謝梅秀

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會體制的完善，不僅提高了人民的生活水平，也提高了國家與社會對政法單位等行政單位的要求。在新時期的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求下，政法單位不斷完善與創(chuàng)新自身的管理體系與工作流程，提高工作效率與工作質(zhì)量。在對政法單位管理體系全面創(chuàng)新的同時，也注意到了檔案管理工作的重要性。檔案管理工作由于一直不是職能發(fā)揮的關(guān)鍵部門，被政法單位管理層忽略，難以取得創(chuàng)新發(fā)展。但是現(xiàn)在政法單位意識到了檔案管理的重要性，大力推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，提高檔案管理工作的效果與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作為政法單位的建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：政法單位，檔案管理，優(yōu)化路徑

1 政法單位檔案管理的意義

1）政法單位檔案管理概述。政法單位與一般的企事業(yè)單位不同，在社會中行使著特殊的政治職能，是國家執(zhí)行與管理政法工作的政府機(jī)構(gòu)，執(zhí)行者領(lǐng)導(dǎo)、管理、監(jiān)督政法工作的職能，同時也起到了服務(wù)社會的作用，不僅關(guān)系到國家政法的管理與執(zhí)行也關(guān)系到社會的安全與穩(wěn)定，對國家、社會和人民都有著至關(guān)重要的作用。正是由于政法單位的特殊性，政法單位的檔案，相比于其他的企事業(yè)單位，更加私密與重要。政法單位的檔案不僅記錄了政法單位工作人員的基本情況與工作業(yè)績，也記錄了重大社會發(fā)展情況與各個重點(diǎn)部門、行業(yè)的監(jiān)管情況，同時也收錄了重要人口的監(jiān)管情況，尤其是某些重要的政治案件的協(xié)調(diào)督查工作記錄，更是絕密檔案，要加保護(hù)。

2）政法單位檔案管理的重要性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，政法單位檔案管理的保密難度也隨之增大，檔案的安全性受到威脅，檔案管理系統(tǒng)平臺的漏洞與遭遇的挑戰(zhàn)次數(shù)與難度都有增加。政法單位必須對這杯現(xiàn)象引起高度警覺，積極完善自身的檔案管理工作，要從檔案管理體系、檔案管理人才與檔案管理信息化等多方面入手，確保檔案管理工作的絕對的安全性與高效性。因此，政法單位的檔案管理部門不僅要注重檔案管理的真實(shí)性，也要注重檔案管理的安全性，要比一般的機(jī)構(gòu)更加嚴(yán)密的看管檔案，確保檔案的安全。政法單位的檔案管理工作的完善與創(chuàng)新對政法單位的整體管理水平與工作推進(jìn)，甚至社會穩(wěn)定與安全都至關(guān)重要。政法單位必須要做好檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，更加充分的發(fā)揮出原本的檔案管理工作的政法單位建設(shè)與發(fā)展的作用。政法單位的檔案管理工作不僅要注重以往的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)還要融合最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，積極學(xué)習(xí)其他企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善檔案管理體系，在保證檔案管理安全性的前提下，全面優(yōu)化檔案管理工作，積極發(fā)揮檔案管理的作用。

2 政法單位檔案管理的不足之處

在通過上述分析，我們已經(jīng)知道檔案管理工作在政法單位的意義與重要性。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理工作遇到的阻礙也很多。接下來，我們將從幾個方面進(jìn)行分析，第一，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，一方面為政法單位管理工作提供了便利，另一方面則為檔案管理工作帶來了風(fēng)險，危害了檔案管理的安全性。尤其是政法單位這種保密程度較高的政府機(jī)構(gòu)，更是注重檔案管理的私密性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與推廣，使得檔案管理工作的系統(tǒng)平臺漏洞顯現(xiàn)出來，檔案的私密性受到了威脅。第二，檔案管理工作機(jī)制不夠健全，政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識薄弱，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，并且檔案管理工作沒有形成標(biāo)準(zhǔn)的制度體系，在工作中沒有可以依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，降低了檔案管理工作的效率。檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制仍有待加強(qiáng)，由于政法單位對檔案管理的不重視，導(dǎo)致政法單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制形同虛設(shè)，檔案的監(jiān)督管理工作落到實(shí)處，沒有發(fā)揮原有的職能，不利于檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。第三，傳統(tǒng)的檔案管理工作過于繁瑣復(fù)雜，增加了檔案管理工作時間，降低了檔案管理工作效率，檔案管理工作的質(zhì)量難以提升。并且，由于政法單位的特殊性，檔案管理部門工作人員變動不像一般的企事業(yè)單位那樣頻繁，檔案管理工作人員的流動性不強(qiáng)，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。這些都是政法單位在檔案管理工作過程中遇到的阻礙，影響了檔案管理工作的開展與進(jìn)步，進(jìn)而影響了政法單位的可持續(xù)性發(fā)展。

