摘 要：高?；n案是校園建設的歷史見證，是管理部門開展審核、稽查、管理、驗收以及學校將來維修乃至改建擴建的重要依據。不僅對同類項目建設有借鑒的樣板作用，也是維護產權的重要依據。因此了解基建檔案的管理現狀、掌握其內容、特性，對做好歸檔工作很有必要。

關鍵詞：檔案管理;高校基建;再認識

1 高?；n案概念

高校基建檔案就是高等院校為了建設校園、美化適宜教學科研的工作環(huán)境、創(chuàng)造濃厚的學術文化氛圍而實施的一系列基本的重大的建設工程項目而產生的一些有保存價值的可以借鑒利用的歸檔資料，簡稱為高?；n案。這些歸檔資料既有在基建工程進展過程中直接形成的、有保存價值的行政審批文件、校園內歷屆建筑物、構筑物的各類設計和施工圖表，也有地上、地下水電暖氣管線等基本鋪設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維護、檢修活動的直接記錄，還有一些聲像載體等材料。這些基建文件、規(guī)劃施工圖表等檔案是高校校園建設與發(fā)展的成長見證和真實的歷史記錄。

2 基建檔案的“八個”內容

高校基建檔案因基建工程項目不同，檔案內容也有差異，一般可分為八大類：

1）依據性文件：主要是上級批復的項目建議書、任務計劃批文、審批表。規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門審批的文件。

2）基礎性文件：包括工程地質、水文、氣象、地震勘察報告、化驗試驗報告及其說明文件，以及征地、拆遷安置等文件。

3）工程設計文件：包括項目的方案、初步設計、施工圖設計、設計評價及審批等文件。

4）工程管理文件：包括建筑紅線圖、建筑工程規(guī)劃許可證、施工許可證、招標文件、投標文件、承包合同、協議書、產權證書。

5）工程施工文件：土建工程及水、電、煤氣、暖氣等設備的安裝工程施工文件。具體有：（1）開工報告、工程技術要求，圖紙會審紀要，設計變更及材料代用單等文件材料。（2）施工組織設計、技術交底、技術措施、安全措施;（3）原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料;隱蔽工程驗收記錄、混凝土、砂漿等配合比例以及試驗報告，混凝土、砂漿試壓報告、鋼材機械性能試驗報告，水泥、磚檢驗報告、混凝土工程施工記錄、主體結構驗收記錄;（4）工程竣工驗收及質量鑒定報告、全部竣工圖紙;（5）單位工程質量檢驗及綜合評定、觀感質量評定等文件材料，工程質量事故記錄及處理的文件材料，施工技術總結等。（6）備案文件。

6）基建財務文件：包括工程預算、工程竣工結算、設計變更通知、審計結論、審計報告書等文件資料。

7）監(jiān)理文件：包括監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書，監(jiān)理規(guī)劃、細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、監(jiān)理工程評價及工程例會紀要。

8）施工圖紙。包括總平面布置竣工圖，建筑工程結構設計圖、結構工程竣工圖，室內外各種管線設計圖，裝飾工程竣工圖;供水、排水工程圖，強電弱電鋪設工程圖，通風、空調工程設計圖，以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。

3 高?；n案的“五”性與歸檔工作的關系

由于高校投資主體的多元化和管理的多重性，增添了檔案管理工作的復雜性和社會性。對高?；n案自身的質量、項目的齊全性、數據的準確性、查找的方便性都提出了較高要求。如果要對基建檔案的建設與管理開展與時俱進的現代化改進，了解并抓住基建檔案的特點是十分必要的。

1）項目過程的完整性?；n案是在基建項目建設過程中形成的。包含了從醞釀項目的建議書，到開展項目的可行性研究、編制初步設計，到根據實際情況更改設計文件、開展地質勘察、再到設計招標、簽訂有關合同，開展工程施工，最后竣工驗收等整個過程形成的文件材料。如果檔案材料完整齊備，就能清楚地展現出整個工程的來龍去脈。如果檔案材料缺失，就會造成斷層情況，給今后檔案查找利用工作造成障礙。

