檔和查詢電子檔案，保障檔案管理的高效性。

3.3 創(chuàng)新檔案管理信息化機(jī)制和服務(wù)水平

新時期，信息化是推動檔案管理工作發(fā)展的有效武器，而檔案管理信息化也是促進(jìn)信息管理系統(tǒng)完善必不可少的一環(huán)。當(dāng)前我國檔案管理制度要與時俱進(jìn)，根據(jù)實際的情況主動積極尋找方式方法去改變和創(chuàng)新，這樣才能使檔案管理得到更好的發(fā)展。除了要創(chuàng)新檔案管理信息化的機(jī)制，還要創(chuàng)新其服務(wù)水平。要創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)才能符合新時期的要求，例如可以開通網(wǎng)上檢索功能來共享信息資源，同時還可以提高資源的利用率。另外，也應(yīng)該構(gòu)建電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以上傳自己的電子文檔，也可以下載自己所需要的文檔。在實際的檔案管理中，要創(chuàng)新其工作職能，也就是用開放的檔案共享代替封閉的檔案管理。 如此，才能真正實現(xiàn)檔案管理的高效省時。

4 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理信息化建設(shè)是應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，檔案管理工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)與要求，而保證檔案管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵在于如何有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，還要創(chuàng)新管理思維，運(yùn)用高科技來處理檔案管理工作，使其向國際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。

作者簡介

薛盼峰（1987-），男，漢族，山西省河津市，本科，研究方向：檔案管理。