郭琳

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平不斷提高，新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場(chǎng)挑戰(zhàn)形勢(shì)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動(dòng)檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而不斷夯實(shí)事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用深度不夠，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強(qiáng)新時(shí)期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對(duì)策探究具有重要的社會(huì)意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;創(chuàng)新

目前，在事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中所運(yùn)用的管理方式比較落后和單一，難以高效完成檔案管理工作，因此，負(fù)責(zé)管理辦公室檔案的工作人員，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)運(yùn)用信息化的檔案管理模式，進(jìn)一步做好檔案管理工作，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要深入落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率、質(zhì)量，提升檔案管理水平。

1 事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

從多方面分析事業(yè)單位辦公室檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

1）由于長(zhǎng)期手動(dòng)整理各類(lèi)檔案，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度緩慢，難以高效率完成歸檔、分類(lèi)、整理等工作，進(jìn)而很難在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)高效率分類(lèi)各種檔案，且在整理檔案和歸納的過(guò)程中需耗費(fèi)人力，這為檔案管理人員帶來(lái)工作壓力，而且，檔案管理工作量繁重，如果長(zhǎng)時(shí)間耗費(fèi)人力管理和整理諸多的檔案，必然會(huì)增加檔案管理難度，還會(huì)出現(xiàn)檔案分類(lèi)不明確的情況，進(jìn)而難以快速找到所需的檔案和文件，說(shuō)明檔案管理方式有待創(chuàng)新。

2）檔案管理中過(guò)于注重看管檔案和資料，而忽視做好檔案保密工作，導(dǎo)致機(jī)密的檔案泄露，這給事業(yè)單位造成損失，還會(huì)影響事業(yè)單位發(fā)展，由此可知，對(duì)于保密檔案不夠重視，才會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄露出去的情況，針對(duì)這一情況，必須盡快落實(shí)解決辦法，還應(yīng)提高對(duì)保密工作的重視程度，以及注重創(chuàng)新加密檔案的方式。

3）現(xiàn)有的檔案管理制度缺少創(chuàng)新性的規(guī)章制度，間接地降低檔案管理效率和水平，對(duì)此，下文提出了檔案管理創(chuàng)新策略。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

2.1 加強(qiáng)檔案信息資源可靠性

目前在檔案信息資源等整合方面缺乏有力的監(jiān)督，導(dǎo)致信息資源出現(xiàn)漏項(xiàng)或者弄虛作假等情形。所以要加強(qiáng)檔案信息資源的質(zhì)量監(jiān)督。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，并不是單純地依靠辦公室一個(gè)部門(mén)就可以完成的，在信息的采集和形成的過(guò)程中需要各個(gè)部門(mén)緊密配合，加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，所以需要對(duì)檔案管理信息進(jìn)行全面的質(zhì)量檢查，對(duì)每一類(lèi)檔案資源入檔的及時(shí)性、規(guī)范性、真實(shí)性和系統(tǒng)性等各個(gè)方面制定相關(guān)的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督和審查，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的各種問(wèn)題，最大限度提高檔案管理成效，更好地提高檔案信息資源的整體規(guī)范水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理制度

創(chuàng)新的檔案管理制度能夠使檔案管理方式更科學(xué)、更合理，以及提高檔案管理工作的質(zhì)量，因此，事業(yè)單位應(yīng)明確提出創(chuàng)新的檔案管理制度，具有創(chuàng)新性和科學(xué)性的檔案管理制度主要包括以下幾點(diǎn)：

1）將檔案管理工作分為幾部分，由不同級(jí)別的管理人員，指定完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，也就是說(shuō)按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。

2）落實(shí)責(zé)任制，將工作職責(zé)細(xì)致劃分到每位管理人員的身上，有效增強(qiáng)管理人員對(duì)待本職工作的責(zé)任感。

3）落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制、考核機(jī)制，定期考核管理人員的同時(shí)，對(duì)于違反管理規(guī)定的管理者予以嚴(yán)厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認(rèn)真做好檔案管理工作。