2）項目文件來源的廣泛性?；椖繌奶岢鲰椖拷ㄗh書到工程全面竣工驗收，其材料來源涉及政府各部門的審批、設計部門的論證設計、施工單位的建設、監(jiān)理單位的監(jiān)理、質檢部門的質量評定以及供貨單位提供建筑材料和建筑設備的驗收檢驗材料，最后還有安全、消防等部門的鑒定性文件。這使得基建材料的來源具有了廣泛性、復雜性。廣泛性增加了文件收集工作的工作量;復雜性很容易造成缺檔、漏檔的隱患。這些都容易加大歸檔工作的難度。

3）項目文件數量的龐大性?；椖坑捎谕顿Y規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，使得最終形成的基建檔案數量遠比其他專業(yè)技術活動形成的檔案要多得多。項目文件數量的龐大性不僅增加了檔案收集工作的成本，往往也給檔案員的歸檔移交工作帶來很多不必要的麻煩，增添了檔案管理工作的難度。

4）項目專業(yè)內容的復雜性。基建檔案涉及地質、氣象、環(huán)保、建筑、結構、給排水、供電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內容，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內容的復雜性?；n案專業(yè)內容的復雜性雖說提高了基建檔案管理工作的層次和品位，但也相應地增加了基建檔案管理工作的難度，同時也對管理人員的素質提出了較高要求。特別是對后期歸檔組卷工作，如果具備建筑學、檔案學等方面的專業(yè)知識，面對一個工程項目龐大的一堆資料，組卷工作就顯得駕輕就熟;否則就有些力不從心，猶豫反復。文件材料的復雜性對排序編制頁碼工作、材料圖紙裝訂工作也是一個個令人棘手的難題。

5）項目檔案形成相對于工程進度的滯后性?；n案是在基建活動中產生的，它真實地反映基建工程內容、過程和特征?；⒐げ⒉坏扔跈n案收集工作結束，相反，基建工作竣工，只能說明檔案收集工作開始。作為基建檔案管理的特殊性，建設項目在竣工驗收時，按照竣工檢查程序整理好資料進行驗收。當驗收工作完成，工程項目經過各方鑒定、檢測、整改后，所收集基建檔案必須提交給審計部門審計。審計通過后，才能按照高校檔案管理要求，根據歸檔清單對文件材料做進一步排列、整理。符合要求才能移交給檔案館歸檔。這說明檔案形成的整個過程相對于基建工程進度有著一種必然的滯后關系。這種滯后性，如果利用及時，文件材料收集及時完備，則有利于歸檔工作;如果缺乏檔案意識，或者領導不重視，文件材料收集不及時，或者拖延無期，就會造成文件丟失，給歸檔工作帶來損失、造成遺憾。

4 高?；n案管理現狀

4.1 管理現狀

1）歸檔管理機制約速力有限。雖然國家頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調控手段，導致歸檔工作落實不力，歸檔人員力不從心，不得不被動應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期現象頻發(fā)。

2）檔案意識淡薄，歸檔質量不高。在傳統(tǒng)觀念中，人們對管理過程中產生的文件材料缺乏存檔意識，往往隨便處置。沒有認識到這些文件材料的重要性。高?；ü芾聿块T和各工程建設單位對立卷歸檔工作認識水平不一、重視程度不等，對檔案的收集、編制隨意性很大。由于這些傳統(tǒng)觀念的影響，導致實際建檔工作存在許多問題。首先，歸檔的文件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件很多是復印件，如果不追溯原件、蓋章不全、缺乏簽訂時間，會失去原有的憑證作用。其次，文件歸檔材料不全、紙張大小不統(tǒng)一。在實際工作中經常發(fā)現某些工程檔案不少材料分散在承辦人和技術員手中，其中設計變更、施工紀錄等散失較為常見。個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。存在復印件多，存在沒有編制具體時間的文件、數據材料。