3 政法單位檔案管理優(yōu)化路徑

現(xiàn)階段，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展存在著許多困難，為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，政法單位要針對以上檔案管理工作存在的困難之處進(jìn)行相應(yīng)的改善，通過培養(yǎng)檔案依法保密的職業(yè)習(xí)慣、建立健全檔案管理長效機(jī)制和規(guī)范檔案管理的工作流程全面提高檔案管理工作質(zhì)量，完善檔案管理體系，推動檔案管理工作的優(yōu)化與發(fā)展，促使檔案管理工作在政法單位發(fā)揮應(yīng)有的職能，助力政法單位的發(fā)展與建設(shè)。

1）培養(yǎng)檔案依法保密的職業(yè)習(xí)慣。政法單位對檔案的保密性要求比其他的事業(yè)單位更加嚴(yán)格，政法單位的工作內(nèi)容特殊性對政法單位檔案管理工作提出了更加保密的要求。政法單位的檔案管理的保密性不僅與檔案管理措施的安全與否有關(guān)，也與檔案管理人員的自覺性有很大的關(guān)系。政法單位的檔案管理工作為了適應(yīng)時代發(fā)展的要求，結(jié)合先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，利用檔案管理信息平臺不斷更新檔案管理模式。但是如今互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境仍有待管，網(wǎng)絡(luò)發(fā)言自由化的同時也帶來了非實(shí)名制的風(fēng)險。政法單位必須要向員工灌輸保密的思想，特別是培養(yǎng)檔案工作人員，更要注重檔案管理的保密性，養(yǎng)成自覺保密的職業(yè)習(xí)慣。檔案管理部門也要向員工常常宣傳《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，把檔案管理工作的重要性以及泄露私密檔案的后果事先對員工講清楚，堅(jiān)決抵制泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2）建立健全檔案管理長效機(jī)制。政法單位為了優(yōu)化檔案管理工作必須要建立健全檔案管理的長效機(jī)制，只有建立科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制，才能保障政法單位檔案管理工作的安全性，進(jìn)而保障國家與社會的安全和穩(wěn)定。政法單位為了建立保密檔案管理的長效機(jī)制應(yīng)從以下三方面著手：第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識。只有領(lǐng)導(dǎo)層注重檔案管理工作，才能在整個單位形成一股重視檔案管理的風(fēng)氣，有助于提高檔案管理工作人員的積極性，也有利于推動檔案管理工作機(jī)制的形成。第二，建立檔案管理制度體系。做到用制度管人、靠制度處事，堅(jiān)決克服保密檔案管理的主觀隨意性，努力防止因制度漏洞而造成的損失。第三，落實(shí)檔案管理責(zé)任監(jiān)督機(jī)制。通過層層監(jiān)督，保證檔案管理的工作質(zhì)量。通過上述三點(diǎn)措施，建立健全檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平。

3）規(guī)范檔案管理的工作流程。在優(yōu)化檔案管理過程中，必須要規(guī)范檔案管理的工作流程，形成一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程。為了規(guī)范檔案管理的工作流程，我們將從以下兩個角度進(jìn)行研究。第一，要重視檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理工作不僅要注重質(zhì)量，也要注重效率，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與政法單位成立時間的延長，檔案管理工作的工作內(nèi)容逐漸增加，工作量的增加也帶來了工作時間的延長。為了提高工作效率，減少不必要的時間成本，政法單位必須要規(guī)范化檔案管理工作。在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員要依據(jù)檔案著錄原則錄入檔案資料，規(guī)范檔案錄入工作流程。同時，也要結(jié)合政法單位實(shí)際發(fā)展情況對檔案管理工作進(jìn)行變通，總結(jié)出最適合現(xiàn)階段政法單位建設(shè)與發(fā)展的檔案管理工作規(guī)范化流程。第二，在規(guī)范檔案著錄工作的同時也要注重對檔案分類號的編排。隨著檔案資料的增加，編排檔案分類號的重要性也隨之體現(xiàn)。對檔案分類號進(jìn)行編排有利于更好的對檔案歸類整理，縮短查找檔案的時間，提高檔案搜索的準(zhǔn)確度。在實(shí)際工作中，政法單位檔案管理工作人員根據(jù)檔案分類法，對檔案資料進(jìn)行編排，不僅有利于規(guī)范檔案管理工作，也能顯著提高檔案管理工作的有效性。

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