4）要求檔案管理部門(mén)的所有工作人員相互監(jiān)督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強(qiáng)檔案管理人員之間的凝聚力，進(jìn)而做好檔案管理工作，說(shuō)明創(chuàng)新檔案管理制度的重要性。

2.3 檔案管理中做好保密工作

首先，事業(yè)單位應(yīng)要求檔案管理人員保密檔案，如果發(fā)現(xiàn)管理人員不注重保密檔案、文件，致使檔案內(nèi)容泄露，需要求檔案管理人員承擔(dān)責(zé)任和后果，進(jìn)而使管理人員明確工作職責(zé)，從而高度注重保管、保密檔案，以此防止有人盜竊檔案，并杜絕出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄露的現(xiàn)象，以做好檔案保密工作。其次，事業(yè)單位應(yīng)明確提出檔案管理工作中需創(chuàng)新檔案保密方式，檔案管理人員清楚要求后，積極改變落后的保密方式，從而在加密檔案時(shí)，管理人員注重設(shè)置檔案文件的密碼和權(quán)限，只有獲取動(dòng)態(tài)密碼和權(quán)限才能查找檔案內(nèi)容，未獲得權(quán)限和密碼，打不開(kāi)檔案、文檔，進(jìn)而增強(qiáng)檔案的嚴(yán)密性，有效杜絕出現(xiàn)檔案被泄露的情況，因此，檔案管理人員除了更新檔案管理理念，還應(yīng)依照要求和規(guī)定落實(shí)創(chuàng)新的檔案保密方式，以全新的方式和方法加密各類(lèi)檔案，有利于做好檔案保密工作和檔案管理工作，說(shuō)明創(chuàng)新檔案保密方式有著重要意義。

2.4 加大檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度

針對(duì)急救事業(yè)單位檔案管理制度及檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)技能和傳統(tǒng)的服務(wù)模式還不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)手段變革的要求的現(xiàn)實(shí)情況，要加大急救檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度。國(guó)家應(yīng)該在檔案管理方面建立評(píng)審考試制度，將檔案工作正規(guī)化、嚴(yán)格化，這樣上到國(guó)家事業(yè)單位下至事業(yè)單位都有法可依。每年最少進(jìn)行一次檔案工作人員的工作培訓(xùn)，聘請(qǐng)省級(jí)專(zhuān)家進(jìn)行實(shí)地培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)培訓(xùn)考試合格后頒發(fā)合格證書(shū)，作為年終績(jī)效考核的一項(xiàng)重要依據(jù)。

2.5 加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性

加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性需要從以下兩點(diǎn)入手：

1）檔案管理信息化。正如李雪瑩在其《事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析》中提到的：作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提升檔案管理有效性、促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。所以事業(yè)單位事業(yè)單需要引入先進(jìn)的辦公軟件進(jìn)行檔案信息目錄及存放地的信息錄入，方便及時(shí)進(jìn)行調(diào)取檔案信息，有條件的單位可以將文件掃描存儲(chǔ)，設(shè)置搜索鏈接，能第一時(shí)間看到要找的文檔內(nèi)容。

2）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。引進(jìn)相關(guān)辦公軟件，聯(lián)網(wǎng)化，即使在異地也可查閱要找尋的文檔信息，當(dāng)然必須有管理員相應(yīng)的權(quán)限，不是任何人都可以隨便通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)取單位的文檔信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理人員除了注重認(rèn)真管理各類(lèi)檔案以外，還應(yīng)在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用信息化的檔案管理模式，以此創(chuàng)新和取代了落后的檔案管理方式。此外，管理人員應(yīng)重視加密檔案，以此增強(qiáng)檔案的嚴(yán)密性和保密性，防止重要的檔案和資料丟失。同時(shí)，管理檔案時(shí)管理人員必須落實(shí)創(chuàng)新的檔案管理制度，能夠提升檔案管理效果，以及規(guī)范檔案管理的整個(gè)流程，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，有利于推動(dòng)事業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭鵬.新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（12）：68.

[2]白如雲(yún).新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（07）：33-34