3）存檔圖紙不全。基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工四個階段，項目文件材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術性強，從而增加了收集、整理檔案的難度。加之從文件材料的產生到歸檔要經歷相當長的一段時間，要經過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)都會影響圖紙的齊全性、完整性、準確性。筆者在整理基建圖紙過程中看到，有些竣工圖沒有竣工圖章、沒有相關責任人的審核簽字;有些有竣工圖章卻不符規(guī)格;存檔圖紙不全或被磨損，不能真實準確反映工程實體的實際情況等問題。尤其是一些建成年代較遠的建筑物，隨著建筑物的老化，維修量大大增加。如果圖紙不全，將給維修、改建帶來困難。這些不符合歸檔要求的問題，隨著時間的推移，將會影響以后的建筑施工和維修，削弱了存檔文件的利用價值。

4）基建檔案的軟硬件建設不到位?；n案的軟件建設是指檔案隊伍的人才建設。目前高?；n案管理專職人員不足，普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案管理知識的人員。加上基建項目參建單位的檔案管理人員也很缺乏，專（兼）職檔案人員頻繁變動。有些施工單位在基建交工后帶走大部分資料，或文件散失，造成檔案不完整。其次，兼職檔案員工作繁雜，對基建檔案顧及不周。從筆者在高校從事基建管理工作的實際情況看，基建部門對檔案管理也不熟悉，有的只是接受過幾天的短期培訓。專業(yè)知識的欠缺讓兼職檔案員對檔案的收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作力不從心。加之又承擔著其它繁重的業(yè)務工作，沒有時間和精力專注于基建檔案工作。隨著計算機技術和網絡信息技術在檔案行業(yè)的普遍運用，檔案管理數字化、信息化已成行業(yè)趨勢。作為一名基建檔案管理工作者，應能在了解基建工作流程的基礎上，掌握文字信息處理技能和熟悉數據庫技術。對有些工程浩大的建設項目，沒有相應的信息化管理手段，建設單位和施工單位的工程項目資料很容易遺失。所以“人才短板”現象已經成為基建檔案數字化建設的重要因素。

5）基建檔案的硬件建設投入不足。硬件主要指檔案管理的設備設施方面。因為基建檔案材料繁雜、套數多。在借閱利用時，提供的檔案原件和復印件很容易破損。一旦破損就無其他備份可供復制。有些基建圖紙，為了避免在利用過程中遺失而造成缺漏問題，管理員把一個項目的同種圖紙裝訂在一起。這樣雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但圖紙又大又多，不方便利用，給借閱和復印帶來很多難度。隨著科學技術的發(fā)展，檔案載體由單一的紙質檔案向電子檔案轉化，呈多樣化趨勢。檔案管理工作現代化進程越來越迅速。無論是管理觀念、控制手段，還是技術處理、運用設備都有了很大變革。而目前高校在這方面還沒有引起重視，投入明顯不足。

4.2 原因分析

1）認識不足，重視不夠一直以來，檔案管理部門對教學檔案、人事檔案、文書檔案和會計檔案的歸檔工作比較重視，而高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作的認識不夠，檔案部門也缺乏宣傳，造成黨政工等機關工作人員的基建檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想。當基建項目竣工后，建設資料隨便鎖進柜子里，方便自己查閱。隨著人員的更換，容易出現“人在資料在，人換資料失”的現象。

2）制度不嚴，要求不高雖然《檔案法》頒布實施了多年，但是一些高校有關基建檔案的收集、管理等方面的規(guī)章制度還不完善。有些雖有規(guī)章制度，但只有輪廓，缺乏可操作的細則。更重要的是，一些單位領導沒有把檔案工作納入年度工作考核計劃，沒有把崗位責任的考核與工資效益掛鉤。這樣對檔案管理隊伍就缺乏管理力度，也是造成檔案工作松散的因素之一。

5 對做好高?；w檔工作的再認識

高?；n案是高校校園內地上各種建筑物、構筑物，地下鋪設的水電暖氣等各類管線的規(guī)劃、設計、施工圖紙及文字記錄，以及竣工后使用、維護、檢修這些設施活動的直接記錄。如果這些工程記錄保存的不全或缺失，將對未來的建設或維修工作遺患無窮。由此可知，做好高?；n案管理工作利在當代、功在千秋。

1）高?；n案是高校的建設史、發(fā)展史。高?；n案記錄和反映了學校的基本建設情況，如實記載了校園內每棟建筑物——從工程立項到工程竣工，這整個管理過程中形成的具有保存和查考價值的各種文字、圖表和聲像資料。還記載著學校的總體布局和遠景規(guī)劃。如清華、北大、武大等百年老校，我們不僅可從它的建筑物的基本情況了解到學校的發(fā)展歷史，也可從基建檔案中了解到學校在不同時期的發(fā)展規(guī)劃、辦學理念和發(fā)展規(guī)模。所以高校基建檔案是高?；窘ㄔO和發(fā)展的真實寫照。

2）高校基建檔案不僅是高校監(jiān)督部門對基建項目開展稽查、審計、驗收、管理的憑證，也是學校將來改建擴建和維修的重要依據。原建筑工程的地質資料和施工設計圖書紙可為日后的改建、擴建提供翔實的基礎資料;是日后快速、高效地維修提供了便捷的途徑和重要的保證。例如2019年9月，電工班在修復我院六教五樓樓道開水箱和損壞的照明燈時，由于線路復雜，電工來檔案室查閱2012年竣工的新實驗樓照明配電系統(tǒng)圖紙，了解低壓配電系統(tǒng)、動力配電系統(tǒng)、接地系統(tǒng)的線路走向，以及開關插座、配電箱的分布節(jié)點。由于資料保存完備，可以直接調出供電工參考。通過查閱并利用原設計圖的標示，不僅節(jié)省了檢查線路的時間，而且節(jié)省了操作成本。

3）高?；n案還具有同類建設項目借鑒的樣板作用。例如我院在2019年6月籌建新教學樓時，教務處有關人員多次來檔案室查閱我校2012年竣工的新實驗樓檔案資料。由于學校面積不大，正規(guī)劃的教學樓所處的地形、地貌、水文、氣象等情況大致相同。因此2012年竣工的新實驗樓建筑施工、建筑結構、水、電、暖、氣系統(tǒng)等設計情況都可以給工程人員籌建新教學樓提供借鑒。其設計依據、工程概況、標高、墻體、屋面、門窗、裝修、節(jié)能設計等圖紙都給工程人員設計規(guī)劃新教學樓提供了具體而詳細的借鑒。

4）高?；n案還是高校管理層維護產權的重要依據。由于歷史的原因，許多高校一直存在著與周邊單位或農民邊界爭議的現象，特別是周邊農民占用高校用地的現象一直困擾著高校。如我區(qū)某高校由于種種原因，周邊農民一直占用該校的土地，多次協調均無法解決。最后找出有關政府當年劃撥的有關歷史文件和征用土地證明，通過法律手段讓他們退出多年占用的土地，維護了學校的正當權益。

為此，提高認識，理清思路，科學管理，充分利用好基建檔案，是一件十分必要的管理工作。

參考文獻

[1]肖永菊.談如何進一步加強新時期高?；n案管理工作[J].卷宗，2015（12）：18.

[2]鐘霞軍.淺談高?；n案的歸檔與管理[J].廣西中醫(yī)學院學報，2004年（3）：147-148.

作者簡介

楊國輝（1969-），男，本科，湖北汽車工業(yè)學院教師。研究方向：高?；n案管理工作研究，發(fā)文十多篇，參與編著2部，獨著1部。